供應商往來賬核對管理規(guī)定

1、鵬潤投資（國美電器）有限公司經(jīng)營管理手冊一一財務系統(tǒng)分冊貨款結算管理子冊供應商往來賬核對管理規(guī)定歸屬體系：鵬潤投資（國美電器）有限公司經(jīng)營管理手冊一一財務系統(tǒng)分冊文件編號：鵬潤-財一貨款結算 003撰寫單位：鵬潤投資（國美電器）財務中心版 本：第一版生效日期：2004年4月1日機密等級：口機密一般合計頁數(shù)：11頁正文頁數(shù)：4頁附件個數(shù)：6個制度正文目錄：目 錄頁次1、目的12、范圍13、名詞解釋14、職責15、作業(yè)內容16、注息事項47、附件4總 裁 審 批管 理 研 究 室 審 核撰 寫 人鵬潤投資（國美電器）有限公司經(jīng)營管理手冊一一財務系統(tǒng)分冊一一貨款結算管理子冊制度名稱供應商往來賬核對管

2、理規(guī)定文件編號鵬潤一財一貨款結算 0031 .目的：為保證各公司與供應商往來賬務記錄的完整、準確，各管理部門能及時掌握各分部與供應商往來賬務的實際情況，特制定本規(guī)定。2 .范圍：2.1 適用范圍：本規(guī)定適用國美電器各分部財務部、采銷部門。2.2 發(fā)布范圍：鵬潤投資（國美電器）各中心、各部門；各分部3 .名詞解釋：往來帳：為本規(guī)定的往來賬款具體指的是“應付賬款（代銷商品款）、應收降價款、應收退殘款”，其他應收款項不在此列。4 .職責：無5 .作業(yè)內容：5.1 日常結款的往來賬核對5.1.1 對賬要求A代銷商品每月結款前必須核對清楚“代銷商品款”余額，否則禁止支付貨款；B經(jīng)銷商品每次結款前必須核對

3、該批商品的入庫明細，包括商品名稱、規(guī)格、數(shù)量和金額，核對無誤后才可繼續(xù)結算貨款。5.1.2 往來賬款的核對：結算人員在每次結款時需要與供應商核對清楚相關往來款項，根 據(jù)公司目前商品的結算情況（經(jīng)銷商品按賬期依據(jù)進貨的批次結算貨款，代銷商品 按照結算期的實際銷售進行結款），分經(jīng)銷和代銷兩部分分別進行核對。5.1.2.1 經(jīng)銷商品A.經(jīng)銷商品需要核對“應付賬款”、“應收降價款”、“應收退殘款”三項內容；B.核對“應付賬款”時應結合財務的“商品入庫單”結算聯(lián)內容相符，審核商品的入庫價格與廠家的供價是否一致；C.核對“應收降價款”時應結合銷售部的“調價通知單”、“廠家確認函”，應仔細審核所調商品的規(guī)格

4、型號、價格及數(shù)量。5.1.2.2 代銷商品A.代銷商品主要核對結算期內的“代銷商品款”，結算期內的實際銷售數(shù)量及金額；制度名稱供應商往來賬核對管理規(guī)定文件編號鵬潤一財一貨款結算003B.代銷商品的核對依據(jù)有：業(yè)務的“進貨申請單”、廠家的“送貨同行單”、庫房的“入庫單”、財務的“商品入庫單”結算聯(lián)；C.業(yè)務的“進貨申請單”、廠家的“送貨同行單”、庫房的“入庫單”三單應該相互 核對，保證與財務的“商品入庫單”結算聯(lián)內容相符，以保證入庫商品的規(guī)格型 號、數(shù)量、金額等無誤。5.2定期與供應商往來賬務的核對5.2.1 往來賬務的核對時間：各分部與供貨商應按季度對賬；5.2.2 往來賬務核對涉及內容：應付

5、賬款；應收降價、應收退殘款；5.2.3 往來賬務的核對方法：A.按各分部的工作安排整理填寫“往來賬務對賬函（附件 7.1 ）”，并在每季賬務結轉 后的第七個工作日之前向供應商發(fā)出；B.當結算人員收回經(jīng)供應商財務確認簽字蓋章后的對賬確認函，按供應商回函所記載的數(shù)據(jù)分類整理，并將回函存檔備查。5.2.4 回函中往來賬務差異的核對及賬務核對情況的報告：A.對供應商回函中所載數(shù)據(jù)與公司數(shù)據(jù)存在差異的，由各分部根據(jù)實際工作情況與供 應商聯(lián)系對賬事宜，在季度終了后的第一個月20日前必須將有差異的賬務核對清楚，找出詳細原因并與供應商協(xié)調解決；B.賬務核對完畢各分部按往來賬務的核對情況，如實填寫“國美電器（）

