人事檔案管理辦法

1、人事檔案管理辦法第一章 總則第一條 為規(guī)范人事檔案管理工作，提高檔案管理水平，使之更科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。同時為了更有效的對員工人事檔案進(jìn)行妥善的保護(hù)和利用，維護(hù)人事檔案材料的完整，使人事檔案的建立、整理與管理工作有所依據(jù)，特制定本管理制度。第二條 員工人事檔案是公司在人員招聘、調(diào)配、任免、培訓(xùn)、考核、獎懲等工作中形成的有關(guān)個人經(jīng)歷、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的有關(guān)材料，是歷史地、全面地考察了解員工和正確選拔使用員工的重要依據(jù)。第三條本制度適用于公司及系統(tǒng)各單位。第二章 管理職責(zé)第四條人力資源部是人事檔案管理的主管部門。（一） 負(fù)責(zé)制定、修改和完善公司人事檔案管理的相關(guān)工作管理

2、制度與實(shí)施細(xì)則等規(guī)范；（二）負(fù)責(zé)本制度在各單位實(shí)施執(zhí)行的具體指導(dǎo)和監(jiān)督檢查；（三）負(fù)責(zé)公司全體員工的人事檔案管理工作；（四）負(fù)責(zé)對員工人事檔案管理工作進(jìn)行檢查與督導(dǎo)；（五）人力資源部人事檔案管理的職責(zé)具體如下：1、收集、鑒別和整理檔案材料；2、辦理檔案的查閱、借閱和轉(zhuǎn)遞手續(xù)；3、登記職務(wù)及工資變動情況；4、為有關(guān)部門提供檔案信息情況及有關(guān)材料；5、做好人事檔案的安全、保密、保護(hù)工作；6、辦理人事檔案有關(guān)的其他事宜。第三章 人事檔案的內(nèi)容第五條 員工人事檔案的內(nèi)容和分類：（一）紙質(zhì)檔案，主要由以下資料構(gòu)成：1、入職資料，包括職位申請表、人員面試測評表、入職通知書、入職審批表、員工入職登記表、入職

3、聲明、體檢報(bào)名表、社會保險(xiǎn)情況登記表；2、身份證復(fù)印件、護(hù)照；3、鑒定、考核、考察材料；4、學(xué)歷和評聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料；5、獎勵及處分材料；6、培訓(xùn)記錄及外訓(xùn)協(xié)議等材料；7、勞動合同、錄用、任免、聘用、離職材料；8、承諾書、保密協(xié)議；9、社會保險(xiǎn)、住房公積金資料；10、年度、半年度績效考核資料；（二）電子檔案1、員工登記表電子版2、員工花名冊3、圖像資料、電子作品等第四章 人事檔案的整理第六條 人力資源部必須按照員工花名冊中的員工編號（即：工號）進(jìn)行編號，各個部門人員按檔案編號順序排放并做明顯標(biāo)記，方便查找。第七條 檔案編號原則：檔案號是在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。

4、檔案號是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。具有唯一性、方便查找的特征，每個員工有且只有一個檔案號，離職員工的檔案號將作為歷史記錄，不再重復(fù)使用；新進(jìn)員工延續(xù)上一個編號以此類推。（一） 在職人員檔案號編號原則：公司編碼+單位代碼+員工編號；（二）人才庫人員即儲備人員檔案編號原則：人員屬性縮寫+儲備時間順序；（三）離職人員、調(diào)崗調(diào)部門人員維持原檔案號不變，同時在檔案封面?zhèn)渥谠敿?xì)填寫異動時間、目前職位，檔案放置于調(diào)崗后部門（或離職）的檔案位置。第八條 編制檔案檢索目錄要求。需即時更新電子版目錄，并于每月 3 號之前更新一次紙質(zhì)目錄表，確保信息及時準(zhǔn)確?？偰夸洠ǜ郊?1） 、子目錄（附件2） 、檔

