后勤服務(wù)管理辦法

1、后勤服務(wù)管理辦法第一章總則第1條為加強后勤服務(wù)管理，規(guī)范服務(wù)行為，明確服務(wù)范圍，提 高服務(wù)效率，特制訂本辦法。第2條本辦法適用于公司工作快遞寄送、出差機票預(yù)訂、員工名 片印制、禮品購置與分發(fā)等管理。第3條主要職責(zé)。1集團領(lǐng)導(dǎo)：負責(zé)后勤服務(wù)項目與范圍的確定，以及大額費用開支 的審批。2集團行政管理中心：作為后勤服務(wù)歸口管理部門，負責(zé)提供具體 服務(wù)。3集團財務(wù)管理中心：負責(zé)相關(guān)費用的審核、審批與報銷。第二章信件收發(fā)管理第4條本章所指信件指外單位通過郵寄方式或經(jīng)快遞公司送達本 公司或本公司外發(fā)的普通信件、掛號信件、包裹、快遞、報刊雜志、 廣告宣傳資料等。第5條信件的簽收。1前臺負責(zé)每日收取報刊雜志及

2、信箋， 掛號信件、包裹、快遞等重 要信件應(yīng)做好登記。2郵遞員送來的信件，前臺要檢查有無開封、損壞的函件，如有開 封、損壞函件，必須讓函件接收部門（或本人）派人查收。函件接收 部門（或本人）不派人或不收函件按信件退回處理。3需到郵局領(lǐng)取的函件，由部門負責(zé)到郵局領(lǐng)取。第6條信件的分發(fā)。前臺收到報紙、期刊和信件后，先分類登記（見附件1信件簽收登記表）后分發(fā)，每天整理一次報刊雜志、信 件、包裹等資料，分類進行存放。集團高管報刊雜志信箋由前臺當(dāng)天 分發(fā)，其他部門應(yīng)及時到前臺領(lǐng)取。如有掛號信或快遞等重要信件應(yīng) 及時通知收件人。第7條收到信件、報刊后須及時分發(fā)，不得積壓，不得造成信件 延誤或遺失。第8條信件

3、的發(fā)送。1.因工作需要，需向外部寄送文件、資料、貨物及其他貨品者，必 須先填寫信件發(fā)送審核表（詳見附件2），須經(jīng)部門負責(zé)人、行政管 理中心主任簽字確認，并將需郵寄的貨品包裝好后交給前臺，由前臺 統(tǒng)一安排郵寄。2未經(jīng)登記或需郵寄的信件無部門負責(zé)人簽字者，前臺可拒絕受 理，如需郵寄郵費自付。3如收件人等信息不清楚或不完整，前臺有權(quán)要求當(dāng)事人將資料完 善，對于無故拒不按要求填寫，且經(jīng)前臺要求無效者，前臺有權(quán)拒發(fā) 該信件，并將情況報該部門負責(zé)人處理。4前臺要認真在信件發(fā)送登記表（詳見附件3）上進行登記， 郵寄后有義務(wù)向寄件人告知快遞單號等信息，郵件的后續(xù)跟蹤由寄件人自行負責(zé)5寄送文件、資料、貨物等郵件

4、貨品，原則上通過公司指定的承運 單位（郵局、EMS、順豐速遞、中通郵件、申通郵件）進行郵寄，女口 有特殊情況需通過公司指定外的承運單位寄送，必須經(jīng)行政管理中心 主任審批方可生效。6前臺要保留好每次郵寄的存根，以備查驗核對。7前臺每月做一次信件發(fā)送匯總表報行政管理中心主任核實后交 財務(wù)管理中心處理郵寄費用的問題。第9條違規(guī)寄件處罰。若出現(xiàn)部門負責(zé)人或者前臺把關(guān)不嚴，導(dǎo) 致出現(xiàn)快遞私用情況的發(fā)生，一次性給予責(zé)任人當(dāng)次快遞費 5倍罰款, 同時給予寄件人當(dāng)次快遞費10倍罰款，罰款從當(dāng)月工資里扣除。第10條工作快遞的寄送。1寄送范圍。公司員工因工作需要，均可申請寄送工作快遞。2工作快遞寄送的審批。填寫信

