沈陽(yáng)東大阿爾派軟件股份有限公司采購(gòu)流程管理

1、采購(gòu)流程管理 Ver1.0 P-2/6采購(gòu)流程管理文件編號(hào)： NW607103 生效日期： 2000.3.20受控編號(hào)：密級(jí)：秘密版次：Ver1.0修改狀態(tài)：總頁(yè)數(shù)14正文6附錄8編制：李曉銳審核：韓冬梅批準(zhǔn)：孟莉沈陽(yáng)東大阿爾派軟件股份有限公司（版權(quán)所有，翻版必究）文件修改控制修改記錄編號(hào)修改狀態(tài)修改頁(yè)碼及條款修改人審核人批準(zhǔn)人修改日期沈陽(yáng)東大阿爾派軟件股份有限公司目錄1. 目的2. 適用范圍3. 術(shù)語(yǔ)和縮略語(yǔ)4. 規(guī)定內(nèi)容4.1 供方的評(píng)定4.2 采購(gòu)活動(dòng)的觸發(fā)4.3 采購(gòu)實(shí)施4.4 采購(gòu)驗(yàn)收5. 引用文件5.1 NW607101合格供方評(píng)定辦法5.2 NW607104采購(gòu)驗(yàn)收規(guī)定5.3 N

2、W607105庫(kù)房管理規(guī)定6. 質(zhì)量記錄6.1 NR607103A“東大阿爾派自用設(shè)備申請(qǐng)表”6.2 NR607103B“設(shè)備采購(gòu)?fù)ㄖ獑巍?.3 NR607103C“合同執(zhí)行本地采購(gòu)申請(qǐng)單”6.4 NR607103D“送貨驗(yàn)收單”6.5 NR607103E“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”6.6 NR607103F“產(chǎn)品返修單”附錄 ：購(gòu)貨合同采購(gòu)流程管理 Ver1.0 P-6/61. 目的規(guī)范采購(gòu)流程，明確采購(gòu)責(zé)任，對(duì)采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行控制，確保本公司所采購(gòu)的產(chǎn)品/服務(wù)滿足規(guī)定的要求。2. 適用范圍2.1 適用于本公司各部門(mén)在軟件產(chǎn)品和軟件項(xiàng)目開(kāi)發(fā)過(guò)程中所需要的，且影響軟件開(kāi)發(fā)質(zhì)量的產(chǎn)品/服務(wù)（以下簡(jiǎn)稱內(nèi)

3、部自用品）的采購(gòu)。2.2 適用于根據(jù)軟件及系統(tǒng)集成合同為客戶采購(gòu)的產(chǎn)品/服務(wù)。3. 術(shù)語(yǔ)和縮略語(yǔ)3.1 直發(fā)：為縮短交貨期和節(jié)省運(yùn)費(fèi)，采購(gòu)部門(mén)按照合同執(zhí)行員申請(qǐng)將設(shè)備直接從供應(yīng)商處發(fā)給用戶或分支機(jī)構(gòu)。3.2 自采：為縮短交貨周期，當(dāng)?shù)夭少?gòu)價(jià)格合理，并能得到更好的服務(wù)，駐外分支機(jī)構(gòu)在當(dāng)?shù)剡M(jìn)行的采購(gòu)行為。3.3 購(gòu)貨合同：采購(gòu)部門(mén)就采購(gòu)內(nèi)容與供方達(dá)成的協(xié)議。合同文本包括購(gòu)貨合同、采購(gòu)訂單、及對(duì)方提供經(jīng)我方認(rèn)可的合同。4 規(guī)定內(nèi)容4.1 供方的評(píng)定4.1.1 批準(zhǔn)采購(gòu)的產(chǎn)品/服務(wù)應(yīng)從合格供方采購(gòu)。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)按照NW607101合格供方評(píng)定辦法對(duì)供方進(jìn)行評(píng)定，只有經(jīng)過(guò)評(píng)定合格的供方才能成為我們的合格

4、供方。4.1.2 常用產(chǎn)品采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照比質(zhì)比價(jià)原則，評(píng)定兩家以上合格供方。4.1.3 為合格供方建立檔案。進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，監(jiān)督檢查，對(duì)不合格供方及時(shí)通報(bào)。4.1.4 將評(píng)定結(jié)果及時(shí)反饋給供方，以便更好地培養(yǎng)和確定供方，與其建立良好、穩(wěn)固的關(guān)系。4.2 采購(gòu)活動(dòng)的觸發(fā)4.2.1 總部采購(gòu)：1） 內(nèi)部自用品的采購(gòu)：采購(gòu)員根據(jù)設(shè)備管理部門(mén)提交的并經(jīng)主管負(fù)責(zé)人審主管副總經(jīng)理批準(zhǔn)的“東大阿爾派自用設(shè)備申請(qǐng)表”，進(jìn)行內(nèi)部自用設(shè)備的采購(gòu)；2） 合同采購(gòu)：根據(jù)公司與用戶簽定的合同中有關(guān)采購(gòu)產(chǎn)品/服務(wù)的規(guī)定，由合同執(zhí)行員負(fù)責(zé)填寫(xiě)“設(shè)備采購(gòu)?fù)ㄖ獑巍?，?jīng)其部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，直接向采購(gòu)員申請(qǐng)采購(gòu)。4.2.2 自采： 對(duì)

