簡述崗位說明書的編寫原則

1、簡述崗位說明書的編寫原則簡述崗位說明書的編寫原則職務說明書編寫要求 職務說明書 職務說明書( Job Desription)， 也稱崗位說明書或工作說明書 什么是職務說明書 職務說明書是工 作分析人員根據(jù)某項職務工作的物質(zhì)和環(huán)境特點， 對工作人員必須具 備的生理和心理需求進行的詳細說明。 它是職務分析的結果， 是經(jīng)職 務分析形成的書面文件。 目錄 ? ? ? ? ? ? ? ? ?什1么是職務說明書 2 職務說明書的組成 3 職務說明書編制要點 4 職務說明書的內(nèi)容 5 職務說明書的主要項目 6 職務說明書的作用 7 職務說明書的寫作 8 職務說明書的編寫要求 9 職務說明書 案例分析 : o

2、9.1 案例一 :理貨員的職務說明書 o9.2 案例二：財務經(jīng)理的職務說明書 ? 10 參考文獻 職務說明書的組成 職務 說明書由職務描述與職務規(guī)范兩部分組成， 這類似蘇聯(lián)勞動心理學家 編制出的職業(yè)圖譜和心理圖譜，職業(yè)圖譜是描述職業(yè)的社會經(jīng)濟的、 制造技術的、衛(wèi)生保健等特征； 心理圖譜分析了職業(yè)對于人的心理要 求。職務說明書的精確與否將直接影響到職務分析的有效性。1、職務描述 職務描述是經(jīng)過職務分析收集資料后產(chǎn)生的。 職務描 述是說明某一職務的職務性質(zhì)、 責任權利關系、 主體資格條件等內(nèi)容 的書面文件。2、職務規(guī)范 職務規(guī)范是任職者任用條件的具體說明， 二者結合起 來構成了針對某一職務的完整、

3、 全面、詳細的職務說明。 編寫職務說 明書就是編制職務描述和職務規(guī)范兩個書面文件。 職務規(guī)范集中于對 任職人員的分析， 職務描述側重于反映工作定向分析的結果， 職務描 述可用于設計業(yè)績評價形式， 職務評價和建立報酬系統(tǒng)， 能確定需要 完成工作的教育和訓練，為設計適當?shù)恼衅?、選擇、訓練和開發(fā)計劃 提供依據(jù)。 職位說明書根據(jù)用途不同有各種不同的標準， 通常使用的 是內(nèi)部管理用途的職位說明書， 但是烽火獵聘公司根據(jù)招聘市場的特 點，提出了招聘用職位說明書的提法。 內(nèi)部管理用途的職位說明書的 一般是下面的有機組成部分構成的：一、職位名稱。例如，拿人力資源部門的經(jīng)理來說，以下簡稱HRM。職位名稱應該寫為

4、經(jīng)理。二、部門名稱。 HRM 的部門名稱應該寫為人力資源部。三、任職人。要寫上任職人的名字。并要有任職人簽字的地方， 以示有效性。四、直接主管。 HRM 的直接主管應該寫為分管副總經(jīng)理。要提供 直接主管簽字的地方，以示有效性。五、任職時間。任職時間也就是生效時間，一般也就是與勞動合 同的時間一致。六、任職條件。包括學歷要求，工作經(jīng)驗要求，特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握現(xiàn)代人力資源管理運作模式，熟悉國內(nèi) 人力資源管理政策法規(guī)及人才市場動態(tài)等等。七、下屬人數(shù)。指的是部門內(nèi)所管轄的人數(shù)。八、溝通關系。一般分為外部與內(nèi)部兩個層面。如 HRM 的內(nèi)部 溝通有分管副總經(jīng)理，部門經(jīng)理與員工。外部溝

5、通有上級主管部門， 所在城市人事勞動部門，各主要媒體或招聘網(wǎng)站，各主要培訓機構， 應聘人員或同行，相關行業(yè)協(xié)會。九、職位設置的目的。如 HRM 的職位目的為： 根據(jù)公司戰(zhàn)略發(fā)展需求，設計運用人力資源管理模式和相關激勵政策，激發(fā)員工潛力，開發(fā)人才，實現(xiàn)人力資源開發(fā)在行業(yè)內(nèi)具有市 場領先者的目標。十、 行政權限。指的是在公司所擁有的財務權限和行政審批權限十一、 工作內(nèi)容和職責。這是職位說明書重之又重的地方，所耗 費的筆墨也最多。 包括了職責范圍與負責程度， 衡量標準等。 如 HRM 的職責包括這幾方面：組織體系與制度； 培訓；人事考核與績效評估； 招聘；薪酬激勵政 策；職位管理，部門管理與建設等等

