會(huì)議管理秘訣

1、會(huì)議管理秘訣 會(huì)議管理的秘訣 導(dǎo)讀：我根據(jù)大家的需要整理了一份關(guān)于會(huì)議管理的秘訣的內(nèi)容，具體內(nèi)容：作為企業(yè)管理人員，每個(gè)人一定會(huì)碰上一大堆開(kāi)不完的會(huì)議，如何開(kāi)好會(huì)議，如何使會(huì)議開(kāi)的有成效，以下是我為大家整理的關(guān)于，希望能給大家?guī)?lái)幫助!一段時(shí)間以來(lái)，著名專家譚小芳老. 作為企業(yè)管理人員，每個(gè)人一定會(huì)碰上一大堆開(kāi)不完的會(huì)議，如何開(kāi)好會(huì)議，如何使會(huì)議開(kāi)的有成效，以下是我為大家整理的關(guān)于，希望能給大家?guī)?lái)幫助! 一段時(shí)間以來(lái)，著名專家譚小芳老師作為清華大學(xué)、北京大學(xué)、浙江大學(xué)高級(jí)總裁班客座教授，經(jīng)常應(yīng)邀在全國(guó)各地為眾多知名企業(yè)作過(guò)的課程，在譚小芳老師看來(lái)，會(huì)議管理，看似簡(jiǎn)單，但真正把它做好，卻是秘書(shū)

2、或者其他行政辦公人員比較頭疼的事情。業(yè)界流行一句話，叫做：會(huì)而議，議而決，決而行，行而徹。這句話讀起來(lái)瑯瑯上口，簡(jiǎn)明扼要，亦有一些企業(yè)將之張貼會(huì)議室一偶，但是真正將會(huì)議管理做好，絕非易事。在實(shí)際工作中，要不就是會(huì)而不議，或者就是議而不決，或者決而不行，凡此種種，皆存業(yè)界。 在會(huì)而議，議而決，決而行，行而徹這句話前面其實(shí)要加上另外三個(gè)字，就是備而會(huì)。在召開(kāi)會(huì)議之前如果沒(méi)有做好會(huì)議準(zhǔn)備，那么還不如不要開(kāi)會(huì)，這樣的會(huì)議注定是一個(gè)失敗的會(huì)議。因此，會(huì)議召集者必須做好會(huì)議準(zhǔn)備工作。會(huì)議通知內(nèi)容里須寫(xiě)明會(huì)議時(shí)間，會(huì)議地點(diǎn)，與會(huì)者，會(huì)議討論主題，如果要求與會(huì)者攜帶筆記本或者匯報(bào)材料等，也必須在會(huì) 議通知中備

3、注說(shuō)明。如此，與會(huì)者方可有備而來(lái)。 沒(méi)有制度或者有制度執(zhí)行不了，靠會(huì)議;有矛盾、有糾紛，積怨多了，靠會(huì)議;有投訴、有質(zhì)量問(wèn)題，沒(méi)有人解決得了，靠會(huì)議;有臨時(shí)任務(wù)、有上級(jí)指令，要布置，靠會(huì)議.總之，沒(méi)有規(guī)范的企業(yè)，一切工作靠會(huì)議。會(huì)議無(wú)規(guī)劃、會(huì)議無(wú)主題、會(huì)議無(wú)目的，會(huì)議隨時(shí)可能召開(kāi)，會(huì)議隨時(shí)可能延長(zhǎng)、會(huì)議常常老調(diào)重彈，會(huì)議往往議而不決。會(huì)議只是表明管理者在工作，卻不能幫助員工解決多少實(shí)際問(wèn)題。 說(shuō)起開(kāi)會(huì)，很多企業(yè)的員工都會(huì)心生恐懼。會(huì)議并不殺人，為何會(huì)生恐懼呢?有個(gè)企業(yè)的員工告訴我：對(duì)他們而言，會(huì)議就是煎熬和折磨。說(shuō)好三分鐘的短會(huì)，不超過(guò)半小時(shí)不會(huì)結(jié)束;說(shuō)好二個(gè)鐘頭的會(huì)議，沒(méi)有半天下不來(lái)。領(lǐng)導(dǎo)出

