高效安排時間

1、職員素質提升訓練職員素質提升訓練之四之四安排高效時間安排高效時間員工素質提升訓練員工素質提升訓練課程大綱課程內容課程內容一、你的時間價值一、你的時間價值二、時間管理矩陣圖二、時間管理矩陣圖三、有效利用時間的技巧三、有效利用時間的技巧 四、充分利用時間四、充分利用時間五、時間管理的方法五、時間管理的方法六、實踐計劃六、實踐計劃員工素質提升訓練員工素質提升訓練一、你的時間價值v 人一般都是人一般都是6060歲退休，請計算出您剩下可以工作歲退休，請計算出您剩下可以工作 的時間：的時間： 我的生命已經用去 天； 我還剩下可工作的天數： 天。 簽名： 年 月 日 請請閉上眼睛，閉上眼睛，員工素質提升訓練

2、員工素質提升訓練我的時間值多少錢？年收入年收入每省每省1 1小時的價值小時的價值1 1年中年中, ,每天省每天省1 1小時的價值小時的價值300003000015.3615.36元元37503750元元400004000020.4920.49元元50005000元元500005000025.6125.61元元62506250元元600006000030.7330.73元元81258125元元750007500038.4238.42元元93759375元元10000010000051.2351.23元元1225012250元元員工素質提升訓練員工素質提升訓練討論-時間流逝時間不夠時間不夠用的原因

3、用的原因員工素質提升訓練員工素質提升訓練你真的很忙嗎?員工素質提升訓練員工素質提升訓練危機危機緊急的問題緊急的問題有限期的任務、會議有限期的任務、會議準備事項準備事項準備事項準備事項預防工作預防工作價值觀的澄清價值觀的澄清計劃計劃關系的建立關系的建立真正的休閑充電真正的休閑充電授能自主管理授能自主管理干擾，一些電話干擾，一些電話一些信件、報告一些信件、報告許多緊急事件許多緊急事件許多湊熱鬧的活動許多湊熱鬧的活動細瑣、忙碌的工作細瑣、忙碌的工作一些電話一些電話浪費時間的事浪費時間的事“逃避性逃避性”活動活動無關緊要的信件無關緊要的信件看太多的電視看太多的電視緊急緊急不緊急不緊急重重要要不不重重要

4、要二、時間管理矩陣圖 重要重要&緊急緊急不重要不重要&緊急緊急重要重要&不緊急不緊急不重要不重要&不緊急不緊急員工素質提升訓練員工素質提升訓練 213緊急緊急 4重要重要不緊急不緊急不重要不重要45%35%5%15%時間管理矩陣圖不良的時間分配不良的時間分配員工素質提升訓練員工素質提升訓練1 2重要重要&不緊急不緊急重要重要&緊急緊急時間管理矩陣圖最佳的時間分配最佳的時間分配員工素質提升訓練員工素質提升訓練ABCD員工素質提升訓練員工素質提升訓練三、有效利用時間的技巧 1.1. 要事第一要事第一2.2. 以最終的結果來開始行動以最終的結果來開始行

5、動3.3. 學會說學會說“NONO！”4.4. 學會對付不速之客學會對付不速之客5.5. 減少冗長的會議減少冗長的會議6.6. 辦公桌上的辦公桌上的“5S”5S”運動運動 員工素質提升訓練員工素質提升訓練確定優(yōu)先順序v80/2080/20法則（帕累托法則）法則（帕累托法則） 20%20%的活動具有的活動具有80%80%的重要性的重要性vABCDABCD方法方法 集中精力在重要的事情上集中精力在重要的事情上 A A：重要而且緊急重要而且緊急（比如救火、搶險等）（比如救火、搶險等） B B：重要但不緊急重要但不緊急（比如學習、做計劃、與人談心、體（比如學習、做計劃、與人談心、體檢等）檢等） C C

6、：不重要但緊急不重要但緊急（比如有人因為打麻將（比如有人因為打麻將“三缺一三缺一”而而緊急約你、有人突然打電話請你吃飯等）緊急約你、有人突然打電話請你吃飯等） D D：既不重要也不緊急既不重要也不緊急（比如娛樂、消遣等事情）（比如娛樂、消遣等事情）從來沒有足夠的時間做完一切事情，但是總有足夠的時間完成最重要的工作！從來沒有足夠的時間做完一切事情，但是總有足夠的時間完成最重要的工作！員工素質提升訓練員工素質提升訓練時間段時間段事務事務所用時間所用時間優(yōu)先度優(yōu)先度時間記錄表員工素質提升訓練員工素質提升訓練 時間計劃表時間計劃表工作 起止時間 使用時間 優(yōu)先順序 備注員工素質提升訓練員工素質提升訓練

