竣工資料歸檔要求(道路)

1、竣工檔案驗收移交歸檔要求鄭州航空港區(qū)航程置業(yè)有限公司主要內容： v一、職責v二、歸檔范圍v三、歸檔文件套數及要求v四、歸檔文件案卷的質量要求v五、歸檔文件編制與要求v六、檔案整理中出現的問題一、職責v1、工程檔案資料的形成應符合國家相關的法律、法規(guī)、施工質量驗收標準和規(guī)范、工程合同與設計文件等規(guī)定。v2、工程資料應隨工程進度同步收集、整理并按規(guī)定移交。工程各參建單位應確保各自文件的真實、有效、完整和齊全，對工程資料進行涂改、偽造、隨意抽取或損害、丟失的，應按有關規(guī)定予以處罰。v3、工程資料實行分級管理，由航程置業(yè)、項目代建單位、監(jiān)理、施工單位分別組織本單位工程資料的全過程管理工作。建設過程中工

2、程資料的收集、整理和審核工作應有專人負責，并按規(guī)定具有相應的崗位資格。一、職責v 4、竣工文件按照航程置業(yè)要求編制與整理合格是竣工驗收的必要條件?？⒐の募积R全、不完整的，工程本身不能通過驗收，且不能參加優(yōu)質工程評選；竣工文件不移交歸檔的，不予結算工程尾款。v5、建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理等責任單位應將工程歸檔文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環(huán)節(jié)和有其明確的人員的職責范圍。二、歸檔范圍v1、凡是在航程置業(yè)為業(yè)主的項目立項、審批、招投標、勘察、設計、施工、監(jiān)理、竣工及行業(yè)驗收全過程中形成，具有保存價值的各種載體的文件都應收集齊全，歸入建設工程檔案。包括工程準備階段文件、監(jiān)理過程文件、施工

3、過程文件、竣工圖文件、竣工驗收文件等。如若施工單位和監(jiān)理單位所需歸檔的文件內容一致，則文件由施工單位歸檔，監(jiān)理單位的文件自己留存，不歸檔。施工單位在歸檔時應對準備階段文件和竣工驗收文件進行詳細核實，列出缺失資料所屬部門清單及已有資料清單。二、歸檔范圍v2、工程竣工文件材料必須與所產生的電子文件一一對應整理移交。施工中所產生的聲像檔案和電子檔案也要歸檔。三、歸檔文件套數及要求v1、勘察、設計、咨詢、施工、監(jiān)理等單位應提前做好竣工檔案歸檔原件的數量規(guī)劃和保存，及時收集所缺少的重要文件，文件數量未滿足規(guī)定份數的，應按要求追蹤補齊。v2、工程竣工檔案應按照航程置業(yè)實施細則歸檔范圍規(guī)定整理三套紙質版，一

4、套電子版。三套紙質版提交航程置業(yè)兩套（代號A、B套），提交鄭州市城建檔案館一套（代號C套）。三套都應為原件。特殊情況如建材質量試驗記錄只有一份原件時，應裝入A套中；確實只有復印件的，必須加蓋原件存放單位或施工單位公章，公章要壓蓋字樣。（實施細則第十七條)三、歸檔文件套數及要求v3、整理要求：竣工圖三套，要求原件（新藍圖、有氨圖）且立卷移交，需折疊成手風琴樣式。若無藍圖，文件提交人需提供有航程置業(yè)工程部相關負責人簽字認可的情況說明。（細則二十一條、二十二條）v4、聲像檔案（包括照片檔案及錄像檔案等）必須立卷移交。v5、移交航程置業(yè)檔案管理部門的電子檔案目錄和原文應能夠導入航程置業(yè)檔案管理軟件。目

5、錄及原文（掃描成雙層PDF）用光盤存儲移交，光盤上應有正式的項目名稱標示。（細則二十七條）四、歸檔文件案卷的質量要求v1、竣工文件的內容及其深度必須符合國家、河南省有關勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準、規(guī)程等。各類竣工資料移交表單應符合航程置業(yè)具體要求（詳見鄭航置字201551號）?？⒐の募膬热荼仨氄鎸?、準確，與實際工程相符合，負有責任的各方簽字蓋章，手續(xù)完備。四、歸檔文件案卷的質量要求v2、竣工文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，應使用耐久性強的書寫材料，如碳素墨汁、藍黑墨水。不宜使用褪色的書寫材料，如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、鉛筆、復寫紙等書寫、繪制。所有蓋章、字樣要用不褪