5、案袋封面目錄（附件3）第九條 檔案袋內(nèi)資料整理要求。檔案內(nèi)資料統(tǒng)一按照：員工入職資料-身份證復(fù)印件一學(xué)歷證書復(fù)印件-社保資料復(fù)印件一住房公積金資料復(fù)印件一各執(zhí)業(yè)資格證書-勞動合同一個人工作總結(jié)一 員工異動表-績效考核表一調(diào)薪審核表7離職表單排序，并于表單右 上角處按順序進(jìn)行編號，編號原則根據(jù)：檔案號-頁碼，并在封面對應(yīng)項(xiàng)顯示頁碼。第十條 檔案外封面的要求。確保檔案信息真實(shí)準(zhǔn)確、完整，基礎(chǔ)信息可直接在封面查找減少進(jìn)入檔案查詢的不必要時間，如員工入職時間、 身份證號碼、合同期限、學(xué)歷證書號碼、資格證書是否原件、調(diào)崗時間、離職時間等，此頁貼于檔案封面，方便快速查找（附件4） 。第五章 人事檔案的收集

6、、整理與更新第十一條在職員工檔案，日常收集員工履歷表、轉(zhuǎn)正定級審批表、各種獎勵、職務(wù)任免、異動表、勞動合同、培訓(xùn)、獎懲、協(xié)議等材料。每年6 月 1 號定期一次全面更新維護(hù)全員檔案第十二條新進(jìn)人員的人事檔案，必須于辦理入職手續(xù)三日之內(nèi)，將新進(jìn)員工的人事檔案收集、整理并進(jìn)行歸檔。第十三條離職人員檔案，離職人員應(yīng)于離職三個工作內(nèi)，檔案另行存放于離職人員檔案處。第十四條人才庫人員檔案，人才庫人員檔案由檔案管理員及時跟進(jìn)人才庫儲備人員的工作進(jìn)展及工作異動，及時更新電子及紙質(zhì)的檔案信息。第十五條檔案管理人員在以下幾個時段特別需要做好人事檔案資料的歸檔工作。（一）入職檔案新員工入職報(bào)到當(dāng)天，收齊新入職員工的

7、所有手續(xù)、證件、資料后， 統(tǒng)一裝入新建的檔案袋內(nèi)，并在檔案袋封面右上方書寫上檔案袋編號、 員工姓名、職位、 內(nèi)容、 頁碼等。 新員工入職三個工作日之內(nèi)，將以下檔案、證件和資料進(jìn)行歸檔：1、職位申請表、人員面試測評表、入職通知書、入職審批表、員工入職登記表、入職聲明、體檢報(bào)名表、社會保險(xiǎn)情況登記表；2、身份證（雙面都印在同一頁上，A4 紙） 、學(xué)歷證、學(xué)位證及其他相關(guān)資質(zhì)證件的復(fù)印件；3、勞動合同（二）員工辦理轉(zhuǎn)正手續(xù)時員工轉(zhuǎn)正手續(xù)完成后，人力資源部必須將以下資料收集齊后，歸入該員工的檔案袋：1、轉(zhuǎn)正申請表、轉(zhuǎn)正通知單2、入職體檢報(bào)告（三） 員工辦理異動手續(xù)時檔案管理人員在完成員工異動手續(xù)的三個

8、工作日內(nèi)，將員工異動手續(xù)資料裝入該員工的檔案內(nèi)，具體的歸檔資料有：1、人事異動審批表2、員工異動工作移交表、文件檔案資料移交明細(xì)表、資料移交明細(xì)表、待辦工作移交明細(xì)表3、異動通知（四）員工辦理離職手續(xù)時在人力資源部辦理完員工離職手續(xù)的三個工作日內(nèi)，檔案管理員應(yīng)將相關(guān)離職資料裝入該員工的檔案內(nèi)，存檔的資料有：1、離職申請2、離職申批表3、員工離職工作移交表、文件檔案資料移交明細(xì)表、客戶資料移交明細(xì)表、待辦工作移交明細(xì)表、離職面談表（五）員工受到獎懲等與人事相關(guān)工作時需要?dú)w檔的資料必須第一時間（三個工作日內(nèi)）歸檔，當(dāng)獎懲已落實(shí)公布之后，檔案管理人員應(yīng)及時跟進(jìn)綜合辦公室的獎懲材料，將獎懲紙質(zhì)材料整理