5、于自用及合同中的設(shè)備，駐外分支機(jī)構(gòu)可以根據(jù)需要向合同執(zhí)行員提交“合同執(zhí)行本地采購(gòu)申請(qǐng)單”，由其組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)審，并將評(píng)審結(jié)果反饋給采購(gòu)部門(mén)及申請(qǐng)部門(mén)。采購(gòu)員接到合同執(zhí)行員反饋的同意自采的“合同執(zhí)行本地采購(gòu)申請(qǐng)單”后方可執(zhí)行。4.3 采購(gòu)實(shí)施4.3.1 采購(gòu)員根據(jù)已批準(zhǔn)的“東大阿爾派自用設(shè)備申請(qǐng)表”或“設(shè)備采購(gòu)?fù)ㄖ獑巍边M(jìn)行采購(gòu)。4.3.2實(shí)施采購(gòu)時(shí)，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)與合格供方簽訂書(shū)面購(gòu)貨合同。購(gòu)貨合同須經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審查后，由法定代表人或其授權(quán)代理人簽字生效。合同金額在10萬(wàn)元以上，由公司總經(jīng)理或授權(quán)主管副總經(jīng)理簽字；合同金額在10萬(wàn)元以下，由采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字；不允許未經(jīng)授權(quán)及超越權(quán)限在合同上

6、簽字。4.3.3 采購(gòu)員依據(jù)購(gòu)貨合同跟蹤采購(gòu)活動(dòng)。采購(gòu)的執(zhí)行情況與購(gòu)貨合同要求不一致時(shí)，采購(gòu)員應(yīng)及時(shí)與供方協(xié)調(diào)解決，并反饋給合同執(zhí)行員以采取適當(dāng)?shù)拇胧?.3.4 采購(gòu)部門(mén)接到設(shè)備直發(fā)申請(qǐng)后安排發(fā)貨，并將“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”傳真給用戶及分支機(jī)構(gòu)，然后憑“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”及NR607105C“商品出庫(kù)單”辦理入庫(kù)手續(xù)。4.3.5 采購(gòu)部門(mén)收到合同執(zhí)行員已經(jīng)評(píng)審并批準(zhǔn)的自采申請(qǐng)后，區(qū)分不同情況付款。1）金額2000元以下，由辦事處從備用金中支付，待發(fā)票返回后，報(bào)銷付款。2）金額2000元至50000元之間，區(qū)分情況付款給辦事處或供應(yīng)商。3）金額50000元以上，由采購(gòu)部門(mén)直接與供應(yīng)商

7、簽訂合同，并直接付款給供應(yīng)商。4.4 采購(gòu)驗(yàn)收4.4.1 采購(gòu)產(chǎn)品到貨，可先將其放入庫(kù)房收貨區(qū)待檢，采購(gòu)員填寫(xiě)“送貨驗(yàn)收單”通知檢驗(yàn)員對(duì)所購(gòu)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收。4.4.2 檢驗(yàn)員按照NW607104采購(gòu)驗(yàn)收規(guī)定負(fù)責(zé)采購(gòu)產(chǎn)品的到貨驗(yàn)收，并將驗(yàn)收結(jié)論填寫(xiě)在“送貨驗(yàn)收單”上。由庫(kù)房管理員負(fù)責(zé)保存和管理“送貨驗(yàn)收單”。4.4.3 驗(yàn)收通過(guò)后，采購(gòu)員辦理產(chǎn)品入庫(kù)手續(xù)。4.4.4 驗(yàn)收不合格的采購(gòu)產(chǎn)品，檢驗(yàn)員應(yīng)將該產(chǎn)品存放在庫(kù)房的不合格區(qū)，并及時(shí)將該產(chǎn)品的“送貨驗(yàn)收單”交采購(gòu)員備份。采購(gòu)員負(fù)責(zé)按購(gòu)貨合同中的約定處理。4.4.5 產(chǎn)品返修需經(jīng)檢驗(yàn)員/采購(gòu)員故障確認(rèn)，由采購(gòu)員負(fù)責(zé)按購(gòu)貨合同中的約定處理，同時(shí)保證產(chǎn)品

