2021年采購制度及流程

1、2021 年采購制度及流程一、目的為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。二、適用范圍適用于本公司所有采購的物料及耗材品。三、基本原則采購是一項重要、嚴肅的工作，各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。采購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則，并綜合考慮“質(zhì)量、價格”的競爭，擇優(yōu)選取。四、工作程序（一 ）采購基本事項1. 日常采購 （包括但不限于日常辦公用品及其它消耗用品）采用現(xiàn)需現(xiàn)采購的原則，一般由總務后勤人員負責采購，也可由需方直接采購。2. 非日常用品采購（ 包括但不限于較大型辦公器材

2、及物料） 應盡量采用月結(jié)方式為付款條件與供應商洽談。3. 對價值超過_元以上的辦公用品及_元以上的配件、設備、儀器、勞務等需要由申請人寫出比價申請報告經(jīng)分管領導簽署意見報總經(jīng)理審批后實施。采購人在采購前須將采購計劃或申請，交財務部進行比價 ; 在提交采購計劃或申請的同時，采購人呢應對新采購物品提供至少_家以上的供應商報價和聯(lián)系資料，有財務部對提供的供應商（ 但不僅限于） 進行詢價或?qū)嵉卣{(diào)查。第 1頁共 14頁4. 采購應索要_，金額小的索要收據(jù)，網(wǎng)絡采購應保留_及付款證明。（二 ）采購申請1. 采購之前，采購經(jīng)辦人依照所購物件的品名、規(guī)格、數(shù)量，需求日期及注意事項填寫“物品申請單或采購定單”。

3、2. 緊急采購時，由采購部門在“物品申請單”上注明“緊急采購”字樣，以便及時處理。3. 若撤銷采購，應立即通知總務后勤人員或采購部人員，以免造成不必要的損失。（三 ）采購流程1. 采購經(jīng)辦人在“物品申請單或采購定單”內(nèi)需填寫所購物品的估算價格、數(shù)量和總金額。2. 各采購經(jīng)辦人在采購之前必須把“物品申請單或采購定單”交到財務部進行審核，報總經(jīng)理審批后，方能進行采購。3. 采購物料定單必須寫上公司統(tǒng)一規(guī)定單號報總經(jīng)理審批后復印一份交與財務。（四 ）采購經(jīng)辦人職責1. 建立供應商資料與價格記錄。2. 做好采內(nèi)參市場行情的經(jīng)常性調(diào)查。3. 詢價、比價、議價及定購作業(yè)。4. 所購物品的品質(zhì)、數(shù)量異常的處

4、理及交期進度的控制。5. 做好平時的采購記錄及對帳工作。（五 ）采購方式1. 集中計劃采購: 凡屬日常辦公用品盡量集中計劃購買。第 2頁共14頁2. 長期報價采購: 凡生產(chǎn)用物料須選定供應商議定長期供貨價格。3. 每年第一個月重新審定上年度供應商，與供應商洽談需兩人以上進行，并對供應商評審，且作出相關(guān)評審記錄。（六 ）采購實施1. “物品申請表”批準簽字且到財務部備案后，辦理借支采購金額或通知財務辦進匯款手續(xù)。2. 采購人員按核準的“采購定單或物料申請表”向供應商下單并以電話或傳真確定交貨日期或到市場采購。3. 所有采購物品必需由倉庫或使用部門驗收合格簽字后，才能辦理入倉手續(xù)。（七 ）采購付款

