水利工程工程項(xiàng)目法人檔案管理探究

1、水利工程工程項(xiàng)目法人檔案管理探究摘要：水利項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目工程全流程的記錄，是實(shí)體項(xiàng)目與無(wú)形項(xiàng)目關(guān)系，是項(xiàng)目工程建設(shè)的管理伎倆和支柱，關(guān)系到質(zhì)量、進(jìn)度、投資、平安等。論文就項(xiàng)目工程法人檔案管理實(shí)行進(jìn)程中的范圍、當(dāng)前情況，項(xiàng)目工程法人檔案管理工作的方法，檔案組卷歸檔移交等層面開(kāi)展了研究剖析，并結(jié)合本身的工作實(shí)踐提出了具體的方法和倡議。關(guān)鍵詞：水利項(xiàng)目；項(xiàng)目工程法人；檔案管理材料；當(dāng)前情況；問(wèn)題及方法新的進(jìn)步時(shí)期我國(guó)格外重視水利事業(yè)的進(jìn)步，伴著國(guó)家投資增長(zhǎng)，各類(lèi)水利項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目工程逐漸增多。項(xiàng)目工程法人做為項(xiàng)目建設(shè)項(xiàng)目工程的實(shí)行主體，是以建設(shè)項(xiàng)目工程為意圖，從事項(xiàng)目工程管理的最高權(quán)力召集進(jìn)行，對(duì)

2、檔案的搜索和積累、整理、催促、審核等工作的開(kāi)展尤為總要。水利項(xiàng)目建設(shè)關(guān)系民生，水利項(xiàng)目檔案是對(duì)項(xiàng)目實(shí)體及建設(shè)程序的記錄，為水利行業(yè)的進(jìn)步具備可使用數(shù)據(jù)，為建設(shè)管理決策具備根據(jù)，故而檔案管理有著特定的重要價(jià)值。1項(xiàng)目工程法人檔案管理范圍及當(dāng)前情況剖析1.1項(xiàng)目工程法人管理檔案范圍水利項(xiàng)目檔案材料是指在整體建設(shè)項(xiàng)目工程從立項(xiàng)、實(shí)行、建成、投產(chǎn)運(yùn)營(yíng)的全流程中建立的文字、圖紙、圖表、計(jì)算資料、聲象資料等多種形式的資料。水利項(xiàng)目檔案可分為項(xiàng)目工程前期材料、項(xiàng)目工程實(shí)行進(jìn)程材料和項(xiàng)目工程竣工驗(yàn)時(shí)間層次材料及后期衡量時(shí)間層次材料。項(xiàng)目工程前期文件指項(xiàng)目工程倡議書(shū)、行得通性探究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)時(shí)間層次，在報(bào)批進(jìn)

3、程中建立的全部材料，普通由建設(shè)單位負(fù)責(zé)。項(xiàng)目工程實(shí)行進(jìn)程文件指施工準(zhǔn)備時(shí)間層次、建設(shè)實(shí)行時(shí)間層次、生產(chǎn)準(zhǔn)備時(shí)間層次，在建設(shè)管理進(jìn)程中建立的材料。項(xiàng)目工程竣工時(shí)間層次材料指驗(yàn)收主持單位對(duì)具有驗(yàn)收條件的項(xiàng)目項(xiàng)目工程，運(yùn)用驗(yàn)收后最后出具的竣工驗(yàn)收鑒定書(shū)等材料。項(xiàng)目工程法人應(yīng)具備的反映施工進(jìn)程和項(xiàng)目工程真實(shí)面貌的核定性文件。關(guān)鍵包含施工單位檔案、竣工圖、監(jiān)理、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、檢測(cè)、設(shè)備制造單位具備的材料，法人驗(yàn)收材料、時(shí)間層次驗(yàn)收材料、專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收檔案、環(huán)保、移民驗(yàn)收等及審計(jì)報(bào)告等。1.2項(xiàng)目工程法人檔案管理當(dāng)前情況剖析第一，項(xiàng)目工程法人是為項(xiàng)目項(xiàng)目工程設(shè)定的臨機(jī)會(huì)構(gòu)，伴著項(xiàng)目項(xiàng)目工程的增多，各類(lèi)項(xiàng)目工程法人

