E房地產(chǎn)開發(fā)公司公文處理制度

1、E房地產(chǎn)開發(fā)公司公文處理制度1.0公司文件處理工作,有其自身的規(guī)律和程序,關(guān)鍵在于跟蹤 文件的行程,監(jiān)督和發(fā)揮文件本身應(yīng)有的功能,起到完成行政治理的 作用.2.0公司文件處理必須經(jīng)過以下程序：2.1 收文收文是指公文的收進(jìn),登記與傳閱.2.1.1 文件入門,無論是郵寄件還是送達(dá)件,都必須專人仔細(xì)清 點(diǎn),接收.2.1.2 對于專人遞送的機(jī)要、掛號及各種函件,要注意把住外查、 驗(yàn)戶、清點(diǎn)三關(guān).2.1.2.1 外查,即對機(jī)要件、函件的信封信套進(jìn)行外部檢查,查 看與發(fā)文薄或回執(zhí)單是否相符.2.1.2.2 驗(yàn)戶,即核對收件封套注明的收件單位和姓名是否有誤.2.1.2.3 清點(diǎn),即對投遞清單上的件數(shù)與實(shí)收

2、件數(shù)是否一致.簽 收時(shí),一般都須注明收件的日期,分清責(zé)任.2.2 擬辦擬辦是指對來文進(jìn)行閱讀后提出初步處理意見,由辦公 室經(jīng)理負(fù)責(zé).2.2.1 收文登記后,要立即閱讀,弄清文件的性質(zhì)、內(nèi)容、密級、 閱讀對象、來文份數(shù)和具體要求,并且考慮公司領(lǐng)導(dǎo)的分工,各部門 的職能和其他實(shí)際情況,簡明扼要地?cái)M出初步處理意見,簽署在文件 處理單的擬辦意見欄內(nèi).2.2.2 擬辦意見應(yīng)明確批閱對象、部門和閱讀范圍等.2.2.3 送閱批后的文件,應(yīng)注意急件先處理.對特急的送批 件,可提出處理時(shí)限,需送外單位的,應(yīng)在信封上注明“急件字樣, 限時(shí)送達(dá)或通知來取.2.3 批辦批辦是指根據(jù)職權(quán)范圍與分工有權(quán)處理與文件相關(guān)事項(xiàng)

3、 的領(lǐng)導(dǎo),在閱讀文件和擬辦意見后,對處理文件、辦理文件相關(guān)事項(xiàng) 提出意見.屬辦公室受理范圍的文件,可由辦公室主任批辦.批辦意見須明 確、具體,要指明承辦的部門,方法和承辦的期限.需由幾個(gè)部門共 同完成的,須明確牽頭或?yàn)橹髡?對已有擬辦意見的呈批件,要批明 是否同意擬辦意見,有何補(bǔ)充或修正意見.2.4 承辦承辦是指根據(jù)擬辦和批辦意見,具體辦理文件涉及的工 作事項(xiàng).2.4.1 承辦有兩種情況：2.4.1.1 閱知文件精神后,即行貫徹執(zhí)行.2.4.1.2 須具文回復(fù)來文,或者形成文件以及指導(dǎo)具體工作,在 接受承辦任務(wù)后,應(yīng)迅速根據(jù)批辦意見,考慮執(zhí)行的方案和方案方 案和方案需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意的,要待批復(fù)

4、后再辦.2.4.1.3 凡屬幾個(gè)部門聯(lián)合承辦的事項(xiàng),由牽頭部門主動(dòng)做好協(xié) 商工作,爭取協(xié)辦部門的積極配合,對于一段時(shí)間內(nèi)的多項(xiàng)批辦的事 項(xiàng),要注意優(yōu)先處理緊要文件及工作事項(xiàng).2.5 傳閱傳閱是指組織有關(guān)人員閱讀一些不由他們承辦的文件, 也包括閱讀單份或份數(shù)有限的文件.2.5.1 傳閱一般采用輪輻式的方式,即依次傳閱,不應(yīng)“橫傳 c2.5.2 傳閱文件須建立嚴(yán)格的制度,文件上要貼附文件傳閱單, 設(shè)置專用的卷宗或文件夾,屬于機(jī)密、緊急的文件應(yīng)在文件夾上加以 區(qū)分,以鮮明的標(biāo)記提醒閱件人.2.5.3 文件傳閱過程中要進(jìn)行必要的催閱,以防文件滯留.如漏 閱、漏簽,應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦.2.6 催辦催辦是指對文件

5、承辦工作的催促和檢查,包括對內(nèi)催辦 和對外催辦兩個(gè)方面.2.6.1 催辦的文件主要有：需要辦理的收文,要求回復(fù)的發(fā)文, 與外單位合辦的文件和送交領(lǐng)導(dǎo)審批的公文.2.6.2 催辦的重點(diǎn)應(yīng)放在對內(nèi)催辦和對急件、要件的催辦上.2.6.3 催辦形式可以視情況,或采用直接面詢、 問詢、發(fā)函 問詢等方法；或采取檢查、匯報(bào)、指導(dǎo)等方法.2.72.7.1公司辦事效率在很大程度上取決于辦復(fù)工作是否及時(shí). 凡投訴信件,上級或同級以及不相隸單位等需要答復(fù)的材料,承辦完畢后,都要對來文單位或個(gè)人作一一答復(fù).2.7.2對所需辦復(fù)的文件、信件或來訪,要件件有著落,事事有 回音.但凡電復(fù)或面復(fù)的,還須注明當(dāng)事人、時(shí)間、情況和答復(fù)意見, 以便核查.2.7.3辦復(fù)之后,有關(guān)文字材料即可歸卷保管.3.0歸卷程序3.1 編制歸卷類目,包括歸卷類別和歸卷?xiàng)l目.3.2 進(jìn)行系統(tǒng)的排列,并按次序在歸卷公文的箱柜或卷宗封面上 編排代號.3.3 將整理好的案卷移交檔案治理員歸檔,需對案卷根據(jù)一定順 序進(jìn)