物業(yè)公司物資管理制度

1、_物資管理制度為提高公司的基礎(chǔ)管理工作水平，進(jìn)一步規(guī)范物資和成品流通、保管和控制程序，維護(hù)公司資產(chǎn)的安全完整，加速資金周轉(zhuǎn)，特制定本制度：第一章 現(xiàn)金管理制度一、現(xiàn)金收入的管理各部門的零星收入款項(xiàng)在500 元（含）以下的，由客服財務(wù)人員收取，收款必須開具蓋有物業(yè)公司財務(wù)章的收據(jù)。 收款不開收據(jù)的視同貪污行為，處以 100% 的罰款。收款額滿500 元的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)， 需填寫北京古燕宏衛(wèi)物業(yè)管理有限公司收入登記表，并持本表到財務(wù)入賬，交款完畢后將財務(wù)開具的蓋有物業(yè)公司財務(wù)章的收據(jù)交由交款人，將有財務(wù)經(jīng)手人簽字的北京古燕宏衛(wèi)物業(yè)管理有限公司收入登記表報物業(yè)客服財務(wù)人員登記入賬。北京古燕宏衛(wèi)物業(yè)管理有限

2、公司收入登記表年月日經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)交款人房號交款人姓名物業(yè)經(jīng)手人公司財務(wù)經(jīng)手人客服財務(wù)簽收二、現(xiàn)金借支的管理1 、現(xiàn)金借支主要用于特殊用途的臨時性暫借款，包括差旅費(fèi)借款、零星購物借款及其他臨時性借款-可編輯修改 -_2 、借款程序（ 1）差旅費(fèi)借款：需借支差旅費(fèi)時，應(yīng)填寫差旅費(fèi)請款單，注明預(yù)借金額；經(jīng)各級主管審查、審核、簽批；到客服財務(wù)人員處領(lǐng)款，客服財務(wù)人員以差旅費(fèi)請款單作為借款依據(jù)；（ 2 ）零星購物借款：由采購部門填寫請購單，經(jīng)各級主管審查、審核、簽批；到客服財務(wù)人員處領(lǐng)款，客服財務(wù)人員以請購單作為借款依據(jù)；一般零星購物借款限額為1000 元；（ 3 ）其他臨時性借款：一般不予借給，特殊情況經(jīng)

3、批準(zhǔn)可借給；有借款尚未還清者，一律不準(zhǔn)再借。借款人填寫借款單，注明用途；經(jīng)各級主管簽批。到客服財務(wù)人員處以請款單作為借款還款依據(jù)。3 、借款人應(yīng)嚴(yán)格按照借款用途使用借款，不得挪作它用；否則，應(yīng)按情節(jié)輕重追究責(zé)任。三、現(xiàn)金報銷支出的管理1 、現(xiàn)金報銷需填制支出憑單，物業(yè)公司所有人員必須根據(jù)合法、完整的原始憑證，按規(guī)定粘貼、填制報銷支出憑單，由部門經(jīng)理、審核人員、總經(jīng)理審核簽字后交財務(wù)核報。2 、原始憑證的基本要求1 ）原始憑證內(nèi)容必須具備：憑證的名稱；填制憑證的日期；填制憑證單位名稱或者填制人的姓名；經(jīng)辦人員的簽名或者蓋章；接受憑證單位的名稱；經(jīng)營業(yè)務(wù)的內(nèi)容、數(shù)量、單位和金額。2 ）從外單位取得

4、的原始憑證，必須符合國家票證管理辦法，并蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或者蓋章。自制原始憑證必須有經(jīng)辦單位領(lǐng)導(dǎo)人或者其指定人員的簽名或蓋章。3 ）凡填有大寫或小寫金額的原始憑證，大寫與小寫必須相符。購買實(shí)物的原始憑證，必須有入庫單或驗(yàn)收證明；支付款項(xiàng)的原始憑證，必須有收款單位的收款證明。4 ）經(jīng)有關(guān)部門批準(zhǔn)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)當(dāng)將批準(zhǔn)的文件作為原始憑證附件。如果批準(zhǔn)文件需要單獨(dú)歸檔的，應(yīng)當(dāng)在憑證上注明批準(zhǔn)部門、日期、批準(zhǔn)人及“原件存檔 ”字樣；如果批準(zhǔn)文件涉及兩項(xiàng)報賬內(nèi)容，可將原件附其中一份報賬單據(jù)，另一份注明原件在“××報賬中 ”字樣。-可編輯修

