Excel在會計賬簿中的應用

1、第5章 Excel在會計賬簿中的應用學習要點與要求：1了解會計賬簿有關基本概念；2了解如何建立科目余額表；（4） 單擊“確定”按鈕。（5） 在IF()函數(shù)Logical_text自變量位置輸入“SUM(I:I)=SUM(J:J)”,如圖5-2所示。（6） 在IF()函數(shù)Value_if_true自變量位置輸入“""”，如圖5-2所示。（7） 在IF()函數(shù)Value_if_false自變量位置輸入“="借貸不平衡"”，如圖5-2所示。圖5-2 輸入IF()函數(shù)參數(shù)（8） 單擊“確定”按鈕。（9） 若輸入的借方金額不等于貸方金額時，在K2單元格的位置會自動

2、出現(xiàn)“借貸不平衡的情況”的提示，如圖5-3所示。圖5-3 借貸不平衡時出現(xiàn)的提示（10）若輸入相等的金額，提示自動消失，如圖5-4所示。圖5-4 借貸平衡時提示消失5.3 分類賬 5.3.1設置總分類賬格式任何企業(yè)的一切經(jīng)濟活動都應分類整理計入分類賬的有關賬戶中，這樣企業(yè)的經(jīng)濟活動和財務狀況可以通過分類賬分門別類的反映出來，如表5-2是總分類賬的格式。表5-2 總分類賬格式總分類賬年月日憑證編號摘要借方金額貸方金額借或貸余額 將日記賬與分類賬進行比較后發(fā)現(xiàn)，日記賬的會計分錄是依照交易發(fā)生的日期為順序登記的，而分類賬則是以會計科目（即分類賬戶的名稱）為前提，再按照交易發(fā)生的日期為順序登記的。兩者

3、在會計處理程序中是兩種不同的賬簿，但在利用Excel進行賬務處理時，數(shù)據(jù)類榮并無差別。因此，可以利用Excel中的數(shù)據(jù)透視表功能將已形成的日記賬建立為總分類賬，至于分類賬中余額，可將其移至科目余額匯總表中予以反映。5.3.2建立總分類賬在運用數(shù)據(jù)透視表建立總分類賬時，需要引用其他工作表的內(nèi)容。請參看4.3節(jié)的內(nèi)容，將所需要的范圍名稱定義完成。1.打開“日記賬”工作表。2.選擇“數(shù)據(jù)”|“數(shù)據(jù)透視表和圖表報告”命令，如圖5-5所示。3掌握設置“借貸不平衡”的自動提示；4掌握利用數(shù)據(jù)透視表功能建立總分類賬、明細分類賬、科目匯總表。5掌握利用IF()函數(shù)、ISNA()函數(shù)、VLOOKUP()函數(shù)組合

4、填制科目余額表。教學重點與難點：以會計憑證為依據(jù)，建立的會計科目表中的有關數(shù)據(jù)，利用Excel的數(shù)據(jù)表透視表、函數(shù)等功能，建立起總分類賬、明細分類賬、科目匯總表和科目余額表等會計工作的賬表。教時安排：8學時。5.1 會計賬簿概述5.1.1會計賬簿的意義與作用會計賬簿是指以會計憑證為依據(jù)，在具有專門格式的賬頁中全面、連續(xù)、系統(tǒng)、綜合地記錄經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。會計賬簿是指以會計核算中具有十分重要的意義，主要表現(xiàn)在：(1)可以為經(jīng)濟管理提供連續(xù)、全面、系統(tǒng)的會計信息。(2)可以保護財產(chǎn)物資的安全完整。(3)便于企業(yè)單位考核成本、費用和利潤計劃的完成情況。(4)可以為編制會計報表提供資料。(5)可以為會計