4、機(jī)構(gòu)亦逐漸增多。這就存在著項(xiàng)目工程法人機(jī)構(gòu)人員臨時(shí)拼湊，短少學(xué)科檔案人員，無(wú)法全流程的跟隨項(xiàng)目工程，無(wú)法全心全意使用到管理中去。水利項(xiàng)目建設(shè)運(yùn)轉(zhuǎn)長(zhǎng)人員經(jīng)常有變化和改動(dòng)、參建各方管理水準(zhǔn)和辦法習(xí)慣不一樣，這就增長(zhǎng)了檔案管理的難度。第二，項(xiàng)目工程法人在檔案管理進(jìn)程中處于中心地位，與審批各部門(mén)及參建各方之間文件接口關(guān)系多，文件控制復(fù)雜，建立應(yīng)該保留資料數(shù)量大。關(guān)鍵展現(xiàn)在，時(shí)下項(xiàng)目工程法人建立總體滯后，項(xiàng)目工程前期工作普通由建設(shè)單位負(fù)責(zé)報(bào)批，水利項(xiàng)目審批的時(shí)限長(zhǎng)，關(guān)系到到的審批部門(mén)多，旨在確保材料的綜合、軟件工程、完備，項(xiàng)目工程法人應(yīng)盡快搜索和積累水行政管理主管部門(mén)及其它部門(mén)的報(bào)建及審批進(jìn)程中建立的材

5、料。保留資料數(shù)量大，展現(xiàn)在項(xiàng)目工程法人搜索和積累的資料關(guān)系到各行業(yè)參建單位建立的材料，竣工驗(yàn)收材料等，涵蓋整體建設(shè)進(jìn)程中建立的材料。第三，檔案管理關(guān)系到學(xué)科跨度大、文件載體多種多樣。學(xué)科跨度大，關(guān)鍵展現(xiàn)在水利項(xiàng)目項(xiàng)目工程關(guān)系到到房屋建筑、園林綠化、交通、電力等學(xué)科。在實(shí)行時(shí)間層次項(xiàng)目工程法人應(yīng)具備適應(yīng)施工動(dòng)工的條件，就總需辦理多部門(mén)的審批手續(xù)。文件載體多種多樣，展現(xiàn)在項(xiàng)目實(shí)行進(jìn)程中建立的文件、圖像、圖表、坐標(biāo)數(shù)據(jù)、影像材料等。2項(xiàng)目工程法人檔案管理工作的方法2.1強(qiáng)化全員檔案認(rèn)識(shí)項(xiàng)目工程法人組建時(shí)，應(yīng)重視對(duì)檔案建立進(jìn)程的管理。在與各加入單位簽訂合而且清晰對(duì)檔案的管理要求，配備適應(yīng)建設(shè)要求的專(zhuān)職

6、檔員。由領(lǐng)導(dǎo)牽頭以會(huì)議或培訓(xùn)的形式宣貫檔案管理的重要性。各參建單位，都要按照法學(xué)法規(guī)或關(guān)聯(lián)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)搜索和積累、整理、移交檔案，保證檔案真實(shí)、完備、確切、軟件工程。2.2加強(qiáng)召集進(jìn)行系統(tǒng)清晰制度項(xiàng)目工程法人單位應(yīng)清晰由法人代表負(fù)總責(zé)，各參建單位項(xiàng)目工程負(fù)責(zé)人依次對(duì)所在單位材料負(fù)責(zé)的標(biāo)準(zhǔn)。確立以項(xiàng)目工程法人檔案管理成員為重點(diǎn)，各參建單位專(zhuān)兼職檔案人員為根本原理的工作系統(tǒng)。根據(jù)檔案工作的法學(xué)法規(guī)和各學(xué)科的標(biāo)準(zhǔn)，制訂檔案管理各個(gè)規(guī)章制度及方法并以文件的形式發(fā)給各參建單位。關(guān)鍵包含適用法學(xué)法規(guī)和關(guān)聯(lián)標(biāo)準(zhǔn)、文件資料歸檔笵圍和保留及管理期限表、檔案類(lèi)別標(biāo)準(zhǔn)、聲像檔案管理方法、竣工圖擬定規(guī)定、檔案移交收到要求、

