歸檔文件整理十步驟

1、歸檔文件整理十步驟（適用于紙質(zhì)文書(shū)檔案）第一步：確定歸檔和不歸檔范圍為完整、系統(tǒng)地保存本機(jī)關(guān)在工作活動(dòng)中形成的、有保存價(jià)值的各種文件材料、帳冊(cè)、圖表以及電子文件等各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，提高歸檔文件的質(zhì)量，應(yīng)按國(guó)家檔案局第10號(hào)令企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定確定歸檔范圍。第二步：分年度嚴(yán)格按照歸檔文件形成時(shí)間即落款時(shí)間分年度。文件不跨年、不跨月。但有三種特殊情況：一是跨年度召開(kāi)的會(huì)議文件材料歸入會(huì)議結(jié)束年；二是跨年度形成的案件文件材料歸入案件辦結(jié)的年度；三是在整理歸檔時(shí)已收到的跨年度的復(fù)文一般應(yīng)與來(lái)文或去文一道歸入復(fù)文的年度。第三步：確定分類(lèi)法按問(wèn)題分，一般分為黨群工作類(lèi)、行政管理類(lèi)、

2、經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)、生產(chǎn)管理類(lèi)，如果黨群工作類(lèi)資料少，還可將黨群工作類(lèi)和行政管理類(lèi)合并為一類(lèi)。第四步：劃分保管期限這是歸檔文件整理的核心，正確區(qū)分文件價(jià)值，劃定保管期限是歸檔文件整理工作質(zhì)量?jī)?yōu)劣的關(guān)鍵所在。我們應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)國(guó)家檔案局第10號(hào)令企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定，準(zhǔn)確劃定本單位文書(shū)檔案的永久、定期（30年、10年）保管期限。第五步：歸檔文件的排列歸檔文件應(yīng)按照“事由原則”排列。所謂事由原則排列就是將同一事由、同一保管期限的相關(guān)文件排列在一起。如：批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文被轉(zhuǎn)發(fā)文、一次會(huì)議、一次活動(dòng)等。同一保管期限，不同事由的文件，可按時(shí)間的先后順序，也可按問(wèn)題的重要程度，責(zé)任者級(jí)別的高低進(jìn)行

3、排列。從檔案利用和管理方便出發(fā)，不宜按收發(fā)文順序排列歸檔文件。第六步：蓋歸檔章及填寫(xiě)其項(xiàng)目歸檔章的標(biāo)準(zhǔn)格式為長(zhǎng)45mm，寬16mm，分為均勻的6格，其內(nèi)容從上到下，從左到右分別是全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、機(jī)構(gòu)問(wèn)題（為選擇項(xiàng)）、保管期限、館編件號(hào)。蓋歸檔章和填寫(xiě)其項(xiàng)目應(yīng)用耐久字跡材料，如碳素墨水、黑色印油等。全宗號(hào)由檔案館給定；年度填寫(xiě)歸檔文件形成的年度，用4位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)，不能簡(jiǎn)化。保管期限應(yīng)填為“永久、30年、10年”。室編件號(hào)即歸檔文件的順序號(hào)，在同一年度、同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、同一保管期限條件下采用大流水號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫(xiě)。機(jī)構(gòu)或問(wèn)題為選擇項(xiàng)，歸檔文件進(jìn)行分類(lèi)才填，可填簡(jiǎn)稱(chēng)。館編件號(hào)不填。

4、第七步：裝訂歸檔文件按“件”裝訂。何謂“件”呢？歸檔文件整理規(guī)則（以下簡(jiǎn)稱(chēng)：規(guī)則）規(guī)定：“件”即歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件，請(qǐng)示與批復(fù)為一件（批復(fù)在前，請(qǐng)示在后），來(lái)文與復(fù)文可為一件。規(guī)則允許將關(guān)聯(lián)性強(qiáng)，利用時(shí)通常需要相互查證的兩份或多份文件作為一件，如：請(qǐng)示與批復(fù)，一次會(huì)議、一項(xiàng)活動(dòng)等形成的文件材料，這些文件材料可裝訂為一件。裝訂前應(yīng)對(duì)破損的文件、字跡易褪變、超大紙張制作的文件進(jìn)行技術(shù)處理，如修裱、復(fù)制、折疊等。還要去除永久、30年保存的文件上的金屬物，使用不銹鋼訂書(shū)針或三孔一線裝訂。采用何種裝訂方法和

