應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

1、應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率工作任務(wù)的完結(jié)作為一項(xiàng)技能常常被低估甚至忽視。但是，一直以來(lái)，對(duì)工作任務(wù)完結(jié)的重視總是能夠提高整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，改善整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)表現(xiàn)， 帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)力的提高。如果你能夠幫助自己手下的員工在工作中應(yīng)用時(shí)間管理流程，那么你就能夠幫助他們提高生產(chǎn)力和工作效率。 如果你手頭有失敗的項(xiàng)目，有需要重新完成的工作， 或是你發(fā)現(xiàn)自己手下的員工在過(guò)去幾周的時(shí)間里為了完成一些重要的工作任務(wù)而變的近乎瘋狂，那么時(shí)間管理流程的應(yīng)用就顯得更為重要了。記錄詳細(xì)的活動(dòng)日志要想使工作任務(wù)的完結(jié)得到改善，一個(gè)有效的起始步驟就是讓自己手下的員工記錄詳細(xì)的每 日活動(dòng)日志。我比較喜歡這樣一種日志格式：

2、在日志的左手欄里以半個(gè)小時(shí)或是十五分鐘為間隔列出每天的工作時(shí)間，在日志的上方列出活動(dòng)的負(fù)責(zé)人、活動(dòng)種類（每天的工作任務(wù)、 每周的工作任務(wù)等）、活動(dòng)的起/止時(shí)間、活動(dòng)的預(yù)計(jì)持續(xù)時(shí)間、實(shí)際持續(xù)時(shí)間以及備注。 要指導(dǎo)自己手下的IT員工應(yīng)用日志來(lái)記錄他們每天進(jìn)行的各項(xiàng)工作。要向他們解釋清楚， 記錄日志的目的并不是出于微觀管理的需要， 而是為了幫助員工中的管理人員來(lái)提高自己所領(lǐng)導(dǎo)的員工的生產(chǎn)力和工作效率，同時(shí)也改善自己的工作表現(xiàn)。IT管理人員要列出所有的活動(dòng)：休息時(shí)間、公司其他部門的朋友路過(guò)時(shí)交談所花費(fèi)的時(shí)間、完成項(xiàng)目/操作/小組任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間、與朋友或是愛(ài)人通電話所花費(fèi)的時(shí)間或是處理個(gè)人事務(wù)所花費(fèi)的

3、時(shí)間。為了確保應(yīng)用時(shí)間管理流程的成功，任何一項(xiàng)活動(dòng)都不能被漏掉。評(píng)定日志當(dāng)你手頭有了一周或是兩周的日志時(shí)，讓手下的員工將所記錄的時(shí)間填寫(xiě)到活動(dòng)欄的每一個(gè)種類當(dāng)中。然后讓他們把每周的總時(shí)間累加起來(lái)。這樣他們就會(huì)開(kāi)始意識(shí)到優(yōu)化時(shí)間應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)途徑，并因此而改進(jìn)完結(jié)工作任務(wù)的水平。這是建立一種能夠加強(qiáng)企業(yè)范圍內(nèi)的時(shí)間管理的企業(yè)文化的開(kāi)始。接下來(lái)的一步就是開(kāi)始對(duì)工作中的時(shí)間花費(fèi)情況進(jìn)行評(píng)定和分析，對(duì)于下面幾個(gè)方面要特別引起注意。浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng) 讓你手下的員工看看時(shí)間看上去都浪費(fèi)在了哪些活動(dòng)上，比如說(shuō)打私人電話、喝咖啡休息、同路過(guò)的公司里的朋友談?wù)撆c工作無(wú)關(guān)的事情或是上網(wǎng)進(jìn)行一些個(gè)人瀏覽。這并不是說(shuō)這些方

4、面的活動(dòng)必須避免-任何人都需要休息，都需要處理一些合理的個(gè)人事務(wù)。之所以要這樣 做僅僅是出于分析的目的， 要看看時(shí)間浪費(fèi)在了哪里，讓大家對(duì)此有清醒的認(rèn)識(shí)。 員工們經(jīng)常會(huì)為在瑣事上花費(fèi)了大量的時(shí)間而感到驚訝不已。隨著對(duì)時(shí)間花費(fèi)情況真實(shí)了解的不斷深入，員工們很容易找到更為明智的利用時(shí)間的方法。這才是工作任務(wù)完結(jié)或企業(yè)時(shí)間管理的真正開(kāi)始。項(xiàng)目持續(xù)實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間對(duì)比了解項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間的對(duì)比能夠給我們帶來(lái)很多的意外和收益。通過(guò)對(duì)自己的工作活動(dòng)的追蹤，管理人員們能夠?qū)λ麄冋J(rèn)為一個(gè)項(xiàng)目要持續(xù)的時(shí)間同實(shí)際持續(xù)的時(shí)間的 對(duì)比有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)。這種認(rèn)識(shí)能夠使他們對(duì)完成工作任務(wù)所需要的時(shí)間的預(yù)計(jì)得

