Weboffice辦公信息平臺系統(tǒng)管理員手冊

1、.WebOffice 企業(yè)辦公信息平臺系統(tǒng)WebOffice辦公信息平臺系統(tǒng)管理員手冊深圳市啟天軟件技術(shù)有限公司前言非常感謝您使用WebOffice企業(yè)辦公信息平臺系統(tǒng)! WebOffice企業(yè)辦公信息平臺系統(tǒng)是深圳市啟天軟件技術(shù)有限公司推出的基于知識管理的辦公自動化系列軟件之一。在以后的介紹中簡稱為WebOffice。 WebOffice是一套即可應(yīng)用于企業(yè)局域網(wǎng)又可滿足互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用需求的大型服務(wù)端軟件系統(tǒng)，也是一套真正實(shí)用的、全面支持中文應(yīng)用的、先進(jìn)完整的知識管理解決方案；該系統(tǒng)的開發(fā)完成充分體現(xiàn)了啟天公司領(lǐng)先的技術(shù)實(shí)力和應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)。 WebOffice具有友好的操作界面、實(shí)用的辦公功能和良好

2、的可擴(kuò)充性，并最大程度地融入了當(dāng)代最新的"知識管理、協(xié)同辦公"的第三代"辦公自動化"理念， 通過啟天公司獨(dú)有的技術(shù)實(shí)現(xiàn)方式，將我國的現(xiàn)代企業(yè)帶入一個嶄新的"知識"辦公環(huán)境。功能強(qiáng)大、權(quán)限管理嚴(yán)格的文檔數(shù)據(jù)庫使您一改被動地去搜尋、查找、組織和利用為主動地接受所有與您的業(yè)務(wù)、管理、決策等相關(guān)的信息，讓您在第一個時間即可有效地利用。通過WebOffice您能夠以郵件、短消息、手機(jī)短信等多種方式進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部通訊，查看您被授權(quán)的與您相關(guān)的部門信息或公司公告。WebOffice還可以幫助您在網(wǎng)上進(jìn)行工作流程處理、審批或提交各種工作或事務(wù)申請，真正

3、實(shí)現(xiàn)"足不出室"的網(wǎng)上辦公。WebOffice還提供了許多擴(kuò)展的實(shí)用功能，如網(wǎng)上訂餐、網(wǎng)上圖書館、客戶信息管理等。對于軟件升級或由于版本差異所帶來的界面和操作的不同，以實(shí)際軟件為準(zhǔn)。本手冊將教會您如何使用WebOffice進(jìn)行快捷、高效的網(wǎng)上辦公。管理員手冊目錄一、系統(tǒng)管理員3二、用戶和組管理31用戶和組的概念32系統(tǒng)各管理組權(quán)限控制43登錄用戶和組管理44登錄組管理5三、文檔公告管理71創(chuàng)建文檔版塊82創(chuàng)建文檔庫83自定義版塊排序84文檔類別管理95設(shè)定文檔庫的閱讀權(quán)限9四、信息廣播系統(tǒng)管理101添加信息102管理信息113歷史記錄114信息查詢12五、 工作流管理131

4、創(chuàng)建工作流132管理工作流153管理工作流申請164已刪除工作流175已刪除申請176定義后臺管理員18六、查看日志181查詢?nèi)罩?92備份日志193恢復(fù)日志194清空所有日志20WebOffice2000管理員手冊WebOffice2000企業(yè)辦公信息平臺系統(tǒng)是由深圳市啟天軟件技術(shù)有限公司開發(fā)，是企事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)辦公自動化管理的優(yōu)秀解決方案。本手冊面向WebOffice2000系統(tǒng)的各級管理員，為他們對本系統(tǒng)的用戶和組管理、文檔公告管理、信息廣播管理、工作流管理、查看日志、數(shù)據(jù)庫備份提供詳細(xì)的操作說明和系統(tǒng)幫助。一、系統(tǒng)管理員系統(tǒng)安裝以后，會自動生成兩個的最高管理員用戶：administrat

5、or和aduser，默認(rèn)密碼均為123456。Administrator：是整個系統(tǒng)的最高管理員，不但可以管理所有用戶和組的權(quán)限，而且可以管理文檔公告庫、工作電子流和信息廣播系統(tǒng)等所有后臺權(quán)限。Aduser：是最高用戶管理員，可以管理所有用戶和組，可以設(shè)定用戶和組的關(guān)系。二、用戶和組管理用戶2用戶4用戶3用戶5組B用戶1組D組A組C1用戶和組的概念用戶： 對于企事業(yè)單位來講，每位工作人員就是一個用戶，可以用“工號”作為登錄名，原始密碼是由用戶和組管理員設(shè)定，一般用戶可以在“個人設(shè)置”中自行修改。每位用戶都屬于不同的組，擁有該組的系統(tǒng)權(quán)限。組： 可以由幾個用戶或組組成，共同擁有該組的權(quán)限。企事業(yè)