5、件發(fā)送審核表-部門負責(zé)人簽 字t行政管理中心主任簽字 到前臺領(lǐng)取快遞單項目填寫清楚后交 給前臺寄送（特殊情況下可委托前臺代為填寫）。3.工作快遞寄送的原則。 請各部門負責(zé)人在工作快遞審批時嚴格把關(guān)，嚴格區(qū)分工作快 遞和私人快遞，杜絕以工作的名義寄送私人快遞。 區(qū)域公司在集團寄送快遞，由相關(guān)歸口單位負責(zé)人審批（如區(qū) 域公司經(jīng)營部由集團經(jīng)營管理中心歸口審批），費用按年度報集團財務(wù)結(jié)算 工作快遞請寫明收件單位名稱和聯(lián)系方式備查。 私人快遞由前臺聯(lián)系快遞公司上門取件，不得要求前臺外出到 郵局寄送私人快遞。 前臺接到快件后應(yīng)及時電話通知快遞公司人員安排取件并留存 底單以便查詢。第三章機票預(yù)訂管理第11條

6、職責(zé)說明。1出差申請人：按員工出差管理辦法填寫因公出差審批表， 需乘飛機的，出差申請人可先在網(wǎng)上查詢機票信息，或向公司前臺查 詢機票信息。2行政管理中心：經(jīng)出差申請人分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，行政管理中心可 接受機票預(yù)訂申請。3分管領(lǐng)導(dǎo)：審核出差人乘坐飛機必要性。第12條審批程序。1審批權(quán)限依次為：出差申請人-部門負責(zé)人-部門分管領(lǐng)導(dǎo)-總 裁審批-行政管理中心備案。2集團公司董事長、總裁、副總裁可直接通知前臺訂購機票， 但須 由秘書或者本人填寫訂票申請單。第13條預(yù)訂標準。1國內(nèi)乘坐火車在10小時內(nèi)能到達出差目的地的，原則上不受理機票預(yù)訂2普通員工因公出差，特殊情況經(jīng)審批后方可預(yù)訂機票。3有開通夕發(fā)朝至

7、列車的出差地點不得訂購機票。第14條費用。1.所有機票，由前臺憑出差申請表統(tǒng)一報銷月結(jié)款項。2機票預(yù)訂后，無特殊原因一律不得改簽或退票。因公不能按時出 行，需注明原因，重新填寫出差申請表預(yù)訂；因私造成的改簽或 退票費用，由出差申請人全部承擔(dān)。第四章名片印制與使用管理第15條名片印制。1行政管理中心統(tǒng)一負責(zé)對外印制名片的印刷業(yè)務(wù)。2原則上公司員工需轉(zhuǎn)正后方可印制名片，新員工或名片使用完 者，應(yīng)先填寫名片印刷申請單（詳見附件4）,部門負責(zé)人簽字同意 并經(jīng)過分管副總審批后方可交由行政管理中心負責(zé)印制。3名片印制申請人每月10日前統(tǒng)一到行政管理中心登記，并在名 片印刷申請單上明確標示個人信息，包括姓名

8、、職務(wù)、聯(lián)系電話等。 如遇特殊情況急需用名片則提前 3日通知行政管理中心。4名片印制到位后，領(lǐng)取人到行政管理中心對名片信息進行核對， 確認無誤后在名片領(lǐng)用登記表（詳見附件5）中簽字。5行政管理中心對印制名片應(yīng)留底存檔。第16條名片配給數(shù)量控制。行政管理中心有責(zé)任定期檢查、收集各部門名片需求，將相關(guān)信息統(tǒng)計。印制數(shù)量單位：1盒/人/次（100張）。1管理人員：經(jīng)理及以上級別的管理人員，印制數(shù)量：3盒/人/次，備用數(shù)量：2盒/人/次。2.正式員工：2盒/人/次，備用數(shù)量：1盒/人/次。3如遇大型展會、研討會、客戶尋訪等名片大量消耗的情況，要提 前準備，數(shù)量根據(jù)實際需要情況具體對待（提前 3天提出印