6、色、快干的紅色印泥加蓋。凡為易褪色材料（如復寫紙、熱敏紙、傳真件等）形成，并需要永久保存的文件，要附一份其復印件。各類原始的施工用表應打印，不得使用復印表格填報，以確保保存期限。利用計算機打印的歸檔文件，文件內容可以打印，但簽名及結論意見應為手工填寫。打印件頁邊距不做硬性規(guī)定，保持美觀為宜。（細則第二十條）四、歸檔文件案卷的質量要求v3、竣工文件使用的紙張、照片、磁帶、光盤等記錄材料和載體材料必須優(yōu)良。歸檔的竣工圖應是新藍圖，有氨圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機出圖的復印件。（細則二十一條）四、歸檔文件案卷的質量要求v4、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格統(tǒng)一為A4幅面（297mm210mm

7、）。如有少量原始的文字材料幅面尺寸大于或小于A4的，要折疊或裱糊成標準A4幅面，并留出裝訂位置，注意保持美觀。v 5、 圖紙應采用國家標準圖幅。不同幅面的工程圖紙應按技術制圖復制圖的折疊辦法（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折成A4幅面，圖標欄露在右下角。因圖紙不需裝訂，所以折疊圖紙時不需留裝訂線。文字材料、圖紙可分別組卷。案卷不宜過厚，文字材料厚度一般不超過2CM，圖紙不超過3CM。同類文件頁數多的，可單獨組成一個或多個案卷。（細則二十二條）四、歸檔文件案卷的質量要求v5、竣工圖編制要求（細則第二十四條）v1).所有竣工圖均應加蓋竣工圖章?？⒐D章應使用不易褪色的紅色印泥，蓋在標題欄上方空白

8、處?？⒐D章中的內容填寫應齊全、清楚，不得代簽?？⒐D章樣式如圖所示（單位：mm）：見下頁四、歸檔文件案卷的質量要求四、歸檔文件案卷的質量要求v施工單位：必須寫全稱（在刻竣工圖章時，也可刻好單位全稱）。v責任人簽字：必須由本人簽，簽字要工整，可讀性強，不能寫成“草書”、“天書”，使別人讀不出來。v編制日期：統(tǒng)一填寫同一個日期。年份的四位數字要全寫，月、日都必須填寫兩位數，不足兩位數的，前面填寫“0”以補足兩位數。例如：2015年02月09日填寫成20150209。v書寫工具：一律用黑色碳素墨水筆。四、歸檔文件案卷的質量要求v2).凡在施工中按圖施工，沒有變更的，可在原施工圖（必須是新藍圖）上加

9、蓋“竣工圖章”，并經有關責任人審核簽認后，可作為竣工圖使用。四、歸檔文件案卷的質量要求v3).凡在施工中，雖有一般性設計變更，但能在原施工圖上加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由施工單位根據設計變更通知單（含各類帶有變更內容的聯系單、洽商單、圖紙會審記錄等）在原施工圖上用碳素墨水筆進行修改，標注修改依據后蓋“竣工圖章”并經有關責任人審核簽認后，可作為竣工圖。設計變更文件中要求的變更內容，必須在竣工圖中全面反映。四、歸檔文件案卷的質量要求v4).凡施工圖中結構、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3，應當重新繪制竣工圖。施工單位負責在新圖上加蓋“竣工圖章”附以有關記錄和說明，

10、作為竣工圖。四、歸檔文件案卷的質量要求v5).對有設計變更但原圖沒有作廢的，應一并歸檔，原圖排前，變更圖排后。v6).施工圖因故被取消或現場未予施工的，不需要編制竣工圖。但應在原圖紙目錄對應的備注欄中注明“取消”或“未施工”，并標注取消依據或未施工原因。四、歸檔文件案卷的質量要求v7).施工單位在編制竣工圖時，必須把原圖封面和目錄一并歸檔（整冊圖紙作廢的除外）。v8).設計變更通知單（含帶有變更內容的聯系單）、工程洽商單等按專業(yè)編號順序排列，做出詳細的卷內目錄。并由施工單位做設計變更通知單匯總目錄。設計變更通知單需連同圖紙會審記錄、工程洽商單等獨立組卷。設計變更通知單應連同其附圖一并歸檔，附圖