5、到改進(jìn)。項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間的預(yù)計(jì)將變得更加實(shí)際，從時(shí)間、成本及范圍等多個(gè)方面來(lái)看，公司的項(xiàng)目計(jì)劃也將因此而得到極大的改善。同樣，隨著這一過(guò)程的不斷改進(jìn)，操作任務(wù)、小組任務(wù)以及其他各項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間預(yù)計(jì)也將更 為準(zhǔn)確。由于對(duì)無(wú)法如期完成工作任務(wù)的原因有了更為清楚的了解，員工們也能夠找到更好的如期完成任務(wù)的途徑。對(duì)項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間的對(duì)比的了解不僅能夠使對(duì)項(xiàng)目 持續(xù)時(shí)間的預(yù)計(jì)變的更為準(zhǔn)確，而且能夠使員工的時(shí)間利用情況得到改進(jìn)。通過(guò)對(duì)項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間預(yù)計(jì)的更為清楚的認(rèn)識(shí)，管理人員在為每項(xiàng)新的工作任務(wù)預(yù)計(jì)工期時(shí)將更為準(zhǔn)確，在現(xiàn)有工作任務(wù)的工期需要重新計(jì)劃或是調(diào)整時(shí)也能夠有所意識(shí)，并且不會(huì)由于不合理的時(shí)間預(yù)

6、期而引起時(shí)間管理上的問(wèn)題。工作任務(wù)延期時(shí)間日志評(píng)定/分析過(guò)程中另外一個(gè)頗具價(jià)值的要素就是了解重要的工作任務(wù)為什么會(huì)延 期。項(xiàng)目延期可能是出自多方面的原因-員工可能覺(jué)得工作太難或是太枯燥、他們可能害怕失敗、或是缺少工作的動(dòng)力。 在日志的幫助下，管理人員可以了解到造成工作任務(wù)延期的原 因，并且在此基礎(chǔ)之上找到防止這種情況出現(xiàn)的辦法。會(huì)議如果員工們能夠?qū)ψ约旱墓ぷ鲿r(shí)間安排有更好的了解，能夠?qū)⒏鞣N會(huì)議同自己的工作更好的協(xié)調(diào)，那么才能使他們避免在會(huì)議上浪費(fèi)不必要的時(shí)間。他們能夠判斷出哪些會(huì)議是有意義的，哪些會(huì)議是沒(méi)有意義的。沒(méi)有必要的會(huì)議很容易就能判斷出來(lái)。要通過(guò)各種方式來(lái)提高可行性會(huì)議的時(shí)間利用率。通

7、過(guò)對(duì)會(huì)議目標(biāo)、日程和預(yù)期的交流可以使所有的與會(huì)者對(duì)會(huì)議內(nèi)容有更好的了解，更好的進(jìn)行準(zhǔn)備，這樣有利于節(jié)省會(huì)議時(shí)間。安排新的工作任務(wù)時(shí)間評(píng)定過(guò)程能夠讓管理人員了解空閑時(shí)間在哪里。新的工作任務(wù)不管是來(lái)自哪里-來(lái)自項(xiàng)目需求也好、來(lái)自操作需求也好、來(lái)自小組需求也好，哪怕它就是一個(gè)特殊的項(xiàng)目也好-都能夠得到很好的安排。 時(shí)間評(píng)定過(guò)程的不斷反復(fù)能夠讓員工更好的預(yù)計(jì)工作時(shí)間，真正能夠按照工期完成任務(wù)。在需要的情況下，某些任務(wù)的工期可以重新規(guī)劃。 項(xiàng)目任務(wù)、操作任務(wù) 和小組任務(wù)的時(shí)間預(yù)計(jì)將變的更為實(shí)際。 企業(yè)的項(xiàng)目計(jì)劃也將得到改進(jìn)。 在此基礎(chǔ)之上，很 多時(shí)間管理問(wèn)題都能夠被避免。分配工作任務(wù)時(shí)間管理流程的另外一