6、單位可以根據(jù)不同部門設(shè)置若干個組（如在企業(yè)中，可將市場部定義為一個組），也可以根據(jù)崗位的橫向關(guān)系建立組（如秘書組包含各部門的秘書），還可以建立臨時工作小組（如XX項(xiàng)目組）。一個組還能包含另一個組（如市場部可以包含銷售部、市場規(guī)劃部等）。還可以針對本系統(tǒng)某一功能產(chǎn)生一個權(quán)限組（如對系統(tǒng)的每一個文檔庫都可以產(chǎn)生一個管理組）。總之，組的建立是非常靈活的，組的數(shù)目不受限制，一個幾千人的企業(yè)可能會在內(nèi)部建立幾千個用戶組，這些都由用戶管理員根據(jù)具體情況來進(jìn)行設(shè)置。2系統(tǒng)各管理組權(quán)限控制電子流管理組(adstream)控制工作電子流創(chuàng)建、管理等權(quán)限；會議管理組(admeeting)控制會議創(chuàng)建、管理、會議室

7、管理等權(quán)限；全體員工(ALL)系統(tǒng)默認(rèn)組，影響日程安排查詢.3登錄用戶和組管理選擇快速通道的“用戶和組管理”，用administrator和aduser身份登錄，即可進(jìn)入用戶和組管理界面（如下圖）。單用戶查詢用戶和組管理切換頁面間跳轉(zhuǎn)選中刪除點(diǎn)擊修改用戶信息后臺功能菜單點(diǎn)擊進(jìn)入用戶管理點(diǎn)擊“添加用戶”按鍵進(jìn)入添加用戶界面，輸入需要添加的用戶工號（ID）、姓名和初始密碼。如需設(shè)定用戶所屬的群組，則可以選擇“屬于的組”右邊的“選擇組”，則會彈出一個新窗口，窗口左邊顯示了已有的工作組。用鼠標(biāo)在右邊選取希望加入的工作組，點(diǎn)擊“添加”按鍵將組加到用戶的屬性中，然后點(diǎn)擊左下角的“選擇”，即可完成用戶所屬組

8、的添加。由于每個組有其特定的權(quán)限，在添加組的過程中，即實(shí)現(xiàn)了用戶權(quán)限的控制。所有屬性設(shè)定完后，點(diǎn)擊“保存”按鍵，即可生成新的用戶。（具體操作如下圖所示）進(jìn)入添加用戶輸入工號、姓名設(shè)定初始密碼確定用戶權(quán)限先選中，再添加！選中一個組選中刪除最后選擇確認(rèn)4登錄組管理單組別查詢用戶和組管理切換頁面間跳轉(zhuǎn)選中刪除點(diǎn)擊修改組信息 進(jìn)入組管理點(diǎn)擊“添加組”按鍵進(jìn)入添加組界面，輸入需要添加的組ID（為了區(qū)別于用戶名，建議采用英文字母）、組名（即組的描述，可用中文表示）。如需設(shè)定組中所包含的用戶，可選擇“包含的用戶”右邊的“選擇用戶”按鍵，則會彈出一個新窗口，窗口左邊將顯示已有的用戶。用鼠標(biāo)選取窗口右邊希望加入

9、的用戶，點(diǎn)擊添加按鍵將其加入，然后點(diǎn)擊左下角的“選擇”，即可完成該組用戶的添加。如需設(shè)定組中所包含的組，則可以選擇“包含的組”右邊的“選擇組”，具體操作與選擇“包含的用戶”相同。所有屬性設(shè)定完后，點(diǎn)擊“保存”按鍵，即可生成新的組。進(jìn)入添加組輸入組ID、組名選擇包含的用戶和組保存確認(rèn)組完成1） 編輯用戶和組的屬性在用戶管理界面，直接點(diǎn)擊員工工號和組的ID號，即可直接進(jìn)入用戶和組的編輯狀態(tài)，修改相關(guān)屬性，然后點(diǎn)擊“保存”完成對用戶和組屬性的修改。2） 刪除用戶和組在用戶管理界面，選擇用戶和組左首的復(fù)選框，點(diǎn)擊左下角的“刪除”按鍵即可立刻刪除用戶和組。三、文檔公告管理選擇快速通道的“文檔公告管理”，

