《秘書實務》第二章-文檔管理VIP

1、 第二章 文檔管理 （一）文書工作的基本術語一）文書工作的基本術語 1.1.文書、公文、文件文書、公文、文件 文書文書泛指社會組織及個人在社會活動中為記錄情況、表泛指社會組織及個人在社會活動中為記錄情況、表達思想、傳達意圖達思想、傳達意圖、記載活動而形成的一切文字材料。記載活動而形成的一切文字材料。 公文是國家機關或合法組織在公務活動中公文是國家機關或合法組織在公務活動中形成，形成，按照按照規(guī)定程序來制發(fā)和辦理規(guī)定程序來制發(fā)和辦理，具有法定效力和規(guī)范體式的文書具有法定效力和規(guī)范體式的文書。 文件文件( (狹義狹義) )是指組織在履行其法定職責或處理事務中是指組織在履行其法定職責或處理事務中形成

2、的各種形成的各種公文以及有名稱或標題的內部文書公文以及有名稱或標題的內部文書。 第二章 文檔管理 （一）文書工作的基本術語一）文書工作的基本術語 2. 2.文種、稿本文種、稿本 文種是按性質和用途確定的文件種類文種是按性質和用途確定的文件種類的的名稱。名稱。 公文文種可分為通用文種和專用文種兩大類。公文文種可分為通用文種和專用文種兩大類。 稿本包括文稿和文本。稿本包括文稿和文本。 文稿文稿草稿草稿、定稿定稿。 文本文本正本、副本、試行本、修訂本、各種文正本、副本、試行本、修訂本、各種文字文本等。字文本等。 第二章 文檔管理 （一）文書工作的基本術語一）文書工作的基本術語 3. 3.公文體式公文

3、體式 公文公文的的整體結構形式整體結構形式文體文體、結構、結構、格、格式式 文體文體應用性文體。應用性文體。 結構結構公公文的組織構造。文的組織構造。 格式格式指指公文各組成部分及各種標記在公文各組成部分及各種標記在一定規(guī)格紙張上的規(guī)定位置一定規(guī)格紙張上的規(guī)定位置。如下圖：。如下圖： 第二章 文檔管理 第二章 文檔管理 （二）檔案工作的基本術語（二）檔案工作的基本術語 1.1.檔案、全宗、案卷、件檔案、全宗、案卷、件 檔案檔案過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社軍事、經濟、科

4、學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 檔案三要素：原始記錄、物質形態(tài)、查考使用價值檔案三要素：原始記錄、物質形態(tài)、查考使用價值 全宗全宗一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。系的檔案整體。 案卷案卷由互有聯系的若干文件組合成的檔案保管單位。由互有聯系的若干文件組合成的檔案保管單位。 件件 歸檔文件的整理單位。歸檔文件的整理單位。 第二章 文檔管理 （二）檔案工作的基本術語（二）檔案工作的基本術語 2.2.檔案室

5、、檔案館檔案室、檔案館 檔案室檔案室是國家機構、企事業(yè)單位或其他是國家機構、企事業(yè)單位或其他社會組織內部設置的集中管理本單位檔案的社會組織內部設置的集中管理本單位檔案的專門機構。專門機構。 檔案館檔案館是集中管理特定范圍檔案的專門是集中管理特定范圍檔案的專門機構。機構。 第二章 文檔管理 （二）檔案工作的基本術語（二）檔案工作的基本術語 3. 3.檔案的種類檔案的種類 機關檔案室的檔案通常劃分為以下門類：機關檔案室的檔案通常劃分為以下門類： 文書檔案文書檔案、科學科學技術檔案技術檔案、專業(yè)檔案專業(yè)檔案、聲聲像檔案像檔案 第二章 文檔管理 文書工作文書工作核心內容是公文辦理核心內容是公文辦理。

6、檔案工作檔案工作 “秘書實務秘書實務”中的檔案工作特中的檔案工作特指組織內部檔案室的檔案管理工作。指組織內部檔案室的檔案管理工作。 第二章 文檔管理 ( (一一) )文書工作的基本要求文書工作的基本要求 及時、準確、安全及時、準確、安全 第二章 文檔管理 ( (二二) )檔案工作的基本要求檔案工作的基本要求 1.1.統一領導，分級管理統一領導，分級管理 2.2.維護檔案的完整與安全維護檔案的完整與安全 3.3.便于社會各方面利用便于社會各方面利用 第二章 文檔管理 草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等。用印、登記、分發(fā)等。 第二章 文檔管理 簽收、登記

