電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)

1、電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程管理規(guī)（征求意見稿）1 圍本標(biāo)準(zhǔn)適用于國家行政機(jī)關(guān)制發(fā)的電子公文管理。 黨的機(jī)關(guān)和其他機(jī)關(guān)制發(fā)的電 子公文管理可參照執(zhí)行。2 規(guī)性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB 18030-2000 信息技術(shù) 信息交換用漢字編碼字符集基本集的擴(kuò)充GB 2312-1980 信息交換用漢字編碼字符集基本集GB/T 9704-1999 國家行政機(jī)關(guān)公文格式GBT 1

2、8894 2002 電子文件歸檔與管理規(guī)DA T22 歸檔文件整理規(guī)則DA T18 檔案著錄規(guī)則中辦發(fā) 199614 號中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例國發(fā)200023號關(guān)于發(fā)布國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知國家檔案局令第6號電子公文歸檔管理暫行辦法ISO 15489 信息與文獻(xiàn)文件管理3 術(shù)語和定義GB/T 9704-1999 、 GB/T 18894、中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理條例和國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法中確立的術(shù)語和定義以及下列術(shù)語和定義均適用于本標(biāo)準(zhǔn)。3.1電子公文electronic official document電子公文是指國家機(jī)構(gòu)及其它社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán)、 實(shí)施管理而在數(shù)

3、字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的具有法定效用和規(guī)體式的文件。3.2歸檔電子公文件 archival electronic official document指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子公文（3 1） 。3.3背景信息 context指描述生成電子公文 （3 1） 的職能活動、電子公文的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。3.4元數(shù)據(jù) metadata指描述電子公文 （3 1） 數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字

4、符集等數(shù)據(jù)。3.5留痕信息 trace information將電子公文在其成文過程中的歷次修改過程、修改容及每一個處理步驟修改的痕跡進(jìn)行保留，以確保信息的不可否認(rèn)性和可追溯性。3.6保存日志 save log電子公文在其成文過程中對所有操作、日期及行為的記錄和描述。3.7版式文件 template file能夠?qū)⒓堎|(zhì)文件原版原式呈現(xiàn)的電子文件格式， 即能保留原有排版格式， 又具有不可篡改性。常見的版式文件格式有PDR CE餐。這類版式文件通常具有以下特點(diǎn)：保留原版原式，忠于紙質(zhì)文檔的原有排版格式，圖文并茂。容不易修改，保證原文的正確性、完整性和性。4 符號和縮略語4.1XML可擴(kuò)展置標(biāo)語言（

5、 eXtensible Markup Language ）。4.2CEBCEBU Chinese E-paper Basic的縮寫，是一種帶語義的跨媒體版式文檔，在不同 的軟硬件環(huán)境下保持顯示不發(fā)生變化。5 電子公文管理的基本要求電子公文管理，遵循電子政務(wù)活動中產(chǎn)生的有價值的電子公文應(yīng)歸檔的原則和 歸檔電子公文應(yīng)規(guī)的原則，遵循電子公文全程管理和文檔一體化管理原則，確保和有效維護(hù)電子公文的真實(shí)性、完整性、安全性和可識別性，確保歸檔電子公文得到科學(xué)保管和有效利用。電子公文歸檔管理， 按國家檔案局令第6號電子公文歸檔管理暫行辦法執(zhí)行。電子公文文檔一體化要求電子公文形成、辦理到歸檔、保管、利用等管理過

6、程是連續(xù)的、不間斷的，對電子公文的管理過程及其控制是全程的、預(yù)知的、可控的。文檔一體化管理保證電子公文容的完整性、元數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，保證從文書部門到檔案部門的數(shù)據(jù)流暢通、完整。6電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程6.1業(yè)務(wù)流程簡圖圖1中的業(yè)務(wù)流程描述了電子公文從形成、辦理、歸檔、保管、利用或銷毀的一般過程。文文格式撇E-mail收集整理進(jìn)館梭多媒體互聯(lián)網(wǎng)圖1電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程簡圖6.2 流程中的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)電子公文的交換（收發(fā)文）、歸檔和移交三個節(jié)點(diǎn)，是電子公文文檔一體化 業(yè)務(wù)流程中的三個關(guān)鍵點(diǎn)，涉及到不同的辦公系統(tǒng)（OA之間、辦公系統(tǒng)和檔案 室檔案管理系統(tǒng)之間、檔案室檔案管理系統(tǒng)和檔案館

7、檔案管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交 換，直接影響電子公文全程管理的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)流的是否暢通。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)了交換（收發(fā)文）、歸檔和移交三個節(jié)點(diǎn)的電子公文業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，保 證電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)順暢。6.3 業(yè)務(wù)流程中其他節(jié)點(diǎn)的一般要求電子公文文檔一體化業(yè)務(wù)流程中的其他節(jié)點(diǎn)，也是電子公文管理的組成部 分。各節(jié)點(diǎn)的全部事務(wù)處理活動和元數(shù)據(jù)、 背景信息，如責(zé)任人、時間、結(jié)果等, 都要完整和準(zhǔn)確記錄下來。電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的保存日志， 隨時自動記錄對電子公文實(shí)時操作的人員、時間、設(shè)備、項目、容等，以保證歸 檔電子公文的真實(shí)性。7電子公文交換的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)7.1 電子公文交換業(yè)務(wù)數(shù)

