檔案利用服務(wù)的方式

1、檔案利用服務(wù)的方式檔案利用服務(wù)的方式孫青行11文秘111200124檔案館（室）利用服務(wù)的方式是多種多樣的檔案館（室）利用服務(wù)的方式是多種多樣的，因劃分標準不同而各異，因劃分標準不同而各異。 按其提供檔案信息加工深度不同：按其提供檔案信息加工深度不同： 按其服務(wù)設(shè)施和方法的不同：按其服務(wù)設(shè)施和方法的不同： 檔案借閱、檔案外借、檔案宣傳報道、檔案復制、檔案信檔案借閱、檔案外借、檔案宣傳報道、檔案復制、檔案信息咨詢、制發(fā)檔案證明、檔案定題服務(wù)息咨詢、制發(fā)檔案證明、檔案定題服務(wù) 一次文獻服務(wù)一次文獻服務(wù)三次文獻服務(wù)三次文獻服務(wù)二次文獻服務(wù)二次文獻服務(wù)按檔案利用服務(wù)人員參與程度：按檔案利用服務(wù)人員參與

2、程度：被動式服務(wù)被動式服務(wù)主動式服務(wù)主動式服務(wù)一、閱覽服務(wù)：一、閱覽服務(wù)： 將檔案提供給利用者閱覽是檔將檔案提供給利用者閱覽是檔案館（室）利用服務(wù)工作的重案館（室）利用服務(wù)工作的重要方式。要方式。 閱覽室是檔案局專門為利用者閱覽室是檔案局專門為利用者設(shè)置的閱覽檔案材料的場所。設(shè)置的閱覽檔案材料的場所。設(shè)置閱覽室是由檔案的特點決設(shè)置閱覽室是由檔案的特點決定的。檔案材料往往只有一份定的。檔案材料往往只有一份，有的還有一定機密性。因而，有的還有一定機密性。因而，就檔案部門的普遍情況而言，就檔案部門的普遍情況而言，它一般不宜像圖書一樣外借，它一般不宜像圖書一樣外借。做好閱覽室工作一般應(yīng)注意這樣幾點：做

3、好閱覽室工作一般應(yīng)注意這樣幾點： (1)閱覽室的設(shè)置需兼顧優(yōu)質(zhì)服務(wù)和嚴格管理兩個方面。閱閱覽室的設(shè)置需兼顧優(yōu)質(zhì)服務(wù)和嚴格管理兩個方面。閱覽室要求明亮、寬敞、安靜、舒適、清潔和方便。覽室要求明亮、寬敞、安靜、舒適、清潔和方便。 (2)為維護閱覽室秩序和檔案的安全，閱覽室應(yīng)建立必要的為維護閱覽室秩序和檔案的安全，閱覽室應(yīng)建立必要的規(guī)章制度。規(guī)章制度。(3)利用接待人員需要良好的工作作風和扎實的業(yè)務(wù)基本功。利用接待人員需要良好的工作作風和扎實的業(yè)務(wù)基本功。二、檔案的外借二、檔案的外借 檔案館檔案一般不借出館外使用，在個別情況下，為照顧檔案館檔案一般不借出館外使用，在個別情況下，為照顧某些工作崗位的特

4、殊需要或必須用檔案原件作證等特殊需某些工作崗位的特殊需要或必須用檔案原件作證等特殊需要，才可以將檔案暫時借出館外。要，才可以將檔案暫時借出館外。 對檔案外借使用，須建立嚴格的制度。經(jīng)一定的審批手續(xù)對檔案外借使用，須建立嚴格的制度。經(jīng)一定的審批手續(xù)，檔案材料方能外借；借出期限不易過長；數(shù)量也應(yīng)有所，檔案材料方能外借；借出期限不易過長；數(shù)量也應(yīng)有所限制；借用單位和個人要負責檔案的安全，不能將檔案轉(zhuǎn)限制；借用單位和個人要負責檔案的安全，不能將檔案轉(zhuǎn)借和私自摘錄、復制、翻印、更不能遺失、拆散、調(diào)換、借和私自摘錄、復制、翻印、更不能遺失、拆散、調(diào)換、抽取和污損檔案材料，并保證按期交回。抽取和污損檔案材料