7、、審核、擬辦、批辦、簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等。承辦、催辦等。 第二章 文檔管理 第二章 文檔管理 （一）保管工具（一）保管工具 存放工具存放工具、裝訂工具裝訂工具 （二）（二）分類分類 分類整理、分類存放分類整理、分類存放 第二章 文檔管理 第二章 文檔管理 ( (一一) )對本機關文書歸檔工作進行指導和監(jiān)督。對本機關文書歸檔工作進行指導和監(jiān)督。 ( (二二) )負責管理本機關的全部檔案。負責管理本機關的全部檔案。 ( (三三) )制定制度，對所屬地區(qū)或下級單位的檔制定制度，對所屬地區(qū)或下級單位的檔案工作指導、監(jiān)督和檢查。案工作指導、監(jiān)督和檢查。 ( (四四) )確保檔案和檔

8、案機密的安全。確保檔案和檔案機密的安全。 第二章 文檔管理 收集、整理、鑒定、保管、統計、收集、整理、鑒定、保管、統計、利用、移交利用、移交 第二章 文檔管理 （一）檔案的收集（一）檔案的收集 檔案的收集是機關檔案工作的起點，和文書檔案的收集是機關檔案工作的起點，和文書立卷工作是互相銜接。立卷工作是互相銜接。 第二章 文檔管理 （二）檔案的整理（二）檔案的整理 整理工作主要內容是檔案分類、編制案卷整理工作主要內容是檔案分類、編制案卷目錄、填寫檔號。目錄、填寫檔號。 第二章 文檔管理 （三）檔案的鑒定（三）檔案的鑒定 1. 1.判定檔案的價值和保管期限判定檔案的價值和保管期限 2. 2.檔案的銷

9、毀檔案的銷毀 第二章 文檔管理 （四）檔案的保管（四）檔案的保管 檔案的保管就是運用適當的設備和手段保檔案的保管就是運用適當的設備和手段保存和保護檔案存和保護檔案,以維護檔案的完整和安全以維護檔案的完整和安全,延長延長檔案的使用壽命。檔案的使用壽命。 第二章 文檔管理 （五）檔案的移交（五）檔案的移交 把保存期滿的檔案把保存期滿的檔案, ,連同案卷目錄和有關檢連同案卷目錄和有關檢索工具、參考資料一并向有關檔案館移交。索工具、參考資料一并向有關檔案館移交。 第二章 文檔管理 （六）檔案的統計（六）檔案的統計檔案數目與現狀統計檔案數目與現狀統計檔案變化的統計檔案變化的統計檔案利用的統計檔案利用的統

10、計 第二章 文檔管理 （一）檔案的檢索（一）檔案的檢索 檔案檢索工具有：目錄、索引、指南。檔案檢索工具有：目錄、索引、指南。 第二章 文檔管理 （二）檔案的利用（二）檔案的利用 檔案的利用是檔案工作的最終目的。檔案的利用是檔案工作的最終目的。 機關檔案室提供服務的方式有：檔案查閱、機關檔案室提供服務的方式有：檔案查閱、暫時外借、檔案證明、檔案復制等。暫時外借、檔案證明、檔案復制等。 第二章 文檔管理 （一）電子文件（一）電子文件 在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設

11、備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件。 （二）歸檔電子文件二）歸檔電子文件 歸檔電子文件指具有參考和利用價值并作為檔歸檔電子文件指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件，包括電子文件內容、背景信息、案保存的電子文件，包括電子文件內容、背景信息、元數據。元數據。 第二章 文檔管理 （一）電子文件的收集與積累（一）電子文件的收集與積累 收集收集 存儲存儲 登記登記 第二章 文檔管理 （二）電子文件的鑒定（二）電子文件的鑒定 1.1.確定歸檔電子文件的真實性、完整性、確定歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性有效性。 2. 2.劃分歸檔電子文件的保管期限

12、和密級。劃分歸檔電子文件的保管期限和密級。 第二章 文檔管理 （三）歸檔電子文件的整理（三）歸檔電子文件的整理 歸檔電子文件以歸檔電子文件以“件件”為單位整理。為單位整理。 第二章 文檔管理 （四）電子文件的歸檔（四）電子文件的歸檔 1. 1.歸檔要求歸檔要求遵從歸檔電子文件格式標準遵從歸檔電子文件格式標準 2 2. .歸檔方式歸檔方式邏輯歸檔和物理歸檔邏輯歸檔和物理歸檔 3 3. .歸檔時間歸檔時間一般不超過一般不超過3 3個月個月 4 4. .歸檔份數歸檔份數二份二份, ,保存一份保存一份, ,借閱一份借閱一份 第二章 文檔管理 （五）電子檔案的保管（五）電子檔案的保管 1 1對電子檔案物質載體的保管對電子檔案物質載體的保管 2 2對電子檔案內容的有效性保管對電子檔案內容的有效性保管 第二章 文檔管理 （六）電子文檔的利用（六）電子文檔的利用 1.1.提供拷貝件提供拷貝件 2.2.網絡提供網絡提供 3. 3.直接利用直接利用 （七）歸檔電子文