8、的及時(shí)返回并加以記錄。4.4.6 直發(fā)（自采）設(shè)備驗(yàn)收由駐外分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，驗(yàn)收通過(guò)后，將“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”提交采購(gòu)員，由采購(gòu)員轉(zhuǎn)交檢驗(yàn)員簽署處理意見(jiàn)。5. 引用文件5.1 NW607101合格供方評(píng)定辦法5.2 NW607104采購(gòu)驗(yàn)收規(guī)定5.3 NW607105庫(kù)房管理規(guī)定6. 質(zhì)量記錄6.1NR607103A“東大阿爾派自用設(shè)備申請(qǐng)表”6.2NR607103B“設(shè)備采購(gòu)?fù)ㄖ獑巍?.3NR607103C“合同執(zhí)行本地采購(gòu)申請(qǐng)單”6.4 NR607103D“送貨驗(yàn)收單”6.5 NR607103E“設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單”6.6 NR607103F“產(chǎn)品返修單”附錄 “：購(gòu)貨合同”沈陽(yáng)東

9、大阿爾派軟件股份有限公司東大阿爾派自用設(shè)備申請(qǐng)表記錄編號(hào)：NR607103A-申請(qǐng)部門(mén):采購(gòu)期限：聯(lián)系電話：申請(qǐng)采購(gòu)清單設(shè)備名稱配置及性能描述申請(qǐng)數(shù)量備注用途說(shuō)明 申請(qǐng)人簽字/日期：部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)部長(zhǎng)簽字/日期：主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字/日期：采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部執(zhí)行情況經(jīng)辦人簽字/日期：1. 本頁(yè)不足記述設(shè)備配置及性能要求時(shí)，可以有附頁(yè)，格式自定?？傢?yè)數(shù)包括本頁(yè)與所有附頁(yè)。 第 頁(yè)/共 頁(yè)設(shè) 備 采 購(gòu) 通 知 單記錄編號(hào)：NR607103B- 通知時(shí)間： 年 月 日銷售合同編號(hào)：合同名稱：項(xiàng)目名稱：簽定部門(mén)：簽定人：聯(lián)系方式：項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：:項(xiàng)目所屬行業(yè)：:采購(gòu)部合同管理員：:接到日期：:合同采購(gòu)清單

10、序號(hào)采購(gòu)產(chǎn)品/服務(wù)名稱/型號(hào)(A)數(shù)量(B)采購(gòu)期限(C)出廠價(jià)(D)交貨日期(E)交貨地點(diǎn)(F)采購(gòu)人（G）購(gòu)貨合同號(hào)(H)執(zhí)行情況說(shuō)明:營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)管理合同執(zhí)行部： 采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部：1. 清單左側(cè)A、B、C項(xiàng)由銷售合同管理執(zhí)行員填寫(xiě)，右側(cè)D、E、F、G、H項(xiàng)由采購(gòu)人員填寫(xiě)。2. 如客戶有特殊需求，銷售合同執(zhí)行員須在“說(shuō)明”中注明。 第 頁(yè)/共 頁(yè)合同執(zhí)行設(shè)備本地采購(gòu)申請(qǐng)單記錄編號(hào)：NR607103C- 通知時(shí)間： 年 月 日銷售合同編號(hào)：合同名稱：項(xiàng)目名稱：簽訂部門(mén)：簽訂人：辦事處負(fù)責(zé)人:設(shè) 備 采 購(gòu) 清 單序號(hào)采購(gòu)產(chǎn)品名稱/型號(hào)數(shù)量采購(gòu)期限自采單價(jià)供應(yīng)商名稱合計(jì)發(fā)票類型： 一般發(fā)票 增值稅發(fā)票

11、營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)管理合同執(zhí)行部意見(jiàn)： 簽字/日期：采購(gòu)部意見(jiàn)：自采原因： 采購(gòu)部意見(jiàn)： 簽字/日期：主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)： 簽字/日期：說(shuō)明：特殊合同需本地自采，先填寫(xiě)此表傳給銷售合同執(zhí)行員，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可執(zhí)行。附錄6送 貨 驗(yàn) 收 單 記錄編號(hào)：NR607103D-日期： 年 月 日 廠商名稱：商品編碼貨物名稱數(shù)量描述單價(jià)采購(gòu)?fù)ㄖ獑尉幪?hào)備注 驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：采購(gòu)驗(yàn)收規(guī)定條款環(huán)境確認(rèn)： 硬件 正常 不正常 軟件 正常 不正常 方法和結(jié)論： 處理意見(jiàn)：采購(gòu)員: 庫(kù)房管理員: 檢驗(yàn)員: 第 頁(yè)/共 頁(yè) 設(shè)備直發(fā)（自采）驗(yàn)收單記錄編號(hào)：NR607103E- 檢驗(yàn)日期：購(gòu)貨合同編號(hào)： 通知日期： 供應(yīng)商名稱：電話：聯(lián)系人：

