辦公效率及時間管理

1、第五章 辦公效率及時間管理 提高效率、管理時間的一般方法1、認(rèn)識時間障礙認(rèn)識時間障礙2、目標(biāo)管理3、分清工作的輕重緩急4、學(xué)會說“不”5、授權(quán)6、管理好電子郵件7、積累節(jié)約時間小竅門8、結(jié)成牢固的社會關(guān)系網(wǎng) 日常工作時間安排1、安排商務(wù)日程應(yīng)注意事項2、工作計劃的制定3、工作日程安排4、規(guī)劃器5、工作日志管理6、約會安排第一節(jié) 提高效率、管理時間的一般方法u認(rèn)識時間障礙u目標(biāo)管理u分清工作的輕重緩急u學(xué)會說“不”u委派與授權(quán)u管理好電子郵件u積累節(jié)約時間小竅門u結(jié)成牢固的社會關(guān)系網(wǎng)一、認(rèn)識時間障礙一、認(rèn)識時間障礙 哈佛大學(xué)有一個非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕

2、人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標(biāo)60目標(biāo)模糊10有清晰但較短期的目標(biāo)3有清晰且長期的目標(biāo)二、目標(biāo)管理二、目標(biāo)管理為什么需要目標(biāo)？為什么需要目標(biāo)？25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標(biāo) 60目標(biāo)模糊 10有清晰但較短期的目標(biāo) 3有清晰且長期的目標(biāo) 二、目標(biāo)管理二、目標(biāo)管理為什么需要目標(biāo)？為什么需要目標(biāo)？社會的最底層，抱怨整個世界在社會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為社會各界的頂尖人士 像剝洋蔥一樣，將大目標(biāo)分解成若干個小目標(biāo)，再將每個小目標(biāo)分解成若干個更小的目標(biāo)，一直分解下去，直到知道現(xiàn)在該干什么。目標(biāo)管理方法目標(biāo)管理方法剝洋蔥法剝洋蔥法 樹干代表大目標(biāo)；每一根樹枝代表小目標(biāo)

3、；葉子代表即時的目標(biāo)，即現(xiàn)在要去做的每一件事。多杈樹法目標(biāo)分解的原則：小目標(biāo)是大目標(biāo)的條件大目標(biāo)是小目標(biāo)的結(jié)果小目標(biāo)的實現(xiàn)之和，一定是大目標(biāo)的實現(xiàn)目標(biāo)管理方法目標(biāo)管理方法多杈樹法 帕累托法則帕累托法則:又稱又稱80/20法則、二八法則、二八定律、帕累托定律、最省力法則、定律、帕累托定律、最省力法則、不平衡原則。此法則是由意大利經(jīng)不平衡原則。此法則是由意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。80/20的法的法則認(rèn)為：原因和結(jié)果、投入和產(chǎn)出、則認(rèn)為：原因和結(jié)果、投入和產(chǎn)出、努力和報酬之間本來存在著無法解努力和報酬之間本來存在著無法解釋的不平衡。一般來說，投入和努釋的不平衡。一般來說，投入和

4、努力可以分為兩種不同的類型：力可以分為兩種不同的類型：多數(shù)，它們只能造成少許的影響；多數(shù)，它們只能造成少許的影響；少數(shù)，它們造成主要的、重大的影少數(shù)，它們造成主要的、重大的影響。響。 你知道你知道圓的面積占圓的面積占正方形面積正方形面積的多少嗎？的多少嗎？ 你知道去掉你知道去掉圓的面積正方形圓的面積正方形面積還剩下多少面積還剩下多少嗎？嗎？結(jié)論：結(jié)論：做重要的做重要的少數(shù)事情少數(shù)事情帕累托法則帕累托法則 請運用請運用80/2080/20法則，找出自己日常法則，找出自己日常工作任務(wù)中重要的工作任務(wù)中重要的20%20%。現(xiàn)場思考：現(xiàn)場思考：宏觀宏觀微觀微觀從微觀從微觀到宏觀到宏觀較重要較重要次重要

