銀川博愛醫(yī)院信息科關于庫房管理常規(guī)流程

1、銀川博愛醫(yī)院信息科庫房管理常規(guī)流程為了更好的服務醫(yī)院相關科室、在保證醫(yī)院科室正常工作的前提下，本著節(jié)約的原則對硬件設備及耗材的采購、維修及領用制定相關規(guī)定如下：一、信息科庫房流轉程序信息科庫房包括：1）耗材庫(包含維修用零部件)；2）備用設備庫；3）設備待修庫；4）設備修回庫；5）臨時報廢庫；6）報廢庫。以上庫房的流轉過程如下：采購備機庫耗材庫領用/發(fā)放驗證后相關科室相關領用科室損壞報修正式報廢庫待修庫正式報廢臨時報廢庫修回庫一、采購信息系統(tǒng)相關設備、維修零配件以及日常消耗材料由信息科統(tǒng)一負責，具體工作由信息科庫房管理人員執(zhí)行。依據(jù)房山區(qū)中醫(yī)醫(yī)院信息系統(tǒng)采購管理與建設辦法，對于信息設備及用品的

2、采購具體流程如下：1、常規(guī)耗材與備件采購對于常規(guī)耗材與備件采購，庫房管理人員應每月根據(jù)盤點情況執(zhí)行一次采購，以保障庫存足夠使用。具體工作流程如下：1）庫房管理員根據(jù)耗材盤點結果以及物品領用情況制定采購計劃、填寫采購申請單。2）信息科科長審閱采購申請單，并簽字批準，審批過程中發(fā)現(xiàn)需要修改的可直接在申請單上做出修改意見或退回重做。3）庫房管理員按確認的采購申請單經由醫(yī)院的相關協(xié)議采購商進行詢價式采購。2、科室零星采購對于個別科室因工作繼續(xù)使用但庫房確實沒有相關庫存的，需要進行臨時采購。具體流程如下：1）臨時采購需求科室科主任填寫采購申請單并簽字后報信息科初審。2）信息科根據(jù)采購項目的金額，進行必要

3、的審批手續(xù)，其中1000元以下的，可由信息科科長批準；1000元以上的全部需要主管院長批準。3）庫房管理員按確認的采購申請單經由醫(yī)院的相關協(xié)議采購商進行詢價式采購。3、專項采購專項采購指因上級要求或醫(yī)院工作需要的進行的專門采購。具體流程如下：1）信息科庫房管理人員填寫采購申請單。2）信息科科長審批簽字并簽字確認。3）信息化主管院長審批并簽字確認4）庫房管理人員按確認的采購申請單經由醫(yī)院的相關協(xié)議采購商進行詢價式采購，協(xié)議采購商沒有相關設備可供采購的，通過社會化詢價采購方式進行。3、信息化建設采購根據(jù)信息化建設有關管理辦法，信息化建設以及專門項目所包含的設備采購不經過庫房采購渠道進行，具體采購工

4、作根據(jù)工程建設合同進行。二、收貨與入庫在供貨單位送貨后，信息科庫房管理員負責貨物的接收、檢驗、入庫及付款準備等工作。具體流程如下：1）根據(jù)采購申請單和送貨單位于收貨現(xiàn)場清點，包括價格、數(shù)量、物品是否一致；同時完成貨物質量的初步檢查；存在問題的拒收并請送貨人退換。2）與送貨人協(xié)同完成收貨相關的文檔化手續(xù)。3）對于無法現(xiàn)場清查質量的，繼續(xù)進行質量檢查，存在問題的聯(lián)絡送貨人退換。4）對于采購的備用設備，或者雖然是為某科室采購但目前尚不具備發(fā)放條件的，進入備用庫存放；否則應直接發(fā)放至相關科室(參見發(fā)放過程)并更新其設備臺帳。5）對于采購的耗材，直接進入耗材庫存放。6）做好入庫相關文檔編制工作、做好后期

5、結帳的相關準備性工作。三、耗材庫出庫對于耗材庫存放的信息化消耗材料以及維修零部件，其出庫手續(xù)如下：1、耗材出庫至總院對于總院各科室使用的常規(guī)信息化耗材，具體流程是：1）信息科維護員在接到相關科室申請后即刻填寫房山區(qū)中醫(yī)醫(yī)院信息化系統(tǒng)工作單一2）庫房管理員完成相應的出庫手續(xù)3）信息維護員做好相關準備性工作后迅速至相關科室完成耗材的替換或安裝，確認安裝完畢后由所在科室工作人員與維護員在工作單一上分別簽字確認，貴重耗材應有科室負責人簽字。2、耗材出庫至分院對于分院各科室使用的常規(guī)信息化耗材，具體流程是：1）信息科維護員在接到相關科室申請后，即刻填寫房山區(qū)中醫(yī)醫(yī)院信息化系統(tǒng)工作單一，一式兩份2）庫房管

6、理員完成相應的出庫手續(xù)3）相關分院指派的人員在信息科與維護員完成耗材交接手續(xù)并在工作單一上分別簽字，其中一聯(lián)工作單隨耗材一同發(fā)出。貴重耗材原則上不予多發(fā)且需由使用部門負責人確認，有必要由信息科提供現(xiàn)場安裝的信息科維護員隨往。3、維修零部件出庫維修零部件僅供信息科維修員用于維修信息化設備，具體流程如下：1）維修員在維修設備時根據(jù)需要填寫房山區(qū)中醫(yī)醫(yī)院信息化系統(tǒng)工作單一。2）信息科科長簽字批準3）庫房管理員憑工作單一出庫4）維修員完成相應的維修任務。四、備機庫出庫備機庫用于存放醫(yī)院信息化系統(tǒng)的備用設備或定項采購后暫未發(fā)出的信息化設備，其出庫規(guī)定如下：1、暫存設備出庫1）對于已經具有出庫條件的暫存設

