企業(yè)職位說明書建設(shè)實踐探析

1、.企業(yè)職位說明書建設(shè)實踐探析-人力資源企業(yè)職位說明書建設(shè)實踐探析 沈文靜 中車南京浦鎮(zhèn)車輛有限公司人力部摘要：職位說明書是整理職位分析結(jié)果的工作描述的書面文件，界定的是“職位存在的價值”、“職位做什么事”、“職位要求什么樣的人來做”等問題，它既是職位評估的重要根據(jù)，也為其他HR業(yè)務(wù)的管理基礎(chǔ)。本文以PZ公司為例，對職位說明書體系建設(shè)實踐中的問題進(jìn)行總結(jié)歸納，并提出優(yōu)化建議。關(guān)鍵詞：職位說明書 管理實踐一、說明書建設(shè)典型問題PZ公司從2001年初步引入職位說明書，至今歷經(jīng)2次換版。職位說明書從無到有，從零散到相對規(guī)范，一定程度上提升了職位管理體系性、支撐了組織建設(shè)發(fā)展，但規(guī)范和約束作用體現(xiàn)還不夠

2、充分，主要體現(xiàn)在以下方面。1.缺乏清晰功能定位。從職位說明書本身來看，企業(yè)在說明書應(yīng)用重點、應(yīng)用方法、模板設(shè)計等方面往往缺乏系統(tǒng)的功能定位分析，易造成模板應(yīng)用度低、關(guān)鍵要素把握不到位等問題；從組織者角度看，人力部門對組織說明書編制工作角色定位不清晰，易造成人員重視度、參與度不高，最終認(rèn)可度不高的情況。2.缺乏系統(tǒng)管控經(jīng)驗。編制職位說明書是系統(tǒng)工程，牽扯面廣、時間長，人力部在組織編制職位說明書過程中，常因沒有項目管控經(jīng)驗、缺乏運作和溝通技巧，沒有抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，形成轟轟烈烈開場、無聲無息收場、事倍功半的局面。3.缺乏規(guī)范編制標(biāo)準(zhǔn)。管理咨詢公司為企業(yè)編制職位說明書，有專業(yè)知識、經(jīng)驗和全新視野，企業(yè)自

3、行編制的職位說明書，更貼近實際、員工認(rèn)可度更高，兩者各有千秋。但如兩者不相結(jié)合，就無法形成可復(fù)制、可推廣、可延續(xù)的編制規(guī)范、要素標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致說明書后續(xù)完善工作不規(guī)范、不系統(tǒng)、不準(zhǔn)確。4.缺乏動態(tài)管理維護(hù)。缺乏說明書跟蹤體系，一方面造成職位說明書管理不善，版本混亂；另一方面造成說明書未根據(jù)環(huán)境、技術(shù)、職位要求發(fā)展變化及時更新，內(nèi)容與真實情況相差甚遠(yuǎn)，最終被束之高閣，未能充分起到實時有效的指導(dǎo)作用。二、職位說明書建設(shè)實施經(jīng)驗PZ公司在推進(jìn)職位說明書管理時，注重從以下方面積極采取措施，提高工作系統(tǒng)性和規(guī)范性。1功能定位為前提。首先，明確“人力部組織編制、業(yè)務(wù)單位具體落實”的角色定位，將業(yè)務(wù)部門作為說明

4、書編制責(zé)任主體，從企業(yè)各部門抽調(diào)專家組成專項工作組和評審組，制定詳細(xì)工作計劃推進(jìn)工作；其次，明確職位說明書“以職位為中心，站在使用者的角度，從實用、有效出發(fā)，清晰、準(zhǔn)確地反饋內(nèi)容信息”的任務(wù)定位，要求以終為始，準(zhǔn)確把握說明書編制要點。2.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)。PZ公司統(tǒng)一的職位說明書模板包含職位基本信息、報告督導(dǎo)關(guān)系、勝任能力等12個要素，每個要素既有豐富內(nèi)涵，又與其他要素有深入聯(lián)系。公司在全面組織編制職位說明書前，整理形成職位說明書編制規(guī)范，從格式、句式、用詞用語、要素標(biāo)準(zhǔn)等方面進(jìn)行規(guī)范。例如，對職位職責(zé)，明確要求以并列型、流程型、網(wǎng)絡(luò)型或混合型的邏輯關(guān)系進(jìn)行描述，對任職資格，明確提出分層分類的標(biāo)

5、準(zhǔn)，做到說明書標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化。3.專業(yè)培訓(xùn)為先導(dǎo)。編制職位說明書編制技術(shù)性強(qiáng)，對編制人員的從業(yè)經(jīng)驗、邏輯思維、系統(tǒng)思維、文字提煉能力均有較高要求。PZ公司在說明書編制前，針對各單位編制者、責(zé)任人、評審專家等分群體培訓(xùn)，針對編制者，重點點評職位說明書典型問題、解讀編制規(guī)范、講解職位說明書范例；針對單位責(zé)任人，重點從計劃安排、組織推進(jìn)、工作質(zhì)量等方面提出要求；針對評審專家，重點從評審項點、關(guān)鍵要素標(biāo)準(zhǔn)、注意事項等方面進(jìn)行培訓(xùn)。保證職位說明書建設(shè)工作“標(biāo)準(zhǔn)化編寫、規(guī)范化評審、系統(tǒng)化推進(jìn)”。4.多級評審為保障。PZ公司對編制完成的職位說明書采用三級評審模式。一級評審（單位評審），審核范圍為本單位說明書

6、，審核重點為職位定位、職責(zé)分工權(quán)限、任職資格要求等43個評審項點，要求體現(xiàn)適用性；二級評審（系統(tǒng)專家評審），審核范圍為職能系統(tǒng)職位說明書，審核重點為說明書要素描述規(guī)范性等41個評審項點；三級評審（公司終審），審核范圍為全部說明書，審核重點為任職資格等通用關(guān)鍵要素等20個評審項點，要求符合體系要求。5.動態(tài)管理為根本。PZ公司在職位說明書建設(shè)實施完善的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步制定職位說明書管理細(xì)則，對職位說明書文件的控制、職位說明書的實施、修訂等進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范的規(guī)定，保證職位說明書持續(xù)可用。要求企業(yè)發(fā)生重大組織變革和戰(zhàn)略調(diào)整時，及時修訂職位說明書，并定期對說明書優(yōu)化完善。三、職位說明書建設(shè)優(yōu)化1.提高職位說明書利用率和影響力。職位說明書難在編制、在人力資源各個業(yè)務(wù)模塊，提高說明書使用率，同時對說明書內(nèi)容深度挖掘，將職位工作關(guān)系、工作要求以及資源支持等進(jìn)行整合和體現(xiàn)，使職位說明書升級為指導(dǎo)人力資源工作、員工工作的知識地圖或信息檢索中心。2.思考職位說明書與員工職業(yè)發(fā)展生涯的匹配。職位管理