XX學(xué)校物資采購管理辦法精

1、石竹山文武學(xué)校物資采購管理辦法第一章 原 則第一條 . 為進(jìn)一步規(guī)范學(xué)校的采購行為， 加強(qiáng)學(xué)校的物資采購管理， 根據(jù)石竹 山文武學(xué)校的實(shí)際情況特制訂本物資采購管理辦法。第二條 . 本物資采購管理辦法針對的是石竹山文武學(xué)校下列采購業(yè)務(wù)：1. 食堂采購 指學(xué)校食堂所需要的主副食品采購，以及食堂工作中的物資采購。2. 五金等采購 指學(xué)校各部門所需要的行政辦公用品采購、學(xué)校各教學(xué)單位所需要的教 學(xué)用品采購，醫(yī)務(wù)室物資采購，以及學(xué)校后勤部門所需要的物資采購。第三條. 整個(gè)物資采購過程分為采購申請審批、 采購過程管理、 物資管理、采 購資金管理等四個(gè)主要環(huán)節(jié)。第二章 采購申請審批第四條 . 各部門所需要采

2、購的物資，必須填寫“物資采購申請單” ，經(jīng)部門主 管簽字同意后，報(bào)送總務(wù)處辦理申請手續(xù)。學(xué)校食堂所需要的主副食品采 購，應(yīng)在每周四提出下周的食譜及每日采購計(jì)劃，經(jīng)食堂主管填寫“申購 單”并簽字后報(bào)送總務(wù)處。 “申購單”一式兩聯(lián)，詳細(xì)注明：申購部門、 申購物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、要求到貨日期及用途等內(nèi)容。第五條 . 總務(wù)處收到各部門的申購需求， 在核對學(xué)校庫存物資情況后編制采購 計(jì)劃及采購費(fèi)用預(yù)算，并審核部門的費(fèi)用支出是否超出部門學(xué)期費(fèi)用預(yù)算， 簽署意見后報(bào)送主管財(cái)務(wù)副校長。對于食堂采購需求，總務(wù)處應(yīng)該征求營養(yǎng)專家、學(xué)校采購人員對食堂周 譜的意見，如有修改則要求食堂重新制定食譜及每日采購計(jì)劃；如無

3、修改， 總務(wù)處審核后在食堂“申購單”上簽字同意并編制采購費(fèi)用預(yù)算，報(bào)送主管 財(cái)務(wù)副校長。第六條 . 主管財(cái)務(wù)副校長接到總務(wù)處轉(zhuǎn)送的部門 “申購單”后，審批是否執(zhí)行如果沒有超出部門費(fèi)用預(yù)算，則由主管財(cái)務(wù)副校長審批同意后執(zhí)行；如果超出部門費(fèi)用預(yù)算，則主管財(cái)務(wù)副校長審批后，還需要由常務(wù)副校長最終審批同意后執(zhí)行。第七條 . 審批通過的部門 “申購單” 一份由申購部門留存， 作為以后領(lǐng)取物資 的依據(jù)；另一份由總務(wù)處留存，并由總務(wù)處據(jù)之填寫“采購訂貨單”授權(quán) 采購人員辦理購物手續(xù)。 “采購訂貨單”一式三聯(lián)，其中一份由采購人員保 管，作為采購依據(jù)；一份由采購員在物資采購入庫時(shí)轉(zhuǎn)交倉管員，作為驗(yàn) 收貨物的依據(jù)

4、；一份由總務(wù)處歸檔保存，以便對所有的訂貨與到貨情況進(jìn) 行查對、分析。第八條. 上述決策流程中， 如果審核、審批人在出差或請假期間， 應(yīng)采用書面 授權(quán)方式，授權(quán)指定人員審核或?qū)徟Ｈ绻龅骄o急情況，也可傳真、手 機(jī)短消息或電話授權(quán)，之后補(bǔ)辦書面文件。第三章 采購過程管理第九條. 總務(wù)處要廣泛收集所采購物資的質(zhì)量、 價(jià)格等市場信息， 掌握主要采 購物資的信息變化情況，建立主要采購物資的基準(zhǔn)價(jià)格體系，據(jù)之編制采 購費(fèi)用預(yù)算及規(guī)范采購價(jià)格決定。第十條 . 當(dāng)采購金額在 10000元（含）以下時(shí)，采購最終決定權(quán)在主管財(cái)務(wù)副 校長；采購金額在 10000元以上， 10 萬元以下（含）時(shí)，主管財(cái)務(wù)副校長 審

