XX物業(yè)公司檔案管理規(guī)定word格式模板(1)

1、公司檔案管理規(guī)定為加強公司的檔案管理，保證檔案收集、整理、存放、保護和利用各 環(huán)節(jié)規(guī)范、有序，根據(jù)國家檔案管理相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，特制 訂本規(guī)定。一 檔案工作管理機構(gòu)檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、分級查詢的原則。公司行政人事 部作為檔案工作主管部門，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)各部門檔案工作，制訂檔案管理規(guī)章 制度和工作標準，并負責(zé)對各部門檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。各部 門應(yīng)設(shè)置專（兼）職檔案管理人員，負責(zé)本部門的檔案管理工作。公司檔案主管部門：行政人事部 公司檔案監(jiān)管人員：行政主任/總經(jīng)辦秘書 公司檔案管理人員：行政人事部行政助理 各部門檔案管理人員：各部門文員、行政人事助理、結(jié)算員 二檔案工作管

2、理職責(zé)檔案工作是管理的基礎(chǔ)性工作，各部門要高度重視，確保檔案工作所 必需的條件，全體員工都有維護檔案完整和安全的義務(wù)。（一）公司檔案監(jiān)管人員職責(zé)1貫徹執(zhí)行國家物業(yè)管理相關(guān)的檔案法規(guī)，制定公司檔案工作管理制度和 工作標準并貫徹執(zhí)行。2負責(zé)對公司各部門的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，一年組織2次對各部門及公司檔案檢查。3定期接收各部門上交的電子檔案及目錄等，并進行整理、分類、保管、 統(tǒng)計等工作。4.組織各部門專（兼）職檔案管理人員進行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。5執(zhí)行保密制度，確保檔案的安全。（二）公司檔案管理人員職責(zé)：1.嚴格執(zhí)行檔案管理有關(guān)規(guī)定，定期接收各部門上交的檔案、目錄等， 并進行整理、分類、保管、

3、統(tǒng)計等工作。2.做好各類檔案的接收、整理、建帳、建卡、保管、統(tǒng)計等工作。檢查、3.驗收歸檔文件材料是否完整、準確、系統(tǒng)，是否符合相關(guān)檔案工作規(guī)范。4.編制各類檔案的檢索工具和參考資料，積極開展咨詢服務(wù)和提供利用工 作，做好檔案的查閱、借閱和催還工作。5.做好檔案庫房的管理6.嚴格執(zhí)行保密制度，對密級檔案內(nèi)容不傳密、不泄密、不失密，確保檔 案的安全。7.有權(quán)督促有關(guān)部門和人員按歸檔要求及時移交文件材料；有權(quán)拒絕接收 不符合要求的文件材料；有權(quán)拒絕不符合查、借閱規(guī)定的人員查、借閱檔 案；有權(quán)拒絕無關(guān)人員進入檔案庫房。8.公司檔案管理人員變動時，須辦好檔案的清點、移交手續(xù)后，方可辦理 離崗手續(xù)。（三

4、）各部門檔案管理人員職責(zé)1嚴格執(zhí)行檔案管理規(guī)定，切實做好部門文件材料的收集、積累、整理、 保管、保護、統(tǒng)計等基礎(chǔ)工作，檢查、驗收歸檔文件材料是否完整、準確、 系統(tǒng)，是否符合相關(guān)檔案工作規(guī)范。2認真履行所屬部門檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查職責(zé)，定期向行政人 事部上交部門檔案（含電子檔案）、目錄等。3編制各類檔案的檢索工具，做好檔案的查閱、借閱和催還工作。4做好本部門檔案柜的管理。5嚴格執(zhí)行保密制度，對密級檔案內(nèi)容不傳密、不泄密、不失密，確保 檔案的安全。6分年度對舊檔進行歸類存放，每年舊檔成宗一次。7.各部門檔案管理人員變動時，須辦好檔案的清點、移交手續(xù)后，方可 辦理離崗手續(xù)。三檔案工作管理權(quán)限（

