OA系統(tǒng)使用管理規(guī)定

1、OA使用管理制度一、總則公司辦公自動化系統(tǒng) （以下簡稱 OA系統(tǒng)）是以金蝶 K/3OA 協(xié)同辦 公系統(tǒng)為管理平臺，采用服務器 / 客戶端 /瀏覽器結構，建立起來的覆 蓋全公司管理人員的辦公信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)網上辦公、移動辦公、 無紙化辦公和信息資源共享。 OA系統(tǒng)是公司信息化建設的重要組成部 分，是提高公司辦公整體管理水平的重要手段。 為了加強對公司 OA系 統(tǒng)的管理，提高公司工作效率，有效降低和節(jié)約成本，加快辦公自動 化建設，保障文件和各種信息傳遞快捷通暢， 最終解決部門自身與部 門之間協(xié)同工作的效率問題，從而系統(tǒng)地推進管理工作朝著制度化、 標準化和規(guī)范化的方向發(fā)展， 結合公司實際情況，制定

2、本規(guī)定。1.1 目的 規(guī)范公司流程管理，提高公司流程效率。1.2 適用范圍 各中心、各職能部門。二、職責劃分2.1 公司人力行政中心是公司辦公自動化 OA系統(tǒng)的歸口管理部門。 主要職責為：（ 1）、負責制定 OA系統(tǒng)規(guī)章制度；（ 2）、負責 OA系統(tǒng)核心工作流程設計、修改；（ 3）、負責 OA系統(tǒng)各職能部門工作流程設計的審核；（ 4）、負責確定、監(jiān)管 OA系統(tǒng)核心工作流程參與人員的權限；（ 5 ）、負責監(jiān)控、檢查、督辦核心工作流程的工作流轉；（6）、負責工作流程的歸檔，并為其他部門提供查詢；（ 7）、負責 OA系統(tǒng)內各大功能模塊信息內容更新的監(jiān)督；（8）、負責對系統(tǒng)內的保密設置進行定期檢查；2

3、.2OA系統(tǒng)管理員負責 OA系統(tǒng)的建設、 維護和服務支撐工作， 負責 服務器的管理維護和日常運行。主要職責為：（ 1）、負責 OA系統(tǒng)軟件的配置升級管理；（ 2）、負責 OA系統(tǒng)的數(shù)據備份；（ 3）、負責制定 OA系統(tǒng)應急方案和系統(tǒng)技術管理規(guī)章制度；（4）、負責公司領導、各部門人員的培訓和技術指導工作；（ 5）、負責 OA服務器、操作系統(tǒng)和硬件的維護，確保服務器安全 運行；（6）、負責系統(tǒng)用戶注冊、注銷等管理；（ 7）、負責 OA平臺功能模塊各部門書寫權限的設置。三、基本要求3.1 使用 OA系統(tǒng)的各級用戶 應保證各類文件處理的響應時間。 系統(tǒng) 所有內勤 用戶在每個工作日上班后一個小時內必須使

4、用電腦瀏覽器登 陸 OA系統(tǒng)， 中午和下午下班前一個小時內分別進入系統(tǒng)瀏覽一次，以 保證公文系統(tǒng)的正常流轉和信息的及時傳送， 最好長期登陸進 OA辦公。3.2 每位 OA用戶的登錄名和登錄密碼應予以嚴格保密，并做到定 期更新密碼，以防他人盜用賬戶，由于密碼泄漏造成的損失由用戶名 所有人負責；3.3 每位 OA用戶要保證在 OA系統(tǒng)上發(fā)布、流轉的信息和文件的準 確性、完整性和規(guī)范性，并對所發(fā)布和審批的內容負責。在OA系統(tǒng)中的意見和審批與原書面簽署具有同等效力和權威，相應人員應予以執(zhí) 行和遵守。3.4OA 系統(tǒng)中的各分類公告及新聞均由有權限人員予以發(fā)布和更新， 具體內容由本單位負責人確定，新聞內容

5、不應涉及相關商業(yè)機密；人 事公告或日常行政公告由人力行政中心負責統(tǒng)一發(fā)布和管理，主要涉 及各級人員的職務任免、 調動和重大獎懲 （包括通報表揚、 重大表揚、 嚴重警告）以及員工錄用和辭退等人事信息；各中心和各部門發(fā)布的 日常行政公告，主要涉及本單位的制度發(fā)布、管理規(guī)范和其他重大事 項等內容。3.5 各級 OA用戶應認真遵守本制度的相關規(guī)定， 進行規(guī)范使用和操 作，違反本制度規(guī)定進行操作或使用的，將由上級主管或總部系統(tǒng)管 理人員視情節(jié)輕重給予輕度至中度類別過失處罰。四、應用管理4.1 流程模塊的使用流程模塊是 OA 平臺的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、 行政事務三大類型。 用戶只需根據實