5、核后，由常務(wù)副校長最終審批決定。第十一條 . 對單項(xiàng)或批量采購費(fèi)用預(yù)算達(dá)到 10 萬元以上的物資采購，具備招標(biāo) 條件的，一律實(shí)行招標(biāo)采購。具體實(shí)施方法見石竹山文武學(xué)校物資采購 招標(biāo)實(shí)施辦法。第十二條 . 食堂采購業(yè)務(wù)管理對于食堂主副食品賒購業(yè)務(wù)，應(yīng)盡可能采取定點(diǎn)采購，同類產(chǎn)品應(yīng)定點(diǎn) 兩個(gè)供貨單位。采購員進(jìn)行詢價(jià)后，將產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、價(jià)格等有關(guān)信息報(bào) 送總務(wù)處，總務(wù)處了解詳細(xì)情況后簽署審核意見，然后由監(jiān)察審計(jì)室進(jìn)行價(jià) 格核對后簽署審核意見，最后報(bào)送主管財(cái)務(wù)副校長審批決定。賒購業(yè)務(wù)審批 后，應(yīng)和供貨單位簽署供貨合同或協(xié)議，約定供貨日期、供貨方式、付款時(shí) 間及方式等事宜。對于定點(diǎn)采購，必須定期進(jìn)行價(jià)

6、格、質(zhì)量、供貨及時(shí)性等 方面的檢查，以加強(qiáng)對供貨商的管理和降級學(xué)校采購成本。對于食堂主副食品現(xiàn)金采購業(yè)務(wù)，必須由采購員和廚師長一同進(jìn)行現(xiàn)場 詢價(jià)，當(dāng)采購食品總金額不超過當(dāng)日經(jīng)審批后的采購費(fèi)用預(yù)算時(shí)，由采購員 和廚師長共同決定是否采購，并且在原擬采購食品單價(jià)上漲幅度較大，造成 采購總金額超預(yù)算時(shí)，可以根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整采購品種，但是必須保證當(dāng)日 采購的食品數(shù)量能夠滿足當(dāng)日學(xué)校需要；當(dāng)采購食品總金額大于當(dāng)日經(jīng)審批 后的采購費(fèi)用預(yù)算時(shí)，采購員必須首先將擬采購的食品名稱、規(guī)格、價(jià)格等 信息報(bào)送總務(wù)處，總務(wù)處審核后簽署意見轉(zhuǎn)送監(jiān)察審計(jì)室，監(jiān)察審計(jì)室審核 同意后通知采購。如果監(jiān)察審計(jì)室的審核意見和總務(wù)處審核

7、意見不一致，應(yīng) 當(dāng)報(bào)送主管財(cái)務(wù)副校長最終決定是否采購。第十三條 . 五金采購業(yè)務(wù)管理對于單項(xiàng)或批量采購金額在 5,000 元以下（含），并且采購物資單價(jià)上漲 幅度不超過基準(zhǔn)價(jià)格 10%（含）的物資采購，采購員可以最終決定是否進(jìn)行采 購。對于單項(xiàng)或批量采購金額在 5,000 元以上，或者采購物資單價(jià)上漲幅度 超過基準(zhǔn)價(jià)格 10%的物資采購，采購員應(yīng)該首先進(jìn)行詢價(jià)過程。 根據(jù)詢價(jià)結(jié)果， 采購員將產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、價(jià)格等有關(guān)信息報(bào)送總務(wù)處，總務(wù)處審核后簽署 意見轉(zhuǎn)送監(jiān)察審計(jì)室，監(jiān)察審計(jì)室審核同意后通知采購。如果監(jiān)察審計(jì)室的 審核意見和總務(wù)處審核意見不一致，應(yīng)當(dāng)報(bào)送主管財(cái)務(wù)副校長最終決定是否 采購。對于