5、一）有權(quán)督促有關(guān)部門和人員按歸檔要求及時移交文件材料。（二）有權(quán)拒絕接收不符合要求的文件材料。（三）有權(quán)拒絕不符合查、借閱規(guī)定的人員查、借閱檔案。（四）拒絕無關(guān)人員進入檔案庫房（開檔案柜）。（五）有對本部門檔案管理工作進行監(jiān)督和檢查。 四檔案的種類本規(guī)定所指檔案是指公司在各項職能活動中形成的具有保存和利用價 值的各種形式的原始記錄。具體包括按記載反映的內(nèi)容，分為文書、會計、 物業(yè)檔案等；按載體形式，可分為紙質(zhì)、音像、機讀（電子）及其它實物 檔案等，主要載體有紙、膠片、磁帶、u盤、硬盤、錄音帶、錄像帶、光盤 等。（一）文書檔案主要包括行政、人事、業(yè)務(wù)管理檔案等。（二）會計檔案主要包括憑證、賬薄、

6、報表等會計核算檔案。（三）物業(yè)檔案資料指在物業(yè)的開發(fā)和管理活動中形成的作為原始記錄保 存起來以備查考的文字、圖像、 為原始記錄保存起來以備查考的文字、圖 像、聲音以及其他各種形式和載體的文件。如：物業(yè)權(quán)屬資料、技術(shù)資料、 驗收文件、業(yè)主 使用人的權(quán)屬檔案資料、個人資料、物業(yè)運行記錄資料、 物業(yè)維修記錄、物業(yè)服務(wù)記錄、物業(yè)行政管理制度以及相關(guān)合同資料等。五.文件材料的收集和積累（一）凡是企業(yè)在各項職能活動中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)收 集保存。（二）各種文件材料的收集和積累，根據(jù)工作性質(zhì)，由各相關(guān)部門和相關(guān) 人員負責(zé)。（三）檔案管理人員要保持實時收集具有保存價值文件材料的意識，如發(fā) 現(xiàn)該存

7、而未存的文件材料，應(yīng)及時向有關(guān)人員索取。（四）在收集內(nèi)部形成的文件材料及具保存價值的外來文件資料時，如有 電子版，可根據(jù)實際需要，確定是否收集。（五）文件材料的收集要完整、準確、及時，有附件的應(yīng)同時收集附件。（六）物業(yè)檔案的收集（按物業(yè)管理參與者分類 ）1在物業(yè)接管移交時應(yīng)與開發(fā)商及設(shè)計單位、施工單位積極合作，力爭全 面、準確地收集到工程設(shè)計產(chǎn)權(quán)及工程技術(shù)資料的原始資料。2在業(yè)主入伙時，進行二次裝修階段收集業(yè)主、用戶資料。3在日常管理中建立和收集房屋維修檔案、設(shè)備運行檔案、投訴與回防記錄等以及其他相關(guān)資料，并將檔案的收集形成制度化。4通過政府主管部門獲取的相關(guān)信息。（七）物業(yè)檔案的收集（按物業(yè)

8、資料來源按時間順序分類）1設(shè)計規(guī)劃階段信息：土地購買合同、土地使用證等權(quán)屬證書、規(guī)劃許可 證、建筑許可證、預(yù)售許可證等各類項目批準證書、建筑圖、施工圖、施 工組織設(shè)計等圖紙文件。2竣工及驗收階段信息： 竣工圖、竣工工程項目一覽表、 設(shè)備技術(shù)清單（設(shè) 備名稱 規(guī)格、數(shù)量、場地、性能、單價、隨機工具備件等 性能、單價、 隨機工具備件等）、設(shè)施技術(shù)手冊、使用說明及質(zhì)保證明、設(shè)備安裝調(diào)試記 錄（各種設(shè)備系統(tǒng)的試壓、試漏檢查記錄、暖氣，衛(wèi)生、空調(diào)、電訊、電 氣、通風(fēng)、供水、供氣、消煙滅火、防暴報警、電視監(jiān)控等系統(tǒng)）、土建施 工記錄（地基處理記錄、 結(jié)構(gòu)安裝校正記錄， 預(yù)應(yīng)力構(gòu)件施工記錄等）、 建（構(gòu)）筑