12、 到貨地點(diǎn)：預(yù)計(jì)到貨日期：商品編碼（A）貨物名稱（B）預(yù)計(jì)數(shù)量(C)實(shí)到數(shù)量(D)箱號(hào)(E)單位(F)單價(jià)(G)采購(gòu)?fù)ㄖ獑尉幪?hào)(H)備注 驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：采購(gòu)驗(yàn)收規(guī)定條款環(huán)境確認(rèn)：硬件 正常 不正常 軟件 正常 不正常 驗(yàn)收方法和結(jié)論：1.外包裝及設(shè)備外觀是否完好 是 ( ) 否 ( ) 2.隨機(jī)資料是否齊全 是 ( ) 否 ( ) 3.型號(hào)配置是否正確 是 ( ) 否 ( ) 4.自檢通過(guò) 加電 ( ) 不加電 ( ) 通過(guò) ( ) 未通過(guò) ( )驗(yàn)收機(jī)構(gòu)印鑒或負(fù)責(zé)人簽字： 驗(yàn)收機(jī)構(gòu)檢驗(yàn)人： 處理意見(jiàn)： 庫(kù)房管理員： 采購(gòu)員：1. 該通知單A、H項(xiàng)，由采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部填寫(xiě)。B、C、E、F、G項(xiàng)，直發(fā)時(shí)由

13、采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部填寫(xiě)，自采時(shí)由申請(qǐng)部門(mén)采購(gòu)人員填寫(xiě)，D項(xiàng)由收貨人填寫(xiě)。2. 該通知單必須在設(shè)備到后第三天返回采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部。產(chǎn)品返修單 記錄編號(hào)：NR607103F- 日期： 年 月 日公 司 產(chǎn)品名稱及配置產(chǎn) 品編 號(hào)故障現(xiàn)象：返 修期 限 年 月 日 至 年 月 日 返 修經(jīng)手人返 回日 期 年 月 日 至 年 月 日 返 還經(jīng)手人返修驗(yàn)收情況： 驗(yàn)收人：1. 采購(gòu)倉(cāng)儲(chǔ)部存檔產(chǎn)品返修單 記錄編號(hào)； 日期： 年 月 日公司 產(chǎn)品使用部門(mén)產(chǎn)品責(zé)任人產(chǎn)品名稱及配置產(chǎn)品編號(hào)返修期限 年 月 日 至 年 月 日 返修經(jīng)手人1. 產(chǎn)品使用/管理部門(mén)存檔。購(gòu) 貨 合 同 簽約地點(diǎn)： 簽約時(shí)間： 購(gòu)貨合同號(hào)：甲方（

14、買(mǎi)方）：沈陽(yáng)東大阿爾派軟件股份有限公司 乙方（賣(mài)方）：地址：沈陽(yáng)市和平區(qū)三好街84號(hào)（110003） 地址：電話電話：傳真?zhèn)髡妫杭滓译p方本著共同合作，互利互惠的原則，經(jīng)過(guò)充分協(xié)商，關(guān)于甲方購(gòu)買(mǎi)乙方設(shè)備達(dá)成如下協(xié)議：一、產(chǎn)品名稱、型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)：序號(hào)產(chǎn)品名稱描述數(shù)量單價(jià)合計(jì)總價(jià)（大寫(xiě)）： 二、交貨時(shí)間及地點(diǎn)：三、包裝標(biāo)準(zhǔn)及品質(zhì)保證：要求原廠包裝，貨物外包裝整潔，完整并適合長(zhǎng)途運(yùn)輸。乙方必須保證合同中的產(chǎn)品為 公司生產(chǎn)的全新的合格產(chǎn)品。如甲方發(fā)現(xiàn)收到的貨物與合同要求不符，乙方應(yīng)當(dāng)接受甲方的退貨，并賠償甲方由此造成的一切經(jīng)濟(jì)損失。四、付款方式： 五、保修方式：六、違約責(zé)任 乙方在本合同規(guī)定的交貨時(shí)間內(nèi)未將貨物交與甲方指定地點(diǎn)，每逾一天交貨，按總金額的1付甲方違約金。甲方貨到經(jīng)檢驗(yàn)無(wú)誤后，未能在本合同付款期限內(nèi)將貨款付于乙方指定帳號(hào)內(nèi)，則從應(yīng)付之日起繳納滯納金，每逾期一天按