5、方式1. 物品采購無論金額多少，一律由經(jīng)辦人簽字，財務經(jīng)理審核，總經(jīng)理核準簽字后方可報銷。2. 物料采購付款必須見供應商提供送貨單及我司開出的入庫單、采購定單、收款收據(jù)等單據(jù)方可結(jié)款或開支票。（八 ）采購經(jīng)辦人行為規(guī)范1. 采購人員應本著質(zhì)優(yōu)價廉的基本原則，經(jīng)過多方詢價、議價、比價后填寫定“采購定單或物品采購申請單”。2. 采購經(jīng)辦人應盡職盡責，不能接受供應商任何形式的饋贈、回扣或_; 若因嚴重失職或違反原則作出不適當行為者，給予辭退，情節(jié)嚴重者提交公安機關(guān)處理。五、附則1. 各部門需要采購時，凡是沒有按上述審批手續(xù)審批和流程采購 的，財務部將拒絕付款第 3頁共14頁六、本制度經(jīng)總經(jīng)理核準后實

6、施。采購的采購流程收集信息，詢價，比價、議價，評估，索樣，決定，請購，訂購，協(xié)調(diào)與溝通，催交，進貨檢收，整理付款。采購數(shù)量計算: 本期應采購數(shù)量=本期生產(chǎn)需用量本期未預定庫存量 - 前期預估庫存量- 前期已購未入庫數(shù)量怎樣合理降低采購成本: 事先制定合理的采購計劃，查詢當前市場行情，掌握影響成本的因素和事件。適當尋找多家合格廠商的報價，制作底價或預算，運用議價技巧。事后選擇價格適當?shù)膹S商簽訂合約，利用數(shù)量或現(xiàn)金折扣。采購價格構(gòu)成: 供應商成本的高低，規(guī)格與品質(zhì)，采購物料的供需關(guān)系，生產(chǎn)季節(jié)和采購時機，交貨條件，付款條件。采購商品成本構(gòu)成: 工程或制造的方法，所需的特殊工具、設備，直接及間接材料

7、成本，直接及間接人工成本，制造費用或外包費用，營銷費及稅捐、利潤。什么是合適的價格: 采購價格應以達到適當價格為最高目標，采購員必須以采購要求，根據(jù)市場行情，分析物料的質(zhì)量狀況和價格變動情況，選擇物美價廉的物料進行購買。怎么樣判斷采購價格是否合理: 進行成本分析，價格分析，市場調(diào)研，多家廠商報價。怎樣找供應商: 利用有的資料，公開征求的方式，通過同業(yè)介紹，閱讀專業(yè)刊物，協(xié)會或采購專業(yè)顧問公司，參加產(chǎn)品展示會。供應商分類: 原材料供應商，小額服務性供應商，臨時性供應商。第 4頁共14頁合格供應商的標準: 優(yōu)秀的企業(yè)領導人，高素質(zhì)的管理人員，穩(wěn)定的員工群體，良好的機器設備，良好的技術(shù)，良好的管理制

8、度。怎樣對供應商進行分析: 價格，品質(zhì)，服務，位置，存貨政策，柔性。專業(yè)知識 . 判斷力 . 責任感 . 時間觀 . 口才 .1. 新產(chǎn)品、新材料供應商 的尋找、資料收集及開發(fā)工作。2. 對新供應商的產(chǎn)能、設備、交期、技術(shù)、品質(zhì)等的評估及認證，以保證供應商的優(yōu)良性。3. 與供應商的比價、議價談判工作。4. 對舊供應商的價格、產(chǎn)能、品質(zhì)、交期的審核工作，以確定原 供應商的穩(wěn)定供貨能力。5. 及時跟蹤掌握原材料市場價格行情變化及品質(zhì)情況，以期提升產(chǎn)品品質(zhì)及降低采購成本。6. 采購計劃編排. 物料之訂購及交期控制。7. 部門員工的管理培訓工作。8. 與供應商以及其他部門的溝通協(xié)調(diào)等。1. 主要原材料