5、檢查、會計分析提供資料。5.1.2會計賬簿的類型會計賬簿按照在經(jīng)濟管理中的用途可以分為日記賬簿、分類賬簿和備查賬簿。1.日記賬簿日記賬簿，又稱序時賬簿，是按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)展的時間先后順序，逐日逐筆登記經(jīng)濟業(yè)務的賬簿。按其記錄內(nèi)容的不同可分為普通日記賬和特種日記賬。（1）普通日記賬是用來登記全部經(jīng)濟業(yè)務情況的日記賬。將每天所發(fā)生的全部業(yè)務，按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的先后順序，編制成記賬憑證，根據(jù)記賬憑證逐筆登記到普通日記賬中，如企業(yè)設置的日記總賬就是普通日記賬。（2）特種日記賬是用來記錄某一類經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生情況的日記賬。將某一類經(jīng)濟業(yè)務，按經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的先后順序計入賬簿中，反應某一特定項目的詳細情況，如各經(jīng)

6、濟單位為了對現(xiàn)金和銀行存款加強管理，設置現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，來記錄現(xiàn)金和銀行存款的收、付和結(jié)存業(yè)務。2.分類賬簿分類賬簿是區(qū)別不同賬戶登記經(jīng)紀業(yè)務的賬簿。賬戶按提供指標的詳細程度，可分為總分類賬簿和明細分類賬簿。（1）總分類賬簿是按一級科目分類，連續(xù)的記錄和反映資金增減、成本和利潤情況的賬簿，它能總括并全面地反應企事業(yè)單位的經(jīng)濟活動情況，是編制會計報表的依據(jù)。一切企業(yè)都設置總分類賬。（2）明細分類賬簿是根據(jù)明細科目開設的賬簿，它能詳細得反映企業(yè)某項經(jīng)濟活動的具體情況。3.備查賬簿備查賬簿是對某些在日記賬簿和分類賬簿中不能記錄登記或記錄登記不全的經(jīng)濟業(yè)務進行補充登記的賬簿。企業(yè)根據(jù)自身的

7、情況，可以選擇設置或不設置此賬簿。5.2 日記賬5.2.1設置日記賬格式日記賬簿是序時記錄企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務的賬簿，從而按照時間順序全面反映企業(yè)發(fā)生的所有經(jīng)濟業(yè)務。表5-1時日記賬的格式。年月日憑證編號摘要賬戶名稱借方金額貸方金額 表5-1日記賬格式日 記 賬大家會發(fā)現(xiàn)，日記賬的格式與前面設置的會計憑證表的格式極為相似，其中“賬戶名稱”就是“會計科目”。這樣在利用Excel進行核算時，便不用再設置專門的日記賬?？梢圆捎煤怂銦o誤的會計憑證表進行以后的會計核算工作。5.2.2借貸不平衡自動提示作為一名會計人員，“有借必有貸，借貸必相等”這個賬戶規(guī)則一定是牢記于心的。在會計憑證的編制、賬簿的登記、編制會計

8、報表整個會計核算過程中，始終以這個規(guī)則來進行賬務處理。為避免出現(xiàn)借貸不平衡的情況，簡化利用IF()函數(shù)，進行借貸不平衡的自動提示。打開“第4張.xls”工作賬簿中的“會計憑證表”。具體步驟如下。（1） 選擇K2單元格。（2） 單擊 按鈕，選擇“粘貼函數(shù)”命令。（3） 在“函數(shù)分類”中選擇“邏輯”類別函數(shù)。“函數(shù)名”中選擇IF()函數(shù)，如圖5-1所示。圖5-1 選擇IF()函數(shù)圖5-5 建立數(shù)據(jù)透視表（3） 在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒蛑羞x擇“Microsoft Excel 數(shù) 據(jù)列表或數(shù)據(jù)庫”按鈕和“數(shù)據(jù)透視表”按鈕，如圖5-6所示。（4） 單擊“下一步”按鈕。（5） 如圖5-7所示

