秘書工作者基礎(chǔ)知識(shí)大全

1、秘書工作者基礎(chǔ)知識(shí)大全在市場經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展、知識(shí)經(jīng)濟(jì)新潮迭起的情況下，新事物、新矛盾、新問題、新知識(shí)層出不窮，如果我們不注意不斷充實(shí)和更新知識(shí)，就跟不上時(shí)代前進(jìn)的步伐， 就難以勝任本職工作。下面是小編給大家?guī)淼奈拿鼗A(chǔ)知識(shí)和技能，歡迎大家閱讀 參考，我們一起來看看吧!秘書工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的組成對(duì)于一個(gè)秘書工作者而言，一個(gè)完整的合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)應(yīng)有三個(gè)方面：基礎(chǔ)知識(shí)、 專業(yè)知識(shí)、相關(guān)知識(shí)一、基礎(chǔ)知識(shí)秘書工作者知識(shí)的第一個(gè)層次，是秘書工作者必備的知識(shí)和前提條件。秘書工作 者的知識(shí)面要廣，基礎(chǔ)知識(shí)要扎實(shí)。為此秘書工作應(yīng)掌握以下三個(gè)方面的知識(shí)。1.科學(xué)文化知識(shí)基礎(chǔ)知識(shí)的基礎(chǔ)，包括語文、數(shù)學(xué)、歷史、地理、邏

2、輯、英語等等。特別要注意 語言文字和歷史知識(shí)的提高，重視歷史知識(shí)的學(xué)習(xí)，可以讓自己透過歷史的現(xiàn)象抓住 內(nèi)在的規(guī)律和本質(zhì)的東西。2.馬列主義理論知識(shí)哲學(xué)、政治經(jīng)濟(jì)學(xué)、黨的建設(shè)、鄧小平理論、有實(shí)踐中不斷地學(xué)習(xí)，才能提高理 論修養(yǎng)。3.政策法規(guī)知識(shí)這是作為秘書工作者必備的知識(shí)，包括黨的路線、方針、政策和國家的憲法、法 律法規(guī)、法令等相關(guān)的知識(shí)，特別要注重后者的學(xué)習(xí)。因?yàn)樗谄綍r(shí)的工作中接觸最 多的知識(shí)。二、專業(yè)知識(shí)是秘書工作者知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心或者是主體，也是區(qū)別于其他領(lǐng)域的知識(shí)結(jié)構(gòu)的方 面。1.理論知識(shí)，是秘書學(xué)和秘書工作總體的理論知識(shí)，是秘書工作者勝任本職工作 的重要前提，總的理論，也是秘書工作的基

3、本理論知識(shí)，秘書指導(dǎo)思想。分門別類的理論，包括文書處理，信息處理，信息調(diào)研和秘書實(shí)務(wù)的理論。2.業(yè)務(wù)知識(shí)，秘書工作中各個(gè)環(huán)節(jié)的操作常識(shí)，基本技能，操作規(guī)范，公文的起 草等。3.行業(yè)知識(shí)，秘書工作者所在機(jī)關(guān)的行業(yè)的基本知識(shí)。三、相關(guān)知識(shí) 秘書工作者的輔助知識(shí)，它包括以下幾個(gè)方面的知識(shí)。1.新的學(xué)科知識(shí)，社會(huì)科學(xué)和自然科學(xué)，是相關(guān)知識(shí)中的一個(gè)重要內(nèi)容，包括行 為科學(xué)、系統(tǒng)論、控制論、信息論。2.管理學(xué)知識(shí)，行政管理，領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)，決策等方面的知識(shí)。3.社會(huì)交往知識(shí)，社會(huì)關(guān)系學(xué)，公共關(guān)系學(xué)，人際關(guān)系學(xué)等，以便秘書工作者在 工作能夠提高自身的交際能力，信息溝通能力。4.心理學(xué)知識(shí)。四、社會(huì)知識(shí) 國際知識(shí)，

4、當(dāng)前國際的基本問題，世界格局，政治，經(jīng)濟(jì)，軍事，思想，科技，文化等方面知識(shí)的變化及發(fā)展情況。國內(nèi)知識(shí)，國情，民情，民俗，民風(fēng)等。 如何提高秘書的辦公效率 作為一名出色的秘書，要有效利用工作時(shí)間，提高辦公效率應(yīng)該從下幾方面開始：1、明確自己的工作任務(wù)和職責(zé);2、要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作;3、動(dòng)腦筋思考，分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，重要的工作、緊急 的工作先做，科學(xué)的有序的一項(xiàng)一項(xiàng)地完成工作任務(wù)。4、巧妙地運(yùn)用一些方法，合理分配精力，精明地利用時(shí)間，以提高效率;5、使用辦公輔助手段幫助組織工作;6、安排工作要適應(yīng)整個(gè)流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不間斷、延誤或降低團(tuán)隊(duì)的整體效益7、要遵照組織制定的