9、的估價。2. 供應商材料樣板的品質(zhì)初步確認。3. 材料樣板的初期制作與更改。4. 替代材料的搜尋。5. 采購部門有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)文件的擬制。6. 與技術(shù)、品質(zhì)部門有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)問題的溝通與協(xié)調(diào)。第 5頁共14頁7. 與供應商有關(guān)技術(shù)、品質(zhì)問題的溝通與協(xié)調(diào)。采購員必備能力成本意識與價值分析能力、預測能力、表達能力、良好的人際溝通與協(xié)調(diào)能力、專業(yè)知識。什么樣才是好的采購員: 采購員除了要有必備能力外，還要有合理的采購計劃，遵守5R原則，選擇合適的供應商，并加于管理，不斷提高。在不影響企業(yè)正常生產(chǎn)下，降低采購成本。采購員須承擔的責任: 采購計劃與需求確認、供應商選擇與管理、采購數(shù)量控制、采購品質(zhì)控制、

10、采購價格控制、交貨期控制、采購成本控制、采購合同管理、采購記錄管理。1. 訂購單的下達。2. 物料交期的控制。3. 材料市場行情的調(diào)查。4. 查證進料的品質(zhì)和數(shù)量。5. 進料品質(zhì)和數(shù)量異常的處理。6. 與供應商有關(guān)交期、交量等方面的溝通協(xié)調(diào)。在經(jīng)濟危機時代來說，采購被人們談起的時候更多是 B2c B2B的在線采購含義了，行 業(yè)內(nèi)已經(jīng)很普及在線采購方式了，有成熟的采購管理平臺可以圓滿解決采購流程中的各類問題，比如 價格管理：是企業(yè)確定采購價格的過程，建立和管理企業(yè)采購物品的統(tǒng)一價格體系，對采購價格的執(zhí)行范圍、定價方式進行規(guī)范，必聯(lián)采購網(wǎng)為用戶企業(yè)構(gòu)建了一套完善的價格管理體系。 采購計劃：是由企業(yè)

11、根據(jù)生產(chǎn)計劃制定并按照不同的計劃階段導入必聯(lián)采購網(wǎng)，支持多種格式文件導入，導入后的生產(chǎn)計劃可以進行查看、修改。系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)校驗機制，通過采購網(wǎng)中的采購目錄與第 6頁共14頁計劃中物料的核對，自動將不合格數(shù)據(jù)篩選出來，有效保證了計劃數(shù)據(jù)的準確性。 采購定價：企業(yè)可根據(jù)業(yè)務需要選擇多種采購模式：招標、競價、詢價。充分發(fā)揮市場杠桿效應，降低采購品的材料成本和采購過程成本，提升采購工作效率，從而達到降低企業(yè)采購成本目的。 合同、協(xié)議管理：是采購定價結(jié)果的體，也是采購實施的依據(jù)，包括采購品的價格信息、交貨條件、付款方式等主要信息?？梢允止や浫牒贤部梢愿鶕?jù)采購定價項目的中標結(jié)果直接生成合同。 訂單協(xié)

12、同：企業(yè)需要一個完整的供應鏈管理，才能動態(tài)（范本）快速地響應客戶需求。必聯(lián)采購網(wǎng)提供了一整套訂單協(xié)同的功能，包括訂單、收貨、退貨等的流程。 采購統(tǒng)計：主設定統(tǒng)計查詢方式，分為按項目采購統(tǒng)計和按采購價格統(tǒng)計兩種，可以對供應商報價的歷史紀錄、訂單響應、送貨及時率、貨物合格率、交易數(shù)據(jù)等進行自動統(tǒng)計，為采購決策提供強有力支持。 供應商管理及評估：供應商通過網(wǎng)上注冊，申請成為供應商企業(yè)，經(jīng)過必聯(lián)采購網(wǎng)對供應商注冊信息校對、驗證通過，供應商真正注冊成為采購網(wǎng)供應商; 采購商可對供應商進行認證，使其成為自己的潛在供應商; 擁有供貨資質(zhì)的供應商稱為正式供應商; 采購商可對正式供應商進行評估，選出合格供應商。