6、。 十二、能力要求與個性傾向與特征等。屬于個性化的東西，應該算 是職位的修正要求吧。 十三、職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃。包括職位關系與理論支持。職位關系又 分為直接晉升的職位，相關轉換的職位，升遷至此的職位。理論支持 是指學習和培訓所達到的相關要求。 職務說明書編制要點1、對職位的描述，不是任職者的現(xiàn)在工作2、不局限于現(xiàn)狀，著眼于組織設定崗位需要3、針對對崗位而不是人4、歸納而非羅列 職位說明書一般用表單形式編制， 通常分七大部 分設計表單：1、基本信息： 職位名稱，部門，直接上級，所屬下級，職責分析日期，編寫日 期等；2、職位目的：對職位概述；3、職責和權限： 分主要職責權限、相關職責權限和臨時性工作

7、；4、工作關系：分內(nèi)部關系和外部關系，包括聯(lián)系部門、人員；5、任職資格： 包括教育水平、工作經(jīng)驗、技能和水平、個性和品質(zhì)等；6、考核指標，權重，薪資等級，職位發(fā)展方向；7、工作環(huán)境。 職務說明書的內(nèi)容 職務說明書不存在標準格式， 所以每個組織的職務說明和內(nèi)容都不相同， 但是作為一般規(guī)律都應說 明所執(zhí)行的工作、職務的目的和范圍、員工為什么做工作、崗位職責 的主要內(nèi)容1、本崗位承擔的職責對應的必備工作內(nèi)容，采用“三段論”的方 式來描述，即“依據(jù)按照，做（行動） ，達成結果”；2、根據(jù)“上級崗位”崗位說明書中的工作內(nèi)容分解落實到本崗位 需要完成的具體工作項目和內(nèi)容； 崗位說明書的編制內(nèi)容3、工作項目

8、包括崗位關鍵業(yè)務工作職責和崗位基礎工作職責； 關鍵 業(yè)務工作職責指為發(fā)揮本崗位職能必須承擔的具體業(yè)務模塊的工作 職責，崗位基礎工作指各部門為完善本崗位的職能建設所承擔的共性 工作4、注意與下級崗位工作內(nèi)容的關聯(lián)性，如 : 對“下級崗位”工作內(nèi)容和職責的督促落實； 對“下級崗位”制定相應的量化考核標準并檢查實施； 完成或組織所屬崗位員工完成上級交辦的臨時工作等；（二）撰寫崗位職責的要求（人人有事做、事事有人做） 崗位職 責要簡潔、明了，讓每個人，即使是沒見過這種工作的人，也可以看 懂并知道做什么、如何做以及這樣做的原因。為了實現(xiàn)這一要求，撰 寫崗位職責時要求：1、盡可能避免含義模糊的表述，用一些

9、可以明確表達工作步驟的 詞句。2、盡可能從數(shù)量上進行描述，注意崗位工作職責的排序，其最簡 單的方法是按時間順序， 或者按產(chǎn)品制作過程排列， 以便以一種邏輯 的、可以理解的方式表達工作。 第六條 工作權限 根據(jù)該崗位應負 的責任，所賦予的相應工作權限 第七條 關鍵考核指標 關鍵考核指 標主要是指本崗位工作達到何種標準可保證基本工作要求， 并以此為 基礎，明確部門人員的業(yè)績衡量指標。 它是對關鍵重點工作行為的反 映，而不是對所有工作活動的反映。1、考核指標 KPI 制定：（ 1） 能夠涵蓋本崗位應完成的工作任務和應達到的標準。（2）盡量用量化指標描述，要寫清晰指標應達到的標準或范圍 （動態(tài)考核 的

10、指標）；對一些無法衡量的工作行為， 寫明要求達到的 程度。（3）要能夠與上級崗位的考核指標相銜接。（4）要與“崗位職責”密切聯(lián)系，但不必一一對應。（ 5） 關鍵績效考核指標由上級主管確定。（ 6）填寫時關鍵績效考核指標在前。2、考核指標 KPI 應遵循的原則：（ 1） 少而精原則：KPI 總和應能反映被考核者 80%以上的工作成果；（2）結果導向原則：KPI 主要側重于對被考核者工作成果的考核；（3）可衡量性原則：KPI 應具備可衡量性，應當有明確可行的考核方法和考核標準；（4）可控性原則：KPI 均應是被考核者可控制的或能夠產(chǎn)生重大影響的 指標；（ 5） 一致性原則：KPI 與公司戰(zhàn)略目標保

