物業(yè)公司入住管理控制程序

1、受控狀態(tài)入住管理控制程序編 號一、目的規(guī)范業(yè)主入住管理工作，確保業(yè)主順利入住。二、適用范圍適用于業(yè)主入住的管理工作。三、職責1 客戶服務部經理負責業(yè)主/住戶入住全面管理工作。2. 客戶服務主管負責協(xié)助經理安排業(yè)主 /住戶入住工作。3. 客戶服務專員負責具體辦理入住手續(xù)。4財務部負責核收各項入住費用。四、辦理入住的前提條件1小區(qū)(大廈)已經通過接管驗收，達到入住條件。2接管驗收標準如下。(1 )房屋無重大質量問題。(2 )工程遺留問題基本得到解決。(3) 工程資料已經齊備。(4) 業(yè)主檔案資料已經移交完畢，產權確認工作已經結束。(5 )達到入住的條件，具體條件包括一下幾點。 小區(qū)實現(xiàn)通路、通水、

2、通電、通氣、通信、通郵、排水、排污等基本使用功能，可以滿足日常生活所需； 配套設施基本齊備，建成并能夠使用； 客戶服務部有固定的辦公場所并開始辦公。3. 物業(yè)管理公司已經同委托方簽訂物業(yè)管理委托合同。五、入住準備工作1 入住資料準備(1) 根據(jù)小區(qū)的實際情況編寫和印制業(yè)主公約 、住戶手冊、服務指南、消防安全責任書入住通知書。(2) 入住通知書的內容要求寫明物業(yè)公司辦公地點、業(yè)主辦理入住手續(xù)時應帶的資料、證件及交 納的費用明細，并附簡明扼要的入住流程等。(3) 印刷以下各類入住表格： 業(yè)主證領用登記表； 住宅使用說明書； 住宅質量保證書； 鑰匙領用登記表； 開發(fā)商提供的入住驗房表； 業(yè)主家庭情況

3、登記表； 入住登記表。2 設計辦理入住手續(xù)流程圖。3入住時的環(huán)境布置：涉及服務標識區(qū)別的按服務標識管理標準作業(yè)規(guī)程有關規(guī)定辦理。(1 )區(qū)內環(huán)境 入口處掛歡迎橫幅，插彩旗，營造熱烈的氣氛； 插指路牌，由入口處到客戶服務部沿途插指路牌，指路牌標明“XXX客戶服務部”字樣； 入口處標明客戶服務部辦公地址和辦公時間。(2) 客戶服務部辦公環(huán)境 掛燈籠，飄小彩帶，擺放花籃、盆景，給人以隆重、喜慶的感覺； 張貼醒目的“辦理入住手續(xù)流程圖”，辦理手續(xù)窗口設置要求做到“一條龍服務”，各窗口標識清楚,一目了然； 管理人員著裝整潔，精神飽滿； 辦公室內資料擺放整齊有序。六、發(fā)岀入住通知1 客戶服務部依據(jù)議定的入

4、住時間，會同發(fā)展商聯(lián)合向業(yè)主發(fā)岀入住通知，內容包括：(1) 關于辦理入住手續(xù)的通知；(2) 致廣大業(yè)主的慰問信。2. 業(yè)主收到入住通知后， 應當在規(guī)定的時間內帶齊有關證件和資料到客戶服務部辦理入住手續(xù)。如果 在規(guī)定截止期限到來的前 3天內，業(yè)主尚未辦理入住手續(xù)的，客戶服務專員應再次發(fā)函或致電通知尚未辦 理入住手續(xù)的業(yè)主前來辦理入住手續(xù)；超過規(guī)定期限未辦理入住手續(xù)的，客戶服務部應將情況向客戶服務 部經理匯報決定是否登報催辦。業(yè)主辦理入住手續(xù)須帶以下證件：(1) 關于辦理入住手續(xù)的通知；(2) 購房合同原件和復印件各一份；(3) 業(yè)主及家庭成員的身份證原件及復印件各一份，小一寸彩照每人兩張；(4)

