招標代理機構的風險管理探討

1、招標代理機構的風險管理探討摘要：隨著中國經濟的不斷增長，政府、企業(yè)投資規(guī)模不斷的擴大，招投標市場的內容不斷豐富，招投標活動范圍更加普及，招投標已成為經濟活動中的重要內容，招標市場的競爭越來越激烈，也伴隨著各種各樣的風險，代理機構應重視自身存在的風險，加強風險防范，建立自身的風險管理體系。 關鍵詞：招標代理機構；風險管理；企業(yè)管理；服務質量 招標代理機構是指受招標人委托，代為從事招標組織活動的中介機構。2000年中華人民共和國招標投標法實施以來，中國招標代理機構快速發(fā)展起來，從事招標代理的人員隊伍不斷的壯大，招標代理的市場機會顯得很誘人，也給人感覺不需要多大的資本投入就可以獲取很高的回報，實際上

2、，在這高回報、高利益的背后也伴隨著高風險，招投標行業(yè)本身就是個高風險的行業(yè)，特別是工程招投標領域也是貪污、賄賂、腐敗等職務犯罪案件的高發(fā)區(qū)，而招標代理機構在整個的招投標過程中的重要作用，難免的就會涉及其中。因此作為招標代理機構對行業(yè)的風險要有高度的認識和重視，招標代理機構一旦發(fā)生風險或危機，往往都是致命的，可能會使招標代理機構面臨直接取消資格的風險，不管是投標人的投訴、監(jiān)管部門的處罰、或者是項目委托人可能發(fā)生的連帶風險。所以招標代理機構應該把風險管理放在公司發(fā)展的第一位，同時處理好風險管理和業(yè)務發(fā)展的之間的關系。 隨著招標代理機構數量不斷的增加，市場的競爭也越來越激烈，監(jiān)管部門的政策也在不斷的

3、更新變化，這就要求招標代理機構對自身所處的環(huán)境和風險應該有充分的評估和分析，根據公司自身的情況，提升自己的內部管理水平和業(yè)務水平，應對可能發(fā)生的環(huán)境的變化，提高自己的風險防范意識，打造屬于公司自身的核心競爭力，在激烈的市場競爭中立于不敗之地。現(xiàn)以福建省的招標代理市場為例，分析招標代理機構存在的風險以及問題，并提出招標代理機構的風險管理體系，作為探討。 一、招標代理機構存在的風險 （一）外部風險 1.政策環(huán)境變化帶來的風險。福建省的房屋建筑和市政基礎設施工程建設項目采取的是招標代理機構比選辦法，指由主管部門通過對招標代理機構的資格、能力、業(yè)績、信譽等情況進行綜合比較，從中優(yōu)選前二十名招標代理機構

4、進入名錄庫，招標人從名錄庫中公開隨機抽取招標代理機構并委托其代理建設工程招標事宜。而2010年6月發(fā)布的福建省房屋建筑和市政基礎設施工程建設項目招標代理機構比選辦法比2007年比選辦法（試行）的主要內容發(fā)生了重大的變化，調整省級名錄庫比選的評分內容和分值，取消總分100分的限制；特別是對于代理機構的業(yè)績采取了不封頂的做法，這使得進入2010年的名錄庫的名單發(fā)生很大的變化，從目前公示的名單中原有的前二十名機構有八名從名錄庫中出局。同樣的福州市的福州市的房屋建筑和市政基礎設施工程建設項目招標代理機構比選辦法采取了上述的變化。 這對于從名錄庫出局的招標代理機構來說，簡直是災難性的風險，一般情況下省市

5、名錄庫的抽簽項目會占到一個招標代理機構的招標代理服務費收入的70%以上。對于招標代理機構來說不可避免的出現(xiàn)大幅的業(yè)務下滑，從而造成惡性循環(huán)，難有機會再進入名錄庫。這些招標代理機構的生存將受很大的威脅。當然對于那些能進到名錄庫的新成員來說，把握了時機，化威脅為機遇，應該說這些新成員更具有憂患和風險意識。所以對重大政策變化帶來的風險和機會把握充分與否，將對公司的生存產生重大的影響。 2.招投標方式、形式的變化。隨著電子商務和管理信息化的迅速發(fā)展，建設工程電子招投標近年來在全國各地快速推開。建設主管部門對此高度重視，更加快了電子招投標的推廣步伐，電子招投標在健全社會監(jiān)督機制、轉變政府監(jiān)督方式、規(guī)范招