9、，彈出選定數(shù)據(jù)區(qū)域的對話框。圖5-6 建立“數(shù)據(jù)透視表”步驟1的對話框 圖5-7 建立“數(shù)據(jù)透視表”步驟2的對話框（6） 選擇“插入”|“名稱”|“粘貼”命令，如圖5-8所示。 圖5-8 選擇“數(shù)據(jù)透視表”的數(shù)據(jù)來源（7） 在“粘貼名稱”對話框中，選擇“日記賬”范圍名稱，如圖5-9所示。 圖5-9 粘貼數(shù)據(jù)來源的“范圍名稱”（8） 單擊“確定”按鈕。（9） 如圖5-10所示，“選定區(qū)域”顯示“日記賬”范圍名稱。圖5-10 完成“數(shù)據(jù)透視表”數(shù)據(jù)來源的選擇（10）單擊“下一步”按鈕。（11）在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒蛑羞x擇“新建工作表”按鈕，如圖5-11所示。圖5-11 建立“數(shù)據(jù)透

10、視表”步驟3的對話框（12）單擊“版式”按鈕。（13）在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒蛑袑ⅰ澳辍卑粹o。拖動到“頁”區(qū)域后，釋放鼠標，如圖5-12所示。圖5-12 設置“數(shù)據(jù)透視表”頁版式（14） 在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒蛑袑ⅰ翱颇看a”、“科目名稱”、“月”、“日”拖動到“行”區(qū)域，如圖5-13所示。圖5-13 設置“數(shù)據(jù)透視表”行版式（15） 在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒蛑袑ⅰ敖璺接囝~”按鈕拖動到“數(shù)據(jù)”區(qū)域，如圖5-14所示。圖5-14 設置“數(shù)據(jù)透視表”數(shù)據(jù)版式（16） 將鼠標移至“計算項：借方金額”位置，并雙擊“計算項：借方金額”。（17） 如圖5-15所

11、示,彈出“數(shù)據(jù)透視表字段”對話框。圖5-15 “數(shù)據(jù)透視表字段”對話框（18）在“數(shù)據(jù)透視表字段”對話框的“匯總方式”中選取“求和”， 如圖5-15所示?！坝嬎沩棧航璺浇痤~”改為“求和項：借方金額”。（19）單擊“數(shù)字”按鈕，彈出“單元格格式”對話框。（20） 在“單元格格式”對話框的“分類”中選擇“會計專用”，“小數(shù)位數(shù)”選擇“2”，在“貨幣符號”選擇“無”， 如圖5-16所示。圖5-16 “單元格設置”對話框（21）單擊“確定”按鈕。（22） 如圖5-17所示，返回“數(shù)據(jù)透視表字段”對話框，單擊“確定”按鈕。圖5-17 完成“數(shù)據(jù)透視表字段”對話框（23） 在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?/p>

12、對話框中將“貸方金額”按鈕拖動到“數(shù)據(jù)”區(qū)域。參照上述(16)-(22)步驟，將“計算項：貸方金額”改為“求和項：貸方金額”， 如圖5-18所示。圖5-18 設置“數(shù)據(jù)透視表”數(shù)據(jù)版式（24）單擊“確定”按鈕。（25）返回“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒颍鐖D5-19所示，單擊“完成”按鈕。圖5-19 完成“數(shù)據(jù)透視表”版式設置（26）總分類賬已經(jīng)建立，如圖5-20所示。明細分類賬的建立與明總類賬的建立極為相似，只是根據(jù)帶有明細科目的日記賬利用數(shù)據(jù)透視表功能自動生成的。在此不再贅述，將在第7章實例訓練中有所體現(xiàn)。5.3.3 修改總分類賬版面觀察已建立的總分類賬，發(fā)現(xiàn)與前面介紹的總分類賬的格

13、式有著較大的區(qū)別，該怎樣修改呢？完成接下來的操作，總分類賬就比較接近前面介紹的分類賬格式了。具體步驟如下。（1） 首先，根據(jù)前面介紹的方法，將上節(jié)建立的透視數(shù)據(jù)表Sheet1重新命名，如圖5-21所示。圖5-21 對工作表1進行重命名（2） 如圖5-22所示，為重命名后的總分類賬。圖5-22 重命名后的工作表（3） 選擇行1、2并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“插入”命令，如圖5-23所示。（4） 選擇A1、F1單元格，單擊“合并及居中”按鈕 。（5） 選擇A2、F2單元格，單擊“合并及居中”按鈕 。圖5-23 執(zhí)行“插入”命令（6） 選擇A1單元格，輸入“圣大有限責任公司”，并單擊“加粗”按鈕

