照片檔案歸檔整理規(guī)則

1、照片檔案歸檔整理規(guī)則一. 歸檔內容：1. 上級領導及主要負責人參與本本單位及本系統(tǒng)有關的重大公務活動、視察、考察本單位工作形成的照片。2. 反映本單位主要職能活動和工作成果的照片。3. 單位組織或參加重要外事活動的照片。4. 召開黨代會、職代會、團代會及各種重要會議形成的照片。5. 記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、自然災害及異?，F象的照片。6. 單位及各部室組織的各種活動及獲獎作品的照片。7. 局領導和各部室深入基層檢查、指導工作的重要照片。8. 舉行重要表彰和重大紀念、慶?；顒有纬傻恼掌?。9. 與其他載體有密切聯系的照片。10. 重點基建工程奠基、竣工、剪彩儀式和工程主體、內部結構等形

2、式的照片。11. 其他有保存價值的照片。二. 歸檔要求及歸檔方式：1. 歸檔的照片材料，由形成單位負責一率由拍攝人員負責收集，整理后移交檔案室統(tǒng)一整理歸檔。2. 歸檔的照片材料必須保證其完整、清晰、準確、系統(tǒng)，具有有機聯系的，反映同一工作或事件的照片材料應為一組。3. 歸檔的數碼照片必須是可讀文件。在有關設置上演示或檢測運轉正常，無病毒、清潔、 無劃傷，確保文件的完整性和內容的準確性。4. 歸檔使用照片光盤的性能質量，應分別符合國家有關規(guī)定，禁止使用劣質光盤。5. 歸檔的光盤文件應由文件形成部門編制歸檔說明。即光盤需簡要說明盤中存貯文件的 內容。即拍攝時間、地點、活動名稱，保證文件的完整性和準

3、確性等。6. 歸檔的照片材料由照片形成部門在OA辦公自動化照片檔案管理模塊填寫照片資料移交目錄，相應的數碼照片直接添加在文件目錄下同時移交。7. 打印移交清單（一式二份）交檔案室，交接雙方清點后在移交清單上簽字，各保管一份備查。8. 保留檔案室集中整理方式，由專職檔案人員著錄案卷、卷內數據。三. 歸檔時間：1. 照片資料每年三月一一六月歸檔。2. 照片制作成光盤或數碼照片可根據具體活動情況隨時歸檔。四. 整理規(guī)則1 整理原則照片檔案的整理應遵循有利于保持照片檔案的有機聯系、有利于保管、有利于提供利用的原則。每一件事分為一組，底片相應和照片一起同時歸檔。2. 照片的分類按照電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)

4、則（0 9大類）為分類原則。即年度一保管期限一問題進行分類，分類方案應保持前后一致，不能隨意變動。3. 照片的排列應在分類方案的最低一級類目內，按問題結合時間、 重要程度等進行排列。 為便于提供利用，照片排列及入冊時應同時考慮不同保密等級照片的定位。照片冊按照全宗號、年度、保管期限、冊號的順序排列，上架保存。4. 照片的編號照片號是固定和反映每張照片在分類與排列順序的一組字符代碼。由年度、保管期限代碼、冊號、張?zhí)柡鸵唤M照片內的順序號組成。采用五段式，第一段四位數字表示形成的年份，第二段表示保管期限代碼，第三段表示冊號，第四段表示流水號， 第五段表示一組照片中第幾張的順序號，編號段間用號隔開，一

5、律采用阿拉伯數字和代碼。形成的照片檔案編號，用鉛筆在照片背面同樣寫上檔號。5. 保管期限及代碼：照片檔案保管期限分為長期、短期、永久保管。分別用“丫、C、D'對應代表。底片分別與照片編號合一，（影像相符的照片編號與底片編號相同）。選用合一編號法宜以照片、底片齊全為基礎。采用照片、底片合一編號法，可不填寫底片號。6. 組合照片整理1）一組（若干張）聯系密切的照片按順序排列后，組合成一組照片，擬寫組合照片說明。采用組合照片說明的照片其單張照片說明可以從簡。2）組合照片說明應概括揭示該組照片所反映的全部信息內容及其他需要說明的事項。3）應在組合照片說明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿盗俊?） 同