6、投標秩序上起到了重要作用。隨著電子化招投標的逐步實施，投標人采取電子平臺上下載或上傳招投標文件，福建省、福州市市場的項目標書、圖紙將銷售逐步取消，導致招標代理機構收入大幅的降低。 3.監(jiān)管部門不同的程序規(guī)定帶來的風險。主要是來自項目所在行業(yè)的主管部門在招投標過程中不同的監(jiān)督機構的監(jiān)督程序規(guī)則，而且不同行業(yè)的招標項目都有不同的政府主管部門，如工程建設、交通、電力、電信在招投標的程序和規(guī)則都不盡相同，同行業(yè)省級和市級的主管部門在管理的手段、程序和方法也存在差異，比如福建省、福州市以及福州市各縣、區(qū)也存在差別，容易出現(xiàn)因違反招標程序、不熟悉相關規(guī)定而受到處罰或者是投訴的狀況等等，這些都有可能會使招標

7、機構面臨風險。 （二）內部風險 1.招標代理機構業(yè)務流程管理上的風險。根據招投標法以及福建省招投標條例規(guī)定，招標代理的業(yè)務流程有一套非常規(guī)范的操作的流程，一般包括：簽訂委托招標代理合同（了解業(yè)主的需求）編制招標方案發(fā)布招標公告、出售招標文件標前答疑、發(fā)補充通知投標人編制投標文件組建評標委員會截標、開標、評標提交評標情況報告確定中標人后公示、發(fā)中標通知書簽訂合同。 但是在實際的操作過程中，往往任何一個環(huán)節(jié)都會出現(xiàn)突發(fā)的狀況或者難以預料的情況，比如在代理機構與業(yè)主簽訂委托代理合同后，由于行業(yè)的不同，“隔行如隔山”，代理機構所服務的業(yè)主中，很大一部分人對招投標工作不了解，有一些招標人具備了較強的專業(yè)

8、的知識，但對招標程序缺乏了解，或者跟上最新的形式變化和政策，還常常會提出比如像提高投標人的門檻、縮短招標公告時間的問題，還有國有投資項目的招標人組建評標委員會，提供專家，并成立評標委員會等等問題。如果代理機構在自身的內部業(yè)務流程不盡完善，把關不夠嚴密，程序不夠完整，在任何環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，如果處理不當，給業(yè)主提供錯誤的建議和信息，給業(yè)主造成損失，導致流標或者投訴。 2.內部綜合管理流程上的風險以及財務風險。由于業(yè)務人員在對外與業(yè)主之間的溝通和交流比較多，可能在對內與綜合部門之間的溝通少，導致檔案文件的歸檔不及時、丟失，資金回收與財務的數據銜接不上，收入不實、收入減少的情況出現(xiàn)。綜合部門加強與業(yè)務部

9、門的溝通，實現(xiàn)對業(yè)務收入和成本的有效控制，同時要避免業(yè)務員直接接觸現(xiàn)金，避免現(xiàn)金管理不善導致丟失等等，影響企業(yè)的正常運營。 3.招標代理業(yè)務服務質量的風險。招標代理業(yè)務對人員有較高的綜合素質的要求，如與業(yè)主及監(jiān)管部門的溝通能力以及對行業(yè)標的的了解和學習能力，因為招標項目涉及諸多行業(yè)的不同類別，行業(yè)有房建市政、公路交通、水利水電、鐵路等等，類型包括設計、監(jiān)理、工程等，而且要具備熟悉國家、省、市相關法規(guī)并合理運用的能力，編標及處理質疑投訴的能力等等。在招標代理過程中，招標代理機構作為中介組織，在項目委托人、投標人以及行業(yè)主管部門起到承上啟下的作用，一方面需要在合法合規(guī)的原則下，根據業(yè)主的要求，利用

10、自身的專業(yè)優(yōu)勢，為業(yè)主招到最合適的投標人，另一方面處理好與投標人的關系，投標人作為招投標活動中的另一個重要主體，代理機構需要在職責范圍內做好投標人的解釋、答疑工作，避免糾紛及發(fā)生道德風險。所以從制作招標文件開始到處理質疑、投訴的能力，體現(xiàn)招標代理機構為招標人服務質量的好壞。 4.從業(yè)人員的道德風險。由于業(yè)主對于國家相關的法律法規(guī)了解程度不同，有些業(yè)主對中標單位有傾向性，所以招標文件中一些重要條款的設定就十分重要，在這過程中從業(yè)人員的道德風險可能發(fā)生，招標代理機構的業(yè)務人員掌握招標文件內容的一些商業(yè)機密以及業(yè)主、投標人的情況信息，如果業(yè)務人員在道德方面出現(xiàn)問題，泄露招投標過程中的所有涉密事項，還