5、次重要從次重要從次重要到較重要到較重要重要度取決于任務(wù)本身對戰(zhàn)略的影響力重要度取決于任務(wù)本身對戰(zhàn)略的影響力工作任務(wù)重要程度分析工作任務(wù)重要程度分析時間性強時間性強時間性弱時間性弱時間性從時間性從弱到強弱到強優(yōu)先優(yōu)先次優(yōu)先次優(yōu)先優(yōu)先度從優(yōu)先度從小到大小到大緊迫性取決于任務(wù)本身時間性的強弱緊迫性取決于任務(wù)本身時間性的強弱工作時間緊迫性分析工作時間緊迫性分析工作優(yōu)先級綜合分析工作優(yōu)先級綜合分析重要度緊迫性A 重要而且緊迫B 緊迫但不重要D 不重要不緊迫C重要但不緊迫 四象限坐標(biāo)圖四象限坐標(biāo)圖請運用四象限方法排列你的工作：請運用四象限方法排列你的工作：緊急不緊急重要A當(dāng)前面臨的危機急迫的問題有期限壓力

6、的計劃C發(fā)掘新機會規(guī)劃改進(jìn)產(chǎn)能建立伙伴關(guān)系防患于未然不重要B不速之客的接待某些信件、文件、電話的處理某些會議的出席某些必要而不重要的活動D一些可做可不做的雜事一些不必要的應(yīng)酬有趣的活動案例分析 一天下午，一天下午，G公司的生產(chǎn)部經(jīng)理李華正在參加公司召開公司的生產(chǎn)部經(jīng)理李華正在參加公司召開的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會，由于晚上要給他女朋友的企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略研討會，由于晚上要給他女朋友過生日過生日，心理在盤算這件事。突然收到手機短信，兩個同學(xué)從外地心理在盤算這件事。突然收到手機短信，兩個同學(xué)從外地出差來此，約李華晚上參加出差來此，約李華晚上參加校友聚會校友聚會。這時主持人宣布，。這時主持人宣布，由于這次會議時

7、間緊，請全體與會人員晚上要參加由于這次會議時間緊，請全體與會人員晚上要參加分組討分組討論論。剛一散會，五金車間的一名班長滿頭大汗跑進(jìn)會場，。剛一散會，五金車間的一名班長滿頭大汗跑進(jìn)會場，拉著李華就往外走，原來幾名工人與運輸部門的幾個搬運拉著李華就往外走，原來幾名工人與運輸部門的幾個搬運工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在工發(fā)生糾紛，現(xiàn)在打起架來打起架來了，車間主任和在場的保安制了，車間主任和在場的保安制止不了，因此派一個班長來找李經(jīng)理。止不了，因此派一個班長來找李經(jīng)理。 假如你是李華，此時此刻你該怎么辦？假如你是李華，此時此刻你該怎么辦？案例分析 M公司是一家生產(chǎn)注塑機械設(shè)備的中型企業(yè)，由于市場競爭加公司是一家生

8、產(chǎn)注塑機械設(shè)備的中型企業(yè)，由于市場競爭加劇，近來業(yè)績嚴(yán)重下滑，員工士氣低落，今天上午竟有兩名業(yè)務(wù)骨劇，近來業(yè)績嚴(yán)重下滑，員工士氣低落，今天上午竟有兩名業(yè)務(wù)骨干向市場部經(jīng)理張文斌提出辭職申請。為穩(wěn)定員工隊伍，張文斌已干向市場部經(jīng)理張文斌提出辭職申請。為穩(wěn)定員工隊伍，張文斌已約定今晚同這兩人約定今晚同這兩人談話談話。但下午接到在北京出差的總經(jīng)理的緊急電。但下午接到在北京出差的總經(jīng)理的緊急電話，一位西安的客商今天來本市，晚上六點到機場，因為這是一個話，一位西安的客商今天來本市，晚上六點到機場，因為這是一個跟進(jìn)了很長時間的跟進(jìn)了很長時間的大客戶大客戶，總經(jīng)理特別強調(diào)要張經(jīng)理代表他親自去，總經(jīng)理特別強調(diào)

9、要張經(jīng)理代表他親自去機場迎接并配合辦公室搞好接待。其實，張文斌的機場迎接并配合辦公室搞好接待。其實，張文斌的MBA論文論文尚未完尚未完成，這兩天也到了最后的期限，他曾想讓在本市某大學(xué)工作的妻子成，這兩天也到了最后的期限，他曾想讓在本市某大學(xué)工作的妻子幫忙，妻子未同意，這樣公事私事便攪得他十分著急。剛過五點鐘幫忙，妻子未同意，這樣公事私事便攪得他十分著急。剛過五點鐘張文斌就急匆匆地找到司機，開車前往機場。還沒走出市區(qū)，突然張文斌就急匆匆地找到司機，開車前往機場。還沒走出市區(qū)，突然手機響了，里面?zhèn)鱽硪粋€女子焦急的聲音：手機響了，里面?zhèn)鱽硪粋€女子焦急的聲音：“你是張文斌嗎？你母你是張文斌嗎？你母親在

