內(nèi)蒙古自治區(qū)電子文件歸檔與電子檔案管理試行辦法

1、內(nèi)蒙古自治區(qū)電子文件歸檔與 電子檔案管理試行辦法內(nèi)蒙古自治區(qū)電子文件歸檔與電子檔案管理試行辦法第一章總則第一條 為適應(yīng)內(nèi)蒙古自治區(qū)信息化建設(shè)的需要，規(guī)范自治區(qū)電子文件與電子檔案的管理，保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性，根據(jù)中華人民共和國(guó)檔案法、國(guó)家檔案局電子文件歸檔與管理規(guī)范(GB/T18894-2002) 以及有關(guān)政策法規(guī)，結(jié)合自治區(qū)檔案工作實(shí)際，制定本辦法。第二條 本辦法適用于內(nèi)蒙古自治區(qū)各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位及其他組織從事電子政務(wù)與電子商務(wù)及其相關(guān)公務(wù)活動(dòng)產(chǎn)生的電子文件歸檔與電子檔案管理。第三條 電子文件，是在電子政務(wù)與電子商務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生并依賴各級(jí)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)處理后

2、形成的具有規(guī)范格式的電子數(shù)據(jù)。電子檔案，是經(jīng)過(guò)鑒定，具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和軟、硬件說(shuō)明。歸檔電子文件元數(shù)據(jù)，是描述電子文件的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。第四條 電子文件歸檔與管理工作，應(yīng)當(dāng)遵循電子文件保真、保密、保存的原則，堅(jiān)持有價(jià)值的電子文件必須歸 檔和歸檔的電子文件必須規(guī)范的原則，確保電子文件安全管 理。第五條 內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案行政管理部門按統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、 分級(jí)管理的原則，負(fù)責(zé)對(duì)本級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位 及其他組織的電子文件歸檔及電子檔案管理實(shí)行監(jiān)督指導(dǎo)。第六條 利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在線辦公的單位，應(yīng)當(dāng)在計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)中設(shè)置相應(yīng)的檔案管理子系統(tǒng)，對(duì)電子文

3、件生命周期的全部管理活動(dòng)實(shí)行有效控制， 實(shí)現(xiàn)電子文件的邏輯歸檔及在線管理與利用。第二章電子文件真實(shí)性、完整性和有效性保證第七條 電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性歸檔前由電子文件形成部門負(fù)責(zé)，歸檔后由檔案管理部門負(fù)責(zé)，并逐級(jí)校驗(yàn)。第八條電子文件運(yùn)行系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)均應(yīng)有與系統(tǒng)安全和保密等級(jí)要求相符的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全技術(shù)保障措施。第九條 為保證電子文件的真實(shí)性，文件形成單位應(yīng)當(dāng)在計(jì) 算機(jī)中設(shè)置安全防護(hù)技術(shù)措施。（一）建立對(duì)電子文件操作者的身份識(shí)別與權(quán)限控制等技術(shù)措施，防止非法侵入；（二）設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時(shí)自動(dòng)記錄實(shí)施操作 的人員、時(shí)間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等；（三）對(duì)電子文件采用可靠的防錯(cuò)

4、漏和防調(diào)換的標(biāo)記；（四）對(duì)電子印章、數(shù)字簽名等采取防止非法使用的措施。第十條 為保證電子文件的完整性，檔案部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)形 成電子文件人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，從電子文件形成開(kāi)始，連續(xù)地對(duì)電 子文件產(chǎn)生、處理、歸檔等一系列操作過(guò)程進(jìn)行管理登記。（一）登記處理過(guò)程中相互銜接的各類責(zé)任者（如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等）；（二）登記處理過(guò)程中的各類操作者（打字者、發(fā)文者、收文者、存儲(chǔ)管理者等）；（三） 登記處理過(guò)程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息（批示、簽名、印章、代碼等）；（四）登記電子文件傳遞、交接過(guò)程中的其他標(biāo)識(shí)；（五）采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集電子文件背景信息和元數(shù)據(jù)。第十一條 為保證電子文件的有效性，文件形成