11、應有設計單位的蓋章確認。四、歸檔文件案卷的質量要求v9).竣工圖必須整潔、美觀，破損的施工圖不能用來編制竣工圖。以施工圖編制竣工圖的必須為有氨圖，不得使用無氨圖，以確保其保管期限。v10）設備廠家提供的圖紙由設備安裝施工單位負責組卷（不必加蓋竣工圖章），如屬成冊的，不必拆散折疊，沒有頁號的應逐頁打號四、歸檔文件案卷的質量要求v11).所有蓋章統(tǒng)一用不褪色、快干的紅色印泥加蓋，并應注意竣工圖在印泥干透后折疊。圖紙目錄也應加蓋竣工圖章，修改、注記須用黑色碳素墨水。竣工圖章中的編制日期應與“單位工程質量竣工驗收記錄表”中的“竣工日期”欄中的時間一致。五、歸檔文件具體編制規(guī)劃性要求v一、組卷應遵循工程

12、文件的自然形成規(guī)律，保持卷內文件的有機聯系，便于檔案的完整、保管和利用。航程置業(yè)工程檔案由多個單項工程組成，工程文件應按單項工程進行組卷。v組卷編目的步驟按照如下的順序進行：見下頁五、歸檔文件編制與要求分類排序 編件號、打頁碼裝訂（包邊）掃描（雙層PDF）制作打印案卷封面裝盒制作打印卷內目錄制作打印備考表制作檔案盒盒脊粘貼盒脊制作檔案移交目錄五、歸檔文件編制與要求v二、竣工文件分別依據鄭州市城建檔案館和航程置業(yè)實施細則要求的歸檔范圍和分類進行組卷，同種文件材料數量較多時，可單獨組成一卷或多卷。不同文件一般分別組卷，文字案卷不宜過厚，一般在15mm-20mm之間，不宜拆分的亦不能超過30mm。圖

13、紙一卷也不能超過40mm。五、歸檔文件編制與要求v施工過程文件分為八大類：施工管理、施工技術、進度質量造價控制、施工物資、施工記錄、施工試驗記錄及檢測報告、施工質量驗收記錄、施工驗收。v監(jiān)理過程文件主要分為監(jiān)理管理、進度控制、質量控制、造價控制、合同管理、竣工驗收等。五、歸檔文件編制與要求v三、案卷與卷內文件的排列v（1）文字材料按事項、專業(yè)、時間順序排列。同一事項的請示與批復、同一文件的印本與定稿、正件與附件不能分開。并按批復在前、請示在后，印本在前、定稿在后，正件在前、附件在后，譯文在前、原文在后的順序排列。同類文件按成文時間先后或按工程部位順序排列。其中“施工材料、預制構件質量證明文件及

14、復試報告”類的排列原則是將合格證、質量證明文件和復試報告一一對應。（細則第三十六條）五、歸檔文件編制與要求v（2）圖紙按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。v（3）既有文字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。v（4）聲像材料整理時應附文字說明，對時間、地點、項目名稱、人物、事件、攝錄者等內容進行著錄。歸檔的照片規(guī)格統(tǒng)一尺寸為6寸，以傳統(tǒng)感光材料為載體的照片需報送底片、正片，以數碼相機拍攝的照片，其光學分辨率不得小于800萬有效像素。五、歸檔文件編制與要求v四、編件號 在文件左上角2cm2cm處用鉛筆標上件號，一份文件一件，這個件號和目錄中的序號相對應，和一卷掃描出的數量相對應。每卷從1

15、開始編號，卷與卷的件號不相連。五、歸檔文件編制與要求v五、打頁碼 用打碼機對卷內文件材料和圖紙逐頁編號，每卷從1開始。正面頁號在右下角，反面在左下角（空白頁面不編號），折疊后的圖紙一律在下角。頁號必須蓋在空白處，不要覆蓋圖文。案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。（細則第三十七條）詳見圖片五、歸檔文件編制與要求五、歸檔文件編制與要求v六、制作填寫卷內目錄、備考表、案卷封面（細則第三十八條）v（1）制作填寫卷內目錄，卷內目錄需制作出兩類版本，一類為word版，一類為excel版，word版用于打印，excel版用于數據導入系統(tǒng)用。其中excel版目錄分為航程案卷、城建案卷及卷內三種模板，具體