6、組中的每一張照片均用鉛筆在單張照片說明的左上角或右上角標出組聯符號。組聯符號按組依次采用“”、“”、"”同組中的照片其組聯符號相同。如冊內只有一組照片和其他散片時，組聯符號采用“”。組聯符號不宜越冊。5） 整理照片時因保管期限或密級的不同，有些同組的照片可能會被分散到不同的照片 冊內，應在組合照片說明中指出這些密切相關照片的保管期限、冊號和組號。6）組合照片說明可放在本組第一張照片的上方，也可放在照片卡內。7. 照片入冊1）照片冊一般由297mr 210m仗小的若干芯頁和封面、封底組成。芯頁以 30頁左右 為宜，有活頁式和定頁式兩種。冊號：從保管期限內照片冊的排列從“ 1”開始依順序

7、編號。張?zhí)枺焊袷街械膹執(zhí)柺侵刚掌趦詢鹊呐帕袕摹?”開始的順序編號2）按照分類、排列順序即照片號順序將照片固定在芯頁上，組成照片冊。3） 大幅照片的放置對于照片冊放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照片號順序排列。如豎直放置，應首先將照片固定在專用的紙板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過5cm以豎直放置為宜。8.說明內容：照片說明采用照片卡進行：照片號/底片號:2004-C-2事由：城區(qū)分局夜查安全用電時間:2004-01-07地點：人物：攝影者：孫瑾參見號：a. 事由應簡明概括、準確反映照片的基本內容，人物、時間、地點、事由等要素盡可能齊全。b. 參見

8、號是指與本張照片有密切聯系的其他載體檔案的檔號。其格式如下：（相關檔案種類）檔號注：括號內為選擇性著錄內容。示例1:文書檔案 2005C15示例2:科技檔案 20508400 1c. 照片的拍攝時間用 8位阿拉伯數字表示，第 1 4位表示年，第5 6位表示月，第7 8位表不' 日。示例：2006年3月16日寫作2006-03-16 。d. 攝影者填寫個人名，必要時可加寫單位。e. 文字說明應綜合運用事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對題名及內容作出補充。其他需要說明的事項亦可在此欄表述，例如照片歸屬權不屬于本單位的，應注明照片版權、來源等

9、。f. 說明的位置單張照片的說明，可根據照片固定的位置，在照片的右側、左側或正下方書寫。大幅照片的說明對大幅照片的說明可另紙書寫，與照片一同保存。一組聯系密切的照片中的大幅照片，應隨該組照片一同在冊內編號，填寫單張照片說明， 并注明其存放地址。密級：密級是指照片、底片保密程度的等級。密級的劃定按照中華人民共和國保守國家秘密法、中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法、GB/T 7156及有關規(guī)定執(zhí)行。9. 目錄格式目錄：照片檔案目錄種類包括照片冊目錄、照片冊內目錄，可根據需要增加項目。照片冊目錄冊號題名年度照片張數保管期限備注照片冊內目錄照片/底片號題名拍攝時間參見號拍攝人備注10.冊內備考表冊內

10、備考表項目包括：本冊情況說明、立冊人、檢查人、立冊時間。冊內備考表應放 在冊內最后位置。本冊情況說明：填寫冊內底片缺損、補充、移交、銷毀等情況。對底片發(fā)生或發(fā)現 的問題，應由有關的檔案管理人員填寫說明，并簽名、標注時間。10照片檔案冊內備考表本卷說明：本卷共有116張照片立卷人:檢查人：立冊時間：2004.11.17五. 照片冊的封面、冊脊及上架排列1. 照片冊的封面應印制“照片冊”字樣。2. 照片冊的冊脊照片冊冊脊的項目包括：全宗號、保管期限、冊號、起止張?zhí)枴?. 照片冊的排列照片冊按照全宗號、保管期限、冊號的順序排列，上架保存。六. 著錄信息照片檔案文件登記表照片名稱、目 錄號、分類名、保管期限、保管期限、人物、密級、事由、登記部門、