5、規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦期限，不能只憑個(gè)人想象和愛好 安排工作;8、秘書應(yīng)盡量堅(jiān)持記工作日記，通過時(shí)間和活動(dòng)的詳細(xì)記錄，認(rèn)真分析、評(píng)估自 己利用時(shí)間的有效程度。秘書基本禮儀禮儀是一門綜合性較強(qiáng)的行為科學(xué)，是指在人際交往中，自始至終地以一定的、 約定俗成的程序、方式來表現(xiàn)的律己、敬人的完整行為。由于地區(qū)和歷史的原因，各 地區(qū)、各民族對(duì)于禮儀的認(rèn)識(shí)各有差異。在長期的國際往來中，逐步形成了外事禮儀 規(guī)范，也叫涉外禮儀。涉外禮儀就是人們參與國際交往所要遵守的慣例，是約定俗成的做法。它強(qiáng)調(diào)交 往中的規(guī)范性、對(duì)象性、技巧性。隨著我國改革開放腳步的加快，人們?cè)谏詈凸ぷ髦型馐陆煌龆?，了解涉外禮 儀的內(nèi)容和

6、要求，掌握與外國人交往的技巧則顯得尤為重要。人和人之間有接觸才有了解，有了解才能溝通，有溝通才會(huì)互動(dòng)，這是三個(gè)重要 的程序。接觸是前提。接觸了之后才會(huì)了解，逐漸了解之后才容易溝通。所謂溝通是 雙向理解，我理解你，你也理解我。那么從國際交往的角度來看，宏觀上涉外禮儀有 三個(gè)基本要求：第一個(gè)要求尊重為本，要強(qiáng)調(diào)自尊自愛，要尊重自己的職業(yè)，要尊重自己的單位 第二個(gè)方面的理念就是要善于表達(dá)。在國際交往中，接待外國客人， 第三個(gè)方面是要強(qiáng)調(diào)接待三聲： “來有迎聲，問有答聲、去有送聲 ”。自我介紹、介紹他人、名片的制作和使用、與外國朋友交換禮物、宴請(qǐng)外國朋友 等等需要使用的一些常規(guī)的禮儀。從而在衣食住行訪

7、談送等方面，使人們對(duì)涉外禮儀 有一個(gè)全面地了解。他認(rèn)為，與人交往要尊重為先，尊重別人就是尊重自己，發(fā)現(xiàn)別 人的優(yōu)點(diǎn)，實(shí)際上就等于肯定自我，那說明你寬容，說明你謙虛，說明你好學(xué)。所以 在國際交往中，要善于發(fā)現(xiàn)別人的所長。秘書會(huì)議禮儀按參會(huì)人員來分類，會(huì)議基本上可以簡單地分成公司外部會(huì)議和公司內(nèi)部會(huì)議。公司外部會(huì)議，可以分成產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、研討會(huì)、座談會(huì)等。會(huì)議的分類：外部會(huì)議、內(nèi)部會(huì)議、發(fā)布會(huì)、工作例會(huì)、研討會(huì)、部門會(huì)、座談 會(huì)、計(jì)劃總結(jié)會(huì) 。內(nèi)部會(huì)議包括定期的工作周例會(huì)、月例會(huì)、年終的總結(jié)會(huì)、表彰會(huì)，以及計(jì)劃會(huì) 等等。我們以外部會(huì)議為例，講一講商務(wù)禮儀中需要關(guān)注的一些細(xì)節(jié)。我們將會(huì)議分成 會(huì)議前、

8、會(huì)議中、會(huì)議后1.會(huì)議前在會(huì)議前的準(zhǔn)備工作中，我們需要注意以下這幾方面：?when-會(huì)議開始時(shí)間、持續(xù)時(shí)間？where-會(huì)議地點(diǎn)確認(rèn)？who會(huì)議出席人？what-會(huì) 議議題？others -接送服務(wù)、會(huì)議設(shè)備及資料、公司紀(jì)念品等。whe n-時(shí)間，你要告訴所有的參會(huì)人員，會(huì)議開始的時(shí)間和要進(jìn)行多長時(shí)間。這樣能夠讓參加會(huì)議的人員很好地安排自己的工作。where-地點(diǎn)，是指會(huì)議在什么地點(diǎn)進(jìn)行，要注意會(huì)議室的布局是不是適合這個(gè)會(huì) 議的進(jìn)行。who-人物，以外部客戶參加的公司外部會(huì)議為例，會(huì)議有哪些人物來參加，公司這邊誰來出席，是不是已經(jīng)請(qǐng)到了適合外部的嘉賓來出席這個(gè)會(huì)議。what-會(huì)議的議題，就是要