16、錄入內容詳見航程檔案整理用模板。 五、歸檔文件編制與要求v卷內目錄錄入要求v1、卷內文件目錄格式為7列13行，每張目錄上能打印12條目錄。v2、 表格項中卷內文件目錄字體為宋體22號，檔案字體為宋體12號，序號、文件編號、責任者、文件題名、日期、頁次、備注字體為宋體14號。錄入內容字體為宋體12號。五、歸檔文件編制與要求v3、 序號：用阿拉伯數字從001起依次標注卷內文件材料件數的順序。v4、文件編號：填寫文件材料的文號或圖樣的圖號，項目代碼。v5、責任者:填寫文件材料的形成部門或主要責任者。只填寫一個，如名稱太長，可簡寫。如是合同協議，原則上要填寫合同雙方。五、歸檔文件編制與要求v6、文件題

17、名：抄錄文件材料的標題，原則上是直錄。如沒有標題或標題不能揭示實際內容的，根據內容擬寫標題，但要用括號“（）”括起。v7、日期：卷內文件材料形成的時間。年份的四位數字要全寫，月、日都必須填寫兩位數，不足兩位數的，前面添加“0”以補足兩位數。如2014年3月5日寫成20140305。五、歸檔文件編制與要求v8、頁次：填寫每份文件材料首頁上標注的頁號。最后一份要加填首尾頁標注的頁號。如35-38.v9、備注：如無需要說明可不填寫。v10、檔號：與檔案封面的檔號保持一致。五、歸檔文件編制與要求vWord版卷內目錄樣式五、歸檔文件編制與要求vEXCEL目錄樣式（案卷）五、歸檔文件編制與要求vEXCEL

18、目錄樣式（卷內）五、歸檔文件編制與要求v（2）制作填寫案卷備考表，寫明卷內文件材料頁數和不同特征文件材料（文、圖、照片）的數量；案卷質量情況、記錄組卷過程中需要說明的情況；立卷人、審核人簽名，注明日期并對卷內文件的完整性作確認。備考表放在卷內文件材料之后。五、歸檔文件編制與要求v卷內備考表填寫要求v1、卷內備考表字體為加粗宋體24號，工程名稱、檔號字體為宋體12號，備考表內的文字為加粗宋體14號。v2、卷內備考表的內容需用不易褪色的黑色水筆或簽字筆填寫。v3、文件材料頁數指本卷中文字說明、圖紙、照片的總頁數，本卷無圖紙、照片需寫“0”。例如：本案卷共有文件材料100頁，其中：文字材料100頁，

19、圖樣材料0頁，照片0張。五、歸檔文件編制與要求v卷內備考表樣式五、歸檔文件編制與要求v（3）制作填寫案卷封面，案卷封面由檔號、案卷題名、編制日期、保管期限、密級等組成。案卷題名應包括工程名稱、專業(yè)名稱、結構名稱、階段名稱等內容。同類文件頁數過多分開組卷時，案卷題名不能同名，應以時間段、部位或圖紙編號等特征做區(qū)分標注。外文題名應譯成中文。一個項目中不允許出現相同的案卷題名。案卷封面分為兩類樣式，一類為航程案卷樣式，一類為城建案卷樣式。五、歸檔文件編制與要求v案卷封面填寫要求v1、檔 號：根據檔案室給出的檔號填寫。v2、案卷題名：應簡明準確地揭示卷內文件材料的內容。主要包含：項目名稱、卷內文件內容

20、概括，原則上不超過50個字。v3、編制單位：填寫單位的全稱。（需注意，移交航程的兩套編制單位寫施工單位全稱，移交城建檔案館的一套編制檔案寫航程的全稱（鄭州航空港區(qū)航程置業(yè)有限公司）五、歸檔文件編制與要求v4、編制日期：檔案立卷日期。實例為2015年9月25日。v5、保管期限：根據有關規(guī)定填寫組卷時劃定的保管期限。v6、密 級：依據保密規(guī)定填寫卷內文件材料的最高密級。v7、字體要求：填寫內容為宋體三號字。五、歸檔文件編制與要求v航程案卷封面樣式五、歸檔文件編制與要求v城建案卷封面樣式五、歸檔文件編制與要求v七、掃描v檔案歸檔時需提供與紙質版檔案內容相一致的電子文件，需把紙質檔案掃描成PDF雙層電

