《會(huì)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)》word版

1、a內(nèi)蒙古蒙牛乳業(yè)（集團(tuán)）股份有限公司銷售管理系統(tǒng)會(huì)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)銷售管理系統(tǒng)行政服務(wù)中心發(fā)布目錄一、手冊(cè)說(shuō)明 4二、適用范圍 4三、會(huì)議類型及職責(zé)分工 4（一）會(huì)議類型 4（二）職責(zé)分工 51、二級(jí)會(huì)議 53、 四級(jí)會(huì)議 54、 臨時(shí)性會(huì)議 5四、會(huì)議組織標(biāo)準(zhǔn)化流程 6（一） 會(huì)前工作 61、參會(huì)人員范圍 62、會(huì)議場(chǎng)所的選定63、會(huì)議通知的起草84、申報(bào)會(huì)議預(yù)算 95、參會(huì)人員確認(rèn) 106、會(huì)議設(shè)備準(zhǔn)備 107、接站安排118、接待安排119、議程PPT制作1210、參會(huì)資料的準(zhǔn)備1211、茶歇采買 1212、會(huì)場(chǎng)布置 13（二）會(huì)中工作 141. 會(huì)議設(shè)備保障 142. 會(huì)議簽到 153.

2、會(huì)議報(bào)告拷貝 154. 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù) 165. 會(huì)議記錄 166. 用餐安排 177. 茶歇供應(yīng) 188. 統(tǒng)計(jì)返程信息 19（三）會(huì)后工作 201、會(huì)場(chǎng)整理 202、送站安排 203、退房 214、結(jié)帳 215、費(fèi)用報(bào)銷 216、會(huì)議資料的整理及歸檔工作要求 22一、手冊(cè)說(shuō)明為適應(yīng)銷售管理系統(tǒng)新組織架構(gòu)下會(huì)務(wù)管理要求，掌握會(huì)議服務(wù)的各項(xiàng)流程，更好地為系統(tǒng)各級(jí)會(huì)議做好管理、服務(wù)保障工作，特編寫了銷售管理系統(tǒng)會(huì)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化手冊(cè)供大家參考，內(nèi)容主要包含組織會(huì)議中（會(huì)前，會(huì)中，會(huì)后）各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)化工作及相關(guān)注意事項(xiàng)。二、適用范圍本手冊(cè)適用于銷售管理系統(tǒng)二級(jí)及以下會(huì)議。三、會(huì)議類型及職責(zé)分工（一）會(huì)議類型

3、一級(jí)會(huì)議 :定義為集團(tuán)層面會(huì)議。 例如集團(tuán)例會(huì)、 城市經(jīng)理人年會(huì)；二級(jí)會(huì)議 :定義為銷售系統(tǒng)層面會(huì)議。 例如季度經(jīng)營(yíng)例會(huì)、月度重點(diǎn)工作溝通會(huì)、決策委員會(huì)等；三級(jí)會(huì)議 :定義為銷售系統(tǒng)各中心層面會(huì)議。 例如各中心月度重點(diǎn)工作溝通會(huì)、季度例會(huì)等；四級(jí)會(huì)議：定義為各中心下屬各部門，大區(qū)層面會(huì)議。例如月度重點(diǎn)工作溝通會(huì)、季度例會(huì)等。（二）職責(zé)分工1 、二級(jí)會(huì)議（ 1 ）銷售系統(tǒng)季度經(jīng)營(yíng)例會(huì)、月度重點(diǎn)工作溝通會(huì)副總裁或被授權(quán)人為會(huì)議主持人； 追蹤督辦專員為會(huì)議承辦人； 副總裁行政助理為會(huì)議記錄人。（ 2 ）決策委員會(huì)副總裁或被授權(quán)人為會(huì)議主持人；會(huì)議所在地辦公室為承辦人；銷售管理系統(tǒng)副總裁行政助理為會(huì)議

