ISO-文件和資料控制程序

1、東莞市秋天塑膠材料有限公司第1版第0次修改文件和資料控制程序-QP4.2-01第1頁共5頁文件和資料控制程序文件編號：QP4.2 - 01編 制：審 核：批 準：分發(fā)編號：受控印章：修改記錄序 號更改 單號原早 節(jié)號更改形式更改人更改日期生效日期備注原文件更改換頁2005年10月15日實施東莞市秋天塑膠材料有限公司第 1版第0次修改文件和資料控制程序-QP4.2-01第2頁共5頁1、目的對與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件和資料實施控制，確保質(zhì)量活動和各領(lǐng)域保 存和使用有效的質(zhì)量體系文件和資料2、適用范圍：適用于公司與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件和資料的控制。3、職責(zé)3.1、 品管部是質(zhì)量管理體系文件和資料的

2、主管部門，負責(zé)公司質(zhì)量文件的管 理，并負責(zé)質(zhì)量手冊、程序文件的組織編寫、及歸口檔案管理。3.2、 發(fā)部負責(zé)技術(shù)文件、設(shè)計資料及外來文件的歸口管理。3.3、 辦公室負責(zé)所有文件和資料的檔案管理。4、工作程序4.1、 控制范圍4.1.1、 外來的質(zhì)量管理體系文件和資料A、與質(zhì)量管理體系有關(guān)的標準、法規(guī)及上級轉(zhuǎn)發(fā)的有關(guān)文件和資料；R顧客提供的與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件和資料.4.1.2、 公司內(nèi)部質(zhì)量體系文件和資料A質(zhì)量手冊R程序文件C作業(yè)指導(dǎo)書4.2、 控制方式4.2.1、 公司各單位建立有效文件控制清單，對本單位使用的質(zhì)量管理體系文 件報辦公室同意后，納入“檔案登記表”，使之得到有效控制。東莞市秋

3、天塑膠材料有限公司第 1版第0次修改文件和資料控制程序-QP4.2-01第3頁共5頁4.2.2、 辦公室負責(zé)建立公司”檔案登記表”，對公司質(zhì)量活動和區(qū)域使用的 質(zhì)量體系文件和資料做到有效控制。4.2.3、 技術(shù)文件及外來文件由開發(fā)部接受審核無誤后，并按規(guī)定文件下發(fā)至 相關(guān)部門登錄、管理簽收。4.3、 文件的編寫4.3.1、 質(zhì)量手冊程序文件由管理者代表、品管部組織公司相關(guān)部門人員編寫。4.3.2、 其他質(zhì)量體系文件由各相關(guān)職能部門負責(zé)編寫。4.4、 文件的審批和發(fā)布4.4.1、 質(zhì)量手冊由管理者代表審核，公司總經(jīng)理批準發(fā)布，程序文件由職能 部門負責(zé)人審核，管理者代表批準發(fā)布。4.4.2、 其他

4、質(zhì)量管理體系文件由各職能部門負責(zé)審核，公司主管領(lǐng)導(dǎo)或管理 者代表批準發(fā)布。4.5、 文件的標識4.5.1、 質(zhì)量管理體系文件分為受控文件和非受控文件。A、質(zhì)量手冊和程序文件按文件編號規(guī)定標識。R對非受控文件，加蓋“非受控文件”章，以區(qū)別受控文件。C在文件上標注版次以識別最新文件。D對確定作廢而需保存作為參考資料的文件，加蓋“作廢”章，加以標識, 以區(qū)別有效文件。4.6、 文件的發(fā)放東莞市秋天塑膠材料有限公司第 1版第0次修改文件和資料控制程序-QP4.2-01第4頁共5頁4.6.1、 質(zhì)量手冊和程序文件分別由總經(jīng)理、管理者代表批準后，由編制單位 填寫“文件歸檔發(fā)行審核表”，辦公室按發(fā)放范圍發(fā)放