8、學(xué)校初次采購以及沒有單項(xiàng)物資基準(zhǔn)價(jià)格的物資采購業(yè)務(wù)，當(dāng)采購 金額在 500 元以內(nèi)（含）時(shí)，采購員可以最終決定是否進(jìn)行采購。當(dāng)采購金 額大于 500 元時(shí)，采購員沒有價(jià)格最終決定權(quán)，必須將產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)格、價(jià) 格等相關(guān)信息報(bào)送總務(wù)處，總務(wù)處了解相關(guān)詳細(xì)情況后簽署審核意見，報(bào)送 監(jiān)察審計(jì)室審核，最后由主管財(cái)務(wù)副校長審批決定。第十四條 . 采購價(jià)格決定過程中，總務(wù)處主任、 監(jiān)察審計(jì)室主任、 主管財(cái)務(wù)副校 長、常務(wù)副校長根據(jù)需要可以參與價(jià)格談判和采購合同的簽訂。第十五條 . 上述決策流程中， 如果審核、 審批人在出差或請假期間， 應(yīng)采用書面授權(quán)方式，授權(quán)指定人員審核或?qū)徟?。如果遇到緊急情況，也可傳真、

9、手機(jī)短消息或電話授權(quán)，之后補(bǔ)辦書面文件第十六條 . 監(jiān)察審計(jì)室負(fù)責(zé)對采購流程的監(jiān)控，應(yīng)該定期及不定期檢查采購單 據(jù)，審查采購流程及采購價(jià)格決定是否執(zhí)行和遵守采購制度。同時(shí)，監(jiān)察 審計(jì)室也負(fù)責(zé)定期及不定期對采購價(jià)格進(jìn)行調(diào)查和對外詢價(jià)，為領(lǐng)導(dǎo)決定 采購價(jià)格和簽訂采購合同提供決策支持。第十七條 . 學(xué)校采購的一切物資， 在尾款支付前， 總務(wù)處必須督促采購員向供貨 商索要發(fā)票。第四章 倉庫管理第十八條 . 倉庫的物資驗(yàn)收入庫：采購員購回的各種物資都應(yīng)及時(shí)送交倉庫驗(yàn)收。倉管員應(yīng)對照“采購訂 貨單”、發(fā)票、購貨清單等單據(jù)，對每一種貨物的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等 嚴(yán)格查驗(yàn)，在保證貨、單相符的基礎(chǔ)上填寫“入庫

10、單” 。“入庫單”是證明物 資已經(jīng)驗(yàn)收入庫的會(huì)計(jì)憑證。 “入庫單”一式四聯(lián)，由倉管員填制并簽字后， 一張倉管員留存，登記倉庫臺帳；一張由倉管員在 2 日內(nèi)交總務(wù)處進(jìn)行業(yè)務(wù) 核算，總務(wù)處在收到入庫單后應(yīng)及時(shí)通知申購單位領(lǐng)取物資；一張由采購員 作為報(bào)銷依據(jù)，連同發(fā)票、供貨商貨物清單等資料一起送交財(cái)務(wù)部門登記入 帳；一張交監(jiān)察審計(jì)室存檔、審核。對于沒有入庫，直接運(yùn)到現(xiàn)場使用的采購物資，必須履行驗(yàn)收手續(xù)。由 總務(wù)處相關(guān)負(fù)責(zé)人員、 現(xiàn)場施工負(fù)責(zé)人或者領(lǐng)用部門共同核對 “采購訂貨單”、 發(fā)票、購貨清單等單據(jù)，對每一種物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等嚴(yán)格查 驗(yàn)，在保證貨、單相符的基礎(chǔ)上填寫“入庫單”作為驗(yàn)收依

11、據(jù)并共同簽字確 認(rèn)?！叭霂靻巍币皇剿穆?lián)，一張交總務(wù)處留存；一張由領(lǐng)用部門留存，作為業(yè) 務(wù)核算依據(jù)；一張作為報(bào)銷依據(jù)，送交財(cái)務(wù)部門登記入帳；一張交監(jiān)察審計(jì) 室存檔、審核。學(xué)校分設(shè)食堂倉庫管理員和行政后勤物資倉庫管理員（分設(shè)五金倉管員 和服裝倉管員），分別對食堂采購物資和行政后勤采購物資進(jìn)行入庫管理。第十九條 . 物資在庫期間的管理：保管員要對庫存物資進(jìn)行科學(xué)管理，切實(shí)做到擺放有序，數(shù)量準(zhǔn)確，質(zhì)量 不變等。物資管理必須有完整的帳、 卡檔案, 倉管員需要對物資進(jìn)行分類登記， 首先對采購的物資進(jìn)行大類區(qū)分，然后對大類中每一種物資都單列帳薄或頁 數(shù)進(jìn)行登記，另外倉管員必須每月登記庫存物資報(bào)表，報(bào)送總務(wù)處