5、改 -_3 、原始憑證粘貼的具體規(guī)定：1 ）在空白報銷單上將原始報賬憑證按小票在下，大票在上的要求，從右至左呈階梯狀依次粘貼；若票據(jù)較少，可直接在正式報銷單的反面粘貼（原始憑證的正面與報銷單的正面同向）；若票據(jù)較多，可在多張空白報銷單上粘貼。2 ）將已填寫完畢的正式報銷單粘貼在已貼好的原始報銷憑證的空白報銷單上（將左面對齊粘貼）。四、費(fèi)用報賬的管理1 、費(fèi)用開支后，應(yīng)憑報銷單辦理報賬手續(xù)；有借支的，必須先清理借支。2 、根據(jù)合同開支的各項(xiàng)費(fèi)用，報賬時，應(yīng)詳細(xì)注明合同號。3 、根據(jù)報告開支的各項(xiàng)費(fèi)用，報賬時，應(yīng)附已批示的報告原件。5 、購置辦公用品、低耗品、物料、水電衛(wèi)生設(shè)施等物資必須辦理入庫手

6、續(xù)，報賬時附入庫單或直接由領(lǐng)用人在原始憑證上簽字證明。6 、粘貼好的支出憑單應(yīng)在每周二上午交由客服財務(wù)人員，由客服財務(wù)人員負(fù)責(zé)找領(lǐng)導(dǎo)簽批。第二章庫房管理制度一、庫房日常管理1 、庫房保管員必須合理設(shè)置各類物資和產(chǎn)品的明細(xì)賬簿和臺賬。原材料倉庫必須根據(jù)實(shí)際情況和各類原材料的性質(zhì)、用途、類型分明別類建立相應(yīng)的明細(xì)賬、卡片；客服財務(wù)人員與庫房保管員所建賬簿及順序編號必須互相統(tǒng)一，相互一致。合格品、逾期品、失效品、料廢、退回電機(jī)、返修電機(jī)應(yīng)分別建賬反映。2 、做好各類物料和產(chǎn)品的日常核查工作，倉庫保管員必須對各類庫存物資定期進(jìn)行檢查盤點(diǎn)，并做到賬、物、卡三者一致。3 、各物品使用部門必須根椐使用計劃及

7、庫房庫存情況合理確定采購數(shù)量，并嚴(yán)格控制各類物資的庫存量；倉庫保管員必須定期進(jìn)行各類存貨的分類整理，對存放期限較長，逾期失效等不良存貨，要按-可編輯修改 -_周編制報表，報送物業(yè)公司領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)人員，物業(yè)經(jīng)理對本單位的各類不良存貨每周必須提出處理意見，責(zé)成相關(guān)部門及時加以處理。二、入庫管理1 、物料進(jìn)倉時，庫房管理員必須憑送貨單、檢驗(yàn)合格單辦理入庫手續(xù)；如屬回用物資應(yīng)憑回用單辦理入庫手續(xù)，拒絕不合格或手續(xù)不齊全的物資入庫，杜絕只見發(fā)票不見實(shí)物或邊辦理入庫邊辦理出庫的現(xiàn)象。2 、入庫時，庫房管理員必須查點(diǎn)物資的數(shù)量、規(guī)格型號、合格證件等項(xiàng)目，如發(fā)現(xiàn)物資數(shù)量、質(zhì)量、單據(jù)等不齊全時， 不得辦理入庫手續(xù)

8、。 未經(jīng)辦理入庫手續(xù)的物資一律作待檢物資處理放在待檢區(qū)域內(nèi)，經(jīng)檢驗(yàn)不合格的物資一律退回，放在暫放區(qū)域，同時必須在短期內(nèi)通知經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)處理。3 、一切原材料的購入都必須用增植稅專用發(fā)票方可入庫報銷，無稅票的，其材料價格必須下浮到能補(bǔ)足扣稅額為止。同時要注意審查發(fā)票的正確性和有效性。4 、入庫材料在未收到相應(yīng)發(fā)票前，倉管員必須建立貨到票未到材料明細(xì)賬，在票到之后及時報客服財務(wù)人員登記入賬。5 、入庫單的填開必須正確完整，供應(yīng)單位名稱應(yīng)填寫全稱并與發(fā)票單位一致，如屬票到抵沖的，應(yīng)在備注欄中注明原入庫時間。入庫單上必須有保管員及經(jīng)手人簽字，三、出庫管理1 、物料出庫時必須辦理出庫手續(xù)，并做到限額領(lǐng)料