10、直接進(jìn)入文檔公告庫的后臺管理系統(tǒng)（如下圖所示）。點(diǎn)擊修改版塊名稱創(chuàng)建文檔版塊文檔版塊排序文檔類別功能圖示說明點(diǎn)擊修改文檔名稱創(chuàng)建新文檔庫設(shè)定文檔閱讀權(quán)限直接刪除文檔模塊/文檔庫編輯文檔模塊/文檔庫1創(chuàng)建文檔版塊點(diǎn)擊“創(chuàng)建文檔版塊”，填寫新的版塊名稱，可以創(chuàng)建新的文檔庫版塊（大的文檔庫類別，如市場部等）。輸入版塊名稱提交完成版塊創(chuàng)建2創(chuàng)建文檔庫在文檔版塊中點(diǎn)擊“創(chuàng)建文檔公告庫”圖標(biāo)，輸入名稱，選擇文檔庫類型，即可創(chuàng)建新的文檔庫。文檔庫類型分為“文檔公告”、“討論組”兩種類型。選擇不同的類型會生成不同的文檔庫，它將會直接影響前臺文檔創(chuàng)建形式。其具體操作同“創(chuàng)建文檔版塊”類似。3自定義版塊排序在這里

11、您可以很方便的對文檔版塊進(jìn)行顯示排序管理。點(diǎn)擊“自定義版塊排序”進(jìn)入如下圖所示頁面：輸入排列序號確認(rèn)提交4文檔類別管理在文檔庫中添加類別，可以讓您更好的管理文檔。把文檔進(jìn)行歸類存放，便于文檔查找搜索。創(chuàng)建文檔類別刪除類別編輯類別修改類別名稱5設(shè)定文檔庫的閱讀權(quán)限點(diǎn)擊每個文檔庫右側(cè)的“存取控制”按鍵，則系統(tǒng)彈出一個新窗口（如下圖）。選擇不同權(quán)限的用戶選擇不同權(quán)限的組提交完成權(quán)限添加點(diǎn)擊“選擇用戶”和“選擇組”按鍵，選擇需要添加的用戶和組，點(diǎn)擊“提交”按鍵即可完成添加各權(quán)限的用戶和組。權(quán)限類別定義：管理權(quán)限：可以刪除、編輯、創(chuàng)建、閱讀所有文檔信息。編輯權(quán)限：只可以編輯、創(chuàng)建、閱讀所有文檔信息。創(chuàng)建

12、權(quán)限：只可以創(chuàng)建、閱讀所有文檔信息。閱讀權(quán)限：只可以閱讀所有文檔信息，不能發(fā)布和更改信息。四、信息廣播系統(tǒng)管理信息廣播管理功能菜單信息廣播列表點(diǎn)擊標(biāo)題修改信息從快速通道里面的系統(tǒng)設(shè)置區(qū)中選擇“信息廣播管理”，即可進(jìn)入信息廣播系統(tǒng)的管理后臺（如下圖）。1添加信息點(diǎn)擊“添加信息”進(jìn)入添加滾動新聞窗口，填寫新聞標(biāo)題和內(nèi)容后即可發(fā)布。發(fā)布的信息在每位員工的工作臺面上方導(dǎo)航條下滾動播出。提交完成廣播發(fā)布輸入詳細(xì)內(nèi)容輸入標(biāo)題輸入資料來源或由系統(tǒng)自動識別。例：由文檔轉(zhuǎn)發(fā)廣播信息，則會出現(xiàn)文檔出處。2管理信息直接點(diǎn)擊已有的新聞標(biāo)題，即可進(jìn)入已有新聞管理頁面。在這里，您可以對廣播信息進(jìn)行修改、刪除操作。廣播自動

13、結(jié)束時間 點(diǎn)擊刪除廣播信息可上載附件提交完成廣播修改修改信息將信息相關(guān)內(nèi)容修改后，點(diǎn)擊提交即可完成修改；刪除信息在上圖“修改廣播信息”窗口中，點(diǎn)擊“刪除”按鍵即可立刻刪除新聞。3歷史記錄 單擊標(biāo)題打開“已刪除的廣播信息”列表窗口，可以查看和刪除歷史紀(jì)錄。如下圖所示：在已刪除的歷史記錄列表中，您可以查看到所有曾經(jīng)發(fā)布過的廣播新聞。單擊標(biāo)題可打開“已刪除的廣播信息”窗口，查看和刪除歷史紀(jì)錄。4信息查詢 信息查詢只可以查詢出已刪除的所有廣播信息，您可以利用標(biāo)題、內(nèi)容、來源、發(fā)布人、發(fā)布時間進(jìn)行多條件模糊查詢。五、 工作流管理 在快速通道中點(diǎn)擊“工作電子流管理”進(jìn)入如下界面：工作流系統(tǒng)功能條點(diǎn)擊查看/