7、待完成事務待完成事務優(yōu)先度優(yōu)先度計劃時間計劃時間每日事務清單員工素質提升訓練員工素質提升訓練有效利用時間的技巧1. 月歷月歷2. 行事歷與甘特表行事歷與甘特表3. 效率手冊效率手冊4. 商務通與訂房卡商務通與訂房卡5. 鬧鐘鬧鐘6. 其它工具其它工具時間管理的工具時間管理的工具員工素質提升訓練員工素質提升訓練1 1、列清單、列清單2 2、處理文書工作（歸檔、執(zhí)行、傳閱、廢棄）、處理文書工作（歸檔、執(zhí)行、傳閱、廢棄）3 3、個人記事本。、個人記事本。4 4、有序排列、擺放物品及文件。、有序排列、擺放物品及文件。5 5、采用便捷方法。、采用便捷方法。有效利用時間的技巧員工素質提升訓練員工素質提升訓

8、練四、充分利用時間的6招1.找出原因2.避免拖延3.合理授權4.投資時間5.未雨綢繆6.平衡時間員工素質提升訓練員工素質提升訓練1、時間不夠用的原因1.欠缺計劃欠缺計劃2.行事優(yōu)先級錯誤行事優(yōu)先級錯誤3.事必躬親事必躬親4.溝通不良溝通不良5.會議太多會議太多6.拖延拖延7、不好意思拒絕、不好意思拒絕8、電話干擾、電話干擾9、文件滿桌，找不到、文件滿桌，找不到10、出差太多、出差太多11、午餐吃太飽或吃太久、午餐吃太飽或吃太久12、上司找麻煩、上司找麻煩員工素質提升訓練員工素質提升訓練2、避免拖延謝絕借口1.1.期限未到，急什么？期限未到，急什么？2.2.它太令人感到不愉快它太令人感到不愉快

9、! !3.3.它很難它很難 ! !4.4.目前我很忙，勻不出時間做那件事！目前我很忙，勻不出時間做那件事！5.5.這件事太重大，我怎么能貿然采取行動？這件事太重大，我怎么能貿然采取行動？6.6.我現在沒心情做這件事我現在沒心情做這件事! !7.7.我在壓力下工作績效較佳我在壓力下工作績效較佳! !8.8.在行動前，我要先休息一下在行動前，我要先休息一下! ! 員工素質提升訓練員工素質提升訓練3、合理授權合理授權v挑選能夠承擔責任的人挑選能夠承擔責任的人v根據能力與興趣委派工作根據能力與興趣委派工作v告知為什么而不只是做什么告知為什么而不只是做什么v賦予重要性賦予重要性v信任部屬并與之保持良好的

10、溝通信任部屬并與之保持良好的溝通v了解學習曲線了解學習曲線員工素質提升訓練員工素質提升訓練4、投資時間、投資時間v個人素質和專業(yè)本領的提高是節(jié)省時間的重要途個人素質和專業(yè)本領的提高是節(jié)省時間的重要途徑之一。徑之一。v不斷地學習是在任何領域成功的最低要求。不斷地學習是在任何領域成功的最低要求。v參加有益于獲得關鍵技能的課程。參加有益于獲得關鍵技能的課程。如果給我如果給我8個小時的時間砍一棵樹，我會花個小時的時間砍一棵樹，我會花6小時來小時來磨斧頭。（林肯）磨斧頭。（林肯）員工素質提升訓練員工素質提升訓練培養(yǎng)良好的利用時間的習慣培養(yǎng)良好的利用時間的習慣v短小的筆桿勝過良好的記憶短小的筆桿勝過良好的

11、記憶v利用清單記錄經常性的活動利用清單記錄經常性的活動v下班之前記下第二天需要做的工作清單下班之前記下第二天需要做的工作清單（節(jié)省時間、潛意識工作）（節(jié)省時間、潛意識工作）v每天給自己每天給自己6060分鐘的讀書時間分鐘的讀書時間v認識自己的生物鐘，精力最旺盛時做最困認識自己的生物鐘，精力最旺盛時做最困難的工作難的工作員工素質提升訓練員工素質提升訓練5、未雨綢繆v有人告訴你該怎么做一件事情時，他們很可能至少會遺有人告訴你該怎么做一件事情時，他們很可能至少會遺漏一個重要步驟。漏一個重要步驟。v做一件事情之前，預估需要多少資源及何時需要這些資做一件事情之前，預估需要多少資源及何時需要這些資源源v以