10、菜市場前面的馬路上被親在菜市場前面的馬路上被汽車撞傷汽車撞傷，我是路邊商店的售貨員，你，我是路邊商店的售貨員，你母親現(xiàn)在被扶到了我店里，她讓我給你打電話，你趕快來！母親現(xiàn)在被扶到了我店里，她讓我給你打電話，你趕快來！” 假如你是張文斌，從接到總經(jīng)理指示到此時此刻，該怎么辦？假如你是張文斌，從接到總經(jīng)理指示到此時此刻，該怎么辦？四、學(xué)會說四、學(xué)會說“不不”拒絕的學(xué)問拒絕的學(xué)問不要立刻就拒絕 不要輕易地拒絕不要盛怒下拒絕 不要隨便地拒絕 不要無情地拒絕 不要傲慢地拒絕 要能婉轉(zhuǎn)地拒絕 要有笑容的拒絕 要有代替的拒絕 要有出路的拒絕 要有幫助的拒絕 l下列情況應(yīng)考慮拒絕違背自己做人的原則 不符合自己

11、的興趣愛好違背自己的價值觀念 可能陷入關(guān)系網(wǎng) 有損自己的人格 助長虛榮心 庸俗的交易違法犯罪的行為拒絕常用方法和語言p謝絕法：對不起，謝謝，這樣做可能不合適。p婉拒法：哦，是這樣，可是我還沒有想好，考慮一下再說吧。p不卑不亢發(fā)：哦，我明白了，可是你最好找對這件事更感興趣的人吧，好嗎？p幽默法：??！對不起，今天我還有事，只好當(dāng)逃兵了。p無言法：運用擺手，搖頭，聳肩，皺眉，轉(zhuǎn)身等身體語言和否定的表情來表示自己拒絕的態(tài)度。p緩沖法：哦，我再和朋友商量一下，你也再想想，過幾天再決定好嗎？ p回避法：今天咱們先不談這個，還是說說你關(guān)心的另一件事吧 p嚴(yán)辭拒絕法：這可不行，我已經(jīng)想好了，你不用再費口舌了！

12、p補償法：真對不起，這件事我實在愛莫能助了，不過，我可幫你做另一件事！p借力法：你問問他，他可以作證，我從來干不了這種事！p自護(hù)法：你為我想想，我怎么能去做沒把握的事？你讓我出洋相啊。五、 授權(quán)授權(quán)的定義和原因 委派授權(quán)是一個向下級分配工作的過程, 它通常與一個領(lǐng)導(dǎo)者的責(zé)任以及決策權(quán)利有關(guān) 委派授權(quán)是幫助你節(jié)約時間的有力武器 委派授權(quán)可以增強一個領(lǐng)導(dǎo)者的聰明才智 授 權(quán) 應(yīng) 有 的 心 態(tài) 把工作授權(quán)給下級, 應(yīng)該存在一個給下屬發(fā)展的機會 它不是用來懲罰下級 不是讓經(jīng)理擺脫自己不喜歡做的事情 主要可以分成兩種形態(tài)： 委派授權(quán)技巧預(yù)期的成果解釋所分配工作的重要性訂出需要的結(jié)果詢問下屬的意見及疑問

13、應(yīng)守的規(guī)則應(yīng)守的規(guī)則訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定達(dá)到完成工作限期的共識訂出跟進(jìn)時間表肯定成就, 提高士氣如何介定哪些工作委派必須自己做應(yīng)該做, 但有些人可以幫助你可以做, 但如果其他人有機會也可以做其他人應(yīng)該做, 但情況緊急時你可以幫他其他人必須做六、管理好電子郵件如何有效過濾電子郵件如何書寫電子郵件的內(nèi)容見教材112113頁七 、積累節(jié)約時間小竅門1.不要把等待的時間白白浪費 2. 參加一個快速閱讀班3. 當(dāng)你拜訪顧客時，總要先打電話4. 總是把汽車停放在易于駛出的位置 5. 談話時記筆記 、匯報時抓要點6. 避開浪費時間的人7.將表撥快三分鐘 8.隨身攜帶空白卡片，隨時記錄自己的想法 9.盡量