9、，領(lǐng)料人員憑部門主管簽字的領(lǐng)料單向倉庫領(lǐng)料，領(lǐng)料員和倉管員應(yīng)核對物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量狀況，核對正確后，經(jīng)領(lǐng)料人、發(fā)料人簽字，倉管員登記入卡、入賬。2 、倉管員在每周末要與物業(yè)財務(wù)人員做好物料進(jìn)出的核對銜接工作，并正確及時報送規(guī)定的各類報表，收付存報表、材料耗用匯總表、三個月以上積壓物資報表，并確保其正確無誤。四、物料盤點(diǎn)管理-可編輯修改 -_1、 每月 25 日前，倉庫管理員與客服財務(wù)人員應(yīng)對倉庫內(nèi)物品進(jìn)行逐一盤點(diǎn)。2、 根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果，填寫庫存物品盤點(diǎn)表。3 、倉庫管理員應(yīng)將庫存物品明細(xì)賬的余額和盤點(diǎn)表上的實(shí)物余額進(jìn)行核對：a）經(jīng)核對無誤的，倉庫管理員應(yīng)根據(jù)當(dāng)月發(fā)生的入庫單及出庫單，編

10、制庫存物品進(jìn)、耗、存表，同時編制下月采購計劃；b）如經(jīng)核對有誤： 實(shí)物多于賬面余額的，報財務(wù)會計進(jìn)行賬務(wù)處理； 如實(shí)物少于賬面余額的，原則上視具體情況依據(jù)公司相關(guān)規(guī)程處理。4 、倉庫管理員應(yīng)在28 日前將當(dāng)月物品盤點(diǎn)表、采購計劃表報送客服財務(wù)人員處。-可編輯修改 -_庫房管理標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程1.0 目的1.1 本流程規(guī)范庫房管理工作，確保對庫房物品進(jìn)行安全、高效、有序的管理。2.0 適用范圍2.1 本規(guī)程適用于物業(yè)公司庫房管理工作。3.0 職責(zé)3.1 公司采購員負(fù)責(zé)物品的采購工作。3.2 庫房管理員負(fù)責(zé)物品驗(yàn)收、入倉、領(lǐng)用手續(xù)的辦理和庫存物品的保管。3.3 物業(yè)公司客服財務(wù)人員負(fù)責(zé)物品的核算。3.

11、4 物業(yè)公司客服主管負(fù)責(zé)庫房管理工作的監(jiān)督。4.0 管理工作要點(diǎn)4.1 庫存物品的限額標(biāo)準(zhǔn)日常消耗物料的庫存限額：a) 一般為每月平均消耗量的1.2 倍；b ）特殊情況另行處理。常備的零件物品的庫存限額：a）一般為每月平均消耗量的1.5 倍；b）特殊情況另行處理。4.2 物品采購的申請庫房管理員原則上應(yīng)在每月28 日前根據(jù)庫房實(shí)際庫存量，編制下月物品采購計劃。-可編輯修改 -_當(dāng)庫房物品低于規(guī)定的庫存限額時，應(yīng)及時填制所需物品的采購計劃。庫房中無儲存的零星、應(yīng)急物品由使用部門負(fù)責(zé)人填制采購計劃。庫房管理員應(yīng)在每月28 日前將采購計劃交物業(yè)公司客服部。物業(yè)公司經(jīng)理依據(jù)下列內(nèi)容審核：a ）倉庫實(shí)際