4、記錄人； 追蹤督辦專員為協(xié)調(diào)人，負(fù)責(zé)會(huì)議期間相關(guān)會(huì)務(wù)工作的協(xié)調(diào)。2、三級(jí)會(huì)議中心總經(jīng)理或被授權(quán)人為會(huì)議主持人； 商務(wù)專員為承辦人； 銷售管理系統(tǒng)各中心行政助理為會(huì)議記錄人。3 、四級(jí)會(huì)議由各中心下屬各部門，各大區(qū)自行組織召開(kāi)。4 、臨時(shí)性會(huì)議指在會(huì)議排期外，由各中心臨時(shí)組織召開(kāi)的會(huì)議，視會(huì)a議類型及會(huì)議規(guī)模溝通確定會(huì)議承辦人。四、會(huì)議組織標(biāo)準(zhǔn)化流程（一） 會(huì)前工作1 、參會(huì)人員范圍（ 1 ）二級(jí)會(huì)議銷售管理系統(tǒng)季度經(jīng)營(yíng)例會(huì)銷售管理系統(tǒng)月度重點(diǎn)工作溝通會(huì)銷售管理系統(tǒng)決策委員會(huì)（ 2 ）三級(jí)會(huì)議銷售管理系統(tǒng)各中心月度重點(diǎn)工作溝通會(huì)銷售管理系統(tǒng)各中心季度例會(huì)（ 3 ）四級(jí)會(huì)議銷售管理系統(tǒng)各部門月度/

5、 季度例會(huì)銷售管理系統(tǒng)各大區(qū)月度/ 季度例會(huì)（ 4 ）臨時(shí)性會(huì)議各中心、各部門發(fā)起的臨時(shí)性會(huì)議2、會(huì)議場(chǎng)所的選定（ 1 ）在北京召開(kāi)的會(huì)議原則：在北京召開(kāi)會(huì)議，如公司內(nèi)部會(huì)議室能滿足會(huì)議各項(xiàng)需求的情況下，不允許在公司外召開(kāi)會(huì)議。要求：由通知起草人于會(huì)前至少十個(gè)工作日在集團(tuán)OA系統(tǒng)會(huì)議管理模會(huì)議資源預(yù)定一欄，根據(jù)會(huì)議規(guī)模、參會(huì)人 數(shù)及類型預(yù)定會(huì)議室，并及時(shí)與管理員確認(rèn)訂單審批情況。北京廠區(qū)所有會(huì)議室規(guī)模及設(shè)備如下：會(huì)議室名稱容納人數(shù)硬件配置可召開(kāi)會(huì)議口管理員IFC大會(huì)議室20視頻會(huì)議張躍IFC洽談室4張躍IFC小會(huì)議室10張躍北京二期多功能廳200投影儀、幕布、無(wú)線麥克、視頻會(huì)議網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)

6、會(huì)議張躍北京二期二樓大視頻會(huì)議室60投影儀、幕布、無(wú)線麥克、視頻會(huì)議網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍北京二期三樓大會(huì)議室68投影儀現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍北京二期三樓小會(huì)議室18投影儀現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍北京二期四樓大視頻會(huì)議室68投影儀、幕布、無(wú)線麥克、視頻會(huì)議網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍北京二期四樓小會(huì)議室20投影儀現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍北京二期五樓大會(huì)議室68投影儀現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍北京二期五樓小會(huì)議室20投影儀現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍北京生產(chǎn)二樓大會(huì)議室60投影儀、幕布、無(wú)線麥克、視頻會(huì)議網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議張躍(2)在(除北京外)城市召開(kāi)的會(huì)議原則：在滿足會(huì)議需求的前提下，選擇至少3家酒店進(jìn)行簡(jiǎn)單比價(jià)。同時(shí)參考如下幾點(diǎn)： 酒店地理位置適宜，不