14、 ，如圖5-24所示。（7） 選擇A2單元格，輸入“總分類賬”， 并單擊“加粗”按鈕 ，如圖5-24所示。圖5-24 設置A1、A2單元格（8） 將鼠標移至“數(shù)據(jù)”標題字段處，拖動“數(shù)據(jù)”至“匯總”字段處，如圖5-25所示。圖5-25 拖動“數(shù)據(jù)”字段（9） 總分類賬的版面變成如圖5-26所示的樣式。圖5-26 拖動字段后總分類賬的版式（10）選擇“科目代碼”中的任意單元格并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“字段設置”命令，如圖5-27所示。圖5-27 執(zhí)行“字段設置”命令（11）在彈出的“數(shù)據(jù)透視表字段”對話框的“分類匯總”中選擇“無”按鈕，如圖5-28所示?！皵?shù)字透視表字段”對話框（12）單擊

15、“高級”按鈕，在彈出的“數(shù)據(jù)透視表字段高級選項”對話框的“自動排序選項”選擇組中選擇“遞增”單選按鈕，如圖5-29所示。圖5-29 “字段設置”對話框“自動排序選項”設置（13）單擊“確定”按鈕。（14）返回“數(shù)據(jù)透視表字段”對話框，如圖5-30所示，單擊“完成”按鈕。圖5-30 完成“字段設置”（15）總分類賬變?yōu)槿鐖D5-31所示的版面。圖5-31 完成“字段設置”的總分類賬（16）選擇行13并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“隱藏”命令，如圖5-32所示。圖5-32 執(zhí)行“隱藏”命令（17）如圖5-33所示，經(jīng)過修改的總分類賬的版式看起來與前面介紹的總分類賬的格式比較相似，并且賞心悅目多了。圖

16、5-33 完成修改的總分類賬5.4 科目匯總表5.4.1 科目匯總表概述科目匯總表是根據(jù)一定時間內(nèi)的所有經(jīng)濟業(yè)務，根據(jù)相同的會計科目進行歸類，定期匯總出每一個會計科目借方本期發(fā)生額合計數(shù)和貸方本期發(fā)生額合計數(shù)的一種表格?？颇繀R總表在會計賬務核算過程中起著承上啟下的作用。一方面，將一定期間發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務分門別類進行匯總，另一方面，為編制會計報表提供數(shù)據(jù)。如圖5-3所示是會計匯總表的格式。表5-3科目匯總表格式科目匯總表編制單位： 年 月 日 單位： 元科目代碼會計科目借方本期發(fā)生額貸方本期發(fā)生額 合 計 5.4.2 建立科目匯總表科目匯總表是建立在日記賬記錄基礎之上的，其數(shù)據(jù)也來源于日記賬。因此

17、仍然可以利用Excel中的數(shù)據(jù)透視表功能將已形成的日記賬建立為科目匯總表。按照慣例，已將所需要的范圍名稱定義完成。具體操作如下。（1） 打開”日記賬”工作表。（2） 選擇“數(shù)據(jù)”|“數(shù)據(jù)透視表和圖表報告”命令，在彈出的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒蛑羞x擇“Microsoft Excel 數(shù)據(jù)列表或數(shù)據(jù)庫”單選按鈕和“數(shù)據(jù)透視圖” 單選按鈕，如圖5-34所示。圖5-34 建立“數(shù)據(jù)透視表”步驟1的對話框（3） 單擊“下一步”按鈕。（4） 選擇“插入”|“名稱”|“粘貼”命令，如圖5-35所示。圖5-35 選擇“數(shù)據(jù)透視表”的數(shù)據(jù)來源（5） 選擇”日記賬”范圍名稱粘貼在“選定區(qū)域”， 如圖5