4、差前要開(kāi)個(gè)會(huì)，叮嚀叮嚀;領(lǐng)導(dǎo)出差后，見(jiàn)聞要介紹介紹，當(dāng)然忘不了對(duì)其出差期間犯錯(cuò)誤的員工要清算清算。領(lǐng)導(dǎo)參觀一下別的企業(yè)，發(fā)現(xiàn)有差距，也要回來(lái)罵罵員工為什么你們沒(méi)有別人做得好?會(huì)上總是老板或上司在教訓(xùn)員工好像企業(yè)的所有問(wèn)題都出在員工身上。今天張三挨罵，明天李四被批，下一次不知輪到誰(shuí)。這樣的企業(yè)，員工有沒(méi)有別的病不清楚，但一定少不了會(huì)議恐懼癥。 之所以提到指導(dǎo)和溝通，說(shuō)出了會(huì)議不僅是通知告知的作用，它是信息發(fā)送接收反饋處理的平臺(tái)，不僅僅是信息的輸出還有信息的反饋。一旦，產(chǎn)生反饋，會(huì)議就有了管理功能。在團(tuán)隊(duì)管理中，日常會(huì)有很多常規(guī)會(huì)議，筆者曾將所率團(tuán)隊(duì)會(huì)議化為三級(jí)會(huì)議，基層員工每日晨會(huì)、中層管理每周

5、例會(huì)、高層管理每月匯報(bào)，并在常規(guī)會(huì)議中，不斷穿插非常規(guī)高層見(jiàn)面會(huì)，隨時(shí)把控進(jìn)度保證結(jié)果的提前超額完成。 譚小芳老師認(rèn)為關(guān)于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題，這是對(duì)會(huì)議最常見(jiàn)的認(rèn)識(shí)。而，會(huì)議一般常犯的毛病在于，一味地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，或者一味地解決同一個(gè)問(wèn)題，會(huì)議成為形式，每天的會(huì)議都圍繞在有意義沒(méi)有實(shí)質(zhì)進(jìn)展的問(wèn)題上。因?yàn)?，個(gè)人能力的局限，會(huì)議解決問(wèn)題的優(yōu)勢(shì)在于能集思廣益，或令其他人觸類旁通進(jìn)而得到或超過(guò)原定的目標(biāo)。 這些常規(guī)會(huì)議就起著非常重要的管理角色，它們是管理團(tuán)隊(duì)的紐帶和橋梁。通過(guò)這些會(huì)議，高層的意志轉(zhuǎn)化為制度被執(zhí)行，市場(chǎng)的聲音不斷收集反饋，總體方向得到不斷校正，信息往返在會(huì)議中，會(huì)議真正起到了管理效用。管理，

6、不僅是上對(duì)下的管理，還是下對(duì)上的反饋，會(huì)議在這里就起到這個(gè)作用。 一般平常的會(huì)議，都是采用幾個(gè)與會(huì)者聚在一個(gè)會(huì)議室里開(kāi)會(huì)的方式進(jìn)行，我們稱之為會(huì)場(chǎng)式會(huì)議。但隨著信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì)議形式也越來(lái)越多，會(huì)議的檔次也顯得越來(lái)越高。諸如電視電話會(huì)議等新興詞匯紛至沓來(lái)?，F(xiàn)在，、msn、skype 等聊天工具上都設(shè)有邀請(qǐng)的功能，無(wú)論與會(huì)者在北京、上海，還是在美國(guó)、歐洲，只要約定統(tǒng)一的時(shí)間上線，互相邀請(qǐng)，就可以立即在聊天工具上進(jìn)行開(kāi)會(huì)了。加之視頻設(shè)備，與會(huì)者之間都可以聽(tīng)到對(duì)方發(fā)言，而且可以看到彼此，會(huì)議效果一點(diǎn)不亞于會(huì)場(chǎng)式會(huì)議。這種會(huì)議方式，因?yàn)橥耆劳芯W(wǎng)絡(luò)存在，節(jié)省了差旅費(fèi)、會(huì)議材料成本費(fèi)等各種費(fèi)用，簡(jiǎn)便而