7、宜過(guò)于偏遠(yuǎn)； 交通方便，距離機(jī)場(chǎng)、車站 30分鐘內(nèi)。 酒店各項(xiàng)會(huì)議、住宿、餐飲各項(xiàng)設(shè)施齊備。 所預(yù)定會(huì)議室布局能滿足會(huì)議需求，如圓桌會(huì)議、分組會(huì)議等，且考慮光線明暗，燈光，音響，空調(diào)、視頻等設(shè)備；要求：在會(huì)前至少十個(gè)工作日確定好會(huì)議地點(diǎn)及各項(xiàng) 費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。3、會(huì)議通知的起草(1)會(huì)議組織部門在會(huì)前一周確定本次會(huì)議的關(guān)鍵信息，通知應(yīng)該包括以下幾項(xiàng)內(nèi)容：會(huì)議目的：明確說(shuō)明此次會(huì)議要達(dá)到的效果。會(huì)議地點(diǎn)： 會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)該明確標(biāo)出 , 如果會(huì)議地點(diǎn)在公司外部 ,與會(huì)人員并不熟悉,會(huì)議通知中應(yīng)附上會(huì)議地點(diǎn)具體地址及聯(lián)系電話。參會(huì)人員：列出會(huì)議特邀參會(huì)人、必參會(huì)人員、列席人員、匯報(bào)人、主持人的名單；組織會(huì)議人

8、員在確定與會(huì)人員時(shí)，應(yīng)該在明確會(huì)議目的基礎(chǔ)上確定哪些人必須參會(huì)，哪些人可參加可不參加；努力做到既不因某些人的缺席而影響會(huì)議效果，也不因使與本次會(huì)議關(guān)系不大的人員原因參加此次會(huì)議而影響他們的正常工作，同時(shí)又給相關(guān)人員以學(xué)習(xí)、觀摩的機(jī)會(huì)；會(huì)議議程：保證與會(huì)人員參加會(huì)議前能對(duì)會(huì)議內(nèi)容有清晰的了解，需圍繞會(huì)議目的列出會(huì)議議程，參考如下：會(huì)議議程的第一項(xiàng)是主持人導(dǎo)入會(huì)議如會(huì)議為匯報(bào)討論為主，則每個(gè)單元的匯報(bào)控制在20-30 分鐘，溝通討論時(shí)間控制在20-30 分鐘。如會(huì)議以培訓(xùn)為主，則根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容時(shí)間控制在30-60 分鐘。休息時(shí)間參考議程盡量安排 2 小時(shí)一次。會(huì)議開(kāi)始時(shí)間上午安排在 8:30-9:3

9、0 之間， 下午安排在 13:30-14:30 之間。（ 2 ）會(huì)議通知的發(fā)送會(huì)議組織部門應(yīng)該至少提前7 個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知，臨時(shí)性會(huì)議至少提前 3 個(gè)工作日發(fā)出會(huì)議通知，以便與會(huì)人員能夠事先安排行程及準(zhǔn)備會(huì)議材料。4、申報(bào)會(huì)議預(yù)算每月 25 日前申報(bào)下月會(huì)議預(yù)算至行政管理部費(fèi)用專員處，預(yù)算項(xiàng)目包括會(huì)議室費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、茶歇費(fèi)（包括會(huì)議用礦泉水） ，交通費(fèi)、相關(guān)會(huì)議用品費(fèi)用及浮動(dòng)費(fèi)用。參考原則如下：（ 1 ）在公司內(nèi)部會(huì)議室召開(kāi)會(huì)議，如為系統(tǒng)、中心召開(kāi)的月度會(huì)議，根據(jù)參會(huì)人數(shù)及會(huì)議時(shí)間做礦泉水采購(gòu)費(fèi)用、會(huì)務(wù)人員交通費(fèi)即可；如為系統(tǒng)、中心召開(kāi)的季度會(huì)議，根據(jù)參會(huì)人數(shù)及會(huì)議時(shí)間做茶歇費(fèi)

10、用及會(huì)務(wù)人員交通費(fèi)。（ 2 ）在公司外部酒店召開(kāi)會(huì)議，根據(jù)會(huì)議時(shí)間及參會(huì)人員數(shù)量，預(yù)算項(xiàng)目應(yīng)包括會(huì)議室費(fèi)用、住宿費(fèi)用、餐飲費(fèi)用、茶歇費(fèi)（包括會(huì)議用礦泉水） ，接送站交通費(fèi)、其他相關(guān)會(huì)議用品費(fèi)用及浮動(dòng)費(fèi)用。參考原則如下：5、參會(huì)人員確認(rèn)根據(jù)會(huì)議通知中所注明的參會(huì)人員名單確認(rèn)是否參會(huì)具體如下：（ 1 ）特邀參會(huì)人員由會(huì)議通知起草人電話確認(rèn)是否參會(huì)；（2）必參會(huì)人員如不能參會(huì)或委托他人代替參加會(huì)議，需 向會(huì)議組織方最高負(fù)責(zé)人請(qǐng)假，在會(huì)議召開(kāi)前由通知起草人 與組織方最高負(fù)責(zé)人進(jìn)行必參會(huì)人員的確認(rèn)；（3）列席參會(huì)人員如不能參會(huì)，需事先告知通知起草人。6、會(huì)議設(shè)備準(zhǔn)備會(huì)議承辦人需在會(huì)議開(kāi)始前與設(shè)備管理員/