6、際需求如： 請假申請、 加班申請、 出差申請、采購申請、工作交辦等等，填寫相應授權范圍內的表單， 并根據系統(tǒng)綁定的流程提交審核。固定表單綁定流程中的各級用戶應 根據公司相關制度規(guī)定和要求對表單進行操作和審批。流程發(fā)起要求a、流程發(fā)起要求：經辦人在發(fā)起流程時，對于需要多部門會簽或 審核的流程，發(fā)起人應先進行線下溝通（線下溝通至少包含直接上級 和相關業(yè)務部門負責人），才能發(fā)起流程。上級審批人在接收到流程 發(fā)起人的申請后應及時審批，若拒絕發(fā)起人的申請可不進行提交，但 必須在簽辦反饋中寫明拒辦理由并保存反饋，流程發(fā)起人在接收到回 退指令后，應認真查閱回退理由，以便重新調整和更改流程。b、流程資料上傳與

7、檢查：經辦人發(fā)起流程時，需要上傳相關附件 資料，應檢查資料的完整性和可用性（保證附件資料在審批過程中能 正常打開）。在發(fā)起流程后，經辦人須及時將紙質附件送到相關審批 人處進行審核。流程審批要求a、審批意見：各環(huán)節(jié)審批人必須明確發(fā)表意見，客觀、清晰的表 達自己的意見和態(tài)度，避免出現(xiàn)類似“閱”、“知曉”、“好的”等 無明確態(tài)度的意見。b、禁止討論性協(xié)商：流程原則上只是完成審批過程，具體事務通 常是在各種會議上已經完成討論，流程審批人在審批時快速明確并簽 署意見，禁止在流程審批過程中作討論性協(xié)商。c、流程擱置與打回：在流程審批過程中，如發(fā)現(xiàn)經辦人上傳流程 有誤或有疑問，須立即與經辦人進行溝通后明確意

8、見，禁止未經溝通 直接擱置流程或者強行將流程打回，更禁止沒有仔細審閱流程就直接 通過。d、流程協(xié)商：對于流程中未設置相關人員但確實需要征求意見的， 可以發(fā)起流程協(xié)商，但應避免利用流程協(xié)商完成工作正常的溝通和協(xié) 調。流程審批時間要求a、流程審批時間：原則上流程審批人每天至少早、中、晚進行三 次登陸公司 OA系統(tǒng)進行流程審批， 原則上員工當天流程必須當天處理 完畢，部門總監(jiān)以上領導原則上流程處理不能超過 2 天，特殊崗位與 流程除外。4.2 、消息中心的使用消息中心主要用于與公司內部人員溝通和交流， 內部各部門溝通和 交流應盡可能使用協(xié)同方式進行，以提高業(yè)務處理效率。五、安全保密1、OA系統(tǒng)的所有

9、用戶， 不得利用 OA系統(tǒng)從事危害國家、 集體和他 人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信 息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數(shù)據。2、OA系統(tǒng)中的所有用戶應按規(guī)定的權限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信 息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務。3、未經管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部 人員查看 OA系統(tǒng)中的內容，更不許下載受控的內容。六、網絡維護為確保網絡的正常運行，全體員工都有對OA系統(tǒng)維護的義務；1、公司 OA管理員是公司 OA系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；2、禁止在 OA系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等；3、未經許可，不得私

10、自改變 OA系統(tǒng)的桌面內容；4、不得對網絡運行進行人為設限。七、考核為強化 OA系統(tǒng)的健康運行，發(fā)揮其有效作用，實施考核管理。1、OA系統(tǒng)自動對協(xié)同審批進行跟蹤，對每位同事審批事項的處理 周期、延誤情況進行記錄。并將使用情況納入月度或年度考核范圍。2、對長期不使用 OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求進行規(guī)范使用；網上辦公 數(shù)據不準確，對工作造成不良影響的，將按照事務的后果情況進行處 理。3、對不遵守規(guī)定、 影響流程傳輸正常運行的使用部門和使用人員， 依照有關規(guī)定追究相關人員和領導的責任。4、對泄漏機密，造成不良后果的，按公司有關規(guī)定進行處理。八、應急措施應急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。 1、對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內容、信息，在發(fā) 布的同時，發(fā)布人還應進行備份，以避免信息丟失。2、OA