12、。對易腐 化變質(zhì)的物品，應(yīng)及時(shí)通知申購單位領(lǐng)取。第二十條 . 物資領(lǐng)取出庫：物資領(lǐng)用部門領(lǐng)取物資時(shí)，需要填寫“領(lǐng)料單” ，經(jīng)部門主管簽字后，連 同審批后的“申購單”一起報(bào)送總務(wù)處?？倓?wù)處首先核對領(lǐng)用部門原審批后 的“申購單”及“領(lǐng)料單” ，簽字同意后，領(lǐng)料人持審批后“領(lǐng)料單”向倉管 員申領(lǐng)物資。食堂主副食品物資領(lǐng)用不需要總務(wù)處審核，食堂主管在“領(lǐng)料 單”上簽字同意后就可進(jìn)行物資申領(lǐng)。倉管員核對“領(lǐng)料單”審批手續(xù)是否完備后，登記物資出庫和發(fā)放手續(xù)。 倉管員填寫“出庫單” ，經(jīng)領(lǐng)料人簽字后領(lǐng)取物資。 “出庫單”一式三聯(lián)，一 張由倉管員連同“領(lǐng)料單”留存歸檔，并登記庫存臺帳；一張交總務(wù)處進(jìn)行 登記存

13、檔；一張交財(cái)務(wù)部門登記入帳。第二十一條 . 物資報(bào)廢管理 庫存物資或者部門使用資產(chǎn)在報(bào)廢時(shí)，首先由管理部門提出報(bào)廢申請， 填寫“部門物資報(bào)廢申請表” ，注明報(bào)廢物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因 及責(zé)任人等資料，經(jīng)部門主管簽字后報(bào)送總務(wù)處，總務(wù)處會(huì)同監(jiān)察審計(jì)室 一起對報(bào)廢原因進(jìn)行調(diào)查，如果屬于因正常損耗而報(bào)廢，則簽字同意后報(bào) 送主管財(cái)務(wù)副校長最后審批；如果屬于責(zé)任事故，則需要追究責(zé)任人，并 簽署處罰意見，將“部門物資報(bào)廢申請表”報(bào)送主管財(cái)務(wù)副校長最后審批?！安块T物資報(bào)廢申請表”一式兩聯(lián)，經(jīng)審批同意后，一聯(lián)交總務(wù)處校產(chǎn) 管理員登記部門使用資產(chǎn)臺帳，另一聯(lián)交總務(wù)處進(jìn)行物資報(bào)廢處理，處理 后連同相關(guān)單據(jù)

14、一起報(bào)送財(cái)務(wù)部登記入帳。第二十二條 . 總務(wù)處對學(xué)校物資的管理總務(wù)處收到倉管員提交的 “入庫單”后， 應(yīng)及時(shí)登記學(xué)校庫存物資狀況，并定期及不定期核對倉庫庫存材料帳部門領(lǐng)用物資后，總務(wù)處應(yīng)根據(jù)收到的“出庫單”登記各部門物資日記 帳，記錄部門領(lǐng)用物資的品名、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格等信息。總務(wù)處在審核 部門申購需求時(shí)，應(yīng)核對部門學(xué)期初費(fèi)用預(yù)算，及部門已領(lǐng)用的物資費(fèi)用 額，然后簽署審核意見?？倓?wù)處設(shè)校產(chǎn)管理員，負(fù)責(zé)對學(xué)校各部門領(lǐng)用的固定資產(chǎn)進(jìn)行管理。校 產(chǎn)管理員應(yīng)登記部門使用固定資產(chǎn)臺帳，需要對部門使用資產(chǎn)進(jìn)行分類登 記，首先對部門資產(chǎn)進(jìn)行大類區(qū)分，然后對大類中每一種物資都單列帳薄 或頁數(shù)進(jìn)行登記。校產(chǎn)管理