7、電子文件管理方法、檔案保留及管理及使用等制度。將建設(shè)項(xiàng)目工程檔案工作納入建設(shè)項(xiàng)目工程管理工作方案。將文件建立、積累、歸檔要求納入各部門(mén)、項(xiàng)目工程各參建單位的工作職責(zé)，對(duì)分管領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)、參建單位有關(guān)人員職責(zé)履行業(yè)形勢(shì)況開(kāi)展考核。2.3重視檔案管理人力資源教育水利項(xiàng)目在建項(xiàng)目工程參建人員均實(shí)行質(zhì)量責(zé)任終身制，為確保實(shí)體項(xiàng)目適應(yīng)設(shè)計(jì)要求施展效益，保障項(xiàng)目工程參建領(lǐng)導(dǎo)及關(guān)聯(lián)人員平安，應(yīng)保證每個(gè)環(huán)節(jié)管理留痕。檔案管理人員的工程能力和管理水準(zhǔn)尤為重要。檔案管理人員應(yīng)總體鞏固，全流程加入建設(shè)項(xiàng)目工程實(shí)行進(jìn)程，對(duì)建設(shè)進(jìn)程中建立的圖、文、聲響等材料積累整理。項(xiàng)目工程法人機(jī)構(gòu)配備的專(zhuān)職檔案管理人員，應(yīng)具有關(guān)聯(lián)的學(xué)

8、科和項(xiàng)目工程管理知識(shí)的復(fù)合型專(zhuān)業(yè)人員。檔案工作人員的全面素質(zhì)確定檔案工作的水準(zhǔn)，建設(shè)項(xiàng)目工程檔案要點(diǎn)豐盛，歸檔的文件資料涵蓋多種學(xué)科，知識(shí)結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單是很難勝任這一角色的。運(yùn)用定期的開(kāi)展學(xué)科知識(shí)培訓(xùn)，宣貫國(guó)家法學(xué)法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案管理人與的工程水準(zhǔn)豐盛學(xué)科知識(shí)。檔案管理人員不只是建設(shè)進(jìn)程的記錄者同是亦是建設(shè)進(jìn)程的管理者，應(yīng)賦予檔案管理人員知情權(quán)、加入權(quán)、話語(yǔ)權(quán)。召集進(jìn)行、監(jiān)督、協(xié)調(diào)、查看、輔導(dǎo)所在單位和參建單位各方檔案積累、整理、搜索和積累。項(xiàng)目工程法人檔案管理人員，做好本身建立資料的搜索和積累、整理、移交，對(duì)參建各方的檔案定期開(kāi)展查看把關(guān)。2.4增強(qiáng)檔案管理使用大中型水利項(xiàng)目檔案保留及管理

9、期限定為永遠(yuǎn)、長(zhǎng)時(shí)間、短期三種。長(zhǎng)時(shí)間為16-50年、短期為15a下面。長(zhǎng)時(shí)間保留及管理的檔案現(xiàn)實(shí)保留及管理期限不得低于項(xiàng)目項(xiàng)目工程的現(xiàn)實(shí)壽命，短期保留及管理的檔案在項(xiàng)目竣工前應(yīng)予保留且現(xiàn)實(shí)保留及管理期限不得低于10a。這就關(guān)系到到檔案平安是十分重要的。為保證檔案保留可以適應(yīng)規(guī)定保留期限，項(xiàng)目工程法人應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)檔案室并配備設(shè)備及關(guān)聯(lián)的器材，適應(yīng)防火、防潮、防盜等關(guān)聯(lián)要求。而且檔案整理的每個(gè)環(huán)節(jié)，平安問(wèn)題是時(shí)時(shí)存在的。為保證建立檔案的平安，總需領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的關(guān)注，具備必要的現(xiàn)金流是必不能少的。檔案的質(zhì)量管理，關(guān)鍵是提升各方工程人員的管理水準(zhǔn)，這就總需對(duì)工程人員開(kāi)展經(jīng)常性的培訓(xùn)，邀請(qǐng)省、市高級(jí)專(zhuān)業(yè)

