淺談城建檔案管理中存在的問題

1、淺談城建檔案管理中存在的問題 淺談城建檔案管理中存在的問題 摘要：由于城建檔案的特殊性，給管理工作帶來了一定的難度。應(yīng)針對城建檔案管理中存在的問題，采取有效的措施，使城建檔案更好的為城市建設(shè)和開展效勞。 關(guān)鍵詞：城建檔案；管理；措施 中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A 文章編號： 一、城建檔案 城建檔案是社會開展的產(chǎn)物，是指在城市規(guī)劃、建設(shè)和管理活動中直接形成的對國家和社會具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料。城市建設(shè)檔案是城市建設(shè)的技術(shù)成果和歷史依據(jù)。但隨著時(shí)代的進(jìn)步，技術(shù)的開展，城建檔案工作面臨著一些新的情況和新的問題。因此，加強(qiáng)城建檔案工作，對于了解城市建設(shè)歷史，

2、掌握城建全貌，總結(jié)城建規(guī)律，科學(xué)管理和改造城市，加快城市現(xiàn)代化建設(shè)，促進(jìn)城市經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、全面、迅速開展，都具有十分重大的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的歷史意義。 二、城建檔案管理中存在的問題 隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速開展，城建檔案的管理工作雖取得了很大的成績，但由于城建檔案的特殊性，在城建檔案的管理工作中就不可防止的出現(xiàn)一些問題。如城建檔案管理工作的開展存在不平衡、多樣性和不穩(wěn)定性，這些問題的存在給城建檔案的管理工作帶來了一定的困難和挑戰(zhàn)。 1、城建檔案管理效勞意識不強(qiáng) 就其城建檔案工作本質(zhì)來說，是通過管理來提供利用，為城市建設(shè)經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)等活動效勞，是一項(xiàng)管理及效勞的工作，它本身不能直接創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益，容易

3、被人們所無視。就自身來看，受傳統(tǒng)方案經(jīng)濟(jì)影響，長期以來作為效勞機(jī)構(gòu)的城建檔案館一直屬于行政部門，習(xí)慣于靠大樹好乘涼的思想意識和效勞態(tài)度，只求看好門、守好攤，檔案不喪失、不損壞，缺乏應(yīng)有的效勞意識、競爭意識和求知意識，使城建檔案管理人員普遍存在知識面窄，知識老化等現(xiàn)象，不能較好地適應(yīng)市場經(jīng)濟(jì)的要求。 2、城建檔案管理不夠標(biāo)準(zhǔn) 城建檔案的工作環(huán)節(jié)主要表現(xiàn)在收集、整理、鑒定、保管、開發(fā)、利用等方面，但在實(shí)際操作過程中，由于受人為業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力差異的制約，人們主觀思想認(rèn)識左右著檔案的標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)在認(rèn)識和理解上的不同，從而縱觀面上各單位在標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行上往往各式各異，不成標(biāo)準(zhǔn)。普遍反映在管理制度不健全、庫房建

4、設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、檔案保護(hù)措施不利、效勞對象狹隘等諸多問題上。這些不同程度地影響了城建檔案工作向主動效勞轉(zhuǎn)變的進(jìn)程，放慢了城建檔案工作向現(xiàn)代化開展的速度，也不符合市場經(jīng)濟(jì)要求。 3、城建檔案館藏結(jié)構(gòu)欠合理 目前市級館普遍存在館藏檔案門類不全，結(jié)構(gòu)單一，數(shù)量偏少的問題。館藏檔案的不均衡，較多地表達(dá)在各類工程檔案，尤其是民用建筑檔案占的比重偏大，而地下隱蔽工程檔案偏少或空白。沒有豐富的館藏給檔案的利用、編研、信息開發(fā)工作的開展帶來困難，導(dǎo)致編研工作顯得心有余而力缺乏。開發(fā)信息資源特別是檔案利用方面，根本上是“看門守?cái)偂暗热松祥T往往把業(yè)務(wù)活動范圍限制在半封閉的環(huán)境中。 4、城建檔案接收工作缺

5、乏主動性 如何得心應(yīng)手地應(yīng)用法律手段去取代經(jīng)濟(jì)制約，讓城建檔案接收工作再次煥發(fā)生機(jī)，這是擺在檔案工作者面前額度又一重要課題。 這些問題的存在都嚴(yán)重的影響城建檔案管理工作的順利進(jìn)行，并不能使城建檔案在城市建設(shè)中發(fā)揮其應(yīng)有的作用。 三、解決城建檔案管理問題的措施 充分認(rèn)識城建檔案管理工作的重要性，尤其是提高各級領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案管理重要性的認(rèn)識是做好城建檔案管理工作的關(guān)鍵。 1、加強(qiáng)學(xué)習(xí)，優(yōu)化效勞，營造城建檔案開展新環(huán)境。從提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)嫻熟度、優(yōu)化效勞質(zhì)量入手，提高工作效率，提升效勞水平，取得效勞對象的理解和支持。此外，以“爭創(chuàng)一流工作業(yè)績?yōu)槟繕?biāo)，要求大家改變檔案工作“等、靠、要的觀念，大力