9、物監(jiān)測記錄（建筑物的沉降、變形、防震，鋼結(jié)構(gòu)焊縫探傷檢查 記錄）、隱蔽工程的驗收記錄、工傷事故發(fā)生及處理記錄（如有）、項目圖 紙會審記錄、設(shè)計變更通知、技術(shù)核定單、重要技術(shù)決定和文件、驗收總 結(jié)報告等記錄文件。3委托管理階段信息：委托管理招標文件、物業(yè)管理投標文件（物業(yè)管理單位的資質(zhì)證明、管理 計劃和預(yù)算等）、物業(yè)委托管理合同（協(xié)議書）等。4.招商階段信息：招標物業(yè)的平面圖紙、招租許可證及委托書、租金及管 理費測算、租賃合同、廣告策劃資料等。5用戶入戶信息：用戶入住通知書、入戶須知、管理公約（公共契約）、用戶資料（包括業(yè)主、 租戶）、業(yè)主委員會章程、用戶手冊、用戶進戶驗 收表、用戶進戶交費單等

10、。6日常管理信息：業(yè)主、租戶變動和更換情況、各部門工作操作規(guī)范，管 理制度、各部門工作記錄、維修記錄（大、中、小修）、維修承包合同和 預(yù)決算、保安、清潔、綠化等項目的承包合同等、用戶來往信件、投訴和 處理資料、年度工作計劃及總結(jié)、人事檔案、保險資料、法律法規(guī)和政府 有關(guān)文件、財務(wù)報表、工資報表、管理表和租金收繳憑證等資料。六.文件材料的歸檔 本規(guī)定所指歸檔是指辦理完畢且具有保存價值的文件材料經(jīng)系統(tǒng)整理 交各部門檔案人員建立專門檔案柜保存的過程。（一） 歸檔范圍 公司在籌備、成立、經(jīng)營、管理及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均應(yīng)列入歸檔范圍。詳見物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍 及保管期限

11、表。（二）歸檔時間1管理類及業(yè)務(wù)類文件材料一般應(yīng)在辦理完畢后由業(yè)務(wù)部門檔案管理員及時歸檔。2會計文件材料由財務(wù)部在會計年度終了后整理歸檔。3合同類文件應(yīng)在合同審批簽訂后及時歸檔。4外購設(shè)備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安 裝調(diào)試后收集歸檔。5公司員工外出參加公務(wù)活動形成的文件材料應(yīng)在活動結(jié)束后及時歸檔。6 錄像帶、錄音帶、照片（含底片）、膠片等實物形式的文件材料應(yīng)在 工作結(jié)束后及時歸檔。7變更、修改、補充的文件材料應(yīng)隨時歸檔。8公司內(nèi)部機構(gòu)變動和員工調(diào)動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料 應(yīng)隨時歸檔。9公司產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的文件材料應(yīng)隨時歸檔。10其他臨時活動中形成的

12、文件材料應(yīng)隨時歸檔。（三）歸檔要求1歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準確、系統(tǒng)。2歸檔的文件材料編制內(nèi)容、格式等應(yīng)規(guī)范化，字跡清楚。3歸檔文件材料的載體和字跡應(yīng)符合耐久性要求。4歸檔的文件材料應(yīng)為原件。 因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料5非紙質(zhì)文件材料應(yīng)與其文字說明一并歸檔。6外文（或少數(shù)民族文字）材料若有漢譯文的應(yīng)與漢譯文一并歸檔，無譯 文的要譯出標題后歸檔。7歸檔的文件材料一般一式一份。重要的、利用頻繁高的和有專門需要的 可適當增加份數(shù)。8兩個以上部門合作完成的項目，主辦部門保存全套文件材料，協(xié)辦部門 保存與承擔任務(wù)相關(guān)的復(fù)印文件。9任何部門或個人不得拒絕歸檔或據(jù)為己有。如不按要求歸檔的

13、，追究有 關(guān)當事人或部門的責(zé)任。七.檔案的整理（一）檔案的整理分為兩步進行：1.檔案歸檔以前，文件材料形成后，應(yīng)由文件材料形成部門或相關(guān)人員進 行初步整理。2檔案歸檔以后，由各部門檔案管理人員進行最終整理。（二）檔案整理的基本內(nèi)容：區(qū)分全宗；全宗內(nèi)的檔案分類、立卷、案卷 排列、案卷目錄的編制。（三）檔案整理工作的要求：必須保持文件之間的歷史聯(lián)系；必須便于保 管和利用；必須在原有的基礎(chǔ)上進行整理、加工。（四）檔案的整理應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律、保持文件之間的有機聯(lián)系、區(qū) 分不同價值、便于保管和利用的原則。（五）檔案的整理應(yīng)根據(jù)機構(gòu)（問題）進行分類、劃分保管期限。劃分保 管期限方法詳見物業(yè)管理企業(yè)文件