11、酒店會(huì)議室服務(wù)人員就會(huì)議室各項(xiàng)設(shè)備進(jìn)行檢查與調(diào)試，確保各項(xiàng)設(shè)備 可正常運(yùn)行。檢查項(xiàng)目包括：投影儀、視頻會(huì)議、幕布、電 腦、無(wú)線麥克、電源等。同時(shí)需自備如下明細(xì)：設(shè)備明細(xì)數(shù)量設(shè)備明細(xì)數(shù)量燒水壺2個(gè)插線板至少2個(gè)保溫壺2個(gè)激光筆1個(gè)y、空 小目毛1個(gè)電池（5#、7#、9V）各1包桌卡根據(jù)會(huì)議人數(shù)準(zhǔn)備白板（筆、擦）至少1套男力1把寬帶透明膠1個(gè)紙杯200支A4復(fù)印紙1包果盤10個(gè)訂書機(jī)1個(gè)照相機(jī)1臺(tái)中性筆20支紙巾（盒）5人/盒7、接站安排依據(jù)會(huì)議議程確定車輛往返的安排，一般選用依維柯。要求 明確發(fā)車時(shí)間，地點(diǎn)，路線，并將安排情況通知公司車輛管 理員。車輛安排的原則：結(jié)合會(huì)議議程安排，并要求車輛于會(huì)

12、前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)；車輛路線的安排應(yīng)以所送匯報(bào)人員的生發(fā)地為主，8、接待安排在所有需要住宿的人員抵達(dá)賓館時(shí)，要及時(shí)提供相應(yīng)房間的 鑰匙。在當(dāng)晚要與總臺(tái)設(shè)定好第二日的叫早時(shí)間。叫早并通知早飯時(shí)間。在會(huì)議結(jié)束的當(dāng)天13 :00之前，將所有房間的鑰匙收齊。9、議程PPT制作會(huì)議開(kāi)始前1天制作會(huì)議議程的 PPT文件，以便會(huì)議 主持人介紹會(huì)議的安排。其中 PPT應(yīng)包括會(huì)議時(shí)間，內(nèi)容， 匯報(bào)人及會(huì)議須知等內(nèi)容。10、參會(huì)資料的準(zhǔn)備（1）依據(jù)參會(huì)人員到會(huì)情況，按照規(guī)定格式在會(huì)議前兩天 制作并打印參會(huì)須知，內(nèi)容包括會(huì)議議程、會(huì)務(wù)組聯(lián)系方式、 會(huì)議特殊要求等；（2）涉及分組討論的會(huì)議，需同時(shí)制作并打印人員分組信

13、 息表；11、茶歇采買原則如下：月度例會(huì)不提供茶歇，只提供會(huì)議用水。季 度例會(huì)提供茶歇以點(diǎn)心為主、水果為輔，具體采購(gòu)明細(xì)參考 如下：類別明細(xì)說(shuō)明點(diǎn)心巧克力派、薩其瑪、小面包（達(dá)利園/盼盼）、 膜片、蘇打餅干（美丹）購(gòu)買3-4種水果草莓，油桃，香蕉，葡萄、蘋果、桔子、小 西紅柿、紅提購(gòu)買3-4種休閑食品豆腐干、雪餅、福娃糙米卷購(gòu)買1-2種酒水礦泉水、紅酒、白酒、飲料（雪碧、可樂(lè)）在酒店開(kāi)會(huì)如安排圓桌餐， 需米購(gòu)白酒、紅酒、飲料。其他口香糖、咖啡（雀巢）、茶葉、咖啡攪拌棒/以上品類供參考，購(gòu)買數(shù)量根據(jù)會(huì)議時(shí)長(zhǎng)及會(huì)議人數(shù)進(jìn)行匹 配。12 、會(huì)場(chǎng)布置 （ 1 ）會(huì)議室布置根據(jù)會(huì)議規(guī)模、召開(kāi)方式、參會(huì)人