7、經(jīng)濟(jì)，我們稱之為網(wǎng)絡(luò)式會(huì)議。網(wǎng)絡(luò)式會(huì)議已經(jīng)在一些外資企業(yè)和高新技術(shù)企業(yè)廣泛應(yīng)用，未來(lái)必定成為企業(yè)會(huì)議形式的主流。 開(kāi)會(huì)要講究會(huì)議質(zhì)量。開(kāi)會(huì)打電話、開(kāi)會(huì)抽煙耳語(yǔ)，開(kāi)會(huì)遲到早退，開(kāi)會(huì)時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，會(huì)上不說(shuō)，會(huì)后發(fā)牢騷等現(xiàn)象，都是會(huì)議質(zhì)量不高，會(huì)風(fēng)不好的典型例子。首先，一般會(huì)議召開(kāi)過(guò)程中必須規(guī)定三個(gè)角色：一是主持人，二是記錄人，三是調(diào)度人。這三個(gè)角色中，會(huì)議主持起到一個(gè)主線的作用，其職責(zé)是宣布會(huì)議開(kāi)始、提出會(huì)議議題、把握會(huì)議時(shí)間、執(zhí)行會(huì)議制度、總結(jié)會(huì)議內(nèi)容、跟蹤會(huì)議結(jié)果。調(diào)度人，起到把握整個(gè)會(huì)議主題，以防跑題的作用。一般由與會(huì)者中職位最高者擔(dān)任，負(fù)責(zé)控制會(huì)場(chǎng)秩序、緊扣議題議論、指定發(fā)言人、總結(jié)會(huì)議優(yōu)劣。

8、 譚小芳老師認(rèn)為可以在會(huì)議中設(shè)一個(gè)停車(chē)場(chǎng)，將相關(guān)的在此次會(huì)議上一時(shí)無(wú)法得出定論的議題，暫時(shí)放入停車(chē)場(chǎng)，留到以后機(jī)動(dòng)的時(shí)間里討論，以避免影響會(huì)議的進(jìn)程。在很多時(shí)候這個(gè)停車(chē)場(chǎng)是非常有用的。記錄人，詳細(xì)記錄會(huì)議的要點(diǎn)和細(xì)節(jié)，準(zhǔn)備會(huì)議紀(jì)要，以便于會(huì)后做出客觀的會(huì)議評(píng)估。記錄人起到一個(gè)支持的作用，負(fù)責(zé)準(zhǔn)確記錄會(huì)議的要點(diǎn)并發(fā)放會(huì)議紀(jì)要，最后確認(rèn)執(zhí)行人及完成時(shí)間。 其次，制定會(huì)議制度，嚴(yán)格會(huì)議紀(jì)律。有一家企業(yè)在會(huì)議制度中采用了一個(gè)現(xiàn)場(chǎng)捐款的方式，規(guī)定：與會(huì)者每遲到一分鐘，現(xiàn)場(chǎng)捐款 10 元;會(huì)議過(guò)程中，電話鈴聲每響一次，現(xiàn)場(chǎng)捐款 10 元，手機(jī)等通話工具必須處于震動(dòng)狀態(tài)或者關(guān)機(jī)狀態(tài)。為什么要突出現(xiàn)場(chǎng)兩字?因

9、為執(zhí)行一個(gè)制度必須要求快捷迅速，這樣被處罰者才能在第一時(shí)間里知道錯(cuò)誤所在，處罰不是目的，而是讓受罰者不要犯下同樣的低級(jí)錯(cuò)誤。 此外，企業(yè)開(kāi)會(huì)切忌條條框框。有些企業(yè)開(kāi)會(huì)，一走進(jìn)會(huì)場(chǎng)就能感受到一種死氣沉沉的氛圍。與會(huì)者害怕在會(huì)場(chǎng)上發(fā)表自己的看法，害怕自己的 觀點(diǎn)得罪了對(duì)方，于是就選擇了沉默。但是等到會(huì)議一結(jié)束，就會(huì)滿腹牢騷。而有些企業(yè)的開(kāi)會(huì)氛圍卻剛好相反，與會(huì)者各抒己見(jiàn)，滔滔不絕，有時(shí)候?yàn)榱艘粋€(gè)問(wèn)題爭(zhēng)得面紅耳赤，拍桌子瞪眼睛的，張三把他的觀點(diǎn)闡述著自己的觀點(diǎn)，李四據(jù)理堅(jiān)持自己所想的方案，此時(shí)由主持人或者調(diào)度人決定采用哪個(gè)方案，不管接受誰(shuí)的方案，但是走出會(huì)議室，大家還是喜笑顏開(kāi)，都能夠嚴(yán)格去執(zhí)行會(huì)上