14、材料歸檔范圍及保管期限表。 八檔案的移交和接收（一）移交、接收要求1.行政人事部每年一月負責(zé)接收公司各部門上年度所有檔案目錄（電子版） 最新版本、相關(guān)重要檔案（含目錄），每個月月初負責(zé)接收公司各部門上 月電子檔案（含目錄）等。2各部門檔案管理員負責(zé)接收本部門形成的各類檔案（包括電子檔案）。（二）移交、接收檢驗1各部門在進行檔案移交、接收之前，檔案接收方應(yīng)認真對擬移交檔案按 歸檔要求進行檢驗，檢驗合格后方可接收。2移交的檔案必須有書面檔案總目錄和分目錄，移交時連同檔案數(shù)據(jù)庫一 并移交。3對檢驗不合格的檔案，應(yīng)退回移交部門重新整理，合格后方可接收。（三）移交、接收手續(xù)移交檔案應(yīng)編制移交清冊，交接雙

15、方應(yīng)認真核對移交清冊，并履行簽 字手續(xù)，移交清冊一式二份，由交接雙方各留一份以備查考。 九檔案的利用（一）公司員工因工作需要，需從本部門查閱或借閱檔案時，查閱或借閱 本人職能范圍內(nèi)的一般性檔案，在檔案管理員處辦理查閱或借閱登記即可。（二）公司員工查閱或借閱本人職能范圍外的一般性檔案，須經(jīng)查閱或借 閱人所在部門負責(zé)人批準。（三）公司員工查閱或借閱本部門重要或涉密檔案，除須查閱或借閱人所 在部門負責(zé)人批準外，還須經(jīng)公司總辦領(lǐng)導(dǎo)批準。（四）公司員工查閱或借閱其他部門檔案資料，須經(jīng)本部門負責(zé)人及檔案 所在部門負責(zé)人批準。（五）非公司人員因工作需要查閱、借檔案，須經(jīng)總辦領(lǐng)導(dǎo)批準。（六）檔案查閱或借閱人查

16、閱或借閱檔案時，須如實填寫相關(guān)管理表格。（七）檔案借出前須復(fù)印留存，以備再次提供查閱。（八）檔案借閱人對借出的檔案必須妥善保管，必須對檔案的安全、保密 和完整負責(zé)，不得隨意亂放和毀損、涂改檔案的內(nèi)容，更不得隨意轉(zhuǎn)借他 人，未經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準不得擅自復(fù)制。（九）檔案借閱人在辦理完有關(guān)事項后應(yīng)及時歸還或在指定的期限內(nèi)歸還 所借檔案。在無特殊原因下逾期不歸還并經(jīng)催還仍不歸還者將被嚴肅處理。（十）各部門檔案管理員對所借檔案應(yīng)定期跟蹤，并做好登記。借出后歸 還的檔案，檔案管理員須逐件逐頁檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時報告有關(guān)領(lǐng) 導(dǎo)和有關(guān)部門，以便調(diào)查處理。（十一）檔案在利用或公布時，不得損害國家、社會和其他組織

17、的利益， 不得侵犯他人的合法權(quán)益。十.檔案的鑒定和銷毀（一）各部門應(yīng)定期對所保管的檔案進行鑒定，對確無保存價值或保管期 滿的檔案，可報行政人事部及總辦領(lǐng)導(dǎo)審核后確定銷毀。（二）檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進行。在檔案管理部 門負責(zé)人的主持下，組成檔案鑒定、銷毀小組，負責(zé)檔案的鑒定、銷毀工 作。（三）經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，經(jīng)公司總經(jīng)理批準，并經(jīng)行政人事部 確認后，方可銷毀。經(jīng)過鑒定仍需保存的，應(yīng)重新劃分保管期限。（四）銷毀檔案時，必須由2人以上在指定地點監(jiān)銷。檔案銷毀必須編制 檔案銷毀清冊，銷毀人和監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽名。（五）檔案銷毀清冊要妥善保管，并將所銷毀檔案在目錄中