18、-36所示。圖5-36 完成“數(shù)據(jù)透視表”數(shù)據(jù)來源的選擇（6） 單擊“下一步”按鈕。（7） 出現(xiàn)對話框，如圖5-37所示，單擊“是”按鈕。圖5-37 彈出的Excel對話框（8） 在彈出的對話框中選擇“第5章.xls總分類賬！數(shù)據(jù)透視表2”， 如圖5-38所示。圖5-38 選擇所需數(shù)據(jù)的“數(shù)據(jù)透視表”（9） 單擊“下一步”按鈕。（10）在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒蛑羞x擇“新建工作表”按鈕，并單擊“版式”按鈕。（11）在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒蛑袑ⅰ澳辍薄ⅰ霸隆蓖蟿拥健绊摗眳^(qū)域，如圖5-39所示。（12）在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒蛑袑ⅰ翱颇看a”、“科目名稱”拖

19、動到“行”區(qū)域，如圖5-39所示。（13）在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒蛑袑ⅰ敖璺浇痤~”、“貸方金額”拖動到“數(shù)據(jù)”區(qū)域，如圖5-39所示。圖5-39 設置“數(shù)據(jù)透視表”數(shù)據(jù)版式（14）參照5.3節(jié)內(nèi)容，將“計算項：借方金額”和“計算項：貸方金額”改為“求和項：借方金額”和“求和項：貸方金額”。并將借方金額和貸方金額數(shù)字設為“會計專用”，“小數(shù)位數(shù)”選擇“2”，“貨幣符號”選則“無”，如圖5-40所示。 圖5-40 設置“數(shù)據(jù)透視表”數(shù)據(jù)版式（15）單擊“確定”按鈕。（16）返回“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂υ捒颍鐖D5-41所示，單擊“完成”按鈕。圖5-41 完成“數(shù)據(jù)透視表”版式

20、設置（17）將新生成的工作表“Sheet1”重命名為“科目匯總表”， 如圖5-42所示。圖5-42 對工作表1重命名（18）選擇行1并右擊，在彈出的快捷菜單中選則“插入”命令。（19）選則A1：E1單元格，單擊“合并及居中”按鈕 ，輸入“圣大有限責任公司科目匯總表”，并單擊“加粗”按鈕 ，如圖5-43所示。圖5-43 設置A1單元格（20）將鼠標移至“數(shù)據(jù)”標題字段處，將“數(shù)據(jù)”拖動至“匯總”字段處，如圖5-44所示。圖5-44 拖動“數(shù)據(jù)”字段（21）選擇行13并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“隱藏”命令，完成科目匯總表的建立，如圖5-45所示。圖5-45 完成科目匯總表的設置（22）單擊下拉

21、式菜單按鈕選擇11月份，如圖5-46所示。圖5-46 選擇顯示11月份科目匯總表（23）如圖5-47所示，科目匯總表為11月份的業(yè)務匯總。圖5-47 11月份科目匯總表5.5自動更新數(shù)據(jù)透視表 在Excel中，保障根據(jù)日記賬建立的總分類賬、科目匯總表等數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)確定方法有兩個：一是在選定建立數(shù)據(jù)透視表數(shù)據(jù)源區(qū)域時，盡可能地將數(shù)據(jù)來源范圍擴大；一是隨著數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)的更新，數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)隨之更新。本節(jié)將采用一定的操作，使數(shù)據(jù)透視表內(nèi)容隨著數(shù)據(jù)源數(shù)據(jù)跟新而跟新。具體步驟如下。（1） 在“日記賬”工作表添加一筆業(yè)務，如圖5-48所示。圖5-48 修改的日記賬記錄（2） 切換至“總分類賬”工作

