關(guān)于加強稅務(wù)檔案信息化建設(shè)實踐及思考

1、關(guān)于加強稅務(wù)檔案信息化建設(shè)實踐及思考 【摘要】本文對稅務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的必要性進行了探討，并就如何有效開展稅務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作提出了一些可行的對策。 【關(guān)鍵詞】稅務(wù)檔案；信息化建設(shè)；對策 一、泰州地稅檔案管理信息化建設(shè)基本情況 泰州地稅依托現(xiàn)有檔案設(shè)施，高標準、高質(zhì)量地做好檔案庫房的建設(shè)，按照檔案管理“八防”要求，逐年投入經(jīng)費，完善基礎(chǔ)設(shè)施，配備了計算機、光盤刻錄機、復(fù)印機、掃描儀、防磁柜、溫濕度記錄儀等專用設(shè)備。同時，在工作中建立了檔案分類方案，規(guī)定檔案材料歸檔范圍，明確各類檔案保管期限，做到檔案收集齊全，日常管理規(guī)范。我們于2013年11月開始推廣“江蘇省地方稅務(wù)局電子檔案管理系

2、統(tǒng)”，納稅人的所有檔案進行一戶式電子化存儲，錄入方式分為大集中影印錄入和電子檔案管理系統(tǒng)錄入兩種，自動實現(xiàn)檔案化編輯處理。電子檔案管理系統(tǒng)與影印系統(tǒng)無縫對接，嚴格保持檔案的原始屬性，科學(xué)確定接口數(shù)據(jù)標準，合理轉(zhuǎn)換，通過接口程序直接導(dǎo)入該資料信息，無需重復(fù)錄入；其他涉稅資料直接在電子檔案管理系統(tǒng)中掃描錄入。運用電子檔案管理系統(tǒng)中的“業(yè)務(wù)檔案查詢”和“按戶查詢”模塊，通過稅務(wù)管理碼和納稅人名稱關(guān)鍵詞檢索，可查詢到該納稅人的所有征管檔案，為加強稅收業(yè)務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)化利用提供保障。2016年我們又對1996年建局以來尚在保管期限內(nèi)的所有歷史業(yè)務(wù)檔案進行了數(shù)字化加工，累計投入經(jīng)費30余萬元，掃描各類檔案18

3、0萬頁，形成超過3T的數(shù)據(jù)資源庫，并將掃描后的圖像文件、文件級目錄與江蘇省地稅局電子檔案管理系統(tǒng)掛接，實現(xiàn)全文數(shù)字化。同時，加強對檔案工作人員的選拔、培養(yǎng)和鍛煉，加快知識更新，掌握計算機數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，及時跟蹤、了解檔案業(yè)務(wù)最新領(lǐng)域和前沿技能，不斷提高綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。以檔案收集為重點，以檔案整理為關(guān)鍵，以服務(wù)保障為導(dǎo)向，不斷創(chuàng)新檔案管理建設(shè)的內(nèi)容、途徑、方式，使檔案資源更加貼近地稅工作的實際需要，最大限度地發(fā)揮檔案保存歷史、服務(wù)現(xiàn)實的功能。 二、當前檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題 （一）檔案信息化建設(shè)理念有待加強。地稅機關(guān)信息化建設(shè)意識較強，近年來投入大量精力開發(fā)各類稅收征管軟件，應(yīng)進一步加大對

4、檔案信息化建設(shè)的投入。尤其在制定信息化建設(shè)發(fā)展規(guī)劃時，應(yīng)將檔案管理納入其中，使得檔案管理真正介入信息化全面規(guī)劃和系統(tǒng)實施中，建立完善檔案信息化管理制度和管理方式。 （二）檔案信息化管理方法亟須改進。目前地稅部門已全面實現(xiàn)了辦公自動化，基本取消了手工操作，電子文件開始作為正式文件使用，紙質(zhì)拷貝件僅作為輔助性文件。但是，基層部門在開展稅收工作中形成的各類涉稅文書并未加蓋電子印章，電子文件的憑證作用受到置疑，致使很多重要的涉稅文書依然只能以紙質(zhì)而不能以電子文件形式進行傳遞并保存。 （三）檔案信息化管理仍有安全隱患。采用的辦公自動化系統(tǒng)對電子文件的歸檔考慮不周到，設(shè)計不夠穩(wěn)妥，措施不夠嚴密，立卷目標不

5、夠便利。多數(shù)系統(tǒng)只設(shè)計了邏輯歸檔功能，只是把相關(guān)的目錄信息歸檔并到檔案部門使用的終端上，而沒把這些電子文件下載到可脫機保存的載體上。 三、加強檔案管理信息化建設(shè)的對策 （一）加大投入，增配軟、硬件設(shè)施。軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化建設(shè)不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術(shù)應(yīng)用的基礎(chǔ)，而其核心是檔案信息網(wǎng)絡(luò)，它是檔案信息傳輸、交換和資源共享的必要手段，也是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的技術(shù)保障。所以應(yīng)投入必要的財力，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，確保信息化工作順利開展。 （二）做好保密工作，確保檔案安全。檔案資源共享和檔案安全是一對難以調(diào)和的矛盾。為此，檔案管理人員

6、必須培養(yǎng)保密意識，認真地對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格審查，嚴格管理。在現(xiàn)代信息社會中，我們更應(yīng)樹立高度的安全意識，對電子文件的安全防護問題引起足夠的重視，注意防護黑客攻擊，注意防毒殺毒，確保計算機安全，切實做好電子文件的安全防護，維護檔案安全。 （三）完善電子文件歸檔與檔案信息數(shù)據(jù)庫的管理。一是各類數(shù)據(jù)既要保留電子文檔修改的痕跡，便于事后追蹤、查找，明確責任，也要嚴格實行“兩套制”，即電子文件與原始紙質(zhì)文件同時保存，如稅收征管中的完稅證及重要憑證數(shù)據(jù)和涉稅事項審批中的審批文件等。二是要嚴把數(shù)據(jù)錄入質(zhì)量關(guān)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容的一致性，杜絕出現(xiàn)漏項、缺項和錯別字現(xiàn)象，建立準確、完整的原始數(shù)據(jù)庫，這是地稅信息系統(tǒng)有效運作的前提條件。三是要確保檔案數(shù)據(jù)庫錄入檔案數(shù)據(jù)的絕對安全，保證檔案數(shù)據(jù)的完整性和準確性，達到一次輸入、多次利用、信息共享的目的。 （四）大力加強地稅檔案人才的培養(yǎng)。針對檔案管理人T學(xué)歷、年齡、閱歷的不同