10、決定的方案。同樣是開(kāi)會(huì)，前者帶來(lái)的是惡性循環(huán)，后者帶來(lái)的是良性循環(huán)，只要形成了良好的會(huì)風(fēng)，那么很多扯皮的問(wèn)題就會(huì)迎刃而解，這就是會(huì)而議，議而決，決而行。 會(huì)議組織者除了通知、組織會(huì)議外，還有一個(gè)任務(wù)就是保證會(huì)上決定的工作任務(wù)得到全面貫徹。很多企業(yè)開(kāi)會(huì)，會(huì)上決定的事情很多，但是往往不當(dāng)場(chǎng)明確工作任務(wù)的完成時(shí)間，導(dǎo)致會(huì)后工作任務(wù)遲遲不能完成。所以，支持人在會(huì)上在充分討論一個(gè)事情后，必須馬上決定此事的負(fù)責(zé)人、需要協(xié)調(diào)的部門(mén)以及完成時(shí)間。接著，會(huì)議組織者在會(huì)議結(jié)束后要檢查督辦各項(xiàng)事情的完成情況，只要做好了檢查(check)這個(gè)環(huán)節(jié)，會(huì)議管理才最終真正告一段落。 會(huì)議管理技巧 1. 以積極的心態(tài)看待會(huì)議

11、 在參加會(huì)議以前，一定要以積極正面的心態(tài)參加，要明白開(kāi)會(huì)是一種最直接表現(xiàn)你自己能力的機(jī)會(huì)，你的業(yè)務(wù)能力、人際能力、應(yīng)變能力、表達(dá)能力等都會(huì)在開(kāi)會(huì)中表現(xiàn)出來(lái)。 2. 要有明確的會(huì)議目的 開(kāi)會(huì)通常為了三個(gè)目的：溝通、管理和決策。而不管哪一個(gè)目的，會(huì)前 一定要明白會(huì)議的主題，圍繞主題有的放矢做充分準(zhǔn)備。 3. 精選參加會(huì)議的人員 會(huì)議的參加人員數(shù)量要適度，不能太多，在公司中的層級(jí)不能相差太遠(yuǎn)，否則不可能做到暢所欲言、各抒己見(jiàn)。 4. 會(huì)前要有議程 要在會(huì)議之前建立清楚的會(huì)議議程，并要在會(huì)前發(fā)給各參加會(huì)議的人員，使他們能了解會(huì)議的目的、本質(zhì)與架構(gòu)，使他們能有充分的時(shí)間準(zhǔn)備相關(guān)的資料。 5. 會(huì)前要做準(zhǔn)

12、備 參加會(huì)議前要根據(jù)得到的會(huì)議議程作充分的準(zhǔn)備，包括收集信息、準(zhǔn)備資料，如要在會(huì)上發(fā)言不但要準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容，還要設(shè)想別人可能會(huì)提的問(wèn)題并做準(zhǔn)備。 6. 公開(kāi)稱贊、私下批評(píng) 會(huì)中要做到就事論事，爭(zhēng)論時(shí)不可惡意批評(píng)別人，對(duì)他人的意見(jiàn)如贊同不要忘了公開(kāi)表示你的稱贊，對(duì)意見(jiàn)不同也要注意措詞，不能傷害別人的自尊，特別是有上級(jí)人員參加時(shí)更要注意，千萬(wàn)不能為了體現(xiàn)自己而貶低他人。 7. 開(kāi)放心胸，容納意見(jiàn) 會(huì)中要采取民主模式，要開(kāi)放自己的心胸去傾聽(tīng)別人的意見(jiàn)，不要被自己先有的立場(chǎng)所左右，不要將你的結(jié)論強(qiáng)加于人，如果你要公布既定的政策、決定，要在事前說(shuō)明不容討論，需要與會(huì)人員討論的一定不能是既定的決議。 8. 設(shè)定時(shí)間，準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束 要尊重別人的時(shí)間，開(kāi)會(huì)一定要準(zhǔn)時(shí)，并要對(duì)每個(gè)議程定個(gè)大致的時(shí)間限制，一個(gè)議題不能討論過(guò)久，如不能得出結(jié)論可暫放一下避免影響其他議