8、據(jù)容電子公文交換業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)容，在發(fā)文和收文環(huán)節(jié)中，可采用如下結(jié)構(gòu)中的任何 一種進(jìn)行數(shù)據(jù)傳遞：完全符合國家標(biāo)準(zhǔn)的XMLB式版式公文心文的描述信息公文文頭（圖形格式）+公文容（txt格式）+公文的描述信息7.2 電子公文描述信息數(shù)據(jù)的格式規(guī)在發(fā)文和收文環(huán)節(jié)中，電子公文的描述信息應(yīng)符合表1的要求。表1電子公文基本描述信息兒系數(shù)據(jù)類型說明發(fā)文字號字符型（長度W100）公文的發(fā)文字號，應(yīng)嚴(yán)格按照國標(biāo)規(guī) 定的形式進(jìn)行記錄文件標(biāo)題字符型（長度0192）文件標(biāo)題信息，應(yīng)能準(zhǔn)確反映公文容文種字符型（長度0 10）黨政機(jī)關(guān)或其它機(jī)關(guān)公文的種類名稱主題詞字符型（長度0100）公文的主題詞發(fā)文機(jī)關(guān) （責(zé)任者）字符型（長

9、度0100）公文制發(fā)機(jī)關(guān)的規(guī)性全稱。聯(lián)合行文 時，包括主辦機(jī)關(guān)和協(xié)辦單位。主送機(jī)關(guān)字符型（長度0公文的主送機(jī)關(guān)信息兒系數(shù)據(jù)類型說明100）抄送機(jī)關(guān)字符型（長度0100）公文的抄送機(jī)關(guān)信息簽發(fā)人字符型（長度0 20）公文簽發(fā)人簽發(fā)時間字符型（長度0 20）公文簽發(fā)時間公文密級字符型公文密級信息，公文的密級包括普通、 絕密、緊急程度字符型公文的緊急程度信息，公文的緊急程 度包括特急、加急、急件、平件期限字符型公文的期限信息附件名稱字符型（長度0260）公文附件的名稱信息容描述字符型（長度0500）對公文容的簡要描述信息頁數(shù)字符型公文頁數(shù)控制標(biāo)識字符型公文允許上因特網(wǎng)的控制標(biāo)識7.3 電子公文描述信

10、息元數(shù)據(jù)項目XMLM構(gòu)形式<?xml version="1.0" encoding="GB2312" ?>- <主節(jié)點(diǎn)>- <FIELDS><FIELD FieldName="發(fā)文字號"FieldType ="String " WIDT="100" /><FIELD FieldName="文件標(biāo)題"FieldType ="String " WIDT="192" /><FI

11、ELDFieldName="文種"FieldType ="String " WIDT="10" /><FIELD FieldName="主題詞" FieldType ="String " WIDT="100" /><FIELD FieldName="發(fā)文機(jī)關(guān)（責(zé)任者）"FieldType =" String WIDT="100" /><FIELD FieldName="主送機(jī)關(guān)&q

12、uot;FieldType ="String " WIDT="100" /><FIELD FieldName="抄送機(jī)關(guān)"FieldType ="String "WIDT="100" />FieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="String<FIELD FieldName="簽發(fā)人"WIDT="20"

13、/><FIELD FieldName="簽發(fā)時間"WIDT="10" /><FIELD FieldName="公文密級"WIDT="4" /><FIELD FieldName="緊急程度"WIDT="4" /><FIELDFieldName="期限"FieldType ="String " WIDT="10"/><FIELD FieldName="

14、附件名稱"FieldType ="String WIDT="260" /><FIELD FieldName="容描述" FieldType ="String WIDT="500" /><FIELD FieldName="頁數(shù)"FieldType =" String " WIDTH="4/><FIELD FieldName="控制標(biāo)識"FieldType ="StringWIDT="

15、4" />- /FIELDS*- vROWDATAROW：文字號="津X發(fā)200415號”文件標(biāo)題="關(guān)于開展人 員密集場所消防安全疏散通道安全出口專項治理的意見 "文種="意見 “主題詞=”公安消防安全治理意見”發(fā)文機(jī)關(guān)（責(zé)任者）=" 天津市XX局"主送機(jī)關(guān)=""抄送機(jī)關(guān)=""簽發(fā)人="XX簽發(fā)時間 ="2004-6-16"公文密級="部"緊急程度=""期限""1年"容描述=&q

16、uot;" 附件名稱=""頁數(shù)"""控制標(biāo)識=""/></ ROWDATA</主節(jié)點(diǎn)>7.4 版式文件規(guī)在排版格式上應(yīng)符合GB/T 9704-1999要求。8電子公文歸檔的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)規(guī)電子公文在創(chuàng)建（形成）、辦理之后，符合歸檔圍，應(yīng)按本標(biāo)準(zhǔn)的要求（見附錄A A.1 ）,收集相關(guān)的容，形成電子公文及相應(yīng)的元數(shù)據(jù)。所有數(shù)據(jù)應(yīng)能脫離原系統(tǒng)運(yùn)行、具有符合本規(guī)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（見附錄A A.2 ）和數(shù)據(jù)格式。8.1 電子公文歸檔數(shù)據(jù)格式對于各種不同類型的電子公文，其文件存儲格式均應(yīng)盡量采用通用格式（XML CE