12、最大的希望，做最壞的打算以最大的希望，做最壞的打算v做額外的準備（備份、雙保險）做額外的準備（備份、雙保險）墨菲定律：會出差錯的終究會出差錯。墨菲定律：會出差錯的終究會出差錯。員工素質提升訓練員工素質提升訓練6、平衡時間v在工作、家庭和社會間找到平衡v暫時的停止努力是成功的動力適度休假v注意自己的身體，經常鍛煉v學會調整自己的節(jié)奏和控制情緒心靈就象是田地，有一定的極限；經過一段時心靈就象是田地，有一定的極限；經過一段時間，它會枯竭，耗盡所有生產農作物的能量間，它會枯竭，耗盡所有生產農作物的能量帕金森定律：事情增加是為了填滿完成工帕金森定律：事情增加是為了填滿完成工作所需要的多余時間作所需要的多

13、余時間員工素質提升訓練員工素質提升訓練v6點優(yōu)先工作制v麥肯錫30秒電梯理論v辦公室美學v莫法特休息法五、時間管理的方法員工素質提升訓練員工素質提升訓練v 6點優(yōu)先工作制：v 該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時該方法是效率大師艾維利在向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時提出的，它使這家公司用了提出的，它使這家公司用了5 5年的時間，從瀕臨破產一躍成為當年的時間，從瀕臨破產一躍成為當時全美最大的私營鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了時全美最大的私營鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了2.52.5萬美元咨詢萬美元咨詢費，故管理界將該方法喻為費，故管理界將該方法喻為“價值價值2.52.5萬美元的時間管理方法

14、萬美元的時間管理方法”。 這一方法要示把每天所要做的事情按重要性排序，分別從這一方法要示把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”1”到到“6”6”標出標出6 6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標號為號為“1”1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力以赴地做標號為以赴地做標號為“2”2”的事，依些類推的事，依些類推 艾維利認為，一般情況下，如果一個人每天都能全力以赴地艾維利認為，一般情況下，如果一個人每天都能全力以赴地完成完成6 6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。件最重

15、要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。員工素質提升訓練員工素質提升訓練麥肯錫30秒電梯理論：v凡事要在最短的時間內把結果表達清楚，凡事要凡事要在最短的時間內把結果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為，一般情況下直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在事要歸納在3 3條以內。這就是如今在商界流傳甚廣條以內。這就是如今在商界流傳甚廣的的“3030秒鐘電梯理論秒鐘電梯理論”或稱或稱“電梯演講電梯演講”。v第一次接觸第一次接觸 3030秒原則秒原則麥肯錫電梯理論麥肯錫電梯理論1.1.介紹自己，介

16、紹公司介紹自己，介紹公司88秒秒2.2.說明好處說明好處77秒秒3.3.探尋客戶的需求探尋客戶的需求1515秒秒員工素質提升訓練員工素質提升訓練辦公室美學：v秩序是一種美。均勻、對稱、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡潔就是秩序是一種美。均勻、對稱、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡潔就是速度，條理就是效率。簡潔和條理也是一種美，是一種辦公室的美學、工作速度，條理就是效率。簡潔和條理也是一種美，是一種辦公室的美學、工作的美學。的美學。 我們應當養(yǎng)成如下良好習慣：我們應當養(yǎng)成如下良好習慣： 物以類聚，東西用畢物歸原處；物以類聚，東西用畢物歸原處； 不亂放東西；不亂放東西； 把整理好的東西編上號，

17、貼上標簽，做好登記；把整理好的東西編上號，貼上標簽，做好登記； 好記性不如爛筆頭，要勤于記錄；好記性不如爛筆頭，要勤于記錄； 處理文件的處理文件的3 3個環(huán)節(jié)：第一，迅速回復。第二，迅速歸檔，以免文件弄亂個環(huán)節(jié)：第一，迅速回復。第二，迅速歸檔，以免文件弄亂或弄丟。第三，及時銷毀。沒用的文件要及時處理掉，以免繼續(xù)浪費空間和或弄丟。第三，及時銷毀。沒用的文件要及時處理掉，以免繼續(xù)浪費空間和時間。時間。員工素質提升訓練員工素質提升訓練回顧：完全時間管理回顧：完全時間管理1 1、事先周詳的計劃、事先周詳的計劃2 2、排定工作的優(yōu)先順序、排定工作的優(yōu)先順序3 3、設定長短程目標、設定長短程目標4 4、訂定每日工作計劃、訂定每日工作計劃5 5、挑戰(zhàn)效率最高點、挑戰(zhàn)效率最高點6 6、學習分配工作、學習分配工作7 7、今日事今日畢、今日事今日畢8 8、避免分散注意力、避免分散注意力9 9、將阻礙減到最低、將阻礙減到最低1010、培養(yǎng)說、培養(yǎng)說“不不”的能力的能力1111、應付突發(fā)狀況、應付突發(fā)狀況1212、隨