9、討論哪些問題。others-會(huì)議物品的準(zhǔn)備，就是根據(jù)這次會(huì)議的類型、目的，需要哪些物品。比如紙、筆、筆記本、投影儀等等是不是需要用咖啡、小點(diǎn)心等。2.會(huì)議中在會(huì)議進(jìn)行當(dāng)中，我們需要注意以下這幾方面：(1)會(huì)議主持人主持會(huì)議要注意：介紹參會(huì)人員;控制會(huì)議進(jìn)程;避免跑題或議而不決;控制會(huì)議時(shí)間。(2)會(huì)議座次的安排會(huì)議座次的安排分成兩類：方桌會(huì)議和圓桌會(huì)議。一般情況下會(huì)議室中是長方形的桌子，包括橢圓形，就是所謂的方桌會(huì)議，方桌 可以體現(xiàn)主次。在方桌會(huì)議中，特別要注意座次的安排。如果只有一位領(lǐng)導(dǎo)，那么他一般坐在這 個(gè)長方形的短邊的這邊，或者是比較靠里的位置。就是說以會(huì)議室的門為基準(zhǔn)點(diǎn)，在 里側(cè)是主賓

10、的位置。如果是由主客雙方來參加的會(huì)議，一般分兩側(cè)來就坐，主人坐在 會(huì)議桌的右邊，而客人坐在會(huì)議桌的左邊。還有一種是為了盡量避免這種主次的安排，而以圓形桌為布局，就是圓桌會(huì)議。 在圓桌會(huì)議中，則可以不用拘泥這么多的禮節(jié)，主要記住以門作為基準(zhǔn)點(diǎn)，比較靠里 面的位置是比較主要的座位，就可以了。3.會(huì)議后 在會(huì)議完畢之后，我們應(yīng)該注意以下細(xì)節(jié)，才能夠體現(xiàn)出良好的商務(wù)禮儀。主要 包括：?會(huì)談要形成文字結(jié)果，哪怕沒有文字結(jié)果，也要形成階段性的決議，落實(shí)到紙面 上，還應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)相關(guān)事物的跟進(jìn);?贈(zèng)送公司的紀(jì)念品;?參觀，如參觀公司，或廠房等。?如果必要，合影留念。秘書電話禮儀（一）重要的第一聲 當(dāng)打電話

11、給某單位，若一接通，就能聽到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心 里一定會(huì) 很愉快，使雙方對(duì)話能順利展開，對(duì)該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意 一下自己的行為就會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說： “你好，這里是xx公司”。 但聲音清晰、悅耳、吐字清脆，給對(duì)方留下好的印象，對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印 象。因此要記住，接電話時(shí)，應(yīng)有 “代表單位形象 ”的意識(shí)。（二）要有喜悅的心情 打電話時(shí)要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會(huì) 被你感染，給對(duì)方留下極佳的印象，由于面部表情會(huì)影響聲音的變化，所以即使在電 話中，也要抱著 “對(duì)方看著 ”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。（三）清晰明朗的聲音 打電話

12、過程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠 “聽” 得出來。如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，對(duì)方聽你的聲音就是懶散的，無 精打采的，若坐姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿活力。因此打電話時(shí)，即 使看不見對(duì)方，也要當(dāng)作對(duì)方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢(shì)。（四）迅速準(zhǔn)確的接聽 現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì)有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速 地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種，若長時(shí)間無人接電話，或讓對(duì)方久等是很不禮貌的，對(duì)方在等待時(shí)心里會(huì)十分急躁，你的單位會(huì)給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠(yuǎn)，聽到電話鈴聲后，附近沒有其他人，應(yīng)該用最快的

13、速度拿起聽筒，這樣的態(tài)度是每個(gè)人都應(yīng)該擁有的，這樣的習(xí)慣是每個(gè)辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼?，若電?響了許久，接起電話只是 “喂”了一聲，對(duì)方會(huì) 十分不滿，會(huì)給對(duì)方留下惡劣的印象。（五）認(rèn)真清楚的記錄隨時(shí)牢記5w1h技巧，所謂5w1h是指when何時(shí)who何人where何地what何事why為什么how如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì) 打電話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于5w1h技巧。（六）了解來電話的目的 上班時(shí)間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可敷衍， 即使對(duì)方要找的人不在，切忌只