14、編輯工作流1創(chuàng)建工作流進(jìn)入工作電子流界面，點(diǎn)擊創(chuàng)建電子流，就會出現(xiàn)新增電子流界面（如下圖）。步驟1填寫工作流說明信息傳閱方式：分為“一個接一個”和“一起批閱”兩種方式。步驟2設(shè)定傳閱方式申請人可再次編輯工作流內(nèi)容“一個接一個”是指選定的工作電子流需經(jīng)第一審批人審批后，才能傳送到第二審批人，以此類推。比較典型的電子流有“請假”工作流，它是經(jīng)部門主管審批后再送上級部門審批，最后送人事部審批、執(zhí)行。“一起批閱”指申請的工作流是經(jīng)過全體一起批閱的。比較典型的有“文件傳閱”工作流，文件是同時傳給所有領(lǐng)導(dǎo)人批閱的，只有等所有領(lǐng)導(dǎo)都批閱后才算結(jié)束。步驟3定義管理本工作流的人定義使用本工作流的人管理員：可以定

15、義一個或多個管理員/組，“從庫中選擇”可以直接選取。步驟4可選擇多個審批人審批人可提出審批意見定義審批人的各種方式 選擇審批人窗口審批人數(shù)：可已定義審批人的數(shù)量，當(dāng)選中人數(shù)后，電子流的右面“審批人詳細(xì)資料”會出現(xiàn)與審批人數(shù)對應(yīng)的審批人數(shù)目。審批人注釋：選擇“是”時，則審批人在審批申請時，可以填寫審批意見。審批人定義：點(diǎn)擊“審批人”按鍵，則彈出“選擇審批人”窗口（如上圖）。文檔源方式：（分為如下四種方式）1） 從簡表中獲?。簭暮喍痰挠脩袅斜碇羞x取審批人。2） 數(shù)據(jù)庫里選擇：直接從用戶數(shù)據(jù)庫中選擇定義；3） 用戶提交時定義：由申請工作流的用戶在申請時自行定義審批人，（此種類型比較適合審批人不固定的

16、情況）；4） 由上一審批人定義：申請?zhí)峤缓?，由上一審批人根?jù)具體情況定義下面的審批人。 步驟5執(zhí)行人：申請審批完成后，最后的執(zhí)行工作的人員。例如：請假申請同意后，交由人事考勤人員具體執(zhí)行。步驟6完成以上步驟，即可創(chuàng)建一個新的工作電子流。2管理工作流點(diǎn)擊“管理工作流”按鍵進(jìn)入管理界面（即進(jìn)入工作流系統(tǒng)首頁面），可以查看所有工作電子流，點(diǎn)擊需要修改的電子流，進(jìn)入電子流的詳細(xì)信息界面，選擇“編輯”按鍵可以修改、刪除電子流，還可重新定義各電子流的管理者及相關(guān)審批人。注意：各電子流管理員只可管理屬于自已權(quán)限的電子流類。3管理工作流申請可以監(jiān)控、管理、刪除各普通員工的電子流申請。點(diǎn)擊“管理用戶申請”可以看

17、到所有用戶申請。點(diǎn)擊標(biāo)題可直接進(jìn)入用戶申請的工作流中，并可查看申請的詳細(xì)信息，點(diǎn)擊“刪除”可刪除用戶申請。點(diǎn)擊標(biāo)題直接進(jìn)入類別顯示審批狀態(tài)申請時間申請人4已刪除工作流 點(diǎn)擊“已刪除工作流”可查看歷史記錄中的工作流，并可以將其恢復(fù)運(yùn)行。點(diǎn)擊這里恢復(fù)運(yùn)行5已刪除申請 點(diǎn)擊“已刪除申請”可查看已刪除的所有工作流申請。（注意：在這里，您如果徹底清除選定的申請，就再也無法查看該申請了。）6定義后臺管理員在“定義后臺管理員”界面中我們可以看到，每個工作流管理員可創(chuàng)建不同類別的工作流供給特定的群組成員使用，并且各工作電子流管理員只可管理屬于自已權(quán)限的工作流類別。定義用戶組定義管理員管理員職能描述六、查看日志 在“