11、比如與招標人、投標人串通搞“暗箱操作”；進行私下交易，為招標人指定或推薦投標人、評委，越權處理招標代理職責范圍內的其他服務。 二、招標代理機構建立風險管理體系的措施和辦法 （一）在防范外部風險方面 1.招標代理機構避免業(yè)務來源、業(yè)務收入單一的風險，在招標代理機構穩(wěn)健發(fā)展招標代理的同時，可以拓展相關的業(yè)務范圍，包括不同行業(yè)不同監(jiān)管部門所涉及的業(yè)務，促進代理機構的相關業(yè)務多元化，提高自身的業(yè)務來源，提高自身的抗風險能力以及風險防范能力。 作為招標代理機構應首先確保工程招標代理業(yè)務領域業(yè)務作為核心的業(yè)務，作為經營發(fā)展之本，同時應大力拓展不同行業(yè)、部門的招標代理業(yè)務，取得相關部門的資質許可，拓展新的業(yè)

12、務范圍，包括財政部政府采購業(yè)務、發(fā)改委的中央投資項目、商務部的國際招標代理業(yè)務、醫(yī)藥行業(yè)的招標代理業(yè)務。多元化的業(yè)務范圍還應當包括招標代理以外的其他相關業(yè)務，比如建設部的工程造價業(yè)務、發(fā)改委的工程咨詢業(yè)務、新型的投融資業(yè)務以及代建業(yè)務等等。在新領域拓展招標業(yè)務，比如在土地出讓方面采取招標方式，降低土地成本，有利于房地產市場的健康發(fā)展。 2.熟悉相關的法律法規(guī)，掌握最新的政策制度，避免制度上風險。招投標方面的法律法規(guī)非常多，涉及到各個主管部門各個行業(yè)，所以對于招標代理機構來說。熟悉已在運行的相關的法律法規(guī)，以及時刻關注即將出臺的法律法規(guī)，評估對自身企業(yè)帶來的影響和風險，做好事前的工作和準備，一方

13、面避免政策突然變化帶來的危機，另一方面可以提高業(yè)務人員的代理服務水平，提高服務質量。特別是在一些關系到招投標工作的重大規(guī)定出臺時，招標代理人員一方面要及時與招標單位聯(lián)系溝通，取得招標單位的信任，保證招投標工作的進展；另一方面要加強業(yè)務學習，盡快理解并能夠熟練運用。招標代理人員本著誠實服務的原則，規(guī)范好程序性工作，完善好技術性工作，給業(yè)主一個滿意的答案和解決方案是水到渠成的。 （二）在防范內部風險方面 1.內部管理方面代理機構要制定相關的規(guī)章制度，強化內部管理，提高招標參與人員的責任心，加強道德風險意識。包括企業(yè)內部自身的基本管理制度，包括薪酬制度、人事制度、項目管理目標責任制度、危機應急處理方

14、案等等。保證企業(yè)自身正常運營，將風險化解在招標代理業(yè)務的制度管理過程中。 2.制定機構內部的業(yè)務流程，進行業(yè)務流程再造，實現(xiàn)高效嚴謹的業(yè)務管理流程，對業(yè)務人員提出嚴格的要求，實現(xiàn)業(yè)務流程標準化，業(yè)務流程各個環(huán)節(jié)都應該有章可循，有相應的行為準則和評判標準，完善流程的審批程序。 可以通過建立招標機構的科學管理思路，將先進的管理方法在招標投標行業(yè)中運用，引進ISO9001 質量管理體系，用最簡潔的方式將企業(yè)運行的模式進行概括，理順企業(yè)管理的基本流程。企業(yè)采用符合ISO9001 質量標準要求的管理程序，使企業(yè)內部的管理運作程序規(guī)范、效率、并具備較強的操作性，這是招標代理機構在提高業(yè)務效率、提高質量管理