18、注銷。 十一.檔案的統(tǒng)計（一）為了準確了解檔案保存情況，各部門檔案管理員要認真做好檔案統(tǒng) 計工作。（二）檔案統(tǒng)計包括：基本情況年報、各類檔案情況統(tǒng)計、檔案目錄統(tǒng)計 表、歷年檔案利用情況、檔案柜和設(shè)備情況等。（三）各部門檔案管理員應(yīng)在每年1月份把本部門的檔案統(tǒng)計報表上報行 政人事部。十二.檔案庫房（檔案柜）的管理（一）存放檔案必須使用專用檔案柜，檔案柜標識應(yīng)醒目、美觀，便于查 找。（二）檔案排列應(yīng)按照年度、類別和案卷（檔案盒）的次序，從近到遠、 從左到右、從上到下排列。（三）檔案庫房（如有）應(yīng)保持清潔、衛(wèi)生、整齊，嚴禁存放與檔案無關(guān) 的物品。（四）檔案庫房（如有）應(yīng)配備安全保護措施，切實做好防火

19、、防盜、防 潮、防熱、防磁、防塵、防光、防蟲、防鼠、防污的“十防”科學(xué)保護工 作，盡力延長檔案壽命，維護檔案的完整與安全。（五）平時加強安全檢查，檔案庫房（如有）內(nèi)嚴禁吸煙、點火，嚴禁堆 放易燃物品，提高警惕，對危及檔案安全的因素應(yīng)及時采取得力措施予以 排除。（六）檔案庫房（如有）與辦公室分開，安裝鐵門、鐵窗，門隨開隨鎖， 燈隨開隨關(guān)，非檔案工作人員未經(jīng)允許不得進入檔案庫房。（七）檔案庫房（如有）應(yīng)配備空調(diào)、溫度計、干濕度計等設(shè)施，保持室溫14-24C、相對濕度45-60%的恒溫恒濕環(huán)境，并堅持做好溫度和濕度記 錄。（八）檔案庫房（如有）應(yīng)安裝窗簾，窗戶盡可能密封，門下端與地面盡 可能避免縫隙

20、或安裝橡皮墊，以達到防塵、防光、防蟲、防鼠、防污的目 的。（九）檔案管理人員每年或每半年應(yīng)對保存檔案進行一次全面檢查，對破 損、褪變檔案，應(yīng)及時進行搶救、修復(fù)，發(fā)現(xiàn)短缺檔案應(yīng)認真追查，及時 報告。（十）每年定期對消防器材進行一次全面檢查，如發(fā)現(xiàn)消防器材不能使用 或藥液過期等問題，應(yīng)及時處理。十三.檔案保密制度（一）全體員工要增強保密觀念，嚴格遵守國家有關(guān)保密法規(guī)和檔案管理 有關(guān)規(guī)定。（二）檔案管理人員工作中不傳密、不泄密、不探聽秘密。（三）檔案管理人員在收到重要文件材料后應(yīng)立即收存整理，不得隨意擺 放。（四）涉密檔案，必須妥善保管。絕密文件應(yīng)存放在密碼文件柜中，原則 上不得復(fù)制，不得抄錄。（五

21、）涉密檔案，若需查閱或借閱，應(yīng)嚴格履行審批手續(xù)。原則上不借出 檔案室，如確有必要借出，借閱人必須對檔案的保密和安全負責(zé)。（六）機密檔案和絕密檔案，嚴禁在網(wǎng)絡(luò)上提供查閱。 十四.本規(guī)定由公司行政人事部負責(zé)解釋。十五.本規(guī)定自下發(fā)之日起施行。附件：1.檔案查閱登記表2.檔案借閱登記表3.檔案銷毀清冊4.物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表5.廣州和順物業(yè)管理公司公司文書規(guī)范附件1檔案查閱登記表查閱日期查閱內(nèi)容文號份數(shù)查閱人查閱部門聯(lián)系方式查閱用途提供人批準人備注附件2檔案借閱登記表借閱日期借閱內(nèi)容文號份數(shù)借閱人借閱部門聯(lián)系方式借閱用途預(yù)還日期提供人批準人回收人回收日期備注附件3檔案銷毀清冊序號

22、案卷或文件題名年度目錄號卷（盒）號或文號卷（盒）內(nèi)文件頁（件）數(shù)原期限 銷毀原因銷毀日期銷毀人監(jiān)銷人備注附件4物業(yè)管理企業(yè)文件材料歸檔范圍及保管期限表（參考）歸檔文件材料目錄保管期限一、黨群管理工作形成的文件材料（一）黨務(wù)綜合性工作或黨組織其它有關(guān)會議文件材料長期（二）黨組織建設(shè)、黨員管理、紀檢監(jiān)察工作文件材料長期（三）思想政治工作、精神文明建設(shè)文件材料長期（四）職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作文件材料長期（五）參加有關(guān)協(xié)會和群眾團體活動文件材料短期（六）其它應(yīng)歸檔的黨群工作文件材料二、行政管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)籌備期可行性研究、申請、批準文件材料，企業(yè)章程、證照永久（二