5、材料，各單位可根據(jù)實(shí)際情況決定，但必須得到檔案行政管理部門(mén)的認(rèn)可。 第八步：編目 歸檔文件室編件號(hào)完成后，即可編制歸檔文件目錄，歸檔文件目錄設(shè)置的項(xiàng)目有：件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)。件號(hào)即室編件號(hào)。責(zé)任者即發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。文號(hào)即文件的發(fā)文字號(hào)，包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度（用六角括號(hào)括入）、發(fā)文順序號(hào)。題名即文件標(biāo)題，沒(méi)有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的應(yīng)自擬標(biāo)題，外加“”。日期即文件形成的時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如：20041226（2004年12月26日）。頁(yè)數(shù)即每一件歸檔文件的有效頁(yè)面。文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)。備注即注釋文件需要說(shuō)明的情況。 歸檔文件目錄的編制分別以不同

6、的保管期限進(jìn)行，永久歸檔的文件目錄要求一式兩份（或多份），定期的一份。 歸檔文件目錄填寫(xiě)或計(jì)算機(jī)錄入工作完成后，應(yīng)分年度、分保管期限、分組織機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）集中起來(lái)，可一年一本（冊(cè)），也可多年集中一本（冊(cè)），用規(guī)范制作的目錄殼將其裝訂起來(lái)，填寫(xiě)好目錄殼封面，成為日后歸檔文件的檢索工具。其目錄殼封面尺寸為310mm×220mm，其厚度可為10mm、15mm、20mm等，還可根據(jù)需要而定。封面項(xiàng)目設(shè)置為：1、全宗名稱(chēng)，即立檔單位的名稱(chēng)，要填寫(xiě)全稱(chēng)或通用簡(jiǎn)稱(chēng)。2、年度，填寫(xiě)歸檔文件形成的年度。3、保管期限，填寫(xiě)歸檔文件的保管期限。4、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題，如檔案進(jìn)行了分類(lèi)才填，沒(méi)有分類(lèi)就不填。第九步：裝

7、盒就是將編好歸檔文件目錄的歸檔文件，按照件號(hào)的順序裝入檔案盒。其基本要求是：在同一年度、同一機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、同一保管期限條件下，根據(jù)歸檔文件的多少選用不同數(shù)量，不同規(guī)格型號(hào)的檔案盒。檔案盒的規(guī)格尺寸為310mm ×220mm ×20mm或310mm ×220 ×30mm或310mm ×220mm×40mm（長(zhǎng)×寬×厚度），還可根據(jù)不同需要制作厚度不同的檔案盒。歸檔文件裝盒后，即可填寫(xiě)檔案盒封面、盒脊及備考表等項(xiàng)目。檔案盒封面項(xiàng)目設(shè)置為；全宗名稱(chēng)即立檔單位的名稱(chēng)，填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用全稱(chēng)，各單位還可根據(jù)需要設(shè)置年度、保管期限或其他項(xiàng)目。盒脊項(xiàng)目設(shè)置包括全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)和盒號(hào)等。這些項(xiàng)目的填寫(xiě)（除盒號(hào)、起止件號(hào)外）均與歸檔章同。盒號(hào)機(jī)關(guān)檔案室不填，要在以后檔案移交進(jìn)區(qū)檔案館時(shí)再填。起止件號(hào)填寫(xiě)該盒內(nèi)第一份歸檔文件和最后一份歸檔文件的號(hào)。中間用“一”連接。備考表是置于盒內(nèi)歸檔文件之尾，項(xiàng)目包括：盒內(nèi)文件情況說(shuō)明、整理人、檢查人和日期。盒內(nèi)文件情況說(shuō)明的填寫(xiě)，主要填寫(xiě)盒內(nèi)文件字跡模糊、紙張缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。整理人的填寫(xiě)，主要填寫(xiě)整理、歸檔文件的人員姓名。檢查人的填寫(xiě)，主要填寫(xiě)負(fù)責(zé)檢查歸