14、數(shù)對(duì)參會(huì)人員座次進(jìn)行排定，要求會(huì)場(chǎng)內(nèi)座椅擺放整齊，布局合理；核實(shí)所有參會(huì)人員桌牌名字無(wú)誤，并按照規(guī)定擺放整齊；重要會(huì)議根據(jù)會(huì)議主題，制定會(huì)場(chǎng)條幅，要求會(huì)懸掛整齊，標(biāo)示粘貼牢固；會(huì)議場(chǎng)所布置指引標(biāo)示、擺放指路牌，指明會(huì)議室及會(huì)務(wù)組的地點(diǎn)；會(huì)議用的資料（文件袋、筆、軟皮本）檢查無(wú)誤后分發(fā)至桌上；（ 2 ）會(huì)議設(shè)備調(diào)試會(huì)議設(shè)備調(diào)試，涉及內(nèi)容有：投影儀及幕布調(diào)試、麥克風(fēng)及音響調(diào)試、匯報(bào)用電腦和資料聯(lián)機(jī)調(diào)試、場(chǎng)內(nèi)燈光及空調(diào)開(kāi)關(guān)位置及調(diào)制、電源及插板的連接；準(zhǔn)備會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)記錄所需設(shè)備， 包括記錄用電腦、 錄音筆、照相機(jī)、攝像機(jī)等，并明確相關(guān)負(fù)責(zé)人員；通知匯報(bào)人員于會(huì)前 5 分鐘就座并準(zhǔn)備好匯報(bào)資料。（ 2

15、）會(huì)場(chǎng)服務(wù)用品布置會(huì)議用礦泉水要求在會(huì)議前 30 分鐘擺放到位；會(huì)議用熱水需在會(huì)前 20 分鐘前準(zhǔn)備， 茶水需在會(huì)前 10分鐘開(kāi)始沖泡會(huì)議用水果、點(diǎn)心、休閑食品分裝成盤，整齊合理；確定相關(guān)的準(zhǔn)備工作， 如紙杯、 咖啡勺、 紙巾、 食品碟、開(kāi)水壺、 垃圾筒等物品的充足， 并在會(huì)議前 30 分鐘準(zhǔn)備好。（二）會(huì)中工作1.會(huì)議設(shè)備保障（ 1 ）會(huì)議開(kāi)始前 30 分鐘，會(huì)務(wù)人員確定一下設(shè)備調(diào)試會(huì)場(chǎng)內(nèi)投影儀及幕布調(diào)試無(wú)誤；會(huì)場(chǎng)內(nèi)所有麥克風(fēng)、音響調(diào)試無(wú)誤（保密會(huì)議不能用無(wú)線麥克風(fēng)） ；會(huì)議匯報(bào)用電腦和資料聯(lián)機(jī)調(diào)試無(wú)誤；會(huì)場(chǎng)內(nèi)燈光、開(kāi)關(guān)、電源及插板的落實(shí)；會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)錄音設(shè)備或器材的落實(shí)，且調(diào)試無(wú)誤；確定會(huì)場(chǎng)專