15、員應(yīng)于定期或不定期對部門使用的固定資產(chǎn)進(jìn) 行帳物核對。在各部門領(lǐng)用固定資產(chǎn)后，校產(chǎn)管理員應(yīng)根據(jù)倉管員報(bào)送的部門領(lǐng)用資 產(chǎn)“出庫單”，逐筆登記部門使用固定資產(chǎn)臺帳。當(dāng)部門使用固定資產(chǎn)報(bào)廢 后，校產(chǎn)管理員根據(jù)審批后的“部門物資報(bào)廢申請表”登記入帳。第二十三條 . 庫存物資清查盤點(diǎn)：1. 及時(shí)準(zhǔn)確掌握物資實(shí)際變動(dòng)情況，對物資庫存情況做到心中有數(shù)，及 時(shí)處理積壓。保管人員要及時(shí)檢查庫存物資的帳、卡、物是否相符。2. 學(xué)校監(jiān)察審計(jì)室應(yīng)每月、季定期或不定期對庫存物資進(jìn)行輪番抽查。每半學(xué)期由監(jiān)察審計(jì)室、總務(wù)處、財(cái)務(wù)室共同組成清倉盤點(diǎn)小組，對 倉庫物資進(jìn)行全面清點(diǎn)，在清點(diǎn)中如發(fā)現(xiàn)盤盈盤虧，必須分析原因， 說明

16、情況。如發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重短缺和損壞，應(yīng)查明原因，追究責(zé)任。對超儲(chǔ)、 呆滯物資及時(shí)處理解決。第五章 采購資金管理第二十四條 . 學(xué)校除零星物資采購可以由采購員現(xiàn)金采購?fù)猓?大額采購業(yè)務(wù)及 周期性采購業(yè)務(wù)應(yīng)盡可能簽訂采購合同，并選擇定點(diǎn)供貨方，由財(cái)務(wù)部現(xiàn) 金付款或轉(zhuǎn)賬付款。第二十五條 . 對于零星物資現(xiàn)金采購， 實(shí)行采購員備付金制度。 學(xué)校五金采購 及基建采購人員的備付金金額為 5,000 元，食堂采購員的備付金金額為 10,000 元。采購員填寫 “領(lǐng)款單”，總務(wù)處審核后轉(zhuǎn)交主管財(cái)務(wù)副校長審批。 主管財(cái)務(wù)副校長審批同意后，采購員持“領(lǐng)款單”向財(cái)務(wù)領(lǐng)取備付金，同 時(shí)采購員需要繳納同等金額的保證金，由財(cái)務(wù)出

17、具收款憑證交采購員保存。 備付金實(shí)行實(shí)報(bào)實(shí)銷制度。第二十六條 . 對于大量購買業(yè)務(wù)和周期性采購業(yè)務(wù)，應(yīng)盡可能在比質(zhì)、比價(jià)、 比信譽(yù)、比售后服務(wù)的基礎(chǔ)上實(shí)行定點(diǎn)采購，同類產(chǎn)品應(yīng)定點(diǎn)兩個(gè)供貨單 位。供貨單位一經(jīng)確定，使用部門、總務(wù)處要及時(shí)掌握其質(zhì)量、價(jià)格、信 譽(yù)的變化情況，以便及時(shí)調(diào)整。定點(diǎn)采購應(yīng)簽訂采購合同，盡量由財(cái)務(wù)部 直接轉(zhuǎn)賬付款。第二十七條 . 對于單項(xiàng)采購金額超過采購員備付金金額， 同時(shí)也不能通過財(cái)務(wù) 部轉(zhuǎn)賬方式付款的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)盡量采用貨到付款方式，即供貨方根據(jù)采 購協(xié)議將貨物發(fā)送到學(xué)校，然后供貨方根據(jù)協(xié)議規(guī)定憑發(fā)票直接從財(cái)務(wù)部 領(lǐng)取貨款。第二十八條 . 對于采購金額在采購員備付金金額元以上的采購業(yè)務(wù)， 當(dāng)采購價(jià) 格或采購協(xié)議經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，采購員填寫“申請付款單” ，經(jīng)過總 務(wù)處、監(jiān)察審計(jì)室審核后，報(bào)送主管財(cái)務(wù)副校長審批同意后，采購員向財(cái) 務(wù)部申請借款，借款金額為采購金額和備付金的差額部分。第二十九條 . 采購金額在 10 萬元以上的采購業(yè)務(wù)，遵循石竹山文武學(xué)校物 資采購招標(biāo)實(shí)施辦法規(guī)定，由財(cái)務(wù)部根據(jù)采購合同付款。第三十條 . 采購員現(xiàn)金采購的報(bào)銷必須遵循一定的審批