15、水平方面重要措施。 另外，還可以通過現(xiàn)代化信息技術和網絡技術實現(xiàn)辦公自動化以及規(guī)范化的管理，結合ISO9001質量標準實現(xiàn)與電子化招投標的對接。 3.加強業(yè)務學習和培訓，提高業(yè)務質量，提升人員素質。招標中介服務行業(yè)需要的是多面手，具備較高的綜合素質，才能保證把招標服務質量，讓業(yè)主滿意。代理業(yè)務涉及的專業(yè)面廣，好的代理服務作品就是整個建設工作中的一個好開始，代理人員只有具有了前觀后瞻的視野和比較廣闊的知識面才能夠勝任。這就要求代理工作者具有較為全面的業(yè)務知識，不僅是招投標知識，而且在造價、合同、設計、監(jiān)理乃至前期工作等方面都能有一定的了解和掌握。一次完美的招標代理業(yè)務不單單是簡單的技術處理，應該

16、是為業(yè)主提供一套完整的解決方案，除了規(guī)范性的程序和技術工作外，還應該把相關的咨詢工作做好。所以招標代理機構應該在各個環(huán)節(jié)都能充分的與業(yè)主溝通，比如在編制招標文件前，多與業(yè)主溝通，合理地確定投標單位的資格要求、技術要求及評標辦法，是招標成功的關鍵環(huán)節(jié)。對不合理的要求提供相關的法律法規(guī)依據給業(yè)主，認真地擺出相關文件，耐心地做好解釋工作以及告之如果自行決定違法程序會導致的后果。因此,通過在崗培訓和鼓勵員工參加再教育學習等方式，提高企業(yè)業(yè)務人員的整體素質，包括樹立優(yōu)質服務及法律意識，以提高招標項目的質量管理。 4.企業(yè)要注重內外部溝通。內部溝通方面，要制定有效的溝通制度和溝通機制，避免由于缺乏溝通而造

17、成的事件，提高溝通意識，講究有效率的溝通；質量體系運行過程中，對公司各部門、員工之間存在的質量問題，由公司組織召開專題會及質量分析會進行討論解決，消除了部門壁壘和責任推諉。外部溝通主要是與業(yè)主相關人員及有關行政監(jiān)督管理部門的交流，良好的外部溝通交流能夠較好地了解招標人的需求及項目人員組成情況，取得招標單位的信賴和支持是圓滿完成招標代理工作的前提和保證。了解行政監(jiān)督管理部門對政策法規(guī)執(zhí)行情況、監(jiān)督尺度，對提高招投標項目的服務質量有幫助。 5.聘請專業(yè)的律師控制和防范招投標代理機構的風險，特別是對于突發(fā)事件的處理，以及危機應急處理機制。由于律師可以從整個法律體系的高度來審視招標代理業(yè)務過程中可能發(fā)

18、生的風險，有利于給招標代理機構提供從代理合同、招標公告、招標文件、投訴處理所有環(huán)節(jié)的法律咨詢和法律援助，用更嚴謹更科學的法律知識來提前介入可能發(fā)生的風險，把風險防范在事前，把問題提出在事前，最大限度的規(guī)避法律風險。由律師參與到代理業(yè)務重點環(huán)節(jié)把關，可以減少法律風險發(fā)生，也可以強化代理業(yè)務人員的法律意識和道德意識。 6.加強財務的風險管理和控制。特別是要將財務部門的管理前置，實現(xiàn)對風險的事前控制以避免招標過程中出現(xiàn)各種問題和風險。首先在財務核算層面，利用財務管理軟件系統(tǒng)，對業(yè)務每個項目的收支情況進行逐一的輔助核算，將每筆業(yè)務收支逐個落實各個具體項目之中。為各項指標分析、績效考核以及成本控制提供了有力的數據基礎，為領導進行戰(zhàn)略決策提供依據。其次，加強對投標保證金進出的管理。由于行業(yè)特點，每個招標代理項目的投標人少則三五家，多則上百家，數量龐大的往來賬核算始終是個重點。因此增設投標保證金專戶，并開通了網銀查詢來提高了工作效率，也保證了資金頻繁進出的準確無誤。最后，加強發(fā)票及現(xiàn)金管理。標書的收入占招標代理機構的代理費收入中一定的比重。標書銷售人員必須領用由財務部門開具的專用發(fā)票，避免在銷售招標文件的環(huán)節(jié)業(yè)務員直接接觸現(xiàn)金，借助銀聯(lián)POS機、網