8、個(gè)好處就是能夠使IT管理人員的工作分配得到改進(jìn)。這有助于他們幫助員工更好的完成工作任務(wù)。還有一個(gè)好處就是管理人員能夠很清楚的找到適合每項(xiàng)工作 任務(wù)的最佳人選。從員工會(huì)議上獲取更大的價(jià)值員工會(huì)議應(yīng)該定期舉行，但是這些會(huì)議對(duì)時(shí)間的浪費(fèi)有時(shí)會(huì)令人覺(jué)得難以置信。時(shí)間評(píng)定通常能夠使這種狀況得到改善。對(duì)所有的小組任務(wù)、分配情況、起/止時(shí)間、預(yù)計(jì)工期、實(shí)際工期以及備注的隨時(shí)記錄可以為員工會(huì)議的準(zhǔn)備和管理提供一個(gè)非常有效的工具。通常，要指定專人對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行記錄，適當(dāng)更新小組工作計(jì)劃，并且在下一次會(huì)議召開(kāi)之前將所有的有關(guān)材料發(fā)送到所有的與會(huì)者 手中。這能夠使員工們及時(shí)糾正問(wèn)題，及時(shí)對(duì)工作計(jì)劃進(jìn)行更新，并且為接

9、下來(lái)的會(huì)議做好 準(zhǔn)備。是列出現(xiàn)在正在進(jìn)行的工作任務(wù)，作為小組時(shí)間管理的工具。同時(shí)，計(jì)劃還能夠提供那些極為有益的已經(jīng)完成的項(xiàng)目的詳細(xì)資料。我曾經(jīng)遇到過(guò)無(wú)數(shù)次這樣的情況-上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要求了解同小組工作成就有關(guān)的信息，或是我自 己需要了解一些細(xì)節(jié)問(wèn)題。出于多種多樣的原因，你需要對(duì)小組的工作成就有所記錄，如果沒(méi)有這種記錄的話， 想要收集你需要的信息將會(huì)是一項(xiàng)要花費(fèi)大量的時(shí)間的任務(wù)。最后，這樣處理員工會(huì)議能夠使時(shí)間的利用和知識(shí)的傳遞更為有效，從而使小組工作任務(wù)的完結(jié)得到極大的改善。交流與完結(jié)在每天的工作當(dāng)中，管理人員都要面對(duì)大量的評(píng)議或要求，這些評(píng)議或要求可以是來(lái)自公司的經(jīng)理主管人員、高級(jí)管理層、中級(jí)管理層

10、、直接領(lǐng)導(dǎo)，也可以是來(lái)自分析家和生產(chǎn)線上的工人。為了確保重要的交流能夠轉(zhuǎn)化成目標(biāo)乃至最終的工作成就，某種形式的記錄工具同完結(jié)工作任務(wù)的能力的結(jié)合是最為有效的。日歷、PDA、筆記本電腦或是臺(tái)式機(jī)、甚至是簡(jiǎn)單的記事本都可以用做記錄的工具?？梢越?議你手下的員工應(yīng)用一種很好的辦法，那就是要立即闡明要求和意見(jiàn)， 避免日后在交流上出現(xiàn)誤會(huì)。最后的思考應(yīng)用了這些技巧之后， 你將會(huì)發(fā)現(xiàn)管理人員和員工在時(shí)間管理方面有了明顯的改進(jìn)。員工的工作效率、工作表現(xiàn)和生產(chǎn)力都得到了顯著的提高。結(jié)果有時(shí)會(huì)令人感到吃驚。管理人員將會(huì)發(fā)現(xiàn)有更多的項(xiàng)目如期完成。返工的情況有所減少，因?yàn)閱T工把注意力放到了防止浪費(fèi)發(fā)生上。重要工作任務(wù)能夠順利的如期完成，不會(huì)出現(xiàn)在最后時(shí)刻突擊的情況。員工們將會(huì)對(duì)自己能夠完成哪些工作任務(wù)、哪些工作任務(wù)需要重新安排有給為清楚的認(rèn)識(shí)。 意外情況將會(huì)減已經(jīng)完成的工作任務(wù)可以從主要計(jì)劃當(dāng)中