23、）企業(yè)物業(yè)管理資質(zhì)等級認證文件永久（三）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)（包括董事會、股東會、監(jiān)事會和經(jīng)理層）和內(nèi)部機構(gòu)構(gòu)成、變更文件材料永久（四）董事會、股東會、監(jiān)事會產(chǎn)生的文件材料永久（五）企業(yè)發(fā)生分立、合并、破產(chǎn)、歇業(yè)等變更事宜的文件永久（六）各項企業(yè)內(nèi)部管理制度、規(guī)定長期（七）綜合性行政事務(wù)，文秘、機要、保密工作文件材料短期歸檔文件材料目錄保管期限（八）會務(wù)丄作文件材料重要旳長期一般的短期（九）法律事務(wù)、公證工作文件材料長期（十）審計丄作文件材料長期（一）人力資源管理文件材料*1 1、崗位職責(zé)長期2 2、員工錄用、招聘文件材料長期3 3、勞動合同管理長期4 4、勞動工資和社會保險文件材料長期5 5、員工教育、

24、培訓(xùn)工作文件材料短期6 6、員工的考核工作文件材料長期7 7、職務(wù)任免，職稱評聘文件材料長期8 8、工服、工裝管理文件材料短期9 9、其它應(yīng)歸檔的人力資源管理文件（十二）行政后勤工作文件材料（食堂、車輛管理等）短期（十三）其它應(yīng)歸檔的行政管理性文件材料三、經(jīng)營管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)改革，經(jīng)營戰(zhàn)略決策文件材料永久（二）計劃與統(tǒng)計工作文件材料，企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、各項發(fā)展計劃文件材料，責(zé)任制管理文件材 料長期（三）統(tǒng)計報表：年度、永久季度、月份短期（四）企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析永久（五）資產(chǎn)管理文件材料：房地產(chǎn)管理，資本運作，對外投資，股權(quán)管理，多種經(jīng)營管理，產(chǎn) 權(quán)變動、清產(chǎn)核資文件材料永久（六）屬

25、企業(yè)所有的知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)秘密及其管理文件材料永久（七）企業(yè)信用管理，形象宣傳，達標創(chuàng)優(yōu)文件材料長期（八）合同管理文件材料：物業(yè)管理委托、物業(yè)租賃及其它商務(wù)合同正本及與合同有關(guān)的補充材料，有關(guān)的資信調(diào)查，工作協(xié)議文件材料：重要長期一般短期（九）財務(wù)管理文件材料：資金管理，成本價格管理，會計管理文件材料長期（十）物資管理文件材料：物資采購、保存和供應(yīng)文件材料短期歸檔文件材料目錄保管期限（一）營銷管理文件材料：營銷組織管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、巾場調(diào)查與分析文件材料，客尸信息 管理，多種經(jīng)營管理文件材料長期（十二）服務(wù)質(zhì)量管埋文件材料期（十二）其它應(yīng)歸檔的經(jīng)營管理文件資料四、物業(yè)管理丄作材料（一）各物業(yè)項目招

26、投標文件材料長期（二）各物業(yè)項目驗收有天文件材料短期（三）各物業(yè)項目房屋及設(shè)備設(shè)施管理有天文件材料短期（四）各物業(yè)項目公共秩序維護管理有關(guān)文件材料短期（五）各物業(yè)項目環(huán)境衛(wèi)生管理有天文件材料短期（六）各物業(yè)項目綠化管理有關(guān)文件材料短期（七）各物業(yè)項目社區(qū)文化管理有關(guān)文件材料短期（八）其它應(yīng)歸檔的物業(yè)項目管理工作形成的文件材料五、基本建設(shè)工作形成的文件材料（企業(yè)有該項工作時設(shè)立）（一）可行性研究、立項、勘探、測繪、招投標、征遷工作以及建設(shè)單位項目管理工作文件材 料永久（二）基建項目的設(shè)計文件材料永久（三）基建項目的施工文件材料永久（四）基建項目的監(jiān)理文件材料永久（五）基建項目的竣工和驗收文件材料