5、單位應(yīng)當(dāng)建立電子文件有效性管理制度。（一）根據(jù)電子文件的類型和特點(diǎn)注明文件格式、軟硬件環(huán)境、相關(guān)的數(shù)據(jù)及參數(shù)等；（二）對(duì)于加密電子文件，應(yīng)當(dāng)解密后再收集歸檔，確實(shí)需要以加密方式保存的，應(yīng)當(dāng)將其解密程序同時(shí)歸檔；（三）特殊格式的電子文件，應(yīng)當(dāng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件。（四）定期對(duì)備份的電子文件進(jìn)行抽樣讀取檢驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取恢復(fù)措施，并根據(jù)軟硬件升級(jí)情況適時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行遷 移。第三章電子文件的歸檔與整理 第十二條電子文件的歸檔（一）歸檔要求（1）歸檔電子文件基本數(shù)據(jù)類型及其存儲(chǔ)格式為：文本文件 （XML TXT PDF RTF ）圖像文件 （GIF TIFF JPEG ）視頻文件

6、（AVI MPEG ）音頻文件 （MP3 WAV ）數(shù)據(jù)庫(kù)文件 （DBF）（2）歸檔的電子文件中應(yīng)當(dāng)包括電子文件元數(shù)據(jù)表（見(jiàn)附件一）所列項(xiàng)目信息。（二）歸檔范圍電子文件的歸檔范圍參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）保管期限和密級(jí)的劃分電子文件保管期限和密級(jí)的劃分，參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文 件材料密級(jí)和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信 息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與電子文件的保管期限一致。（四）歸檔時(shí)間邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件同步進(jìn) 行。（五）歸檔方式邏輯歸檔：將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部 門，在歸檔工作中，存儲(chǔ)格式和位置暫時(shí)保持不變。物理歸檔：凡在網(wǎng)絡(luò)中

7、予以邏輯歸檔的電子文件， 應(yīng)當(dāng) 定期拷貝至耐久性好的載體上并向檔案部門移交。第十三條 歸檔電子文件的檔號(hào)按文書(shū)檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)交換格式（DB32/505-2002 ）的規(guī) 定編制。第十四條 把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐 久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套供查閱使 用，一套異地保存。第十五條 本辦法推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次 為：只讀光盤、一次寫(xiě)光盤、磁帶、可擦寫(xiě)光盤、硬磁盤等。 不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。第十六條 存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)當(dāng)貼有標(biāo)簽，并注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、 存入日期等，歸檔后的電子文件的載體

8、應(yīng)當(dāng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操 作的狀態(tài)。第十七條 相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他 說(shuō)明等應(yīng)當(dāng)一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表 （見(jiàn)附 件二）。第十八條 歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)當(dāng)將存有歸 檔前電子文件的載體保存至少一年。第十九條歸檔電子文件的整理（一）歸檔電子文件的整理按中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（DA/T 22-2000）規(guī)定的要求進(jìn)行（二）歸檔電子文件以“件”為單位整理。（三）同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）或保管期限-年度-機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）等分類方案進(jìn)行分類。（四）電子文件的著錄應(yīng)當(dāng)參照中華人民共和國(guó)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檔案著錄規(guī)則（DA/T 18-1999 ）進(jìn)行。第四章電子檔案

9、的保管與利用第二十條 電子檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案局磁性載 體檔案管理與保護(hù)規(guī)范的要求。存儲(chǔ)電子檔案的載體應(yīng)當(dāng)作防 寫(xiě)處理，避免擦、戈IJ、觸摸記錄涂層；單片載體應(yīng)當(dāng)裝盒豎立存 放，避免擠壓；載體應(yīng)當(dāng)存放在防光、防塵、防磁、防有害氣體 的裝具中，應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，并與有害氣體相隔離；環(huán) 境溫度控制在17 C 20 C ,相對(duì)濕度控制在35 %45 %。第二十一條 檔案部門應(yīng)當(dāng)定期對(duì)保存的電子檔案進(jìn)行 抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進(jìn)行一次抽檢， 抽檢率不低于10%,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。 磁性 載體上的電子檔案，應(yīng)當(dāng)每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間 不少于4年