21、子版文件，移交檔案時紙質檔案與電子檔案同時移交，電子檔案用光盤存儲，光盤上需注明單位名稱、項目名稱。v電子文件一卷一個文件夾，文件夾命名成案卷號，掃描時除封皮目錄備考表外每份文件都需掃描。五、歸檔文件編制與要求v一卷文件所掃描的件數需與本卷條目數相一致，一卷中每份文件電子版以序號命名。v案卷號命名樣式 卷內文件掃描樣式五、歸檔文件編制與要求v八、案卷裝訂及裝盒v文字材料及既有文字又有圖紙的案卷必須裝訂。每卷文字材料加具卷皮后，以白色棉紗線在卷面左邊1厘米處上下打三孔裝訂，結頭在后，要求整齊、美觀、結實。文件材料裝訂后，要裝入檔案盒中（城建館一套用7公分城建盒裝，1盒可裝多卷，最多裝4卷，航程歸

22、檔用航程專用檔案盒，一盒一卷）。（細則第三十九條）五、歸檔文件編制與要求v圖紙不裝訂，連同卷內目錄及備考表裝入檔案盒。若整卷圖紙高低不平，可顛倒放置。五、歸檔文件編制與要求v九、檔案盒盒脊 案卷裝入檔案盒內，擺上檔案柜架，才具有保管價值、才便于進行管理和查閱利用。因為是兩套標準，所以檔案盒脊也是兩種樣式，城建檔案盒盒脊編制內容應包括：檢索號、檔號、案卷題名、統(tǒng)計單元（總盒數）、子統(tǒng)計單元、本盒次序、本盒案卷次序等。航程檔案盒盒脊應包括：檔號、案卷題名。五、歸檔文件編制與要求v城建檔案館留存檔案的盒脊要求五、歸檔文件編制要求與要求v航程置業(yè)留存盒脊填寫要求v1、航程專用檔案盒盒脊尺寸統(tǒng)一為40m

23、m。v2、40mm盒脊檔號、案卷題名的字體為宋體加粗22號字，檔號填寫內容宋體16號字，案卷題名填寫內容宋體18號字。v3、注明：各類盒脊填寫內容的字體大小可依據實際情況修改，字數較多者字號可適當縮小，以美觀為準。五、歸檔文件編制與要求v航程置業(yè)留存檔案的盒脊要求五、歸檔文件編制與要求v十、移交v移交時需填寫檔案移交審核表。移交時連同檔案缺失清單一并移交，檔案缺失清單需由相關部門蓋章、相關負責人簽字方可有效。v移交單后附目錄清單，有兩類樣式，一類為城建目錄樣式，一類為航程目錄樣式。五、歸檔文件編制與要求v檔案移交審核表五、歸檔文件編制與要求v航程檔案移交目錄五、歸檔文件編制與要求v城建檔案移交

24、目錄五、歸檔文件編制與要求v十一、光盤內容v移交電子檔案時光盤內容需包含3項，掃描內容、所錄目錄excel版、檔案移交目錄。六、檔案整理中常見Q&Av1、檔案內容不齊全，缺章、簽字、日期。例如施工日志內容中風向、風力、記錄人等漏填，工程材料中監(jiān)理章漏蓋等問題。v2、目錄錄入過于簡單，不能區(qū)分。錄入時文件題名應錄成“部位+材料名稱+表頭”。如“10#樓基礎筏板（水泥）工程材料報審表”。錄入時原則上一個報審表錄一條目錄，若相同材料相同部位可以多個報審表錄一條目錄，在日期上注明最早和最晚日期。六、檔案整理中出現的問題v3、錄入時，若是自擬標題，應加“（）”。如“（土方開挖檢驗批質量驗收記錄）

25、”。需注意，一卷中不允許出現相同的文件材料題名。v4、不易保存的紙張需復印，盡量清晰，復印件跟在原件后。復印件也需打頁碼。v5、報審表缺失。材料報驗、檢驗批等都需歸檔報審表，不應當抽出來。六、檔案整理中出現的問題v6、排序錄入問題。vC4材料報驗應按照鋼筋、水泥、砂、石、防水卷材、輕集材料、砼、水、電、暖、通、空、裝飾裝修的順序排列，相同材料按時間順序排列。每份材料的順序如下：報審表-見證記錄（數量清單）-合格證（質量證明書）-出廠檢驗報告-進場復試報告。其中合格證（質量證明書）的排列順序應和見證記錄（數量清單）上的順序保持一致。錄入樣板“污水管道（砂子）工程材料報審表”。六、檔案整理中出現的問題vC4混凝土質量