9、制名片申 請）。第17條名片備用保管及保留。1每位員工不同時期不同版本的名片，行政管理中心要保留一張以 備查。2每位員工備用的名片由行政管理中心統(tǒng)一保管， 員工需要時到行 政管理中心領(lǐng)用，行政管理中心根據(jù)庫存情況定期檢查備用名片并及 時印制新名片。3名片更新：名片中信息發(fā)生變化時，需立即更新印制新的名片。第18條名片使用。1名片使用須恰到好處，不可像撒傳單般濫用，合理掌握使用范圍。2掌握名片遞送禮儀和交換規(guī)則。3員工在業(yè)務(wù)交往過程中收到的公務(wù)、客戶名片屬公司客戶資料， 須在公司內(nèi)共同使用，不得占為己有。3任何人不得私自印制公司名片，不得隨意改變公司的名片設(shè)計樣 式、排版等，違者按照1元/張乘以

10、印制名片的數(shù)量進行懲處。第19條名片作廢及處理。1員工因升職、調(diào)職、離職等原因，原版本名片不得繼續(xù)使用，剩 余名片所屬部門負責(zé)人收回并銷毀。2名片信息已更新，舊名片由所在部門負責(zé)人收回作銷毀處理。第20條費用核算。每月底，行政管理中心按部門實際印刷名片數(shù) 量，按部門進行費用分攤，并將結(jié)果通知相關(guān)部門。第五章禮品購置與分發(fā)第21條本章所稱禮品指：經(jīng)公司批準，由集團行政管理中心直接 批量購置或定制的專門用于對外公關(guān)工作或業(yè)務(wù)交往，以公司名義向 有關(guān)單位、個人饋贈發(fā)送的紀念物品以及作為公司員工福利的禮品。第22條禮品的購置。1禮品集中采購：每年12月份集團行政管理中心組織集團及各區(qū) 域公司申報禮品采

11、購計劃，根據(jù)集團、各區(qū)域公司對禮品的需求計劃， 綜合集團高管及各區(qū)域公司高管對禮品的要求，由集團行政管理中心 和人力資源中心擬定全年禮品集中制作或米購方案”，包括：設(shè)計理 念、圖樣（效果圖），所用材料、規(guī)格、單價、數(shù)量等，經(jīng)集團總裁審 批由集團行政管理中心、人力資源中心與財務(wù)管理中心三方人員組成 招標工作組，在集團招標工作小組（由公司高管擔(dān)任組長）的領(lǐng)導(dǎo)下 進行招標制作和采購工作。2采購的禮品應(yīng)與集團的市場地位及企業(yè)文化相符合， 達到提升集 團對外形象的目的。在禮品的選材和品種上不追求貴重奢侈，要體現(xiàn) 集團的特色。送給來訪與外國客人的禮物，交流時，還要能體現(xiàn)中國 的特色。3禮品采購原則。 貨真

12、價實原則：價格公道合理，不能以次充好、以假亂真。 集體采購原則：參與采購人員不得低于 3人。 集中制作原則：年度計劃、專業(yè)設(shè)計、集中制作和采購。4福利禮品采購：集團人力資源中心根據(jù)實際需要填寫 禮品采購 申請單（詳見附件6）交由行政管理中心統(tǒng)一進行采購，注明禮品名 稱、數(shù)量、預(yù)計單價（有無預(yù)算）、計劃到貨日期。預(yù)計總金額超過10000 元人民幣的要報財務(wù)總監(jiān)、集團總裁審批。5.接待禮品采購： 集團各部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用禮品的， 原則上領(lǐng)用公司庫存禮品， 如果庫存禮品不能滿足需要，審批后采購金額在 3000元以內(nèi)的，則根 據(jù)禮品采購申請單審批的內(nèi)容，由行政管理中心負責(zé)組織采購，或者在審批授權(quán)后由使