17、B PDF TXTT）,采用現(xiàn)階段允許格式（DOC WPS RTR SEP要同時 保存該格式的閱讀器。如果采用不符合本規(guī)要求的格式， 收集時應(yīng)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，如 無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。8.2 電子公文歸檔數(shù)據(jù)項電子公文歸檔數(shù)據(jù)項應(yīng)符合表2要求。表2電子公文歸檔數(shù)據(jù)表在舁 廳P兒系名稱定義數(shù)據(jù)來源備注1標(biāo)識信息電子文檔號管理電子公文的一組符號 代碼用戶必選2文件檔號分配給每份文件的唯一識 別編號系統(tǒng)/用戶必選3分類號檔案分類中的類目代號系統(tǒng)/用戶必選4容 信 息文件標(biāo)題指文件的主題容和性質(zhì)系統(tǒng)/用戶必選5文件編號文件的發(fā)文字號，指文件制 發(fā)過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體 或個人賦予文件的順序號系統(tǒng)

18、/用戶必選6文種指文件種類的名稱系統(tǒng)/用戶必選7主題詞用以表達(dá)文件主題容的規(guī) 化的詞組系統(tǒng)/用戶必選8容描述容摘要或文本描述（對文件 容的描述）系統(tǒng)/用戶可選9附件名稱指正文后的附件材料的題 名系統(tǒng)/用戶可選10背景信息簽發(fā)人文件簽發(fā)人員系統(tǒng)/用戶必選11責(zé)任者指對檔案容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有 責(zé)任的團(tuán)體或個人系統(tǒng)/用戶必選12文件形成部 門歸檔工作承擔(dān)單位的全稱系統(tǒng)/用戶必選13文件形成時 問指文件產(chǎn)生、簽署和批準(zhǔn)的 時間系統(tǒng)/用戶必選14密級記錄文件程度等級系統(tǒng)/用戶必選在舁 廳P兒系名稱定義數(shù)據(jù)來源備注15期限記錄文件的期限，是對文件 秘密等級的時效說明系統(tǒng)/用戶必選16歸檔時間記錄文件歸檔的時

19、間信息系統(tǒng)/用戶可選17頁數(shù)文件以件為單位編制的總 頁數(shù)系統(tǒng)/用戶必選18控制標(biāo)識指判定該份文件是否無需 控制，可向社會公開提供利 用的符號代碼系統(tǒng)/用戶必選19保管期限在米取處置行為之前，文件 必須保存的時間期限系統(tǒng)/用戶必選20接收單位接收文件的單位系統(tǒng)/用戶可選21接收人對文件接收承擔(dān)責(zé)任的人系統(tǒng)/用戶可選22接收時間接收單位收到文件的時間系統(tǒng)/用戶可選23語種記錄文件容所用的諦言種 類系統(tǒng)/用戶可選24發(fā)文依據(jù)或 相關(guān)文件對相關(guān)文件的參照系統(tǒng)/用戶可選25存儲位置電子公義存儲的物理/邏輯 位置系統(tǒng)/用戶可選26硬件環(huán)境主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號、制 造J商等系統(tǒng)/用戶可選27軟件環(huán)境文件創(chuàng)建

20、時的軟件環(huán)境情 況如操作系統(tǒng)型號主版本 等系統(tǒng)/用戶可選28數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)處理文檔所必需的數(shù)據(jù)庫 系統(tǒng)系統(tǒng)/用戶可選29相關(guān)軟件文字處理工具、瀏覽器、壓 縮或解密軟件等系統(tǒng)/用戶可選30原件 描述 信息數(shù)據(jù)類型關(guān)于文件數(shù)據(jù)的類別信息系統(tǒng)/用戶必選31數(shù)據(jù)大小記錄文件數(shù)據(jù)的字節(jié)數(shù)系統(tǒng)/用戶必選32數(shù)據(jù)格式構(gòu)成文件的數(shù)據(jù)的邏輯格 式系統(tǒng)/用戶必選33文件存儲名指電子公義存儲在載體上 的文件名用戶可選FieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType =

21、"String<FIELDFieldName="文種"FieldType="String " WIDTH="8"8.3 電子公文元數(shù)據(jù)項目XML吉構(gòu)形式<?xml version="1.0" encoding="GB2312" ?>- <主節(jié)點(diǎn)>-<FIELDS><FIELD FieldName="電子文檔號”WIDT="32" /><FIELD FieldName="文件檔號"

22、;WIDT="36" /><FIELD FieldName="分類號"WIDT="20" /><FIELD FieldName="文件標(biāo)題"WIDT="192" /><FIELD FieldName="文件編號"WIDT="72" />FieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="Strin