14、早睡早起 10.要依靠各種長處，自己的、上司的、同事或下級的長處 八、結(jié)成牢固的社會關(guān)系網(wǎng)1、以個人利益和個人職業(yè)利益為中心2、正確評估對方利用價值3、專門記錄，并不斷鞏固4、保持經(jīng)常聯(lián)系（充分利用節(jié)假日）5、熱心為他人辦事，尤其是私人之事6、真誠待人，要有親和力7、所有的見解，正確與否，不在于你說什么，而在于你怎么說，什么時候說 8、建議閱讀厚黑學(xué)9、學(xué)會交際的其它技巧和方法第二節(jié) 日常工作時間安排一、安排商務(wù)日程應(yīng)注意事項l 時間要科學(xué)合理（準(zhǔn)確、緊湊、嚴(yán)密、有彈性）l 按活動性質(zhì)（輕重緩急）排定先后次序l 同等條件下，注意內(nèi)外兼顧l 積累城市交通、賓館、火車、航班等信息l 日程要適當(dāng)保密

15、l 要征得領(lǐng)導(dǎo)的同意l 合理編制日程表一、安排商務(wù)日程應(yīng)注意事項一、安排商務(wù)日程應(yīng)注意事項外事安排外事安排n 回避節(jié)假日 n 明確領(lǐng)導(dǎo)的意圖n 上下班時間 n 守時與不守時n 注意時差和時間換算 n 了解當(dāng)?shù)仫L(fēng)俗民情n 接待外商要準(zhǔn)備的13項事二、工作計劃的制定（一）、什么是計劃？計劃是對即將開展的工作預(yù)先提出目標(biāo)，制定出步驟、方法、措施，并用書面語言表達(dá)出來的應(yīng)用文。（或計劃是單位、部門或個人，在一定的時間內(nèi)，為完成某項任務(wù)或為達(dá)到既定目標(biāo)所作的打算和安排。）（二）、計劃的特點：全面性、時限性、科學(xué)性(指導(dǎo)性和可操作性）、預(yù)見性（前瞻性）、針對性（三）、計劃的作用 ： 1、可以做到心中有全局

16、，奮斗有目標(biāo)、行動有遵循，避免或減少盲目性和被動性，增強主動性2、可以使行動有條不紊，能合理安排人力、物力、財力和時間，避免出現(xiàn)輕重倒置和先后不分。3、可以預(yù)先估計可能出現(xiàn)的問題和情況，提前做好安排，取得應(yīng)變的主動權(quán)。4、便于總結(jié)，推動工作的全面進(jìn)步。（五）、條文式計劃的格式和寫法1、標(biāo)題：第一行 居中（1）、全稱標(biāo)題：單位+時限+內(nèi)容+文種（2）、非全稱標(biāo)題：黨政機關(guān)為指導(dǎo)下級機關(guān)相應(yīng)部門的工作而發(fā)的，可以省略單位或時限（3）、需經(jīng)討論或批準(zhǔn)的，在標(biāo)題后用括號加“草案”、“初稿”“討論稿”字樣2、正文 （1）、前言部分：指導(dǎo)思想、制定的依據(jù)、基本情況、總目標(biāo)、工作的簡單回顧等（2）、主體部分

17、：目標(biāo)明確（任務(wù)和要求）做什么 措施得力（方法和措施）怎么做 步驟合理（時間和進(jìn)度）何時做何事（3）、其它事項：注意事項、檢查辦法、修訂辦法、重難點說明等3、附件說明4、具名和日期（落款）（1）、不要與標(biāo)題重復(fù) （2）、是單位的要加公章三 要 素幾種計劃的區(qū)別 規(guī)劃：是具有全局性的、較長時期的設(shè)想，內(nèi)容粗略涉及面廣，只是 交代工作的大概的輪廓。 方案：從目的、要求、方式、方法、步驟等方面作全面而細(xì)致的安排。 安排：是對短期內(nèi)工作進(jìn)行具體布置的計劃，內(nèi)容單一，措施具體。 設(shè)想：是初步的草案性的計劃，是一種粗線條的非正式的工作安排。 打算：是短期內(nèi)工作的要點式的計劃，它的指標(biāo)和措施都較為粗略，具有草案性。 要點：是列出工作的主要目標(biāo)的計劃，它只是交代政策，提出原則性的要求。它可以是上級對下級的，也可以是本單位內(nèi)部的。 意見：是上級對下級布置任務(wù)，交代政策，提出要求，制定措施的計劃。學(xué)校20122013學(xué)年度第二學(xué)期工 作 行 事 歷三、日程安排的形式三、日程安排的形式u年計劃表u季計劃表u月計劃表u周計劃表u日程表日程計劃表的編制步驟年度和季度1、