12、庫存量；b ）當(dāng)月實(shí)際消耗量；c）庫存物品的限額標(biāo)準(zhǔn)；d ）下月預(yù)計消耗量；4.3 物品的驗(yàn)收程序4.3.1 物品驗(yàn)證的要求：a ）每次采購物品單位數(shù)量少于10個的，要求100 抽樣驗(yàn)證；b ）每次采購物品單位數(shù)量多于10個的，要求10 -50 驗(yàn)證；c ）采購物品必須具備合格證，特別對批量購買的物品必須要驗(yàn)證物品的合格證，物品合格證由庫管員保存；d）對目測無法驗(yàn)證的物品，必須使用相關(guān)工具協(xié)助驗(yàn)證；e）物品的規(guī)格、數(shù)量等必須與采購計劃單上的內(nèi)容相符；f）庫管員應(yīng)將常用物品的說明書、使用說明書及保修卡等資料在驗(yàn)證無誤后交物業(yè)客服保存、備查。4.4 物品的入倉程序物品的入倉程序：a ）采購員原則上

13、應(yīng)在物品采購回來的當(dāng)日，將物品送交倉庫驗(yàn)收，特殊情況不能在當(dāng)日入倉的，應(yīng)報物業(yè)經(jīng)理批準(zhǔn)后另行處理；b ）如采購員通知物品供應(yīng)商送貨上門，采購員應(yīng)陪同供應(yīng)商一起到庫房驗(yàn)貨；-可編輯修改 -_c ）庫房管理員應(yīng)對符合購買計劃的物品進(jìn)行驗(yàn)收；d ）經(jīng)驗(yàn)收合格的物品，庫房管理員應(yīng)開具入庫單，登記庫房物品明細(xì)賬，并將物品分類存放；e ）庫房管理員應(yīng)根據(jù)當(dāng)天的物品驗(yàn)收單，及時登記物品明細(xì)賬；設(shè)備工具的入倉程序：a ）新采購的工具按物品的入倉程序執(zhí)行；b ）以舊換新的設(shè)備工具入倉程序： 經(jīng)辦人應(yīng)憑其所在部門主管簽名確認(rèn)的工具借領(lǐng)單到倉庫辦理舊工具入倉手續(xù)； 庫房管理員經(jīng)檢查無誤后予以辦理入倉手續(xù)，發(fā)給新工具

14、，同時在使用工具登記卡上由經(jīng)辦人簽名確認(rèn)；c ）退還的設(shè)備工具入倉程序： 庫房管理員根據(jù)使用人的工具登記卡上的項(xiàng)目，逐項(xiàng)清點(diǎn)退還工具； 庫房管理員對退還的工具進(jìn)行驗(yàn)收； 庫房管理員應(yīng)在工具登記卡上登記，并由使用人所在部門負(fù)責(zé)人簽名確認(rèn)后存檔。d ）借用工具入倉程序： 工具借用人在工具送還倉庫前必須把工具清理干凈； 庫房管理員根據(jù)設(shè)備工具的領(lǐng)用記錄，進(jìn)行驗(yàn)收； 庫房管理員應(yīng)及時在工具登記卡上登記。4.5 庫房物品的存放管理物品存放倉庫的自然條件：a ）有通風(fēng)設(shè)備；b ）光線充足；c ）面積寬敞。-可編輯修改 -_庫房物品的存放分類：a）易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物品；b）吸水性強(qiáng)、容易發(fā)潮、發(fā)霉和生

15、銹的物品；c）常用工具、材料和配件等；d）易碎、易損物品；物品存放倉庫的區(qū)域劃分：a）合格物品存放區(qū)；b）不合格物品存放區(qū)；c）待檢物品存放區(qū)。d) 處理物品存放區(qū)倉庫區(qū)域劃分的方法：a）在貨架上標(biāo)識并隔離；b）劃線掛標(biāo)牌。倉庫物品的存放要求：a）易燃、易爆與揮發(fā)性強(qiáng)的物品應(yīng)單獨(dú)設(shè)置倉庫存放，存放時應(yīng)注意： 周圍無明火、遠(yuǎn)離熱源； 擺放在地下； 配備滅火器； 保持包裝完好； 庫房結(jié)構(gòu)堅(jiān)固，門窗封閉牢固； 庫房門內(nèi)開。b）吸水性強(qiáng)、容易發(fā)潮發(fā)霉和生銹的物品存放時：-可編輯修改 -_ 用經(jīng)過防水處理的貨架放置； 放在干燥的地上或貨架上； 配備防潮通風(fēng)設(shè)施。c）常用工具、材料和配件等： 不規(guī)則物品，