23、gFieldType ="String/><FIELD FieldName="主題詞"WIDT="100" /><FIELD FieldName="容描述"WIDT="500" /><FIELD FieldName="附件名稱"WIDT="200" /><FIELD FieldName="簽發(fā)人"WIDT="20" /><FIELD FieldName="責(zé)

24、任者"WIDT="96" /><FIELD FieldName="文件形成部門"FieldType ="StringWIDT="48" /><FIELD FieldName="文件形成時間"FieldType ="String WIDT="8" /><FIELD FieldName="密級"FieldType =" String " WIDTH="4"/><F

25、IELDFieldName="期限"FieldType ="String " WIDT="10"/><FIELD FieldName="頁數(shù)"FieldType =" String " WIDTH="4FieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="String"String " WID

26、TH="20"或相關(guān)文件FieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="String/><FIELD FieldName=" 控 制 標(biāo) 識 " WIDTH="4" />

27、;<FIELD FieldName=" 保 管 期 限 "WIDTH="4" /><FIELD FieldName=" 接 收 單 位 " WIDTH="48" /><FIELD FieldName=" 接 收 人 " WIDTH="20" /><FIELD FieldName=" 接 收 時 間 " WIDTH="8" /><FIELDFieldName="語種"

28、;FieldType : /><FIELD FieldName=" 發(fā) 文 依 據(jù) FieldType ="String " WIDTH="128" /><FIELD FieldName=" 數(shù) 據(jù) 類 型 " WIDTH="" /><FIELD FieldName=" 數(shù) 據(jù) 格 式 " WIDTH="" /><FIELD FieldName=" 數(shù) 據(jù) 大 小 "WIDTH="128&

29、quot; /><FIELD FieldName=" 文 件 存 儲 名 " WIDTH="40" /><FIELD FieldName=" 加 密 方 式 "WIDTH="100" /><FIELD FieldName=" 硬 件 環(huán) 境 "WIDTH="100" /><FIELD FieldName=" 軟 件 環(huán) 境 "WIDTH="100" /><FIELD Field

30、Name=" 數(shù) 據(jù) 庫 系 統(tǒng) "WIDTH="100" /><FIELD FieldName=" 相 關(guān) 軟 件 "WIDTH="100" /><FIELD FieldName=" 備 注 "WIDTH="100" /></ FIELDS>FieldType ="String-<ROWDATA<ROWft 子文檔號="48256EC10029CF3948256EC100291A8蟻件檔號=”&quo

31、t;分類號=""文件標(biāo)題="關(guān)于開展人員密集場所消防安全疏散 通道安全出口專項治理的意見"文件編號="津X發(fā)200415號”文 種=“意見"主題詞=”公安 消防 安全 治理 意見"容描述=”"附 件名稱=""簽發(fā)人="XX責(zé)任者="天津市XX局”文件形成部門="三 處”文件形成時間="2004-6-16 "密級="部"期限""1年"頁數(shù)="" 控制標(biāo)識=""

32、保管期限="永久"接收單位="天津市政府辦公廳"接收 人"”接收時間=""語種"”發(fā)文依據(jù)或相關(guān)文件=""數(shù)據(jù)類型="” 數(shù)據(jù)格式="”數(shù)據(jù)大小="”加密方式=""硬件環(huán)境="”軟件環(huán)境"” 數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)=""相關(guān)軟件=""備注=""/></ ROWDATA</主節(jié)點(diǎn)>8.4 電子公文歸檔的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)電子公文歸檔數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，應(yīng)符合附錄 A A.1要求

33、。9歸檔電子公文移交歸檔電子公文在完成有關(guān)檔案著錄、整理、鑒定、保管等工作之后，應(yīng)在一 定的時間或即時向檔案館（電子文件中心）移交。向檔案館移交的電子檔案應(yīng)是文書處理過程中產(chǎn)生的最后核定歸檔的 定稿。移交的電子檔案應(yīng)包括說明文件形成的背景信息和元數(shù)據(jù)，以及電子文件辦理過程的記錄信息。移交檔案館的電子公文格式應(yīng)符合規(guī)定的文件格式要求，專用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換為規(guī)定的格式；不能轉(zhuǎn)換的應(yīng)將相關(guān)軟件隨同文件一同移交進(jìn) 館。對于加密的電子檔案，應(yīng)解密后再行移交。移交進(jìn)館的電子檔案應(yīng)按照 DA/T 22的要求，經(jīng)過系統(tǒng)整理、鑒定和編I歸檔電子公文移交容符合附錄 A A.1要求。所有移交數(shù)據(jù)應(yīng)能脫離原系

34、統(tǒng) 運(yùn)行、具有符合本規(guī)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（見附錄A A.2 ）和數(shù)據(jù)格式。9.1 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)項應(yīng)符合表3要求。表3歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)表在舁 廳P兒系名稱定義數(shù)據(jù)來源備注1標(biāo)識 信息電子文檔號管理電子公文的一組符號代 碼用戶必選在舁 廳P兒系名稱定義數(shù)據(jù)來源備注2全宗號用戶必選3保管期限代碼永久-Y;長期-C;短期-D用戶必選4年度系統(tǒng)/用戶必選5歸檔機(jī)構(gòu)代碼文件形成部門漢語拼音縮寫系統(tǒng)/用戶必選6盒號系統(tǒng)/用戶必選7件號系統(tǒng)/用戶必選8文件檔號分配給每份文件的唯一識別 編號系統(tǒng)/用戶必選9分類號檔案分類中的類目代號系統(tǒng)/用戶必選10容 信 息文件標(biāo)題指文件的主題容和性質(zhì)系