16、用打印機(jī)和紙張，聯(lián)機(jī)調(diào)試無(wú)誤；（ 2 ） 會(huì)議過(guò)程中會(huì)務(wù)組安排專人隨時(shí)對(duì)以下設(shè)備進(jìn)行檢查，并根據(jù)情況及時(shí)安排：電腦、投影機(jī)、激光筆、屏幕、攝像設(shè)備（視頻會(huì)議） 、錄音設(shè)備（會(huì)議記錄） 、空調(diào)設(shè)備、燈光設(shè)備、照相機(jī)；（ 3 ）若會(huì)議過(guò)程中需代表發(fā)言，明確麥克風(fēng)傳遞負(fù)責(zé)人，要求每次匯報(bào)、討論開(kāi)始前，確定麥克風(fēng)電量及位置、音響音量及音質(zhì)；（ 4 ）查看會(huì)場(chǎng)中攜帶筆記本人數(shù)，是否需要充電器，網(wǎng)線等，協(xié)助進(jìn)行準(zhǔn)備。2. 會(huì)議簽到（ 1 ） 由會(huì)議通知發(fā)起人確定參會(huì)人員到會(huì)情況、 參會(huì)行程，并制作相應(yīng)會(huì)議簽到表；（ 2 ）會(huì)議議程涉及分組討論，簽到表要求體現(xiàn)分組信息，簽到過(guò)程中會(huì)務(wù)人員要及時(shí)告知參會(huì)人員所

17、在組別及會(huì)場(chǎng)座位位置；（ 3 ） 會(huì)議開(kāi)始之前確認(rèn)簽到的物資準(zhǔn)備齊全， 包括簽到臺(tái)、簽到表、簽到用筆等；（ 4 ）簽到要求在會(huì)議開(kāi)始前 2 分鐘結(jié)束，會(huì)務(wù)人員根據(jù)實(shí)際簽到情況統(tǒng)計(jì)會(huì)議應(yīng)到人數(shù)、實(shí)到人數(shù)、請(qǐng)假人數(shù)及遲到人員，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果于會(huì)議開(kāi)始前傳遞至?xí)h主持人，由會(huì)議主持人在會(huì)上進(jìn)行參會(huì)情況通報(bào)。3. 會(huì)議報(bào)告拷貝（ 1 ）會(huì)議開(kāi)始前，確定會(huì)議用電腦調(diào)試無(wú)誤后，由會(huì)議記錄人告知相關(guān)匯報(bào)人員進(jìn)行報(bào)告的拷貝，要求將所有匯報(bào)報(bào)告收集到桌面的同一新建文件夾中；（ 2 ）匯報(bào)過(guò)程中，會(huì)議記錄人需關(guān)注各個(gè)匯報(bào)材料更新情況，匯報(bào)前負(fù)責(zé)告知匯報(bào)人員材料所在位置，并協(xié)助其進(jìn)行設(shè)備調(diào)試及報(bào)告的放映；（ 3 ）會(huì)

18、議結(jié)束后，記錄人負(fù)責(zé)會(huì)議用電腦中匯報(bào)材料的刪除工作，并將匯報(bào)報(bào)告存檔保管。4. 會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)秩序維護(hù)（ 1 ）保障會(huì)議入場(chǎng)高效有序，參會(huì)人員簽到后，由會(huì)務(wù)組引導(dǎo)入場(chǎng)，入場(chǎng)過(guò)程中，會(huì)議室屏幕呈現(xiàn)會(huì)場(chǎng)坐席分布圖；（ 2 ）會(huì)議期間避免隨意走動(dòng)，由會(huì)務(wù)組安排人員負(fù)責(zé)協(xié)助參會(huì)人文件資料的傳遞、修改及打印工作；（ 3 ）與會(huì)人員如果因特殊原因無(wú)法參會(huì)或中途離開(kāi)會(huì)場(chǎng)，需要向會(huì)議主持人請(qǐng)假并得到允許；會(huì)議期間出現(xiàn)參會(huì)人員隨意遲到或早退，會(huì)務(wù)組進(jìn)行記錄并引導(dǎo)其迅速入場(chǎng)就座；（ 4 ）會(huì)議開(kāi)始前由主持人提醒各參會(huì)人將手機(jī)等通訊工具調(diào)至靜音或關(guān)閉，過(guò)程中會(huì)務(wù)人員進(jìn)行監(jiān)督，出現(xiàn)未靜音、接聽(tīng)電話按照會(huì)務(wù)管理制度進(jìn)行現(xiàn)金形