22、表。（3） 右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“更新數(shù)據(jù)”命令，如圖5-49所示。圖5-49 執(zhí)行“更新數(shù)據(jù)”命令（4） 在彈出的對話框中單擊“確定”按鈕，如圖5-50所示。（5） “總分類賬”的數(shù)據(jù)更新了，如圖5-51所示，并且在此基礎上建立的數(shù)據(jù)透視表均自動更新。圖5-51 更新后的總分類賬5.6科目余額表 5.6.1設計科目余額表科目余額表是用來記錄本期所有會計科目的發(fā)生額和余額的表格，它是科目匯總表的進一步延伸，能夠反映某一會計區(qū)間先關會計科目（賬戶）的期初余額、本期發(fā)生額、期末余額，為編制會計報表提供更完善的數(shù)據(jù)，如表5-4為科目余額表的格式。表5-4 科目余額表格式科目余額表編制單位：

23、年 月 單位： 元科目代碼會計科目期初余額本期發(fā)生額期末余額 合計 利用Excel建立科目余額表的步驟如下。（1） 將“第5章。xls”工作簿中的工作表“Sheet2”重命名為科目余額表。（2） 選擇A1：H1單元格，單擊“合并及居中”按鈕 。在A1單元格，輸入“圣大責任有限公司科目余額表”，并單擊“加粗”按鈕 。（3） 選擇A2：A3單元格，單擊“合并及居中”按鈕 。在A2單元格，輸入“科目代碼”， 并單擊“加粗”按鈕 。（4） 選擇B2：B3單元格，單擊“合并及居中”按鈕 。在B2單元格，輸入“會計科目”， 并單擊“加粗”按鈕 ，如圖5-52所示。圖5-52 設置A1、A2、B2單元格（5

24、） 選擇C2：D2單元格，單擊“合并及居中”按鈕 。在C2單元格，輸入“期初余額”，并單擊“加粗”按鈕 ，如圖5-53所示。（6） 選擇E2：F2單元格，單擊“合并及居中”按鈕 。在E2單元格，輸入“本期發(fā)生額”，并單擊“加粗”按鈕 ，如圖5-53所示。（7） 選擇G2：H2單元格，單擊“合并及居中”按鈕 。在G2單元格，輸入“本期余額”，并單擊“加粗”按鈕 。（8） 分別選擇C3、E3、G3單元格，輸入“借方”，并單擊“合并及居中”按鈕 及“加粗”按鈕 。（9） 分別選擇D3、F3、H3單元格，輸入“貸方”，并單擊“合并及居中”按鈕 及“加粗”按鈕 ，如圖5-53所示。圖5-53 設置C3、

25、E3、H3、C4、D4、E4、F4、G4、H4單元格（10）根據(jù)4.2節(jié)介紹的記錄單的有關知識，在A4:B53的單元格內(nèi)輸入科目代碼及相應的會計科目。（11）選擇A53:B53單元格，單擊“合并及居中”按鈕 。在A54單元格，輸入“合計”， 并單擊“加粗”按鈕 。（12）選擇列C:H，選擇“格式”|“單元格”命令。在彈出的“單元格格式”對話框中，將“數(shù)字”設為“會計專用”，“小數(shù)位數(shù)”選擇“2”，“貨幣符號”選擇“無”。（13）單擊“確定”按鈕。（14）選擇C53單元格，單擊 按鈕，執(zhí)行“粘貼函數(shù)”命令。（15）在“函數(shù)分類”中選擇“常用函數(shù)”中的SUM()函數(shù)，在SUM()函數(shù)中輸入公式“=

26、SUM（C4:C53）”，如圖5-54所示。圖5-54 輸入SUM()函數(shù)（16）單擊“確定”按鈕。（17）選擇C53單元格并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“復制”命令。（18）選擇D53:H53單元格并右擊，在彈出的快捷菜單中選擇“粘貼”命令。這樣D53:H53單元格均自動套用公式?？颇坑囝~表的格式建立已經(jīng)完成。5.6.2編制科目余額表編制科目余額表是指對科目余額表中期初余額、本期發(fā)生額以及期末余額的填寫。這個過程實質(zhì)上是工作表之間數(shù)據(jù)鏈接調(diào)用的過程?？颇坑囝~表的期初余額、本期發(fā)生額分別是從上期期末科目余額表中的期末余額及本期科目匯總表中鏈接過來。而科目余額表的期末余額是利用公式“期末余額=期