27、永久（六）基建項目的使用、維修、改建、擴建文件材料永久（七）其它應(yīng)歸檔的基本建設(shè)工作形成的文件材料六、設(shè)備儀器管理形成的文件材料（一）購置設(shè)備、儀器的立項審批，購置合同長期（二）設(shè)備、儀器的開箱驗收或接收文件材料長期（三）設(shè)備、儀器的安裝調(diào)試文件材料長期（四）設(shè)備、儀器的使用、維護和改造、報廢文件材料長期（五）其它應(yīng)歸檔的設(shè)備儀器管理形成的文件材料七、會計檔案（一）會計憑證（原始、記賬、匯總）1515 年（二）會計賬簿1 1、總賬（包括日記賬）1515 年2 2、明細賬1515 年3 3、現(xiàn)金和銀行存款日記賬2525 年4 4、其它日記賬1515 年5 5、固定資產(chǎn)卡片固定資產(chǎn)報廢清理歸檔文件

28、材料目錄保管期限后保管 5 5 年6 6、輔助賬簿1515 年（二）財務(wù)報告類1 1、月、季度財務(wù)報告（包括文字分析）3 3 年2 2、年度財務(wù)報告（決算）（包括文字分析）永久（四）其它類1 1、會計移交清冊1515 年2 2、會計檔案保管清冊永久3 3、會計檔案銷毀清冊永久4 4、銀行余額調(diào)節(jié)表5 5 年5 5、銀行對賬單5 5 年（五）其它應(yīng)歸檔的會計文件材料八、職工個人檔案九、特殊載體檔案（一）聲像類（二）實物類十、物業(yè)項目形成的文件材料（一）基礎(chǔ)管理文件材料1 1、大廈規(guī)劃詳圖、竣工總平面圖、單體建筑、結(jié)構(gòu)、設(shè)備的竣工圖、綠化平面圖、附屬配套 設(shè)施、地下管網(wǎng)工程竣工圖等文件材料永久2

29、2、竣工驗收合格報告、準許交付使用證等文件材料永久3 3、物業(yè)質(zhì)量保證文件和使用說明文件等材料永久4 4、供水、供電、供氣、供熱、有線電視等專業(yè)服務(wù)協(xié)議，消防設(shè)施合格證，電梯準用證、年 檢資料等材料長期5 5、接管驗收手續(xù)等文件材料永久6 6、各種機電設(shè)備出廠合格證，使用說明書，安裝、調(diào)試報告，保修卡、保修協(xié)議等文件材料永久7 7、業(yè)主購房合同文本永久8 8、維修基金交納明細永久9 9、維修基金管理、使用、續(xù)籌等文件材料永久1010、前期物業(yè)管理服務(wù)合同、物業(yè)管理服務(wù)合同及其它協(xié)議等文件材料短期1111、房屋使用手冊等文件材料永久1212、裝飾裝修管理規(guī)定及巡查、制止違規(guī)行為、向行政主管部門報

30、告記錄短期1313、業(yè)主告知物業(yè)管理企業(yè)函（裝飾裝修）短期1414、物業(yè)管理企業(yè)告知房屋所有人、使用人和裝飾裝修企業(yè)函等文件材料短期1515、與業(yè)主會往來文件材料長期1616、申報達標、市優(yōu)、國家示范項目的爭創(chuàng)規(guī)劃、實施方案等文件材料短期歸檔文件材料目錄保管期限1717、各項管理制度、規(guī)定，各崗位丄作標準，各級各類人員的崗位職責(zé)及考核辦法等文件材料短期1818、業(yè)主公約短期1919、業(yè)主檔案長期2020、房屋及其配套設(shè)施權(quán)屬材料長期2121、投訴記錄及處理、回訪等文件材料短期2222、業(yè)主滿意度調(diào)查及分析、整改措施等文件材料短期2323、特約服務(wù)等文件材料短期2424、項目管理的年度計劃、總結(jié)短期2525、與公司往來的各種請示、報告、批文等短期2626、與轄區(qū)物業(yè)行政主管部門、各專業(yè)服務(wù)部門往來文件材料短期2727、項目管理會議記錄、與業(yè)主委員會之間溝通協(xié)調(diào)有關(guān)事