6、開展主動效勞和真心效勞。把所有館員劃片定點(diǎn)，以“效勞、指導(dǎo)、檢查、提高為原那么，深入工程現(xiàn)場，抽查工程工程，掌握工程檔案的編制情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，對重點(diǎn)工程實(shí)施跟蹤指導(dǎo)。 強(qiáng)化監(jiān)督指導(dǎo)進(jìn)行有效培訓(xùn)，各級檔案行政管理部門針對本城市的城建檔案管理現(xiàn)狀。采取不同方式進(jìn)行分類指導(dǎo)，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)力度。針對不同單位現(xiàn)狀。力爭整體水平的提高。對人員、設(shè)備、檔案管理都比擬標(biāo)準(zhǔn)的單位，要穩(wěn)固提高，開發(fā)利用上下功夫；對有物質(zhì)資源但管理沒跟上的單位，應(yīng)在依法管理、建章立制上加強(qiáng)指導(dǎo)和監(jiān)督，促其逐步標(biāo)準(zhǔn)管理；對問題較多、根底薄弱的單位，要加強(qiáng)建檔建設(shè)，加大監(jiān)督力度，不留死角。同時(shí)，要著重抓好檔案管理人員的

7、專業(yè)知識和技能的培訓(xùn)，為城建檔案管理奠定良好的根底。各城建檔案管理部門要努力爭取宣傳、新聞等部門的大力支持，強(qiáng)化宣傳，提高民眾對檔案管理的關(guān)注度，創(chuàng)造出城建檔案管理工作的良好環(huán)境。 2、建立健全城建檔案管理制度，要徹底改變城建檔案管理的混亂狀況，應(yīng)對城建檔案資料的收集、歸檔到移交整個(gè)流程，以及城建檔案的日常保管、借閱、利用進(jìn)行統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，制定相應(yīng)的就規(guī)章制度來約束，以促進(jìn)城建檔案歸檔質(zhì)量和日常管理水平的提升。 強(qiáng)化城建檔案的保管條件，提高保管質(zhì)量。針對城建檔案資料的自身特點(diǎn)，保管需要一定的物質(zhì)資源條件，在爭取領(lǐng)導(dǎo)重視的根底上，要結(jié)合實(shí)際。加大投入力度，創(chuàng)造條件，力求對城建檔案資料做到妥善保管。

8、3、開展集成化檔案信息檢索效勞。復(fù)合檔案館檔案信息資源的開發(fā)重心是建設(shè)集成檔案信息資源，開展集成化檔案信息效勞，幫助利用者快捷準(zhǔn)確地找到自己所需要的檔案信息。在館藏資源多元化背景下，檔案館往往采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，將各種檔案信息資源和檢索工具通過網(wǎng)絡(luò)主頁發(fā)布給利用者，以促進(jìn)利用者對所需檔案信息的發(fā)現(xiàn)、檢索和存取。目前，由于檔案信息資源沒有得到有效整合，紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案信息資源彼此獨(dú)立、互無關(guān)系，利用者不熟悉不同的檢索系統(tǒng)，這給大家利用檔案帶來了極大的不便，造成檢索效率非常低。復(fù)合檔案館的目標(biāo)就是建立一個(gè)統(tǒng)一界面的檢索系統(tǒng)，深入開展集成化檔案信息效勞，使檔案利用工作更趨簡易，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資

9、源的開掘利用。 4、結(jié)合實(shí)際，加強(qiáng)管理，暢通城建檔案收集渠道。要實(shí)現(xiàn)城建檔案收集完整，建立并疏通收集渠道，采取必要的行政手段和物質(zhì)保障。運(yùn)用多種形式加強(qiáng)對城建檔案資料的收集。各城建檔案管理機(jī)構(gòu)不能坐等報(bào)送，爭取更多參與到城建工程建設(shè)尤其是重大工程建設(shè)過程之中，主動收集，保證質(zhì)量。同時(shí)，積極推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)。為應(yīng)對城建檔案管理工作中出現(xiàn)的棘手問題，采取主動出擊的態(tài)勢應(yīng)對工作中的變數(shù)，努力改善外圍環(huán)境，積極加強(qiáng)與工程建設(shè)方的溝通，以感情聯(lián)絡(luò)為突破口及時(shí)掌握工程檔案工作動態(tài)；另一方面，積極探索依法治檔途徑，加強(qiáng)城建檔案執(zhí)法工作。為了深入貫徹城建檔案的法律法規(guī)及方法的順利實(shí)施，應(yīng)加強(qiáng)與各部門之間的協(xié)調(diào)、溝通，從而為城建檔案的收集管理提供有力保障。加強(qiáng)交流，完善管理，延伸城建檔案效勞范圍。為適應(yīng)城市建設(shè)開展需要，造就一支與城建開展相適應(yīng)的檔案管理隊(duì)伍，積極加強(qiáng)與兄弟單位的交流與學(xué)習(xí)，積極借鑒他人的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，不斷創(chuàng)新檔案效勞機(jī)制。建立館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，提高查閱利用的效率，并依托現(xiàn)代高科技對城建檔案進(jìn)行全方位、多層次的信息化管理，實(shí)現(xiàn)檔案檢索計(jì)算機(jī)化。實(shí)現(xiàn)資源共享