5、并記錄。其他與質(zhì)量管 理體系有關(guān)的文件由公司主管領(lǐng)導(dǎo)（管理者代表）批準后，由辦公室按規(guī)定范 圍發(fā)放并記錄，并保證與質(zhì)量有關(guān)場所應(yīng)能得到有效的版本。4.6.2、 文件領(lǐng)用人在“文件發(fā)放登記表”上簽名并領(lǐng)取注有分發(fā)編號及蓋有 “受控文件”章的文件。4.7、 文件評審的更改4.7.1、 文件在實施中，必要時應(yīng)進行評審，以確定是否需要更新。如需更換 由更改部門填寫“文件修改（銷毀）申請表”，并被評審。4.7.2、 實施文件更改一般由起草單位負責(zé)，因特殊情況（如機構(gòu)或職責(zé)變更）， 由指定部門或人員負責(zé)，該部門應(yīng)獲得審批所依據(jù)的背景資料。按規(guī)定責(zé)任進 行更改、審核和批準。4.7.3、 文件的更改采用換版、

6、換頁或更改通知單形式并保持更改標識。4.7.4、 更改文件按原發(fā)放范圍發(fā)放。4.7.5、 采用換版、換頁更改的文件，作廢版本或頁碼在發(fā)放更改版本（頁） 的同時，由文件發(fā)放部門負責(zé)收回，登記并銷毀。采用更改通知單形式更改的 文件，由文件持有者將更改通知與原版本文件共同保管，更改通知單與原版本 文件具有同等效力。4.8、 文件的保管、借閱4.8.1、 文件的保管由公司各單位指定專人保管。4.8.2、 質(zhì)量手冊、程序文件不得翻印、外傳、外借和對外交流。東莞市秋天塑膠材料有限公司第 1版第0次修改文件和資料控制程序-QP4.2-01第5頁共5頁4.8.3、 文件應(yīng)保管在防火、防潮、防霉和清潔的環(huán)境，并

7、存取方便。4.8.4、 公司內(nèi)部人員借閱文件應(yīng)填寫“受控文件申請表”并嚴格控制借閱范 圍和收回時限。4.9、 外來文件的復(fù)查及作廢文件的銷毀4.9.1、 辦公室負責(zé)收集并定期（每年一次）到有關(guān)部門查核文件的保管使用 情況，對所用的國際標準、國家標準、行業(yè)標準以及法律及法規(guī)是否為有效版 本進行確認，并及時更換過期文件。4.9.2、 作廢文件由辦公室收回并填寫“文件修訂（銷毀）申請表”，由管理者 代表批準后銷毀，并留一份作為參考文件，并加以標識。5、相關(guān)文件5.1、 質(zhì)量記錄控制程序 .QP4.2-025.2、 作業(yè)文件一覽表 .WI4.2.3-0015.3、 文件編號規(guī)定 . WI4.2.3-0

8、025.4、 件：文件分發(fā)編號一覽表6、質(zhì)量記錄6.1、 文件歸檔發(fā)行審核表 FM4.2-01-016.2、 檔案登記表 FM4.2-01-026.3、 文件發(fā)行登記表FM4.2-01-036.4、 受控文件申請表FM4.2-01-046.5、 文件修訂（銷毀）申請表 FM4.2-01-05文件歸檔發(fā)行審核表NO :文件名稱文件編號版次頁數(shù)擬稿單位擬稿人發(fā)行日期需發(fā)行單位備注中審批義控請核準中心FM4.2-01-01第1.0版第0次修改檔案登記表NO:FM4.2-01-02第1.0版第0次修改廳P文件編號文件名稱版次發(fā)行日期受文單位小號備注文件發(fā)行登記表文件名稱發(fā)行日期文件編號版次頁 次分發(fā)編號使用單位發(fā)行簽收日期舊版回收備注FM4.2-01-03第1.0版第0次修改受控文件申請表NO :9文件修訂（銷毀）申請表NO:修訂（銷毀）文件名稱版本文件編號申請單位頁 次擬稿單位申請日期發(fā)行日期修訂（銷毀）理由（可附頁）：修訂（銷毀）內(nèi)容（可附頁）：評審（意見）：申 請部門批 準義控中心中請人審核文 管員FM4.2-01-05第1.0版第0次修改10附件：文件發(fā)行分發(fā)編號一覽表分發(fā)編號文件持有者份數(shù)備注000文控員1