6、分部第*季度往來賬務核對匯總表（附件7.2）”及“國美電器（）分部第*季度往來賬務核對明細表（附件 7.3）”，兩表經(jīng)本分部財務經(jīng)理、結算主管簽字確認后，于季度終 了后的第一個月25日前一同上報總部財務中心資金管理部；C.結算會計在編制往來賬務核對匯總表及明細表時，將供應商按品類進行羅列，按供 應商回寄的函件及對賬后的結果，簡明扼要的說明差異存在的原因及賬務核對后的 處理結果，不能自行處理的應及時向上級報告，說明問題的詳細情況及合理的建議。5.2.5 賬務差異及遺留問題的解決方法：A.在與供應商往來賬務的核對中，因未達賬項造成的差異，按正常時間入賬，不需進 行具體的賬務調整；B.在賬務核對中發(fā)

7、現(xiàn)的因公司會計人員賬務數(shù)據(jù)錄入造成的差異，如：供應商名稱、 品類；商品數(shù)量、價格等，由往來賬務核對會計填寫“國美電器（）分部往來賬務制度名稱供應商往來賬核對管理規(guī)定文件編號鵬潤一財一貨款結算 003修正申請單（附件 7.4）”，報本分部結算主管、財務經(jīng)理簽字確認后，發(fā)送相關系 統(tǒng)錄入員按審批結果于財務系統(tǒng)中給予更正；C.因采購人員采購批單價格錯誤造成的差異，由采購人員重新填寫采購批單，報采購 經(jīng)理、總經(jīng)理等按授權審批，審批后的單據(jù)交財務部相關人員憑以進行賬務處理；D.在賬務核對中查明了詳細原因，但未與供應商達成一致處理意見的，由對賬會計持“往來賬務核對明細表”通知采購人員盡快協(xié)調辦理；E.分部

8、采購人員未能及時協(xié)調解決或不能解決的，由分部結算會計匯總填寫“國美電器（）分部遺留問題及往來差異處理申報明細表（附件 7.5）”，并在申報表中給 出合適的處理建議和方法。申報表報經(jīng)分部結算主管、財務經(jīng)理、采購經(jīng)理、總經(jīng)理審核批準后，報總部采購中心總 （副總）經(jīng)理、資金管理部部長、 財務中心總（副 總）經(jīng)理審核批復；F.各分部采購人員或結算會計根據(jù)各級領導審核批復的處理申報表，對往來款項中存 在的問題及差異給予調整及跟進。5.2.6往來賬務核對的控制辦法：A.在各分部定期的往來賬務核對后，對所有相關賬務應做到即對即止。即在每次賬務 核對后，雙方財務人員應對當前賬務做到清楚明了，對所存在的差異以清

9、單詳細列 示備查（由各分部會計人員根據(jù)對賬情況自行制作），在下一次賬務核對時憑本次的差異清單即可對前期賬務一目了然；B.各級領導在“處理申報明細表”的審核中，可于表中相關欄內簡要說明處理建議或 方法，各分部按其審核批復后的最終結果進行差異調整或處理；C.經(jīng)批復由其他分部協(xié)作解決的，由分部采購人員與協(xié)作分部人員聯(lián)系跟蹤相關情況，得以解決的必須及時通知財務部門進行內部往來賬務的處理；D.對于差異問題按批復辦法給予確認，而供應商不予承認的相關款項，各分部不得擅 自調整其賬務，各分部結算部應暫時停止對該供應商貨款的支付，直到采購人員按 批復意見與供應商協(xié)調一致后方可恢復對供應商貨款的結算；E.供應商不

10、按期寄回對賬函或與供應商預約對賬供應商不予理會的，各分部結算部必 須暫停與該供應商往來款項的結算，由采購人員協(xié)調解決雙方核對賬務后才能恢復 辦理結算；F.因采購人員采購批單價格錯誤造成的差異，采購人員須在2天內重做批單給予糾正，采購人員不予糾正的，該筆貨款不得予以結算，并可采用恰當?shù)姆绞较虿少徔偙O(jiān)、制度名稱供應商往來賬核對管理規(guī)定文件編號鵬潤一財一貨款結算003分部總經(jīng)理進行反映， 要求采購人員及時糾正， 直至采購人員制作批單予以糾正后, 方可恢復對該供應商貨款的結算。6 .注意事項：6.1 所有結算人員應該結合目前商品管理系統(tǒng)的實際情況認真、仔細的核對同供應商的往來款項，保證往來款的準確無誤，及時對供應商進行結款。對核對中出現(xiàn)的問題應及時查明原 因進行處理。6.2 往來賬務對賬函的填寫要求及注意事項6.2.1 填寫的各項內容必須以打印形式填寫，禁止手寫；6.2.2 小寫金額前必須添加封號“¥”，小寫金額后必須填寫大寫金額；6.2.3 大小寫金額必須頂頭，不能留有空隙；6.2.4 空白項應以“無”標注。6.3 對于發(fā)出的季度對賬函可以以傳真件形式收回，但年度往來賬務確認函的原件必須保證全部在次年2月25日前收回。6.4 收回的經(jīng)供應商確認簽字蓋章的季度對賬函和年度往來賬務確認函，應按供應商回函所記載的數(shù)據(jù)分類整理，并由結算組將回函存