成品油采購業(yè)務(wù)流程

1、成品油采購業(yè)務(wù)流程一、業(yè)務(wù)目標1經(jīng)營目標1.1保證適當?shù)膸齑?，滿足市場需求。1.2尋求合理采購價格，降低采購成本。1.3保證采購的數(shù)量和質(zhì)量。2財務(wù)目標2.1保證成品油采購會計記錄及其賬務(wù)處理真實、準確、 完整。3合規(guī)目標3.1二、成品油采購業(yè)務(wù)符合合同法等國家法律、法規(guī)和股 份公司內(nèi)部規(guī)章制度。業(yè)務(wù)風險1經(jīng)營風險1.1庫存不足、品種或結(jié)構(gòu)不合理導(dǎo)致客戶流失。1.2庫存過高，占用資金增加。1.3外部采購未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當，導(dǎo)致資金損失、采 購成本增加或不必要的商業(yè)糾紛。1.4運輸方案不合理導(dǎo)致運雜費增加。1.5 采購的油品與訂單不符，導(dǎo)致油品數(shù)量超耗、質(zhì)量 差異。1.6 未經(jīng)審核 , 變更標準

2、合同文本中涉及權(quán)利、義務(wù)條款 導(dǎo)致的風險。2 財務(wù)風險2.1 采購交易沒有及時入賬，期末發(fā)生截止性錯誤。2.2 沒有準確和完整的會計記錄。2.3 虛假記錄采購交易，導(dǎo)致資產(chǎn)流失。2.4 未按規(guī)定進行賬務(wù)處理，導(dǎo)致賬實不符。3 合規(guī)風險3.1 成品油采購合同不符合合同法等國家法律、法規(guī)和 股份公司內(nèi)部規(guī)章制度的要求，受到處罰，造成損 失。三、 業(yè)務(wù)流程步驟與控制點1 上報市場需求1.1 ?。ㄊ校┓止荆▍^(qū)外銷售公司）根據(jù)市場需求及 經(jīng)營變化，編寫年、季、月（度）經(jīng)營及資源需求 計劃，由分管經(jīng)理審批后，于年前 60 天、季前 50 天、月前 20 天上報銷售大區(qū)分公司、油品銷售事業(yè) 部。油品銷售事

3、業(yè)部匯總分省 （ 市） 的需求計劃，綜合平 衡后向生產(chǎn)經(jīng)營管理部上報成品油經(jīng)營及資源需求 計劃，并與其協(xié)商擬定生產(chǎn)經(jīng)營計劃。2 下達配置計劃 / 外部采購計劃2.1 根據(jù)總裁批準的月度生產(chǎn)經(jīng)營計劃，油品銷售事業(yè)部制定石化資源收購計劃、供應(yīng)計劃和成品油配置 流向計劃，報事業(yè)部主管副主任批準下達銷售大區(qū) 分公司和省 （市）分公司 （區(qū)外銷售公司 ）。省 （市）分 公司（ 區(qū)外銷售公司 ） 根據(jù)資源、市場和庫存等情況， 經(jīng)分管經(jīng)理審批后制定下達本公司月度資源計劃。【ERP分（子）公司業(yè)務(wù)部門按照油品銷售事業(yè)部下達的配置計劃在 ERP系統(tǒng)中維護采購訂單。2.2 油品銷售事業(yè)部每月根據(jù)資源平衡情況，制定

4、外部 采購計劃，報事業(yè)部分管副主任批準下達銷售大區(qū) 分公司和省 （市）分公司 （區(qū)外銷售公司 ）。省 （市）分 公司 （ 區(qū)外銷售公司 ） 根據(jù)下達的外部采購計劃，結(jié) 合本單位庫存情況制定本區(qū)域外部采購計劃，報省 （市） 分公司 （ 區(qū)外銷售公司 ） 經(jīng)理批準下達。【 ERP】 分（子）公司財務(wù)部門根據(jù)批準的預(yù)算指標在 ERP 系統(tǒng)中對采購基金中心的承諾項目進行維護和下 達。3 內(nèi)部采購3.1 銷售大區(qū)分公司根據(jù)油品銷售事業(yè)部下達的配置流 向計劃安排運輸計劃，如需調(diào)整運輸計劃，業(yè)務(wù)部 門分管負責人在授權(quán)內(nèi)批準后下達執(zhí)行，超出授權(quán) 報分管經(jīng)理審批后下達執(zhí)行。3.2 銷售大區(qū)分公司負責組織一次運輸

5、并通知駐廠辦事 處安排煉化分（子）公司發(fā)貨。資源出廠后，大區(qū) 駐廠辦事處通知省 （市） 分公司 （ 區(qū)外銷售公司 ） 業(yè)務(wù) 部門有關(guān)發(fā)貨的數(shù)量、時間和到站 （ 港） ，省 （ 市） 分 公司（ 區(qū)外銷售公司 ） 收到發(fā)貨通知后，向倉儲部門 發(fā)出收貨通知單。4 外部采購4.1 各級業(yè)務(wù)部門跟蹤了解市場變化情況，適時編制市 場價格材料 , 報部門負責人和本分（子）公司分管經(jīng) 理，作為確定外部采購價格的依據(jù)。4.2 大區(qū)統(tǒng)一外部采購：銷售大區(qū)分公司根據(jù)油品銷售 事業(yè)部下達的外部采購計劃，合同簽訂人按規(guī)定權(quán) 限簽訂購銷合同，銜接具體的價格、數(shù)量和品種， 落實到港 （站） 。4.3省（ 市） 分公司 （