35、統(tǒng)/用戶必選11文件編號文件的發(fā)文字號，指文件制發(fā) 過程中由制發(fā)機(jī)關(guān)、團(tuán)體或個 人賦予文件的順序號系統(tǒng)/用戶必選12文種指文件種類的名稱系統(tǒng)/用戶必選13主題詞用以表達(dá)文件主題容的規(guī)化 的詞組系統(tǒng)/用戶必選14容描述容摘要或文本描述（對文件容 的描述）系統(tǒng)/用戶可選15附件名稱指正文后的附件材料的題名系統(tǒng)/用戶可選16 目目 早 信 息簽發(fā)人文件簽發(fā)人員系統(tǒng)/用戶必選17責(zé)任者指對檔案容進(jìn)行創(chuàng)造、負(fù)有責(zé) 任的團(tuán)體或個人系統(tǒng)/用戶必選18文件形成部門歸檔工作承擔(dān)單位的全稱系統(tǒng)/用戶必選19文件形成時間指文件產(chǎn)生、簽署和批準(zhǔn)的時 問系統(tǒng)/用戶必選20密級記錄文件程度等級系統(tǒng)/用戶必選21期限記錄文

36、件的期限，是對文件秘 密等級的時效說明系統(tǒng)/用戶必選22歸檔時間記錄文件歸檔的時間信息系統(tǒng)/用戶可選23頁數(shù)文件以件為單位編制的總頁 數(shù)。系統(tǒng)/用戶必選在舁 廳P兒系名稱定義數(shù)據(jù)來源備注24控制標(biāo)識指判定該份文件是否無需控 制，可向社會公開提供利用的 符號代碼系統(tǒng)/用戶必選25保管期限在米取處置行為之前，文件必 須保存的時間期限系統(tǒng)/用戶必選26接收單位接收文件的單位系統(tǒng)/用戶可選27接收人對文件接收承擔(dān)責(zé)任的人系統(tǒng)/用戶可選28接收時間接收單位收到文件的時間系統(tǒng)/用戶可選29語種記錄文件容所用的諦言種類系統(tǒng)/用戶可選30發(fā)文依據(jù)或相關(guān)文件對相關(guān)文件的參照系統(tǒng)/用戶可選31處置授權(quán)機(jī)構(gòu)具有義件

37、處置授權(quán)權(quán)力的機(jī) 構(gòu)系統(tǒng)/用戶可選32處置責(zé)任者實(shí)施處置行為的責(zé)任人用戶可選33處置行為保管期限期滿時對文件米取 的處置行為用戶可選34處置時間對文件米取處置行為的時間用戶/系統(tǒng)可選35保管日志文件長期保管利用中對所有 操作日期及行為的記錄和描 述系統(tǒng)可選36存儲位置電子公文存儲的物理/邏輯位 置系統(tǒng)/用戶可選37加密方式如何對文件進(jìn)行加密的信息系統(tǒng)/用戶可選38硬件環(huán)境主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號、制造 廠商等系統(tǒng)/用戶可選39軟件環(huán)境文件創(chuàng)建時的軟件環(huán)境情況 如操作系統(tǒng)型號主版本等系統(tǒng)/用戶可選40數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)處理文檔所必需的數(shù)據(jù)庫系 統(tǒng)系統(tǒng)/用戶可選41相關(guān)軟件文字處理工具、瀏覽器、壓縮 或解密軟

38、件等系統(tǒng)/用戶可選42原件數(shù)據(jù)類型關(guān)于文件數(shù)據(jù)的類別信息系統(tǒng)/用戶必選43描述數(shù)據(jù)大小記錄文件數(shù)據(jù)的字節(jié)數(shù)系統(tǒng)/用戶必選44信息數(shù)據(jù)格式構(gòu)成文件的數(shù)據(jù)的邏輯格式系統(tǒng)/用戶必選在舁 廳p兒系名稱定義數(shù)據(jù)來源備注45文件存儲名指電子公義存儲在載體上的 文件名用戶可選46載體 信息載體類型存儲電子公文裁體類型用戶必選47載體編號存儲電子公文載體編號用戶必選48其他紙文件地址對應(yīng)的紙質(zhì)文件存儲地址用戶可選49備注對文件的其它說明用戶可選9.2 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)XMLg構(gòu)格式<?xml version="1.0" encoding="GB2312" ?&

39、gt;- <主節(jié)點(diǎn)>-<FIELDS><FIELD FieldName="電子文檔號"FieldType ="String " WIDTH="32" /><FIELD FieldName="全宗號"FieldType =" String " WIDTH="5" /><FIELD FieldName="保管期限代碼"FieldType ="String " WIDT卡T />&l