10、人才對(duì)參建人員開(kāi)展講解，必要時(shí)在社會(huì)公開(kāi)招聘學(xué)科人員。3檔案組卷歸檔移交3.1組卷標(biāo)準(zhǔn)水利項(xiàng)目檔案組卷遵照材料建立規(guī)律，遵照建設(shè)程序，建立文件的先后順序，保證文件資料真實(shí)、綜合、軟件工程，便于檔案的保留及管理和使用。3.2組卷要求案卷內(nèi)組卷應(yīng)適應(yīng)：按時(shí)間層次或分年度組卷，尊重原有類(lèi)別系統(tǒng)。應(yīng)保證類(lèi)別統(tǒng)一，組卷適應(yīng)要求，便于查找，完備、確切、軟件工程、真實(shí)、盡快。形式應(yīng)書(shū)寫(xiě)分明、圖樣分明明確、圖表整潔、竣工圖及聲像資料須注釋的要點(diǎn)分明、簽字章手續(xù)完備。參照歸檔文件整理標(biāo)準(zhǔn)DA/T22；科學(xué)技術(shù)檔案案卷組成的普通要求GB/T118222008；歸檔圖紙應(yīng)按技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊辦法GB/T10609

11、.3-2008要求統(tǒng)一折疊實(shí)施。3.3確立電子檔案數(shù)據(jù)管理項(xiàng)目工程法人應(yīng)按照國(guó)家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，完全使用新技術(shù)，開(kāi)展水利項(xiàng)目檔案數(shù)字化工作，確立項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，全力創(chuàng)新建立檔案信息資料和素材，提升檔案管理水準(zhǔn)，為項(xiàng)目建設(shè)與管理效勞?，F(xiàn)存檔案材料載體多元化，只有結(jié)合先進(jìn)信息化管理來(lái)管理水利項(xiàng)目檔案，才可以施展檔案管理的最大意義。電子檔案具有加快剖析速度，利于各參建機(jī)構(gòu)傳輸管理，使檔案管理記錄形式更要靈活，各單位并行加入具備切實(shí)平臺(tái)，對(duì)管理部門(mén)和參建單位對(duì)檔案管理具備共享要求。將書(shū)面檔案并行電子檔案，才可以越來(lái)越切實(shí)的和多單位，多平臺(tái)銜接。檔案管理人員運(yùn)用技術(shù)措施，將已建立的檔案資料傳輸?shù)接?jì)

12、算機(jī)中去，運(yùn)用確立電子目錄形式，對(duì)檔案開(kāi)展電子化管理，統(tǒng)一項(xiàng)目工程編碼、統(tǒng)一類(lèi)別，科學(xué)索引等措施，逐步改良檔案管理，施展檔案的最大意義?？蓞⒄针娮游募w檔與管理標(biāo)準(zhǔn)GB/T18894-2008實(shí)施。3.4檔案移交參建各方向項(xiàng)目工程法人移交：項(xiàng)目工程法人結(jié)合項(xiàng)目現(xiàn)實(shí)制訂項(xiàng)目檔案類(lèi)別編號(hào)、歸檔范圍及保留及管理期限等有關(guān)要求，各參建單位具備檔案應(yīng)適應(yīng)檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收要求。確認(rèn)項(xiàng)目檔案的要點(diǎn)與質(zhì)量超過(guò)要求后，向項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收召集進(jìn)行單位報(bào)送項(xiàng)目檔案自檢報(bào)告，并提出項(xiàng)目檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。待項(xiàng)目檔案運(yùn)用檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收后，和各參建單位辦理移交手續(xù)。項(xiàng)目工程法人向建設(shè)單位移交檔案：項(xiàng)目工程法人在竣工驗(yàn)收后應(yīng)盡快向上級(jí)主管部門(mén)辦理移交檔案。提出移交申請(qǐng)，由建設(shè)單位檔案管理人員和項(xiàng)目工程法人檔案管理人員辦理移交手續(xù)。移交手續(xù)應(yīng)清晰檔案移交的要點(diǎn)、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等，并有完備的清點(diǎn)、簽字等交接手續(xù)。4結(jié)論水利項(xiàng)目檔案是建設(shè)管理的重要構(gòu)成局部，在質(zhì)量終生責(zé)任制的今天，關(guān)于事后責(zé)任剖析、項(xiàng)目管理、后期運(yùn)營(yíng)