16、用盒或袋裝好后擺放； 規(guī)則的物品整齊的擺放在貨架或地上； 體積較大、體重較輕的可靠墻上放或掛在墻上。d）易碎易損的物品： 體積較小或瓶裝物品，放置貨架的底層、整齊的擺放在地上； 體積較大的，應(yīng)靠墻立放，放置上方不懸掛物品； 放置位置有膠墊。4.6 庫房物品的領(lǐng)用管理物品領(lǐng)用程序：a）物品領(lǐng)用人應(yīng)憑其所在部門主管簽字確認(rèn)的領(lǐng)料單到庫房辦理材料領(lǐng)用手續(xù)；b）庫房管理員根據(jù)領(lǐng)料單上所列品種，逐一發(fā)放；c）庫房管理員根據(jù)領(lǐng)料單內(nèi)容登記倉庫物料發(fā)放明細(xì)登記；d）庫房管理員以10 天為一期，將領(lǐng)料單匯總后交物業(yè)財務(wù)人員核對，并進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)登記。工具的領(lǐng)用管理：a）工具使用人應(yīng)憑其所在部門主管確認(rèn)的領(lǐng)料單

17、到庫房領(lǐng)用工具；b）庫房管理員應(yīng)根據(jù)使用人工具領(lǐng)用卡的記錄，核對原卡上的領(lǐng)用工具是否有重復(fù)現(xiàn)象： 如經(jīng)核對，已有領(lǐng)用記錄，但沒有報廢或其他處理記錄，庫房管理員應(yīng)拒絕發(fā)放； 如經(jīng)核對沒有該工具的領(lǐng)用記錄，將工具發(fā)放給領(lǐng)用人后，并在工具領(lǐng)用卡上登記。-可編輯修改 -_c）庫房管理員以10 天為一期，將領(lǐng)料單匯總后交物業(yè)財務(wù)人員核對，并進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)登記。借用工具的領(lǐng)用程序：a ）凡因工作需要借用工具的人員，應(yīng)憑其所在部門主管簽名確認(rèn)的工具借領(lǐng)單，到庫房辦理工具借用手續(xù)；b）庫房管理員根據(jù)工具借領(lǐng)單，與庫房建立的借用工具登記卡核對無誤后發(fā)放；c）庫房管理員對借用的工具應(yīng)根據(jù)規(guī)定的歸還期限督促借用人按

18、時歸還。4.7 庫房物品報廢的管理報廢的標(biāo)準(zhǔn)：a）物品到有效期；b）客觀原因造成物品工具已無使用價值的；c）按其他有關(guān)規(guī)定需報廢。物品報廢的程序：a）報廢物品經(jīng)辦人憑其所在部門主管簽名確認(rèn)的物品報廢單到庫房辦理物品報廢手續(xù)；b）庫房庫存的物品報廢，由庫房管理員負(fù)責(zé)填寫物品報廢單；c）庫房管理員準(zhǔn)備好報廢物品的有關(guān)原始資料： 入庫時間 物品性能介紹； 使用時間； 使用說明； 其他有關(guān)資料。d) 物業(yè)公司客服主管，應(yīng)組織相關(guān)人員驗(yàn)證；e）報廢物品交物業(yè)公司經(jīng)理審批；-可編輯修改 -_g）庫房管理員根據(jù)審批意見，將報廢物品的相關(guān)財務(wù)資料交物業(yè)財務(wù)人員核對并進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理。4.9 記錄表格物品報廢單工具登記卡庫存物品進(jìn)、耗、存表入庫單領(lǐng)料單庫存物品盤點(diǎn)表物品報廢單號-可編輯修改 -_報廢物品名稱物品規(guī)格購入時間報廢數(shù)量報廢原因處置方式申請人簽名：部門負(fù)責(zé)人意見年月日年月日專業(yè)組負(fù)責(zé)人審批意見：物業(yè)經(jīng)理審批意見：簽名：簽名：年月日年月日工具登記卡序號時間規(guī)格經(jīng)手人領(lǐng)用人工具名稱-可編輯修改 -_庫存物品進(jìn)、耗、存表年月日庫管員：型號名稱入庫出庫結(jié)余型號名稱入庫出庫