40、t;FIELD FieldName="年度"FieldType ="String " WIDT件"4" /><FIELD FieldName="歸檔機(jī)構(gòu)代碼"FieldType ="String " WIDTH="10" /<FIELD FieldName="盒號"FieldType ="String " WIDTH="6" /><FIELD FieldName="件號&quo

41、t;FieldType ="String " WIDT件"4" /><FIELD FieldName="文件檔號"FieldType ="String " WIDT="32" /><FIELDFieldName="分類號"FieldType ="String " WIDT="20" /><FIELD FieldName="文件標(biāo)題"FieldType ="String &

42、quot; WIDT="192" /><FIELD FieldName="文件編號"FieldType ="String " WIDT="72" /><FIELDFieldName="文種"FieldType ="String " WIDTH"8" /><FIELD FieldName="主題詞"FieldType ="String " WIDT="100" /

43、><FIELD FieldName="容描述" FieldType ="String " WIDT="500" /><FIELD FieldName="附件名稱"FieldType ="String " WIDT="200" /><FIELDFieldName="簽發(fā)人"FieldType ="String " WIDT="20"/><FIELD FieldName=&

44、quot; 責(zé) 任 者 " FieldType ="String " WIDTH="96" /><FIELD FieldName=" 文 件 形 成 部 門 " FieldType ="String " WIDTH="48" /><FIELD FieldName=" 文 件 形 成 時 間 " FieldType ="String " WIDTH="8" /><FIELDFieldName=

45、"密級"FieldType ="String " WIDTH"4" /><FIELD FieldName="期限"FieldType ="String " WIDTH="10" /><FIELD FieldName=" 歸 檔 時 間 " FieldType ="String WIDTH="8" /><FIELDFieldName="頁數(shù)"FieldType ="

46、;String " WIDTH"4" />FieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="String<FIELD FieldName=" 控 制 標(biāo) 識 "WIDTH="4" /><FIELD FieldName=" 保 管 期 限 "WIDTH="4" /><FIELD FieldName=" 接 收 單 位 "WIDTH="48"

47、; /><FIELDFieldName="接收人"FieldType ="String " WIDT="20"/><FIELD FieldName=" 接 收 時 間 " FieldType ="String WIDTH="8" /><FIELDFieldName="語種"FieldType =" String " WIDTH"20" />或相關(guān)文件"FieldType =&

48、quot;StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="String<FIELD FieldName=" 發(fā) 文 依 據(jù)FieldType ="String " WIDTH="128" /><FIELD FieldName=" 處 置 授 權(quán) 機(jī) 構(gòu) " WIDTH="48" /><FIELD FieldName=" 處 置 責(zé) 任 者 " WIDTH="

49、48" /><FIELD FieldName=" 處 置 行 為 " WIDTH="20" /><FIELD FieldName=" 處 置 時 間 "WIDTH="8" /><FIELDFieldName="保管日志"FieldType ="String " WIDTH""/><FIELD FieldName="存儲位置WIDT="128" /><FIEL

50、D FieldName="加密方式WIDT="100" /><FIELD FieldName="硬件環(huán)境WIDT="100" /><FIELD FieldName="軟件環(huán)境WIDT="100" /><FIELD FieldName="數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)WIDT="100" /><FIELD FieldName="相關(guān)軟件WIDT="100" /><FIELD FieldName="數(shù)

51、據(jù)類型WIDT="10" /><FIELD FieldName="數(shù)據(jù)大小WIDT="20" /><FIELD FieldName="數(shù)據(jù)格式WIDT="20" /><FIELD FieldName="文件存儲名WIDT="40" /><FIELD FieldName="載體類型WIDT="12" /><FIELD FieldName="載體編號WIDT="30" /

52、><FIELD FieldName="紙文件地址WIDT="40" />FieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType ="StringFieldType

53、="StringFieldType ="StringFieldType ="String<FIELD FieldName="備注"FieldType ="String " WIDTH="100"/></FIELDS*-vROWDATAvROWfe子文檔號="48256EC10029CF3948256EC100291A8冷宗號="XX01"保管期限代碼=""年度"""歸檔機(jī)構(gòu)代碼=""盒號&

54、quot;""件號=”文件檔號=”"分類號"”"文件標(biāo)題="關(guān)于開展人員密集場所消防安全疏散通道安全出口專項治理的意見"文件編號="津X發(fā)200415號"文種="意見"主題詞="公安 消防 安全 治理 意見"容描述="”附件名稱=""簽發(fā)人="XX責(zé)任者="天津市XX局”文 件形成部門="三處”文件形成時間="2004-6-16 "密級="部"期限"&quo

55、t;1 年"歸檔時間="2004-06-28"頁數(shù)=""控制標(biāo)識=""保管期限="永久"接收單位="天津市人民政府辦公廳"接收人"”接收時間="”語種=""發(fā)文依據(jù)或相關(guān)文件=""處置授權(quán)機(jī)構(gòu)=""處置責(zé)任者=""處置 行為=""處置時間=""保管日志"""存儲位置=""加密方式="&qu