10、。第二十二條 檔案部門每年均應(yīng)對(duì)電子檔案的讀取、處理設(shè) 備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。如網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)擴(kuò)充或系統(tǒng)設(shè)備 更新，應(yīng)當(dāng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新系統(tǒng)、新設(shè)備的兼容性。如不兼容, 應(yīng)當(dāng)及時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行遷移操作。第二十三條 對(duì)庫(kù)存電子檔案進(jìn)行遷移操作前，應(yīng)當(dāng)制定嚴(yán)密的遷移操作計(jì)劃。庫(kù)存電子檔案必須在完整、準(zhǔn)確和有保障的前提下進(jìn)行更新復(fù)制。復(fù)制或補(bǔ)救新版后，原舊版或有問(wèn)題的載體仍需保存3年。檔案人員應(yīng)當(dāng)參與遷移工作，并填寫(xiě)電 子檔案遷移登記表（附件三）。第二十四條 電子檔案的利用應(yīng)當(dāng)遵守以下要求：（一）封存的電子檔案載體不得外借使用，利用時(shí)使用拷貝件；（二）嚴(yán)格遵守保密制度，查閱或復(fù)制應(yīng)當(dāng)在權(quán)限規(guī)定的范

11、圍 之內(nèi)，未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或個(gè)人不得擅自復(fù)制電子文件。（三）屬于政務(wù)公開(kāi)的現(xiàn)行電子文件和檔案，經(jīng)整理、鑒定后, 應(yīng)當(dāng)通過(guò)政務(wù)網(wǎng)提供利用服務(wù)。電子文件采用網(wǎng)絡(luò)方式提供利用 時(shí)，采取身份認(rèn)證、權(quán)限控制等安全措施和可靠的監(jiān)督保證。第二十五條 電子檔案的鑒定銷毀應(yīng)當(dāng)參照國(guó)家關(guān)于檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，必須在辦理審批手續(xù)后實(shí)施。銷毀前應(yīng)當(dāng)編制銷毀清冊(cè)，指定監(jiān)銷人，并確保信息徹底銷毀。屬于保 密范圍的電子檔案，如信息存儲(chǔ)在不可擦除的載體上，應(yīng)當(dāng)采 用物理或化學(xué)的方法連同存儲(chǔ)載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清 除。第五章電子檔案的移交與接收第二十六條各級(jí)檔案入館序列單位應(yīng)當(dāng)適時(shí)將屬于永久保管的電子檔案移交至

12、自治區(qū)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館，進(jìn)行集中保管。如保管條件達(dá)不到要求或有其它特殊情況，經(jīng)檔案行政管理部門同意，可提前移交。第二十七條 檔案入館序列單位在移交電子檔案之前，移交方與接收方均應(yīng)當(dāng)對(duì)準(zhǔn)備移交或接收的每套電子檔案載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，達(dá)到合格要求時(shí)方可進(jìn)行交接。第二十八條檔案入館序列單位在進(jìn)行離線移交電子檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)做到存儲(chǔ)載體外觀完好、整潔無(wú)損；數(shù)據(jù)完整、內(nèi)容準(zhǔn)確、編目規(guī)范；無(wú)計(jì)算機(jī)病毒。第二十九條 自治區(qū)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館在接收電子檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)核實(shí)電子檔案真實(shí)性、完整性、有效性的檢驗(yàn)記錄 及審核手續(xù)。核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。對(duì)特13殊格式的電子檔案，應(yīng)當(dāng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、

13、版本、操作手冊(cè)等 是否完整。第三十條 自治區(qū)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館在接收電子檔案時(shí)應(yīng)當(dāng)按照要求及檢驗(yàn)項(xiàng)目對(duì)電子檔案逐一驗(yàn)收。檢驗(yàn)不合格的，應(yīng)當(dāng)退回形成單位重新制作，并再次對(duì)其進(jìn)行檢驗(yàn)，履行 移交手續(xù)。第三十一條 自治區(qū)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館驗(yàn)收合格，完成電子檔案移交、 接收檢驗(yàn)登記表（附件四）填寫(xiě)、簽字、 蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式二份，一份交電子文件形成單位，一份 由檔案館自存。第三十二條 撤并單位的電子檔案應(yīng)當(dāng)按規(guī)定向接管單位 或自治區(qū)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。第六章附則第三十三條各單位可參照本辦法制訂實(shí)施的具體辦法，并報(bào)同級(jí)檔案行政管理部門核準(zhǔn)后實(shí)施。第三十四條 在自治區(qū)直屬機(jī)關(guān)政務(wù)網(wǎng)在線安全措施未完善