11、持一致， 其實現(xiàn)有助于公司的 戰(zhàn)略目標實 現(xiàn)。 第八條任職資格 指對在本崗位就職人員應具備的基本條件 （最 低要求）。一、教育背景 指任職本崗位人員的學歷、 專業(yè)及培訓經(jīng)歷等進行 描述，專業(yè)性要求較強崗位一定要填寫專業(yè)要求， 專業(yè)性不很強崗位 可以填寫“不限”或“無要求”。二、工作經(jīng)歷 指能夠正常履行本崗位工作職責所應具備的本行 業(yè)、本專業(yè)、本崗位工作經(jīng)驗或?qū)I(yè)工作年限。三、知識與技能 知識與技能是指在本崗位就職員工所應具備的特 定技能、證書和其它知識，如外語、計算機以及文字能力、語言表達 能力、組織能力、溝通協(xié)調(diào)能力、公關能力、會計證、特殊工種從業(yè) 資格證（一般要注明應達到的等級和取得何種證

12、書）等。 指本崗位 上崗人員應具備和取得的相關專業(yè)技術、職業(yè)技能等級資格。四、基本素質(zhì) 在撰寫這個方面的內(nèi)容時，需要考慮工作崗位的基 本要求?？蓮囊韵聨讉€方面進行填寫：1、需要掌握的政策法規(guī)。描述時可以分為： 了解、掌握、熟悉、精通 4個等級。如，對于人力資源管理人員 應該要求其熟悉涉及人力資源管理方面的法律與政策。2、需要掌握的工作規(guī)章，如，企業(yè)管理制度、技術操作規(guī)程、工 作流程等內(nèi)容。3、個人品質(zhì)。個人品質(zhì)主要是指崗位對任職者身體素質(zhì)、心智能 力的要求。其內(nèi)容包括：一是能力的描寫，如獨立判斷能力、決策能力、計劃規(guī)劃能力、 組織協(xié)調(diào)能力、人事管理能力、指導能力、控制能力、預算編制與決 算能力

13、等；二是個人心理特質(zhì)的要求。如正直、紀律性、韌性、主動 性、自信、服務意識、人際理解、靈活性、誠實、責任感、保密意識 等；三是身體素質(zhì)等其他素質(zhì)要求。五、其他要求 指本崗位工作對任職員工的性別、年齡、身高等特 殊需求。1、性別 是指特殊崗位工作對擬上崗人員的性別要求。如只適用 男性工作就填寫“男”； 如只適用女性工作就填寫“女”； 如男性最 好，女性亦可，就填寫“男女”；如女性最好，男性亦可就填寫“男 <女”；如無性別要求就填寫“不限”。2、年齡 是有特定要求的工作崗位對擬上崗人員的最寬年齡要求。 第九條 崗位發(fā)展 指崗位晉升的方向及路徑 第十條 工作環(huán)境 工作環(huán)境主要描述崗位工

14、作環(huán)境中能夠?qū)T工心理、 身體發(fā)生特殊作 用的影響因素。 第二章 崗位說明書 的編制要求 第十一條 崗 位說明書的編制要求 崗位說明書的編制內(nèi)容必須以國家有關 法律法規(guī)和本部門現(xiàn)行規(guī)章為基礎， 并以本單位現(xiàn)行崗位職責、 崗位 工作要求等相關文件為依據(jù)進行編寫、修訂。 以下情況發(fā)生時，要 進行崗位說明書的編制或修訂，新編制或修訂的崗位說明書應及 時報送公司人力資源行政部備案。1、 當新的工作產(chǎn)生的時候 ;2、 當工作由于新技術、新方法、新工藝或新系統(tǒng)的產(chǎn)生而發(fā)生重 要變化時；3、由于企業(yè)戰(zhàn)略調(diào)整使組織架構、工作內(nèi)容、性質(zhì)發(fā)生變化時；4、本單位有關規(guī)章制度重新修訂， 對工作要求發(fā)生變化時； 第十 二條 編制職位說明書的流程1、召開部門討論會。主要任務是明確部門職責、梳理部門業(yè)務流 程、明確部門崗位設置、 優(yōu)化人職匹配、 確定崗位數(shù)目和崗位職責。 各部門可按上述要求自行組織討論會。2、部門負責人與崗位任職者面談。主要任務是雙方就工作職責和 考核指標達成一致。面談可以分級授權進行。3、初擬崗位說明書。 主要任務是形成崗位說明書草案。 崗位說明書 一般由崗位任職者自己填寫。4、審核、批準。主要任務是經(jīng)過審核、修改，形成完整、信息真 實的文檔材料。 崗位說明書應由部門審核， 人力資源行政部復核并報 公司審批。5、各部門存檔，