無紙化辦公管理辦法(共4頁)

1、無紙化辦公管理辦法為適應企業(yè)信息化推進進程，節(jié)約成本，提高工作效率，便于各項目、部門之間工作的及時有效溝通，特制訂本辦法。一、無紙化辦公適用范圍上報、下發(fā)的紅頭文件、日常文件、各類工作報表、業(yè)務報表、工作方案、內部通知、會議紀要、工作計劃、流程審批等。以上文件類如需存檔方可用文件紙打印存檔。二、無紙化辦公平臺1QQ；2.電子郵箱；3.微信；4.釘釘。三、具體實施辦法1.電子文檔：公司及項目下發(fā)和上傳的文檔，要使用格式模板進行規(guī)范編輯，內容要求按照行文管理規(guī)定內容要求執(zhí)行，統(tǒng)一用office 辦公軟件進行文字的處理與編輯。2.電子文檔加蓋公章：由行政人事部在公文上加蓋電子公章（簽字圖章）。公章為

2、圖片格式，公章位置在文件落款文字下方，簽字圖章根據(jù)實際情況設置大小，要求美觀、大方。3.電子文檔時限的規(guī)定：電子文檔緊急程度為一般、重要、緊急三個等級，緊急程度為“一般”的要求從發(fā)文之時起24小時內辦理簽審，緊急程度為“重要”的要求從發(fā)文之時起12小時內辦理簽審，緊急程度為“緊急”的要求從發(fā)文之時起6小時內辦理簽審。4.各項目、各部門要落實推進無紙化辦公，使用網(wǎng)絡進行文件、資料傳輸與審批，行政人事部要督促無紙化辦公的推廣應用工作。5.以上規(guī)定范圍內的文件在無需存檔的情況下，一律通過以上無紙化辦公平臺運行。四、機密、重要文檔處理各項目、部門在無紙化辦公平臺提交文件、資料、報表時，涉及到公司秘密的

3、內容可事先在文檔資料中設置訪問密碼再進行上傳。五、“釘釘”軟件平臺1.使用原則1.1公司及項目員工需申請“釘釘”賬號，申請成功后此賬號將僅做工作使用。1.2公司及項目員工工作采用“釘釘”軟件的審批功能，執(zhí)行無紙化辦公的工作流程。1.3著重使用“釘釘”軟件管理平臺的“簽到”、“審批”、“考勤”、“電話會議”的功能，目的在于管理層及時了解員工上班的工作狀態(tài)和動態(tài)，特別是加強對外出的人員的工作管理，同時簡化內部日常工作的管理流程。2.簽到要求2.1員工在正常上班時間內有外出辦事時，需在到達和離開辦事目的地的時候在釘釘上各簽到一次。2.2簽到時確認：1）“簽到時間”，手機系統(tǒng)默認；2）“簽到地點”需微

4、調準確位置；3）“簽到內容”填寫文字說明或現(xiàn)場拍照為準。2.3行政人事部及時做好簽到統(tǒng)計信息報送給總經(jīng)理助理及總經(jīng)理。3.審批要求3.1公司車輛方面的審批，涉及車輛的使用、維修保養(yǎng)、油費等相關事項申請，執(zhí)行“釘釘”審批流程，流程通過審批后方可執(zhí)行。對于項目車輛的管理，由項目負責人自行負責管理，車輛所產生的費用，納入項目成本控制范疇，可不執(zhí)行“釘釘”審批程序。3.2關于“工作請示”、“部門協(xié)作”等辦公方面的審批，需利用“釘釘”審批平臺，便于工作安排、指令的保存及可追查性，對未經(jīng)審批的工作指令或事項，當事人已執(zhí)行的，對造成經(jīng)濟損失或負面影響由當事人承擔。3.3物資的采購、領用、借用、維修、報廢等，

5、需通過“釘釘”平臺提請審批，審批流程結束后方可進行物資的辦理。3.4財務方面的審批，涉及財務的借款、報銷等，執(zhí)行“釘釘”審批流程，便于財務數(shù)據(jù)的保存和可追查性。3.5對于人事方面的審批，諸如招聘、獎懲等，同樣執(zhí)行“釘釘”審批流程，知會相關人員，流程通過后方才生效。3.6公司人員在遇到請假、外出、出差等考勤情況，需通過“釘釘”審批平臺執(zhí)行審批流程知會相關人員，具體權限按考勤管理制度執(zhí)行，對員工未經(jīng)審批的考勤事項按曠工處理。4.使用注意事項4.1公司及項目員工“釘釘”賬號務必使用本人真實姓名，而且是本人持有使用；4.2對于不在同一點辦公的三位及以上的員工，可以使用電話會議形式溝通具體事務。4.3公司及項目員工務必保持網(wǎng)絡信號的暢通，保障“釘釘”通訊辦公軟件的正常使用。4.4信息的及時答復1）在收到工作指令等信息后，可在手上工作完成后，再進行回復“收到”。2）非即可完成的工作指令，需在規(guī)定期限內進行答復。3）以通知、抄送形式發(fā)布的信息，無需回復。4）流程審批時限參照電子文檔時限的規(guī)定執(zhí)行。六、其他事項1.無紙化辦公管理辦法的規(guī)定，需要大家共同遵守，很好的執(zhí)行、互相監(jiān)督，才能共同營造一個好的無紙化辦公環(huán)境。2.辦