19、式的罰款；（ 5 ）為實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議進(jìn)程進(jìn)行整體控制，會(huì)務(wù)組制作匯報(bào)倒計(jì)時(shí)卡，提醒匯報(bào)人員在規(guī)定時(shí)間進(jìn)行匯報(bào)（上下可浮動(dòng) 3分鐘） ，否則按照會(huì)務(wù)管理制度進(jìn)行現(xiàn)金形式的罰款；（ 6 ）著裝要求: 參加會(huì)議需著商務(wù)正裝；若會(huì)議有特殊的著裝要求需在通知中明確指出。a6. 用餐安排5. 會(huì)議記錄（ 1 ）會(huì)議紀(jì)要會(huì)議由發(fā)起部門派專人準(zhǔn)備筆記本電腦進(jìn)行會(huì)議紀(jì)要的撰寫，會(huì)后三個(gè)工作日內(nèi)完成紀(jì)要審批并發(fā)給相關(guān)與會(huì)者；準(zhǔn)確寫明會(huì)議名稱（要寫全稱） ，開(kāi)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì)議性質(zhì)；要求詳細(xì)記下會(huì)議主持人、會(huì)議應(yīng)到人數(shù)和實(shí)到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名；會(huì)議討論發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點(diǎn)，要求體現(xiàn)發(fā)

20、言要點(diǎn)，重要的會(huì)議或重要領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言，需要記下全部?jī)?nèi)容；記錄要求忠于事實(shí)，不能夾雜記錄者的任何個(gè)人情感，更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。（ 2 ）會(huì)議錄音：會(huì)議全程保證至少一支錄音筆，由會(huì)務(wù)組提前準(zhǔn)備，并隨時(shí)關(guān)注錄音筆電量及錄音狀態(tài)，會(huì)后由會(huì)議記錄人將錄音資料、紀(jì)要資料統(tǒng)一交由系統(tǒng)文件管理員進(jìn)行存檔。（ 2 ）拍照攝影：由企劃專員負(fù)責(zé)會(huì)議的拍照攝像工作。a（ 1 ）廠區(qū)會(huì)議結(jié)合會(huì)議的進(jìn)程和人數(shù)，通知餐廳部門飯菜的準(zhǔn)備情況（人數(shù)）及用餐時(shí)間；如果下午有會(huì)議議程，午餐應(yīng)安排為工作快餐；會(huì)議結(jié)束前30 分鐘與就餐部門聯(lián)系確認(rèn)飯菜情況；會(huì)議結(jié)束前10 分鐘確認(rèn)飯菜、飲料均已到位；散會(huì)后引領(lǐng)參會(huì)人到廠區(qū)餐廳就餐

21、。（ 2 ）酒店會(huì)議結(jié)合會(huì)議議程以及到會(huì)人數(shù)安排酒店用餐的預(yù)定，明確用餐日期、時(shí)間、地點(diǎn)、用餐形式、餐飲標(biāo)準(zhǔn)、用餐保證人數(shù)、餐廳的聯(lián)絡(luò)方式；若會(huì)議議程中午休息時(shí)間較短，午餐應(yīng)安排為自助餐；會(huì)議前兩天依照制定的用餐安排對(duì)酒店就餐地點(diǎn)、菜單進(jìn)行核實(shí)，并在會(huì)議議程中注明用餐具體時(shí)間、地點(diǎn)、用餐形式；就餐客人座位、排序的落實(shí)；會(huì)議結(jié)束前 30 分鐘與酒店聯(lián)系確認(rèn)飯菜準(zhǔn)備情況；要求涼菜在正餐開(kāi)始前 15 分鐘擺放完畢，熱菜在用餐開(kāi)始時(shí)上火；在會(huì)議結(jié)束前 10 分鐘確認(rèn)涼菜均已經(jīng)上桌，酒水、飲料到位；安排人員引領(lǐng)參會(huì)人到指定用餐地點(diǎn)就餐；7. 茶歇供應(yīng)（ 1 ）茶歇提供標(biāo)準(zhǔn)：月度會(huì)議供應(yīng)茶水，季度會(huì)議供應(yīng)