6、 區(qū)外銷售公司 ） 外部采購：根據(jù)外部采購計劃，業(yè)務(wù)部門建議采購價格，填寫外部采購申請表，報分管副經(jīng)理審批。需預(yù)付貨款的，由業(yè) 務(wù)部門組織對外部供應(yīng)商信用情況進行評價。按照 法律事務(wù)部審定的標準合同文本 , 合同簽訂人按規(guī) 定權(quán)限與外部供應(yīng)商簽訂采購合同 （ 明確交貨方式、 地點、時間、價格、數(shù)量、承付方式、損耗率、違 約責任等 ） ，并通知倉儲、財務(wù)等部門。【ERP業(yè)務(wù)部門根據(jù)采購合同在 ERP系統(tǒng)中維護采 購訂單。5 油庫驗收并辦理入庫手續(xù) 油庫工作人員核對成品油的品種、數(shù)量和內(nèi)容是否 與收貨通知單一致，做好收貨及后續(xù)工作。5.1 收貨前由質(zhì)檢人員對油品進行質(zhì)量檢驗，出具油品 質(zhì)量合格報告

7、。出現(xiàn)質(zhì)量問題或品種差異，查清原 因報?。ㄊ校┓止?（ 區(qū)外銷售公司 ） ，由相關(guān)部門 提出處理意見，報分管經(jīng)理批準后處理?！綞RP卸油前，油庫經(jīng)辦人員核對成品油收貨通知單 的品種、數(shù)量等與 ERP系統(tǒng)采購訂單（內(nèi)向交貨） 是否一致。5.2 油品計量驗收合格后，倉庫保管人員憑質(zhì)量合格報 告、計量報告、收貨通知單辦理入庫，并簽發(fā)入庫 單，油庫接卸人員按要求做好收貨作業(yè)，填寫收貨 作業(yè)臺賬。 油庫工作人員將收貨通知單、驗收報告、入庫單連 續(xù)編號，并由經(jīng)辦人和復(fù)核人簽字，存檔并送相關(guān) 部門?！綞RP在系統(tǒng)中錄入相關(guān)計量數(shù)據(jù)辦理入庫，并打 印系統(tǒng)生成的入庫單。5.3 卸油前后，油庫計量人員按要求做好

8、罐前尺和罐后 尺的計量。計算實際收油數(shù)量，填寫油罐動態(tài)分 戶賬 和油品運輸超耗（溢余）通知單。 出現(xiàn)運輸超損耗問題，按規(guī)定填寫罐車驗收及復(fù) 測記錄，查清原因報省 （市）分公司 （區(qū)外銷售公 司） ，由相關(guān)部門提出處理意見，報分管經(jīng)理批準后 處理。5.4 從外部單位油庫的汽車發(fā)油臺自行提油的，油品經(jīng) 抽檢合格后可直接配送加油站或終端用戶。直接配 送加油站的油品接卸驗收按照 4.6 成品油零售管理 業(yè)務(wù)流程控制點 3.1 執(zhí)行。直接配送終端用戶的 油品接卸驗收按照 4.7 成品油直銷及分銷業(yè)務(wù)流 程控制點 7.1 執(zhí)行。6 內(nèi)部 / 外部采購付款6.1 內(nèi)部采購付款：銷售大區(qū)分公司收到煉化分（子）

9、 公司增值稅發(fā)票清單的傳真件，復(fù)核無誤后 5 日內(nèi) 付款。省 （市）分公司 （區(qū)外銷售公司 ）收到銷售大區(qū) 分公司付款通知，復(fù)核無誤后 10 日內(nèi)付款。內(nèi)部結(jié) 算均須通過中國石化財務(wù)有限責任公司。6.2 外部采購付款：外部采購油品確認到貨和收到發(fā)票 后，由各級業(yè)務(wù)經(jīng)辦人填寫付款申請，按規(guī)定權(quán)限 逐級審批后，統(tǒng)一付款。 外部采購油品需要預(yù)付貨款時，各級業(yè)務(wù)部門在簽 訂合同前應(yīng)核查供應(yīng)商的信用情況，由業(yè)務(wù)部門填 制預(yù)付貨款申請單，經(jīng)其負責人審核后交財務(wù)部門 審核 , 按規(guī)定權(quán)限報批后統(tǒng)一付款。7 財務(wù)記賬7.1 各級財務(wù)人員對應(yīng)付憑證的相關(guān)原始票據(jù)（發(fā)票、入庫單、付款通知書、外采合同等）進行審核，確 認票據(jù)合法、信息完整后進行賬務(wù)處理，由不相容 崗位人員對憑證進行稽核?！綞RP財務(wù)人員在系統(tǒng) 內(nèi)進行發(fā)票校驗。7.2 各級財務(wù)和相關(guān)業(yè)務(wù)部門至少每月核對預(yù)付貨款和 應(yīng)付貨款，確保金額準確無誤。業(yè)務(wù)部門檢查油品 的在途情況，經(jīng)本部門負責人審核后報財務(wù)部門。7.3 ?。ㄊ校┓止?（區(qū)外銷售公司 ）財務(wù)部門與銷售大區(qū)分公司和煉化分（子）公司及外部供應(yīng)商至少每月 進行對賬。8 經(jīng)營活動分析8.1 各級業(yè)務(wù)部門至少每月檢查外部采購合同履行和驗 收情況。合同執(zhí)行完畢及