13、用單位、使用者自行采購；采購金額在 3000 50000元的，由集團行政管理中心、人力資源中心與財務(wù)管理中 心一同采購。 針對公司重要客戶，由集團行政管理中心批準或高管安排緊急 的重要禮品采購，按照禮品采購申請單經(jīng)過審批后由行政管理中 心負責(zé)采購落實，采購人員必須在 3人以上。第23條禮品的保管。1原則上各類禮品均由集團行政管理中心后勤管理員進行保管。2后勤管理員在禮品購置回公司或廠家按合同將禮品交付公司時， 由經(jīng)辦人填寫物品的入庫清單，后勤管理員根據(jù)入庫清單驗貨，認真 檢查質(zhì)量并清點數(shù)量，確認無誤后在入庫清單中簽字確認，并提交集 團行政管理中心主任復(fù)核。入庫清單包括入庫品種、入庫數(shù)量、入庫

14、金額、經(jīng)辦人、入庫時間等（詳見附件 7）。3后勤管理員每月末對禮品庫進行清點對賬， 每季度對禮品庫進行 全面盤點清點，并填寫年度禮品庫入庫臺賬（詳見附件8）和年度禮品 庫出庫臺賬（詳見附件9），報集團行政管理中心主任。在禮品數(shù)量不 足時應(yīng)及時向集團行政管理中心主任報告，及時提出制作補充禮品的 需求。4禮品入庫、出庫應(yīng)如數(shù)登記，注明領(lǐng)用人、領(lǐng)用用途、數(shù)量和金 額，并如實填寫禮品庫出庫臺賬，做到賬物相符。如因主觀原因出現(xiàn) 賬物不符的則按照物品同等價格進行賠償，并做出書面檢查。5后勤管理員換崗或離崗時，應(yīng)將賬物盤點清楚后隨入庫單、入庫 臺賬、出庫臺賬一并移交下一任專管人員。6后勤管理員其職責(zé)是負責(zé)保

15、管，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，不得發(fā)放。 后勤管理員因其他原因不在時，應(yīng)由集團行政管理中心主任或由其安 排其他人員代管，在專管人員到崗后立即與代管人員核查帳物，以免 出現(xiàn)賬物不符。代管人員在代管期間不履行職責(zé)的，出現(xiàn)賬物不符的 由代管人員直接承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任。如集團后勤管理員因其他原因不在時， 未經(jīng)授權(quán)的其他人員擅自代管出現(xiàn)賬物不符的，由其本人直接承擔(dān)經(jīng) 濟責(zé)任。第24條禮品的領(lǐng)取與分發(fā)。1禮品的領(lǐng)取和分發(fā)必須填寫禮品領(lǐng)用審批單（詳見附件10），禮品領(lǐng)用時需填寫禮品領(lǐng)用登記表（詳見附件11），由集團行政管理中心 統(tǒng)一發(fā)放。2.接待禮品的贈送。 贈送對象的身份、個性以及贈送方式、地點要與禮品的特點相 適宜；多人場合，要注意區(qū)分受贈人的不同職位，考慮選擇不同檔次、 品種的禮品；重復(fù)贈送時，注意花樣品種的更換。 避免禮品的重復(fù)贈送或漏送。同一單位同一賓客在同一次贈送 活動中，要避免公司或部門多頭贈送現(xiàn)象；或其相反，遺漏重要賓客。 禮品使用單位和行政管理中心注意把關(guān)，防止此類事情發(fā)生。 普通禮品贈送，目的是加強與賓客的溝通，給賓客留下公司良 好的印象和記憶。贈送禮品時，注意了解授贈人的個性特點，講究品 位、格調(diào)，采取不同方式，做到既不鋪張浪費，又能收到實效。第25條禮品的費用分攤。1行政管理中心在每月末將禮品支出明細表發(fā)到財務(wù)管理中心，財務(wù)管理中心將各部門發(fā)生的費用支出計入本部門費用。2各部門所