7、備，信息科維護員填寫房山區(qū)中醫(yī)醫(yī)院信息化系統(tǒng)工作單二2）信息科科長簽字批準3）庫房管理員協(xié)助出庫、維護員完成設備的投放與安裝。4）相關科室負責人在工作單二簽字確認。5）庫房管理員根據(jù)回收的工作單二完成設備臺帳調整等相關工作。2、損壞設備待用出庫對于各科室使用的信息化設備，如果出現(xiàn)損壞且工作連續(xù)性要求必須提供備用設備的，其出庫規(guī)定如下：1）信息科維修員在接到科室報告并經現(xiàn)場檢測發(fā)現(xiàn)設備確實存在無法現(xiàn)場修復的故障且需要提供備機的，回收原設備并填寫設備維修申請單。2）信息科科長簽字同意發(fā)放備用設備。3）庫房管理員完成備用設備的出庫、維護員完成代用設備的投放。4）替換下的設備按照本流程中維修與報廢有關

8、程序執(zhí)行。5）完成工作過程中需要的相關文檔化維護工作。五、設備維修與報廢因損壞需要處理的信息化設備，關系到的庫房有：待修庫、修回庫、臨時報廢庫等，根據(jù)房山區(qū)中醫(yī)醫(yī)院設備管理相關辦法，其具體規(guī)定如下：1、待修庫處理流程1）進入待修庫的設備，維修人員應首先嘗試進行本地化的維修。2）可以本地化修理并檢測故障確實修復完成的，進入修回庫暫存。3）無法本地化修理的，根據(jù)該設備的維修檔案、現(xiàn)故障情況等條件判斷是否仍舊具有修理價值，有修理價值的聯(lián)絡協(xié)議的第三方修理公司進行修理，已無維修價值的，填寫設備報廢申請單，經領導批準后，進入臨時報廢庫暫存。4）第三方修復完成的，進入修回庫暫存，第三方確認已無維修價值的，

9、進入臨時報廢庫暫存。5）做好相關的文檔化輔助工作。2、修回庫處理流程：1）對于修理完成的設備，庫房管理員必須完成必要的文檔化工作，如維修檔案等，其中第三方完成的，還需完成交接、財務等記錄與文檔手續(xù)。2）庫房管理員對修回設備進行檢測3）檢測通過的設備進入備機庫待用。3、臨時報廢庫對于需要報廢的設備，首先存放于臨時報廢庫，具體流程是：1）庫房管理員填寫或審核報廢申請單。2）信息科科長簽字確認3）設備移入臨時報廢庫等待正式報廢4）庫房管理員做好相關文檔的調整與補充工作。4、正式報廢庫對于存放于臨時報廢庫的設備，具體流程是：1）庫房管理員每年末對存放于臨時報廢庫的設備做統(tǒng)一清理。2）根據(jù)清理結果與年內

10、臨時報廢手續(xù)制定出報廢設備清單。3）信息科科長按清單進行物品審查，審查應包括物品本身以及相應的報廢申請等文檔。4）請示醫(yī)院信息化主管院長批準5）報院財務科統(tǒng)一進行相關設備的報廢工作，庫房管理員在此過程中要配合財務科做好相關工作，如價值評判、實地檢查等。6）正式報廢手續(xù)全部履行完成的設備統(tǒng)一存放于南庫房，對于因存放空間不足的可在請示領導批準后進行必要的處理。六、日常盤點對于各庫房存放物品，庫房管理員應進行定期的盤點，并根據(jù)盤點情況進行相應的處理。具體規(guī)定如下：1）庫房管理員須定期進行全面盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時查找原因。其中耗材庫與備機庫每月盤點一次，其他庫每季度盤點一次。2）對于盤點發(fā)現(xiàn)問題的，庫房

11、管理員應及時匯報信息科科長處理，問題極其嚴重的應報告院信息化主管領導。3）庫房管理員應根據(jù)每月耗材的盤點情況制定下月的常規(guī)采購計劃。4）庫房管理員應根據(jù)備機庫的盤點情況及時將重要設備缺貨情況報告信息科科長。5）信息科科長根據(jù)庫房管理員報告的重要設備缺貨情況決定是否啟用相關采購過程。七、結算根據(jù)醫(yī)院信息化采購辦法，庫房定期（每季度）與供貨人進行結算，具體流程如下：1）庫房管理員在結算日到來前，清理本期的相關采購文檔，做出結算計劃。2）聯(lián)絡結算計劃中的送貨人，并與其進行對賬。3）對賬無異議的，收取送貨人發(fā)票并完成相關交接手續(xù)。4）制作出結算清單，與發(fā)票及相關文檔一同交信息科科長審查。5）信息科科長將發(fā)票及相關文檔報院信息化主管院長審核簽字。6）報院長審核簽字。7）與財務科合作，做好支票領取與發(fā)票入賬工作。8）對供貨人付款并完成相關交接手續(xù)。八