22、茶水、 點(diǎn)心、 水果； 茶歇臺(tái)擺放在相對(duì)靠近、 相對(duì)寬松的地點(diǎn)；（ 2 ）飲水供應(yīng)：會(huì)議全程提供礦泉水、熱水供應(yīng)，會(huì)前每人桌上擺放瓶裝水，茶歇區(qū)提供白開(kāi)水、茶水、咖啡等，由參會(huì)人按照個(gè)人需求自取飲用；（ 3 ）點(diǎn)心、水果供應(yīng)：全天會(huì)議一般安排上下午茶歇各1次， 使用茶歇的時(shí)間在15-30 分鐘不等， 其中上午茶歇的使用 時(shí) 間一般在 10 ： 00-10:30 ， 下午茶歇 的使用 時(shí) 間15:00-15:30；（ 4 ）茶歇開(kāi)始前30 分鐘，確定相關(guān)的準(zhǔn)備工作，如紙杯、咖啡勺、紙巾、食品碟、開(kāi)水壺、垃圾筒等物品的充足；（ 5 ）會(huì)務(wù)人員隨時(shí)對(duì)水果、點(diǎn)心、開(kāi)水、物品進(jìn)行檢查，并根據(jù)情況及時(shí)安排

23、補(bǔ)充：（ 3 ）服務(wù)人員進(jìn)行相關(guān)的引導(dǎo) ，最重要的是在茶歇開(kāi)始前做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作，如餐具、紙巾、垃圾筒 會(huì)議茶歇服務(wù)方案a1 .公司人員、設(shè)備、資料和物品的情況；2 .會(huì)議用、禮品的購(gòu)買、分裝、整理情況；3 .會(huì)議用礦泉水的落實(shí)，并在會(huì)議前30分鐘擺放到位；4 .會(huì)議用茶水、茶杯的落實(shí)，并在會(huì)議前 30分鐘準(zhǔn)備好；8.統(tǒng)計(jì)返程信息(1)酒店會(huì)議涉及送站服務(wù)工作，要求以返程統(tǒng)計(jì)回執(zhí)單的形式統(tǒng)計(jì)并安排參會(huì)人送站服務(wù)；(2)回執(zhí)單要求在會(huì)議休息時(shí)段，由會(huì)務(wù)人員將回執(zhí)單發(fā)至各參會(huì)人員，并在會(huì)議結(jié)束前完成收集回執(zhí)單；(3)返程回執(zhí)單規(guī)范格式如下：返程統(tǒng)計(jì)回執(zhí)單姓名：聯(lián)系方式：離店時(shí)間： 返程方式返程車

24、次：乘車地點(diǎn)：為便于會(huì)務(wù)組送站，請(qǐng)您在會(huì)議結(jié)束前將回執(zhí)單傳遞至工作人員，我們將確認(rèn)您的返程信息，并安排車輛提供送站服務(wù)，感謝您的參與！a（三）會(huì)后工作1 、會(huì)場(chǎng)整理（ 1 ）會(huì)務(wù)工作人員對(duì)會(huì)議桌上的資料進(jìn)行整理并存檔，若無(wú)存檔價(jià)值，務(wù)必將其銷毀后丟掉；對(duì)電腦中存有的報(bào)告進(jìn)行清空處理。（ 2 ）關(guān)閉所有運(yùn)行中的會(huì)議設(shè)備（電腦、投影儀、攝像設(shè)備、空調(diào)、燈光設(shè)備等），為方便下次會(huì)議使用 ，將無(wú)線麥克、激光筆等設(shè)備物歸原樣。對(duì)錄音設(shè)備（照相機(jī)、錄音筆、攝像機(jī)等）妥善存放。2、送站安排會(huì)議過(guò)程中，根據(jù)參會(huì)人的回執(zhí)單統(tǒng)計(jì)返程人數(shù)及返程時(shí)間，分時(shí)間段安排送機(jī)（站）車輛工作，并在會(huì)議結(jié)束時(shí)以短信、微信或口頭告知的形式通知到所有參會(huì)人。3、退房（1）會(huì)議在上午結(jié)束，要求參會(huì)人在當(dāng)天中午 12 ： 00 之前，到酒店前臺(tái)辦理退房手續(xù)；（2）會(huì)議在下午結(jié)束， 要求參會(huì)人在第二天中午12 ：00 之前，到酒店前臺(tái)辦理退房手續(xù)。會(huì)務(wù)工作人員在參會(huì)人退房后與酒店前臺(tái)做好會(huì)議期間住宿費(fèi)