14、說 “不在 ”就把電話掛了。接電話時(shí)也要盡可能問清事 由，避免誤事。首先應(yīng)了解對(duì)方來電的目的，如自己無法處理， 也應(yīng)認(rèn)真記錄下來， 委婉地探求對(duì)方來電目的，就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。（七）掛電話前的禮貌 要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別， 說一 聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。秘書與上級(jí)之間交談技巧一般說來，人們?cè)谂c自己同等級(jí)、同層次的人講話時(shí)，表現(xiàn)比較正常，行為舉止 都會(huì)比較自然、大方。但是，在與比自己地位高的人交往時(shí)，就可能感到緊張;表現(xiàn)比較拘謹(jǐn)，并且自卑感強(qiáng);相反，在與社會(huì)地位低于自己的人講話時(shí)，就會(huì)表現(xiàn)得比較自 如、自信，甚至比較放

15、肆。比如，有的人在自己的上級(jí)面前從不敢 “妄言”，在同一科室的也不多說話，可是 在自己的下級(jí)或所管班組面前講話時(shí)，則落落大方，侃侃而談。有的則在一般人面前 總是擺出一副能者的架勢(shì)，可是一見到權(quán)威就顯得十分馴服和虔誠。因此，上下級(jí)之間的講話，上級(jí)要力求避免采取自鳴得意、命令、訓(xùn)斥、使役下 級(jí)的口吻說話，而是要放下架子，以平易近人的方式對(duì)待下級(jí)。這樣，下級(jí)才會(huì)向你 敞開心扉。談話是雙邊活動(dòng)，只有感情上的貫通，才談得上信息的交流。平等的態(tài)度，除說話本身的內(nèi)容外，還通過語氣、語調(diào)、表情、動(dòng)作等體現(xiàn)出來。 所以，不要以為是小節(jié)，純屬個(gè)人的習(xí)慣，不會(huì)影響上下級(jí)的談話。實(shí)際上，這往往 關(guān)系到下級(jí)是否敢向你接

16、近。此外，上級(jí)同下級(jí)談話時(shí)，要重視開場白的作用。不妨 與下級(jí)先扯幾句家常，以便使感情接近，打掉拘束感。上級(jí)同下級(jí)說話時(shí)，不宜作否定的表態(tài)：“你們這是怎么搞的?”有“你們這樣做工作 的嗎?”在必要發(fā)表評(píng)論時(shí)，應(yīng)當(dāng)善于掌握分寸。點(diǎn)個(gè)頭，搖個(gè)頭都會(huì)被人看作是上級(jí)的 “指示”而貫徹下去，所以，輕易的表態(tài)或過于絕對(duì)的評(píng)價(jià)都容易失誤。例如一位下級(jí)匯報(bào)某改革試驗(yàn)的情況， 作為領(lǐng)導(dǎo)， 只宜提一些問題， 或作一些一 般性的鼓勵(lì)： “這種試驗(yàn)很好，可以多請(qǐng)一些人發(fā)表意見。 ”你“們將來有了結(jié)果，希望 及時(shí)告訴我們。 ”這種評(píng)論不涉及具體問題，留有余地。如上級(jí)認(rèn)為下級(jí)的匯報(bào)中有什么不妥，表達(dá)更要謹(jǐn)慎，盡可能采用勸告

17、或建議性的措詞：這個(gè)問題能不能有別的看法，例如 ”不過，這是我個(gè)人的意見，你們可 以參考。 ”建議你們看看最近到的一份材料，看看有什么啟發(fā)?”這些話，起了一種啟發(fā) 作用，主動(dòng)權(quán)仍在下級(jí)手中，對(duì)方容易接受。下級(jí)對(duì)上級(jí)說話，則要避免采用過分膽小、拘謹(jǐn)、謙恭、服從，甚至唯唯諾諾的 態(tài)度講話，改變誠惶誠恐的心理狀態(tài)，而要活潑、大膽和自信。下級(jí)跟上級(jí)說話，成功與否，不只影響上級(jí)對(duì)你的觀感，有時(shí)甚至?xí)绊懩愕墓?作和前途。跟上級(jí)說話，要尊重，要慎重，但不能一味附和。 “抬轎子 ”、“吹喇叭 ”等等，只能 有損失自己的人格，卻得不到重視與尊敬，倒很可能引起上級(jí)的反感和輕視。在保持獨(dú)立人格的前提下，你應(yīng)采取不