27、初余額+/-本期發(fā)生額”計算得到。那么解決工作表之間數(shù)據(jù)鏈接的問題即可編制科目余額表。1.期初余額的鏈接調(diào)用由于科目余額表中的會計科目固定，這樣期初余額的鏈接可以直接從上期科目余額表的期末余額調(diào)用。直接引用公式為“=被引用工作簿名稱被引用工作表名稱！被引用單位格”。若數(shù)據(jù)在同一個工作簿下，則“被引用工作簿名稱”可以省略。具體操作步驟如下。（1） 打開“期初余額表”工作表。（2） 選擇C4單元格，輸入“=”。（3） 將鼠標移至“資料.xls”工作簿中“10月份科目余額表”工作表，單擊G4單元格。（4） 將鼠標回移至“科目余額表”工作表，如圖5-55所示。圖5-55 建立直接連接（5） 按Ente

28、r鍵。如圖5-56所示，在“科目余額表”工作表C4單元格位置出現(xiàn)了期初現(xiàn)金余額的數(shù)值。圖5-56 顯示連接結(jié)果（6） 參照上述（2）-（5）的步驟，建立其他會計科目期初余額的鏈接，11月份科目余額編制完成。2.本期發(fā)生額的鏈接調(diào)用肯木月表中本期發(fā)生額需從本期科目匯總表中調(diào)用。由于每個會計期間發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務不完全相同，這樣根據(jù)記錄經(jīng)濟業(yè)務的日記賬自動生成的科目匯總表的會計科目不固定。在從本期科目匯總表中調(diào)用數(shù)據(jù)時，便不能直接調(diào)用，要借助于函數(shù)進行間接調(diào)用。按照慣例，已將所需要的范圍名稱定義完成。具體步驟如下。（1） 打開“科目匯總表”工作表。（2） 選擇E4單元格，單擊 按鈕，執(zhí)行“粘貼函數(shù)”命

29、令。在“函數(shù)分類”中選擇“邏輯”類別函數(shù)。在“函數(shù)名”中選擇IF()函數(shù)，單擊“確定”按鈕。（3） 將光標移至IF()函數(shù)Logical_text自變量位置空白處，單擊如圖5-57所示下拉式菜單按鈕，選擇ISNA()函數(shù)。圖5-57 選擇ISNA()函數(shù)（4） 將光標移至ISNA()函數(shù)Value自變量位置空白處，單擊如圖5-58所示下拉式菜單按鈕，選擇VLOOKUP()函數(shù)。圖5-58 選擇VLOOKUP()函數(shù) 在VLOOKUP()函數(shù)的Lookup_value自變量位置輸入“"現(xiàn)金"”，Table_array自變量位置粘貼名稱范圍“科目匯總表”，Col_index_n

30、um自變量位置輸入“2”，Range_lookup自變量位置輸入“FALSE”， 如圖5-59所示。圖5-59 輸入VLOOKUP()函數(shù)參數(shù)（6） 將光標回移至IF()函數(shù)，在Value_if_true自變量位置輸入“0”，在 Value_if_false自變量空白處，單擊下拉式菜單，選擇VLOOKUP()函數(shù)，如圖5-60所示。圖5-60 輸入IF()函數(shù)參數(shù)（7） 重復步驟（5）。（8） 單擊“確定”按鈕，完成函數(shù)設置。（9） 如圖5-61所示，在E4單元格顯示本月現(xiàn)金的借貸發(fā)生額。圖5-61 顯示函數(shù)計算結(jié)果按照同樣的方法，可以將科目余額表與科目匯總表建立動態(tài)的鏈接?？颇坑囝~表中借方金額、貸方金額字段的