13、 采購目錄維護：采購品目錄是整個采購系統(tǒng)的基礎和根本，它具有統(tǒng)一分類、統(tǒng)一編碼的特點，各個采購商根據(jù)自身企業(yè)的特點和需要進行維護。供應商供應管理平臺簡介第 7頁共14頁 客戶管理：是對當前用戶交易場狀態(tài)的管理，可以根據(jù)自己的需求，申請進入新的交易場; 交易管理：查看和操作不同狀態(tài)下的采購項目，全程管理采購交 易; 訂單協(xié)同：必聯(lián)采購網(wǎng)提供了一整套訂單協(xié)同的功能，包括訂單、收貨、退貨等流程。 供貨管理：建立供應產(chǎn)品與客戶之間的關(guān)聯(lián)，確保擁有供應產(chǎn)品的資質(zhì) ; 同時，與采購商雙向查看和管理協(xié)議內(nèi)容。什么是真正的采購？_采購所承擔的是從產(chǎn)品設計概念階段到和供應商簽訂系統(tǒng)合同為止_采購的職能戰(zhàn)略采購和

14、策略采購采購創(chuàng)造企業(yè)利潤！采購成本的降低，給企業(yè)平均增加 的利潤 !_采購和銷售是公司里面兩個唯一能夠賺錢的部門_在銷售環(huán)節(jié)取得一個百分點的利潤率很難，但在采購環(huán)節(jié)非常容易 ！_采購成本占總成本的比率越高，降低采購成本對企業(yè)利潤的貢獻就越大！_買不到利，就賣不到利！ 真正重視賣的企業(yè)就一定重視買！采購與供應流程如何影響企業(yè)成本和利潤 ？戰(zhàn)略、供應關(guān)系方面的工作做得越好，行政與操作方面的工作花得時間就越少第 8頁共14頁_采購戰(zhàn)略占用了總時間的_%，但卻對成本和利潤的影響占到了_%，同步工程與同步采購戰(zhàn)略，降低采購成本的八大方法：早期采購參與（EPI）/早期供應商參與（ESI）/ 價值分析（VA

15、）/價值工程（VE）/為便利采購而設計（DFP）/目標成本法/提高產(chǎn)品與零件的標準化 /價格與成本分析_供應關(guān)系占用了總時間的_%，對成本和利潤的影響卻占到 _%，只有三流的企業(yè)才純粹壓榨供應商的單價來降低成本，真正的采購工程師更多時間是在研發(fā)中心和供應商那里_操作占用了總時間的_%，對成本和利潤的影響占到_%_行政占用了總時間的_%，對成本和利潤的影響占到_%采購成本由什么構(gòu)成？是什么在影響采購成本？_采購單價不一定是最低的，但采購總成本應該是最低的_采購成本的三度空間: 取得成本、所有權(quán)成本、所有權(quán)后成本_最好是便宜買便宜用; 其次，寧可貴買便宜用，也不可便宜買貴用 ; 絕不貴買貴用_選擇

16、買時考慮與租賃相比的成本，才能真正避免“貴買，貴用”如何建立科學高效的采購管理系統(tǒng)？_企業(yè)需要從經(jīng)驗采購管理，發(fā)展到科學采購管理最終到文化采購管理第 9頁共14頁_采購風險不在于復雜的流程、高層的簽字甚至高層的親自談判，而在于能有效地系統(tǒng)監(jiān)控_如何解決家族式的采購管理問題?_科學采購管理最大的特點是制度管人，而不是人管人如何采購不同種類的產(chǎn)品？如何有效解決各種采購問題？_一般產(chǎn)品低采購金額，低采購風險的產(chǎn)品四種采購方式: 定期定量 /定期不定量/不定期定量/不定期不定量_瓶頸產(chǎn)品具有低采購金額，高采購風險的產(chǎn)品方法一:給供應商及時快速、更短周期地付款方法二:可以適當?shù)慕o供應商更好的利潤方法三:

17、與杠桿產(chǎn)品搭配采購，把“肥肉”與“骨頭”捆綁方法四:在產(chǎn)品設計階段的價值工程與價值分析(VE/VA)方法五:提高與稀缺資源的掌握者合作的能力，學會利用資源_杠桿產(chǎn)品高采購金額，低采購風險的產(chǎn)品策略一:建立采購產(chǎn)品的成本模型策略二:達爾文式的采購_戰(zhàn)略產(chǎn)品高采購金額，高采購風險的產(chǎn)品方法一:必須削減供應商數(shù)量方法二:與供應商建立合作伙伴關(guān)系或者戰(zhàn)略聯(lián)盟的關(guān)系方法三:聯(lián)合開發(fā)、聯(lián)合改善，共同提升價值方法四:考慮整合資源模塊化采購報價單分析的_條經(jīng)驗_供應商可能會以小的計量單位報 價，從而降低你對價格的敏感度。第 10頁共14頁2021 年采購合同管理制度 為加強合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟效益，根

18、據(jù)合同法及其他有關(guān)法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合公司的實際情況，制訂本制度。公司對外簽訂的各類合同一律適用本制度。一、采購合同的內(nèi)容公司采購合同的條款構(gòu)成了采購合同的內(nèi)容，應當在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：l 、商品的品種、規(guī)格和數(shù)量商品的品種應具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號等；商品的數(shù)量多少應按國家統(tǒng)一的計量單位標出。必要時，可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細表。2、商品的質(zhì)量和包裝合同中應規(guī)定商品所應符合的質(zhì)量標準，注明是國家或部頒標準；無國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂（交）貨；對于副、次品應規(guī)定出一定的比例，并注明其標準；對實行

19、保換、保修、保退辦法的商品，應寫明具體條款；對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應有詳細規(guī)定。3、商品的價格和結(jié)算方式合同中對商品的價格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價的辦法和變價處理等，以及規(guī)定對副品、次品的扣價辦法；規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序，同時約定開票事宜。4、交貨期限、地點和發(fā)送方式第 11頁共14頁交（提）貨期限（日期）要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實際情況、商品特點和交通運輸條件等確定。同時，應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。5、商品驗收辦法合同中要具體規(guī)定在數(shù)量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點。6、違約責任簽約一方不履行合

20、同，必將影響另一方經(jīng)濟活動的進行，因此違約方應負物質(zhì)責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時，應明確規(guī)定，供應者有以下三種情況時應付違約金或賠償金：（ 1）不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應商品；（ 2）不按合同中規(guī)定的商品質(zhì)量標準交貨；（ 3）逾期發(fā)送商品。7、合同的變更和解除條件合同中應規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過什么手續(xù)來變更或解除合同等。此外，采購合同應視實際情況，增加若干具體的補充規(guī)定，使簽訂的合同更切實際，行之有效。二、合同的_批準1、合同在正式簽訂前，必須按規(guī)定上報領導_批準后，方能正式簽訂。2、合同原則上由部門負責人具體經(jīng)辦，擬訂初稿

21、后必須經(jīng)公司領導審閱后按合同審批權(quán)限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問_。合同的要點是：第 12頁共14頁（ 1）合同的合法性。包括：當事人有無簽訂、履行該合同的權(quán)利 能力和行為能力；合同內(nèi)容是否符合國家法律、政策和本制度規(guī)定。（ 2）合同的嚴密性。包括：合同應具備的條款是否齊全；當事人 雙方的權(quán)利、義務是否具體、明確；文字表述是否確切無誤。（ 3）合同的可行性。包括：當事人雙方特別是對方是否具備履行 合同的能力、條件；預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風險；合同非正常履行時可能受到的經(jīng)濟損失。（ 4）根據(jù)法律規(guī)定或?qū)嶋H需要，合同還應當或可以呈報法律顧問 把關(guān)，或請公證處公證。三、采購合同的簽訂1、簽訂采購合同的原則（ 1）合同的當事人必須具備法人資格或法人委托的代理人資格。（ 2）合同必須合法。也就是必須遵照國家的（范本）法律、法 令、方針和政策簽