發(fā)文機關署名與成文日期布局有講究

1、發(fā)文機關署名 與成文日期布局有講究筅王澤坤韓迎春2012 年 7 月 1 日 ，國家質(zhì)監(jiān)總局和國家標 準 化 委 員 會 發(fā) 布 的 黨政機關公文格 式 （GB/T 9704 2012 ，以 下 簡 稱 “ 新 標 準 ”）正 式 實 施 。新標準首次統(tǒng)一了黨政機關公文格式各 要素的編排規(guī)則 。這 是 上 世 紀 80 年 代 以 來 ，黨政 機 關 公 文 處理相關規(guī)定由原來的分別設立， 走 向 統(tǒng) 一 要 求 、統(tǒng) 一 規(guī) 范 、統(tǒng) 一 實 施 的 重 要 一步 ，具有里程碑的意義 。但在實際工作中 ，不講究發(fā)文機關署名與 成 文 日期布局的文件屢見不鮮，這里僅列舉 一些常見的不規(guī)范文件格

2、式 （ 見圖 1 至 圖3）。圖 1圖 238SECRETARY文檔工作2015 年 1 月號聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署 名 按 發(fā) 文機關順序整齊排列在相應位置（以便印章一一對 應 、端 正 、居中下壓發(fā)文機關署 名），最后一個發(fā) 文機關署名下方編排成文日期。首排印章頂端應 當上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)（如圖 5）。2 . 不加蓋印章的公文一般在正文（或附件說明）下空一行（這一點 容易被忽視）編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名 下一行編排成文日期。但有兩種情況應分別對待。圖 3截 至 目 前 ，新標準頒布實施已逾兩年 ，但是 在不加蓋印章的公文中，以發(fā) 文機關署名或成 文日期為準右空四

3、字編排，同 時發(fā)文機關署名 與 成 文 日期相互居中排布的情況仍層出不窮 （如 圖 3 用 漢字標注成文日期的情況已相對較 少）， 足以說明新標準的推廣普及任務依然艱 巨 ，應 當 高 度 重 視 。新標準統(tǒng)一規(guī)定，不論單一機關行 文 還 是 聯(lián)合行文 ，一般都要標注發(fā)文機關署名 ，對發(fā)文 機關署名與成文日期的布局也有明確要求 。1 . 加蓋印章的公文成文日期一般右空四字編排 。 單 一 機 關 行 文時 ，一般在成文日期之上 、以成文日期為準居 中編排發(fā)文機關署名 。發(fā) 文 機 關署名和成文日 期居印章中心偏下位置，印章 頂端應當上距正 文（或 附 件 說 明）一 行 之 內(nèi)（如 圖 4）。

4、圖 5（1）若發(fā)文機關署名長于成 文 日 期 ，發(fā) 文 機 關署名右空二字編排 。成 文 日期以發(fā)文機關首 字為準右移二 字（如圖 6）。圖 6若出現(xiàn)以下情況 ，也屬正 常（如圖 7）：圖 4Vol.3372015 No.139引 | 領 | 您 | 的 | 秘 | 書 | 生 | 涯“ 發(fā)文機關署名長于成文日期 ”這 種 情 況 ，也 明顯 不 符 合“發(fā)文機關署名右空二字編排 ，成文日 期以發(fā)文機關首字為準右移二 字 ” 的 要 求 。 另外 ，新標準已明確 ，公文成文日期中的數(shù)字統(tǒng)一 使 用 阿 拉 伯 數(shù) 字 ，如“2012 年 9 月 1 日 ”，圖 3的情況屬于不規(guī)范的書寫方式 。

5、至于不少同志反映，很多單位頒發(fā)的證書或 獎牌中的日期，仍習慣使用“二一四年九月二十日”這種書寫方式（如圖 10、圖 11），確是事實。但 證書和獎牌不屬于黨政機關公文，應另當別論。圖 7（2）若成文日期長于發(fā)文機關 署 名 ，成 文 日 期右空二字編排 。發(fā) 文 機 關 署 名適當增加右空 字數(shù) ，具體可以成文日期首字為準 ，使發(fā)文機關 署名左移二字為 宜（如圖 8）。圖 10圖 8若出現(xiàn)以下情況 ，不能說不規(guī) 范（如圖 9）：圖 11參 考 文 獻 ：1 國家行政機關公文格式（GB/T 97041999）。2 黨政機關公文處理工作條例（中辦發(fā)201214 號）。3 黨政機關公文格 式（GB/T 9704 2012）。（山 東 省 鄒平縣教育局 ，山東省鄒平縣黃山 實 驗 小 學）圖 9實際工作中，發(fā)文機關署名與成文 日 期 布 局 不 規(guī) 范的情況多出現(xiàn)在不加蓋印章的公文 中 。 不 少