56、ot;硬件 環(huán)境=""軟件環(huán)境=""數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)=""相關(guān)軟件=""數(shù)據(jù)類型="" 數(shù)據(jù)大小=""數(shù)據(jù)格式=""文件存儲名=""載體類型=""載體編號="" 紙文件地址=""備注"""/></ ROWDATA</主節(jié)點(diǎn)>9.3 歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)歸檔電子公文移交數(shù)據(jù)，應(yīng)符合附錄 A A.2要求。10電子公文日志和留

57、痕信息歸檔要求電子公文日志和留痕信息應(yīng)做到真實(shí)、準(zhǔn)確，所采用的相關(guān)技術(shù)應(yīng)是經(jīng)過各 方面實(shí)踐認(rèn)可、成熟穩(wěn)定的技術(shù)。對于電子公文留痕信息的保留有兩種類型，一種為保留電子公文的具體修改容，即修改容留痕。另一種為保留修改痕跡，即為留真信息。10.1 電子公文日志文件歸檔要求電子公文形成單位應(yīng)在電子公文處理系統(tǒng)中設(shè)置符合安全要求的保存日志，隨時自動記錄電子公文的辦理結(jié)點(diǎn)及辦理過程的信息留痕，以保證歸檔電子公文的真實(shí)性。至少保留具體的公文流程結(jié)點(diǎn)、操作者、時間、動作及其它相關(guān)容并將其存 儲在日志文件中。歸檔時，電子公文日志文件名為：文件名+日志.TXT或文彳名+日志.XML,并打印成紙質(zhì)載體長期保存。電子

58、公文日志文件歸檔時，顯現(xiàn)效果如下：文件名序 號公文流程 結(jié)點(diǎn)操作者時間單位部門版本標(biāo)記文件名：將要產(chǎn)生或剛接收的電子公文標(biāo)題。公文流程轉(zhuǎn)結(jié)點(diǎn)：電子文件生命期的一個活動階段。由單位生成的電子文件其生命期一般有：起草、改稿、審稿、定稿、歸檔等幾個活動階段，其中起草、 定稿、歸檔只能出現(xiàn)一次，其余不限。操作者：系統(tǒng)認(rèn)可、允許在該電子文件生命期各階段進(jìn)行工作的人員中文。時間：由系統(tǒng)自動記載工作人員結(jié)束本程序工作的時間，包括年、月、日、時、分、秒。單位部門：操作者所在單位和工作部門（中文）。版本標(biāo)記：指記錄工作人員在本節(jié)點(diǎn)操作容的文件版本，如草稿、第 n次修 改稿、送審稿、定稿等。10.2 電子公文容留

59、痕對于修改容留痕要求不僅能保留歷次修改的版本，而且各版本之間還要在同 一界面下有明顯標(biāo)志標(biāo)出修改之前和修改之后的容。10.3 電子公文留真信息電子公文留真信息主要記錄并保留領(lǐng)導(dǎo)對電子公文修改簽發(fā)意見手跡，并打印成紙質(zhì)載體長期保存。附錄 A（規(guī)性附錄）電子公文歸檔和移交數(shù)據(jù)容和結(jié)構(gòu)A.1 電子公文歸檔數(shù)據(jù)容A.1.1符合歸檔圍的電子公文，包括正文（版式文件）、定稿（簽發(fā)文）和附件、重要文件的歷次修改稿等；A.1.2電子公文產(chǎn)生和管理過程的有關(guān)數(shù)據(jù)，包括文件處理單、領(lǐng)導(dǎo)審閱簽署的重要意見、電子簽名等；A.1.3電子公文歸檔元數(shù)據(jù)；A.1.4電子公文的日志文件。A.2 電子公文歸檔和移交數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)A.

60、2.1電子公文歸檔和移交的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)（含脫機(jī)保管需要將相關(guān)數(shù)據(jù)遷移到每一光盤、磁帶等光磁介質(zhì)上的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)）采取樹形結(jié)構(gòu)，一般以“ 全宗號 - 年度- 保管期限” 設(shè)置根目錄名稱， 根目錄下可再設(shè)文件夾， 分別管理不同類型的電子公文。根目錄下應(yīng)包括說明文件、 盒目錄信息、 歸檔電子公文目錄信息三個文件以及多個歸檔電子公文夾。A.2.2 電子公文歸檔和移交數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如下圖：電子文件歸檔和移交數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)示意圖磁盤c檔案數(shù)據(jù)文件夾_ _ _ _說明,TXT盒信息.XML案卷信息.XML)文件信息.XMLI廣文件日錄文件夾1_ _ _原件信息.XML原件1. CEB原件2. CEB原件N. CEB元數(shù)據(jù).XM

61、L留痕信息.XML日志信息.XML匚口文件目錄文件夾N原件信息.XML原件1. CEB一一原件 N. CEB元數(shù)據(jù).XML留痕信息.XML日志信息.XMLA.2.3電子公文歸檔和移交數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)中有關(guān)文件的說明A.2.3.1 說明文件一般為年度檔案名稱，例：200好檔案數(shù)據(jù);說明.txt:用于說明移交的檔案說明，比如數(shù)量 等；盒信息.xml:保存該年度所有盒信息的條目記錄；案卷信息.xml:保存該年度所有案卷信息的條目記 錄；文件信息.xml:保存該年度所有文件信息的條目記 錄；文件夾名稱為"文件信息.xml"中一條記錄的唯一 標(biāo)識，比如：檔號，原件信息.XML:保存該一條文件