5、 單位購房的尚須帶齊營業(yè)執(zhí)照副本及復印件各一份；(5 )委托他人辦理的，須帶業(yè)主委托書。七、入住手續(xù)辦理1.驗證客戶服務專員在業(yè)主前來辦理入住手續(xù)時，應首先對以下證件進行檢查：(1) 購房合同原件；(2) 業(yè)主的身份證原件；(3 )單位購房的還須檢查其單位營業(yè)執(zhí)照副本；(4 )委托他人辦理的，還須檢查業(yè)主的委托書。2檢查無誤后，客戶服務專員將購房合同原件、業(yè)主及家庭成員的身份證原件、單位營業(yè)執(zhí)照副 本返還業(yè)主，證件復印件及業(yè)主委托書存入業(yè)主檔案。3. 將業(yè)主提供的照片一張貼在業(yè)主家庭情況登記表內，另一張為業(yè)主辦理業(yè)主證。4交納入住費用客戶服務部指引業(yè)主到財務部繳納入住費用，財務部根據(jù)收款項目開

6、具收款收據(jù)。一般情況下，入住 費用包括以下項目。(1)煤氣開戶費屬代收代繳費用，小區(qū)無此配套項目的不予收費。(2 )有線電視初裝費屬代收代繳費用，小區(qū)無此配套項目的不予收費。(3 )水電押金實行抄表到戶的小區(qū)不需收取，未實行抄表到戶的可適當收取。(4) 裝修保證金業(yè)主可選擇入住時交納或等申請二次裝修時再交納。(5 )裝修垃圾清運費(略)。(6)管理費以入住之日起計算當月管理費。八、驗房收樓1.客戶服務專員在業(yè)主交完入住費用后帶業(yè)主驗房，并請業(yè)主將房屋存在的問題填入 業(yè)主入住驗房表中。2房屋驗收合格的，客戶服務專員應請業(yè)主在業(yè)主入住驗房表中簽字確認。3. 驗收中發(fā)現(xiàn)問題，業(yè)主要求搬入或二次裝修前

7、維修的，客戶服務部應通知發(fā)展商在一周內給予解決， 并將整改結果通知業(yè)主：(1) 開發(fā)商一周內未整改完畢的，應將整改情況反饋給業(yè)主，并告之具體再驗收時間；(2) 整改完畢后，由客戶服務專員通知業(yè)主二次驗收，二次驗收不合格的，由客戶服務主管進行跟進， 并依據(jù)物業(yè)管理公司同發(fā)展商簽訂的物業(yè)管理委托管理合同中的保修條款要求發(fā)展商盡快解決。4. 發(fā)放鑰匙(1) 業(yè)主房屋驗收無問題或要求在搬入后再行維修的，客戶服務專員應將業(yè)主房屋鑰匙全部交給業(yè)主。(2) 業(yè)主房屋驗收有問題，客戶服務專員在將鑰匙交給業(yè)主的同時，應留下一把大門鑰匙以供維修時 用；(3) 業(yè)主在領取鑰匙時，客戶服務專員應要求業(yè)主在鑰匙領用表內簽名確認。5. 簽署業(yè)主公約和消防安全責任書(1 )客戶服務專員將業(yè)主公約、消防安全責任書(一式兩份)交給業(yè)主并請業(yè)主詳細閱讀。(2) 請業(yè)主簽署業(yè)主公約、消防安全責任書。(3) 客戶服務專員將簽署后的業(yè)主公約、消防安全責任書其中一份存入業(yè)主檔案，另一份隨其 他資料交業(yè)主保存。6資料發(fā)放客戶服務專員將以下資料發(fā)給業(yè)主保存并要求業(yè)主在資料領取清單上簽名：(1) 住戶手冊；(2) 住戶指南；(3 )簽署后的業(yè)主公約；(4 )簽署后的消防安全責任書；(5) 住宅使用說明書；(6) 住宅質量保證書。7.開通水電(1 )客戶服務專員應邀請業(yè)主一