5、，并保證按期交回。三、制發(fā)檔案復制本三、制發(fā)檔案復制本 根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，是開展檔案利用工作的一根據(jù)檔案原件制發(fā)各種復制本，是開展檔案利用工作的一種重要方式。種重要方式。 檔案復制本分為檔案復制本分為副本副本和和摘錄摘錄兩種。兩種。 制發(fā)檔案復制本的方法大致可分為：制發(fā)檔案復制本的方法大致可分為：手抄、打字、印刷以手抄、打字、印刷以及攝影、靜電復印等。及攝影、靜電復印等。優(yōu)點：優(yōu)點：既可以提高檔案利用率，緩和供需矛盾，又便于保護檔既可以提高檔案利用率，緩和供需矛盾，又便于保護檔案原件。案原件。 局限性：局限性：(1)利用者查閱檔案，總想看到原件，尤其用作憑證時，利用者查閱檔案，總想看

6、到原件，尤其用作憑證時，一般的檔案復制本往往不令人滿意。一般的檔案復制本往往不令人滿意。 (2)由于現(xiàn)代復印技術(shù)的快速發(fā)展，尤其靜電復印機的廣由于現(xiàn)代復印技術(shù)的快速發(fā)展，尤其靜電復印機的廣泛應(yīng)用，就可能使復制本失控，造成多處多份復制，隨泛應(yīng)用，就可能使復制本失控，造成多處多份復制，隨意公布檔案的事情發(fā)生，不利于檔案保密和維護技術(shù)產(chǎn)意公布檔案的事情發(fā)生，不利于檔案保密和維護技術(shù)產(chǎn)權(quán)等方面的權(quán)益。權(quán)等方面的權(quán)益。 四、檔案證明四、檔案證明 檔案證明是檔案保管單位向申請詢問、核查某種事實在所檔案證明是檔案保管單位向申請詢問、核查某種事實在所藏檔案中有關(guān)記載的利用者出具的書面證明材料。藏檔案中有關(guān)記載

7、的利用者出具的書面證明材料。 檔案證明一般應(yīng)根據(jù)檔案的正本或可靠檔案證明一般應(yīng)根據(jù)檔案的正本或可靠(如經(jīng)過認真校對如經(jīng)過認真校對)的副本來擬寫。在沒有正本或副本的情況下，也可利用草的副本來擬寫。在沒有正本或副本的情況下，也可利用草稿稿(草案草案)。不論根據(jù)什么材料，都應(yīng)注明其出處。加蓋公。不論根據(jù)什么材料，都應(yīng)注明其出處。加蓋公章后，擬寫的檔案證明才能生效。章后，擬寫的檔案證明才能生效。 五、檔案目錄五、檔案目錄 檔案目錄是聯(lián)系檔案用戶與檔案館（室）的一種檔案目錄是聯(lián)系檔案用戶與檔案館（室）的一種重要橋梁重要橋梁六、檔案展覽六、檔案展覽 檔案展覽，就是根據(jù)某種需要，按照一定主題，系統(tǒng)地陳檔案展

8、覽，就是根據(jù)某種需要，按照一定主題，系統(tǒng)地陳列檔案材料。列檔案材料。 檔案展覽按照時間標準可以劃分為長期陳列和臨時展覽兩檔案展覽按照時間標準可以劃分為長期陳列和臨時展覽兩個大類。個大類。 檔案展覽的組織工作包括：檔案展覽的組織工作包括： 選定展覽的主題選定展覽的主題 精心選材精心選材 編制展品和編寫說明編制展品和編寫說明 陳列展出陳列展出建黨建黨90周年珍貴周年珍貴檔案資料展首度檔案資料展首度亮相北京亮相北京常州檔案局常州檔案局七、檔案咨詢七、檔案咨詢 檔案咨詢是以檔案為依據(jù)檔案咨詢是以檔案為依據(jù) ，通過個別解答問題的方式，通過個別解答問題的方式，向利用者提供檔案、檔案專業(yè)知識、檔案檢索途徑的一項向利用者提供檔案、檔案專業(yè)知識、檔案檢索途徑的一項服務(wù)性工作服務(wù)性工作 檔案咨詢的種類：檔案咨詢的種類： 1、 按內(nèi)容性質(zhì)劃分：按內(nèi)容性質(zhì)劃分： 2、按檔案咨詢難易程度：、按檔案咨詢難易程度：事實性咨詢事實性咨詢指導性咨詢指導性咨詢檢索性咨詢檢索性咨詢一般性咨詢一般性咨詢專題性咨詢專題性咨詢 3、按利用者向檔案部門提出咨詢問題詢問的方式：、按利用者向檔案部門提出咨詢問題詢問的方式：口頭咨詢口頭咨詢書面咨詢書面咨詢電話咨詢電話咨詢八、網(wǎng)絡(luò)化、檔案數(shù)字化環(huán)境下檔案利用服八、網(wǎng)絡(luò)化、檔案數(shù)字化環(huán)境下檔案利用服務(wù)方式的變化務(wù)方式的變化 1、計算機占據(jù)主要利用空間、計算