9、入檔。（六）當(dāng)在職員工的基本檔案資料有變動時當(dāng)員工的基本資料有變動時如學(xué)歷、住址、個人技術(shù)職稱、婚姻狀況等，應(yīng)及時將相關(guān)資料復(fù)印交人事部歸檔，原件當(dāng)場查驗(yàn)。（七）每月三號之前整理更新一次人事檔案對新進(jìn)（含新儲備人員）、離職、轉(zhuǎn)崗、晉升員工檔案重新整理核對組卷，在整理過程中不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。（八）每份入檔資料必須蓋上檔案的檔印由資料管理員于每份新入檔的資料中間位置蓋上“存檔”字樣，同步在封面位置對應(yīng)項(xiàng)蓋上檔印。（九）人才庫檔案管理檔案管理員綜合整理通過現(xiàn)場招聘會收到的簡歷、人才網(wǎng)、 建筑網(wǎng)等網(wǎng)站應(yīng)聘者在線投遞的應(yīng)聘簡歷、人力資源部主動搜索合適崗位的簡歷及轉(zhuǎn)介紹候選人的簡歷、材料，

10、 篩選出候選人員資質(zhì)良好但公司暫沒有合適崗位或公司有崗位空缺但候選人暫在其他企業(yè)尚沒有跳槽意向的簡歷，將其整理歸檔組卷為儲備候選人，存放入公司人才庫，方便高效率的填補(bǔ)企業(yè)崗位空缺。第六章 人事檔案的借閱、移交與銷毀第十六條檔案借閱凡借用人事檔案，必須填寫人事檔案借閱登記表，由人力資源部的負(fù)責(zé)人核實(shí)理由，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽批后，方可借出，借出的檔案必須在3 天或在約定的時間內(nèi)歸還，如確因工作需要，可辦續(xù)借手續(xù)。查閱、借用檔案的部門或個人，不得擅自摘抄、拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。如因工作需要從檔案中取證的，應(yīng)事先征得人力資源部同意，經(jīng)批準(zhǔn)后方可摘抄、復(fù)制拍攝。借閱檔案的人員，對檔案應(yīng)妥善保管，不得遺失、泄

11、密和污損，不準(zhǔn)抽換、折卷和轉(zhuǎn)換。第十七條人事檔案管理人員工作變動移交檔案管理人員異動前5 個工作日之內(nèi)，應(yīng)有合適的人選交接相應(yīng)檔案管理工作事宜，交接時移交人及交接人同時對檔案進(jìn)行清點(diǎn)交接移交人員除檔案外同時移交人事檔案管理辦法、檔案各目錄表及相關(guān)借閱查詢等表單，雙方各自簽名確認(rèn)，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)簽名后辦理移交手續(xù)。第十八條人事檔案銷毀要求檔案管理人員不得擅自處理或銷毀檔案材料，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司檔 案管理制度進(jìn)行檔案保管和檔案銷毀。第七章 附則第十九條本辦法最終解釋權(quán)歸公司人力資源部。附件：1、人事檔案總目錄2、人事檔案子目錄3、人事檔案封面目錄4、人事檔案借閱申請表5、人事檔案借閱登記表附件5人事檔案總目錄檔案屬性單位編號范圍份數(shù)（份）合計(jì)（份）更新時間經(jīng)辦人在職人員離職人員人才庫人事檔案子目錄廳P編碼單位名字檔案內(nèi)容頁數(shù)入檔時間備注人事檔案封面目錄編 號：備注姓 名：部 門：職 位：入職時間：離職時間：人員屬性： 在職口離職口掛靠口人才儲備檔案內(nèi)容：1.員工信息登記表口2.身份證復(fù)印件（號碼：）口3.學(xué)歷證書復(fù)印件（證書號：）4.社保材料（號碼：）5.勞