物品采購流程

1、江西飛尚科技有限公司行政物品采購流程一、目的 為規(guī)范公司行政類用品采購，降低采購成本，提高采購工作效率，特制定此流程。二、適用范圍適用于公司各種行政類物品采購管理。三、具體內(nèi)容（一） 采購物資分類1. 常規(guī)類固定物品采購：糧油、調(diào)料、常用禮品、咖啡廳所需食品/ 飲料、辦公用品等各部門日常長期需求。2. 一般類物品采購：各部門臨時性采購的物品，不在常規(guī)類物品清單中。3. 緊急類物品采購：各部門急用物品，需走緊急采購流程。4. 采購周期：1）常規(guī)型辦公用品每月請購 1 次；2）糧油、調(diào)料、常用禮品、咖啡廳食材等每月請購 1 次；3）一般 /緊急類采購物品，根據(jù)需求情況，按照規(guī)定流程進行物品采購。（

2、二） 物資采購具體流程1. 各部門填寫 OA 物資采購申請1）各部門結(jié)合物資實際需求情況，填寫OA行政物資采購申請單，并按照申請單格式填寫所需物品名稱、品牌、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額，如特殊采購需提供采購 途徑、圖片等。2）常規(guī)類采購：a) 辦公用品：每月 25 日各部門相關(guān)人員填寫各部門辦公用品需求，辦公用品管 理人員根據(jù)庫存情況填寫 OA行政物資采購申請單，行政專員于每月28日前收集需求。b) 糧油、調(diào)料：食堂廚師長根據(jù)食堂月度用量、現(xiàn)有庫存及次月使用預(yù)估情況，填寫0A行政物資采購申請單。c) 常用禮品、咖啡廳所需食品 / 飲料：行政接待根據(jù)禮品庫領(lǐng)用 /咖啡廳售賣，計 算現(xiàn)有庫存及使用預(yù)估情

3、況，填寫 OA行政物資采購申請單。3) 一般采購批準權(quán)限：a) 如申請金額不足 3000 元，部門物資采購申請單通過相關(guān)部門負責人審批后， 交由行政部采購；b) 如申請金額達 3000 元以上，部門物資采購申請單需通過相關(guān)部門負責人及總 經(jīng)理審批后，交由行政部采購；4) 緊急類采購批準權(quán)限： 部門物資采購申請單需通過相關(guān)部門負責人及總經(jīng)理審批后，交由行政部進行緊 急采購。2. 行政部門詢價 行政專員根據(jù)請購人所需物品信息尋找三家供應(yīng)商比價后，進行如下方式請購：1) 常規(guī)類用品請購(糧油、調(diào)料、常用禮品、咖啡廳所需食品/飲料、辦公用品等各部門日常長期需求)：a) 行政專員整理已有的價格清單內(nèi)容經(jīng)

4、審批后，報備財務(wù)，再次申請時無需重 新詢價，只按照之前批準價格即可，價格有效期為 1 年；b) 就已有物品價格清單，每季度做一次市場價格抽樣檢查，確保供應(yīng)商給予的價格符合市場行情，并保證供應(yīng)商的競爭優(yōu)勢；如價格有調(diào)整，由供應(yīng)商出具正式的調(diào)價單，行政進行再次詢價并審批后，方予以調(diào)整。價格定期檢查 流程如下：季度性價格抽樣供應(yīng)商調(diào)價2）一般類物品采購：物品不在常規(guī)類物品價格清單中，部門需提出新的OA行政物資采購申請單，并走正規(guī)采購流程，一般情況下行政專員在2個工作日內(nèi)完成詢價。3）緊急類采購：對經(jīng)批準后的物資采購申請單，行政專員需在 1個工作日內(nèi)完成詢 價，并在價格批復(fù)后加入新的價格單中。4）食材

5、（每日菜品）：需單獨每日采購，采購價格參考當日網(wǎng)上公布的價格，每月 行政接待提供食材價格異動表。5）水果：與供應(yīng)商簽訂折扣協(xié)議，需低于市場購買價格水平，供應(yīng)商在每次送貨時 需附上當日零售價表，行政專員每季度進行一次市場價格抽樣調(diào)查。6）價格表整理后，上傳至 OA中并設(shè)置權(quán)限總經(jīng)理、財務(wù)部、行政部可查詢。7）特殊可不詢價的采購情況：單批次低值易耗品（金額在100元以內(nèi)）采購，物資采購申請單經(jīng)部門主管與分管副總批準后，方可不進行詢價直接購買，并憑發(fā)票進行報銷3. 行政部門簽訂合同1）合同簽訂注意事項：a）常規(guī)類采購：行政部在整體詢價后，與固定的供應(yīng)商簽訂年度采購合同，并 取得增稅專用發(fā)票；但因?qū)嶋H

6、情況，對方無法開具增票，我們將在同等條件 下根據(jù)實際價格對比，選擇價格最低者。b）除常規(guī)類采購：金額大于 2000元的購銷，行政部需簽訂采購合同，同時取得 增值稅專用發(fā)票；但因?qū)嶋H情況，對方無法開具增票，我們將在同等條件下 根據(jù)實際價格對比，選擇價格最低者。如遇臨時性少批次的購銷且無法簽訂 合同的情況，需在申請過程中說明原因，方可不簽訂合同。c）一般購買產(chǎn)品或新增物品（如辦公用品等）等無需簽訂合同類，供應(yīng)商需提 供蓋章的紙質(zhì)版價格單。2）合同簽訂流程如下:3）合同簽訂周期：a）常規(guī)類采購：行政部在詢價后于3個工作日內(nèi)簽訂合同。b）一般類采購：行政部在詢價后于3個工作日內(nèi)簽訂合同。c）緊急類采購