62、級記錄下的一 個或多個原件的描述數(shù)據(jù)；元數(shù)據(jù):保存元數(shù)據(jù)信息；留痕信息:保存留痕數(shù)據(jù)信息；日志信息:保存文件日志數(shù)據(jù)信息；文件名為說明文件.TXT一個年度只需一個說明文件，說明本年度的各種信息，包括：移交單位（全宗名稱）、制作人、檢查人、制作時間、軟件環(huán)境（軟件操作系 統(tǒng)及其版本、顯示電子公文的軟件等）、其他各種有助于說明的信息。對于脫機(jī)保管的光盤等介質(zhì)上的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，要求一光盤等介質(zhì)只有一個說明 文件，說明存放有關(guān)本光盤等介質(zhì)的各種信息，包括：光盤編號（各單位為所保管的光盤統(tǒng)一順序編號）、移交單位（全宗名稱）、 光盤制作單位、制作人、檢查人、制作時間、閱讀本光盤所需要的硬件、軟件環(huán) 境（光盤驅(qū)

63、動器的型號、計算機(jī)配置、軟件操作系統(tǒng)及其版本、顯示電子公文的 軟件等）、其他各種有助于說明本光盤的信息。A.2.3.2盒目錄信息文件文件名為盒目錄.XML此文件用來存放該年度生成的所有盒目錄的著錄信 息。包括盒檔號、全宗號、保管期限代碼、年度、歸檔機(jī)構(gòu)代碼、盒號、起件號、 止件號、文件件數(shù)、整理人、檢查人、盒文件說明、備注等項目。盒目錄信息為字符文件，如采用XMLM據(jù)文件應(yīng)包括字段信息節(jié)點(diǎn)與記錄節(jié) 點(diǎn)，信息格式如下：<?xml version="1.0" encoding="GB2312"?><主節(jié)點(diǎn)><FIELDS>

64、字段信息</FIELDS><ROWDATA>多條數(shù)據(jù)記錄</ROWDATA></主節(jié)點(diǎn)>舉例說明：<?xml version="1.0" encoding="GB2312" ?>- <主節(jié)點(diǎn)>-<FIELDS><FIELD FieldName="盒檔號"FieldType =" String " WIDTH="32" /><FIELD FieldName="全宗號"Field

65、Type =" String " WIDTH="5" /><FIELD FieldName="保管期限代碼"FieldType ="String " WIDT卡T /><FIELD FieldName="年度"FieldType ="String " WIDT件"4" /><FIELD FieldName="歸檔機(jī)構(gòu)代碼"FieldType ="String " WIDTH=&qu

66、ot;10" /<FIELD FieldName="盒號"FieldType ="String " WIDTH="6" /><FIELD FieldName="起件號"FieldType ="String " WIDTH="4" /><FIELD FieldName="止件號"FieldType ="String " WIDTH="4" /><FIELD Field

67、Name="文件件數(shù)"FieldType ="String " WIDTH="4" /><FIELD FieldName="整理人"FieldType ="String " WIDTH="8" /><FIELD FieldName="檢查人"FieldType ="String " WIDTH="8" /><FIELD FieldName="盒文件說明"Fiel

68、dType =" String " WIDTH="500" /><FIELD FieldName="備注"FieldType ="String " WIDTH="100" /></FIELDS>-<ROWDATA<R。陸檔< ="00X50-Y-2004-BGS-01000a'全宗號="00X50 保管期限代碼 ="Y'年度""2004"歸檔機(jī)構(gòu)代碼="BGS盒號

69、=”010000"起件號="0001"止件號 ="0030"文件件數(shù)="30"整理人="王某某"檢查人="某某"盒文件說明=""備注 =""/></ ROWDATA</主節(jié)點(diǎn)>A.2.3.3 歸檔電子公文目錄信息文件文件名為歸檔電子公文目錄.XML此文件用于存放該年度生成的所有文件目 錄的著錄信息。包括電子文檔號、全宗號、保管期限代碼、年度、歸檔機(jī)構(gòu)代碼、 盒號、件號、文件檔號、文件題名、文件編號、稿本、文種、主題詞、責(zé)任

70、者、 文件形成時間、控制標(biāo)識、頁數(shù)、分類號、等項目。歸檔電子公文目錄信息為字符文件,如采用XM做據(jù)文件應(yīng)包括字段信息節(jié) 點(diǎn)與記錄節(jié)點(diǎn)，信息格式同如下：<?xml version="1.0" encoding="GB2312"?><主節(jié)點(diǎn)><FIELDS></FIELDS><ROWDATA>多條數(shù)據(jù)記錄</ROWDATA></主節(jié)點(diǎn)>舉例說明：<?xml version="1.0" encoding="GB2312" ?>- <主節(jié)點(diǎn)>-<FIELDS><FIELD FieldName="電子文檔號"FieldType ="String " WIDTH="32" /><FIELD FieldName="全宗號"FieldTyp