14、前，檔案入館序列單位向自治區(qū)各級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交電子檔案，均采用脫機(jī)物理入館方式移交。第三十五條 本辦法未盡事宜，參照國(guó)家其他有關(guān)電子文件的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定執(zhí)行第三十六條蒙古文電子文件管理可參照本辦法執(zhí)行第三十七條 本辦法自公布之日起執(zhí)行。內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案局2007年9月26日附件（一）電子文件元數(shù)據(jù)表匚素類型編號(hào)兀數(shù)據(jù)兀素說(shuō)明率錄標(biāo)引1全宗號(hào)*分配給每個(gè)全宗的編號(hào)2分類號(hào)*檔案分類中的類目代號(hào)3文件號(hào)*分配給每份文件的唯一識(shí)別編號(hào)4文件形成單位*形成文件的單位5文件責(zé)任者*對(duì)文件形成承擔(dān)責(zé)任的人6文件形成時(shí)間*文件產(chǎn)生、簽署和批準(zhǔn)的時(shí)間1早景信息7接收單位接收文件的單位8接收人對(duì)文件接收承擔(dān)責(zé)任

15、的人9接收時(shí)間接收單位收到文件的時(shí)間10關(guān)聯(lián)對(duì)相關(guān)文件的參照11覆蓋范圍文件內(nèi)容體現(xiàn)的相關(guān)法律、時(shí)間性和 或地域性等特征/12使用日志對(duì)文件使用情況的記錄13文件標(biāo)題*表明文件的主題內(nèi)容和性質(zhì)14主題詞*描述文件主題的規(guī)范化詞組15內(nèi)容描述內(nèi)容摘要或文本描述16密級(jí)*文件機(jī)密程度等級(jí)17用戶權(quán)限用戶利用文件的限制或規(guī)定18保管期限*在米取處置行為前，文件必須保存的時(shí) 問(wèn)期限19處置授權(quán)機(jī)構(gòu)具有義件處置授權(quán)權(quán)利的機(jī)構(gòu)20處置責(zé)任者事實(shí)處置行為的責(zé)任人21處置行為保管期限期滿時(shí)對(duì)文件米取的處置行動(dòng)22處置時(shí)間對(duì)文件米取處置行為的時(shí)間23保存日志文件長(zhǎng)期保存中對(duì)所有操作日期及行為 的記錄和描述2吉構(gòu)

16、信息24載體*文件存儲(chǔ)的物理性載體25數(shù)據(jù)類型*關(guān)于文件數(shù)據(jù)的類別信息26數(shù)據(jù)格式*構(gòu)成文件的數(shù)據(jù)的邏輯格式27存儲(chǔ)位置文件存儲(chǔ)的物理/邏輯位置28應(yīng)用環(huán)境文件創(chuàng)建時(shí)的硬件環(huán)境（主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服 務(wù)器型號(hào)、制造廠商等） 文件創(chuàng)建時(shí)的軟件環(huán)境（操作系統(tǒng)、數(shù) 據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、應(yīng)用軟件的型號(hào)、版本等）29加密方式*如何對(duì)義件進(jìn)行加密的信息注：“*”標(biāo)記為必選項(xiàng)附件（二）歸檔電子文件登記表文件特征形成部門歸檔日期歸檔人存儲(chǔ)載體載體名稱：光盤口，磁帶口，磁盤口載體數(shù)量：載體編號(hào)：備份數(shù)：歸檔電子文件總數(shù)： 其中：永久（）長(zhǎng)期（）短期（）技術(shù)信息硬件環(huán)境：（主 機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù) 器型號(hào)、制造 J商等）軟件環(huán)境：（型 號(hào)、版本等）操作系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)相關(guān)應(yīng)用軟件（文 字處理工具、瀏覽 器、解壓縮或解密 軟件等）交換信息形成部門（簽章）通訊地址 電話聯(lián)系人送交人（簽名）由口月 日接收部門（簽章）通訊地址電話聯(lián)系人接收人（簽名）由口月 日#附件（三）歸檔電子文件遷移登