7、：在詢價后1個工作日內(nèi)簽訂合同。4）發(fā)票注意事項a）IT類、辦公用品類、辦公家具類、電器類購買須取得增值稅專用發(fā)票；b）食堂類（食材、糧油、調(diào)料、煤等）購買，取得普通發(fā)票與增值稅專用發(fā)票 均可。4 .行政部下采購訂單1) 常規(guī)類采購：a) 辦公用品：行政專員于每月 28日前收集各部門及庫存需求后，次月 1 日，通 過公司郵箱下采購訂單。b) 糧油、調(diào)料：物資采購申請單批復(fù)后，行政專員下采購訂單。c) 常用禮品、咖啡廳所需食品 /飲料：待行政接待提供的物資采購申請單批復(fù)后， 行政專員下采購訂單。2) 一般性采購：行政專員在 2 個工作日內(nèi)完成詢價，如供應(yīng)商墊付月結(jié)或貨到付款， 則直接通過公司郵箱

8、下采購訂單；如款到發(fā)貨(個人墊付 / 公對公預(yù)付款賬)，需 在詢價單批準后，通過公司郵箱下采購訂單同時申請請款或墊付；如需簽訂合同， 則需在 3 個工作日內(nèi)完成簽訂，再通過公司郵箱下采購訂單，并在合同簽訂后及 時申請請款。3) 緊急性采購：行政專員 1 個工作日內(nèi)完成詢價，如供應(yīng)商墊付月結(jié)或貨到付款， 則直接通過公司郵箱下采購訂單；如款到發(fā)貨(個人墊付 / 公對公預(yù)付款賬)，需 在詢價單批準后，在通過公司郵箱下采購訂單同時申請請款或墊付；如需簽訂合 同，則需在 1 個工作日內(nèi)完成簽訂，再通過公司郵箱下采購訂單，并在合同簽訂 后及時申請請款。4) 2000 元以上采購須通過銀行轉(zhuǎn)賬方式支付，以下

9、兩種情況除外：a) 實體店、超市等購買超過 2000 元以上零散物品(如零食、水果等)，并須進 行現(xiàn)場付款的情況；b) 網(wǎng)上交易須款到再發(fā)貨的情況：需讓供應(yīng)商提供蓋有發(fā)票專用章或公章的發(fā) 貨清單。5 供應(yīng)商送貨行政專員在下好采購訂單時，需聯(lián)系供應(yīng)商送貨：1) 常規(guī)采購類：次月 5 個工作日內(nèi)，當?shù)毓?yīng)商需送貨。2)般采購類：a） 如供應(yīng)商墊付月結(jié)或貨到付款，當?shù)厮拓洠才?35 天到貨；外地送貨安排 510 天到貨；如定制類物品需溝通到貨日期。b） 如款到發(fā)貨（公對公預(yù)付款賬），行政專員需在詢價單審批后填寫付款申請 單，財務(wù)付款后，聯(lián)系當?shù)厮拓?，安?35 天到貨；外地送貨，安排 510 天到

10、貨；如定制類物品需溝通到貨日期。c）如款到發(fā)貨（個人墊付），行政專員直接付款，當?shù)厮拓?，安?35 天到貨； 外地送貨安排 510 天到貨；如定制類物品需溝通到貨日期。3） 緊急采購類：a） 如供應(yīng)商墊付月結(jié)或貨到付款，當?shù)厮拓洠?安排 2 天內(nèi)到貨；外地送貨，安排 35 天到貨；如定制類物品需溝通到貨日期。b） 如款到發(fā)貨（公對公預(yù)付款賬），行政專員需在詢價單審批后填寫付款申請 單（緊急采購人與報賬人需及時催促各流程負責人審批，各負責人需在接到 緊急申請流程時及時批復(fù)），付款后，當?shù)厮拓洠?安排 2 天內(nèi)到貨；外地送 貨，安排 35 天到貨；如定制類物品需溝通到貨日期。c）如款到發(fā)貨（個人墊

11、付），行政專員直接付款，當日送貨，安排 2 天內(nèi)到貨； 外地送貨，安排 35 天到貨；如定制類物品需溝通到貨日期。5. 物品收貨、入庫 行政專員聯(lián)系供應(yīng)商送貨，收貨后需填寫入庫單（需兩人填寫并確認簽字）：1）IT 類、辦公用品類需行政專員及 IT/ 辦公用品管理人簽收并入庫；2）辦公家具類、電器類需行政專員及該管理人簽收并入庫；3）食堂類（食材、糧油、調(diào)料、煤氣等）需行政專員及廚師長簽收并入庫。6. 物品出庫物品出貨時需填寫出庫單，并由庫房人員及領(lǐng)貨人簽字確認；庫房人員需及時在物品 出貨時做好臺帳。7. 費用報銷 行政專員在收到發(fā)票后統(tǒng)一填寫報銷單：1) 貨到付款類物品，行政專員在收到發(fā)票后， 2 天內(nèi)進行報銷并附上入庫單；2) 款到發(fā)貨類物品(已公對公預(yù)付款轉(zhuǎn)賬 /個人請款 / 個人墊付)，行政專員在收到發(fā) 票后， 2 天內(nèi)進行沖賬 /報銷并附上入庫單；3) 咖啡廳零食類，行政專員每月收到發(fā)票后， 2 天內(nèi)進行報銷并附上入庫單，每月 1 次；4) 食堂菜金，廚房每日進行報銷。 注：公對公轉(zhuǎn)賬時，需盡量確保供應(yīng)商提供發(fā)票上的發(fā)票章與簽署的合同章名稱一