用Word快速批量打印信封、獎(jiǎng)狀

1、用Word快速批量打印信封如果你在做這樣的工作：為每個(gè)客戶打印信封、為每個(gè)員工打印工資條、為每個(gè)學(xué)生打印證書、向每個(gè)參加會(huì)議的人發(fā)送電子郵件就會(huì)被龐大的數(shù)據(jù)量導(dǎo)致的巨額加班工作徹底嚇倒：客戶的數(shù)量可能是幾百個(gè)甚至上千個(gè)，每個(gè)人的地址都不一樣；員工的數(shù)量也不少，每個(gè)人的工資都不一樣；學(xué)生的證書包含的姓名、考試科目等都不一樣；參加會(huì)議的人到會(huì)時(shí)間和住宿安排各不相同盡管公司的數(shù)據(jù)庫(kù)或Excel表中已經(jīng)有了現(xiàn)成的數(shù)據(jù)，可是，要基于這些數(shù)據(jù)制作各式各樣的文檔、郵件或報(bào)告，用復(fù)制/粘貼的老辦法嗎？沒(méi)有人會(huì)傻到這種程度，準(zhǔn)備熬幾個(gè)通宵來(lái)做這樣的重復(fù)工作。當(dāng)你遇到繁瑣的重復(fù)工作時(shí)，Office一定有好的解決辦

2、法。解決上述各種問(wèn)題的錦囊妙計(jì)就是“郵件合并”，它可以提高一百倍乃至上千倍的工作效率。批量制作信封如果要向每個(gè)客戶發(fā)信，就需要為每個(gè)客戶打印信封。要是用手抄信封的土辦法，不僅容易出錯(cuò)，還會(huì)效率低下，極度疲勞。用郵件合并就簡(jiǎn)單多了：首先需要在Word中制作出一個(gè)信封文檔，這個(gè)文檔稱作“主文檔”。然后將它與存放客戶數(shù)據(jù)的Excel表或數(shù)據(jù)庫(kù)建立連接關(guān)系，存放數(shù)據(jù)的文件稱作“數(shù)據(jù)源”。最后將主文檔和數(shù)據(jù)源合并，就能成批制作出所需的信封了，而且每個(gè)信封上的收信人地址等內(nèi)容是不一樣的。設(shè)計(jì)信封利用向?qū)Э梢暂p松地設(shè)計(jì)信封。從菜單選擇【工具】|【信函與郵件】|【中文信封向?qū)А棵?，顯示信封制作向?qū)?，如圖1所

3、示。圖1 信封制作向?qū)螕簟鞠乱徊健堪粹o，選擇標(biāo)準(zhǔn)信封樣式，如圖2所示。在“信封樣式”中，可從下拉列表中選擇與您手邊的信封尺寸規(guī)格相同的信封。圖2 選擇標(biāo)準(zhǔn)信封樣式單擊【下一步】按鈕，選擇生成信封的方式，如圖3所示。由于目前只需制作一個(gè)信封作為郵件合并的主文檔，因此選擇“生成單個(gè)信封”即可。還可以選中“打印郵政編碼邊框”選項(xiàng)。圖3 怎樣生成信封單擊【下一步】按鈕，輸入收件人的姓名、地址和郵編，如圖4所示。由于此信封是主文檔，供將來(lái)批量生成的信封做模板，因此無(wú)需填寫姓名和地址等信息，按圖示填寫提示文字即可。圖4 輸入收件人的姓名、地址和郵編單擊【下一步】按鈕，輸入寄信人的姓名、地址和郵編，如圖5

4、所示。將來(lái)批量生成的每個(gè)信封上都需要填寫同樣的寄信人信息，按圖示填寫正確的寄信人信息即可。圖5 輸入寄信人的姓名、地址和郵編單擊【下一步】按鈕，完成信封的制作，如圖6所示。圖6 完成信封的制作單擊【完成】按鈕，即可得到制作好的信封，如圖7所示。圖7 制作好的信封這個(gè)信封文檔就是郵件合并功能中需要使用的主文檔。主文檔中要預(yù)先設(shè)計(jì)好文檔的格式和頁(yè)面設(shè)置，并預(yù)先填好將來(lái)在批量生成的每個(gè)文檔中出現(xiàn)的內(nèi)容相同的文字（例如：發(fā)件人的地址、姓名和郵編）。在批量生成的每個(gè)文檔中內(nèi)容不同的部分可以輸入提示性文字（例如：城市、地址等）。按照上述原則，只需在“姓名職務(wù)”后添加一個(gè)“收”字，以便讓它出現(xiàn)在之后生成的每

5、個(gè)文檔中。其他文字都已經(jīng)在向?qū)е刑砑油戤?。用“郵件合并向?qū)А迸可晌臋n在進(jìn)行郵件合并之前，可以先瀏覽一下數(shù)據(jù)文件。數(shù)據(jù)文件一般可以是Excel表格、Access數(shù)據(jù)庫(kù)或Word表格，甚至還可以來(lái)自SQL Server或Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)。本例以Excel文件作為數(shù)據(jù)源，如圖8所示。圖8 作為數(shù)據(jù)源的Excel文件用作數(shù)據(jù)源的文檔，應(yīng)在第1行存放每列數(shù)據(jù)的標(biāo)題，數(shù)據(jù)按行依次排列在表格中。瀏覽完數(shù)據(jù)之后，就可以關(guān)閉數(shù)據(jù)文檔了。郵件合并時(shí)會(huì)自動(dòng)打開該文檔。從菜單選擇【工具】|【信函與郵件】|【郵件合并向?qū)А棵?，在右?cè)的任務(wù)窗格中會(huì)顯示郵件合并的步驟，如圖9所示。郵件合并的第1步是選擇文檔類型，共

6、有“信函、電子郵件、信封、標(biāo)簽和目錄”等類型。本例選擇“信函”類型即可（如果選擇“信封”類型，則會(huì)新建一個(gè)信封并刪除當(dāng)前文檔中的內(nèi)容。如果信封是特殊尺寸，無(wú)法在前面的“信封制作向?qū)А敝羞x取合適的信封，可以在這里制作特殊信封。）單擊“下一步：正在啟動(dòng)文檔”，顯示步驟2，如圖10所示。在步驟2中可選擇開始文檔（主文檔），選擇“使用當(dāng)前文檔”即可。單擊“下一步：選取收件人”，顯示步驟3，如圖11所示。在步驟3中可選擇收件人（數(shù)據(jù)源），選擇“使用現(xiàn)有列表”即可，表示使用現(xiàn)有的Excel或數(shù)據(jù)庫(kù)等文件作為數(shù)據(jù)源。圖9 選擇文檔類型 圖10 選擇開始文檔圖圖11 選擇收件人單擊如圖11所示中鼠標(biāo)指針?biāo)谖?/p>

7、置的“瀏覽”命令，顯示“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框，如圖12所示。圖12 選擇數(shù)據(jù)源找到數(shù)據(jù)文件所在的位置，本例的數(shù)據(jù)文件是“客戶.xls”，選中文件后單擊【打開】按鈕，顯示“選擇表格”對(duì)話框，如圖13所示。選中“客戶信息”表，單擊【確定】按鈕，顯示“郵件合并收件人”對(duì)話框，如圖14所示。在這個(gè)對(duì)話框中列出了Excel表中的數(shù)據(jù)，可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，只選擇某些數(shù)據(jù)進(jìn)行郵件合并。例如，如果只希望給所有華北地區(qū)的客戶發(fā)送信件，可單擊“地區(qū)”列標(biāo)題右側(cè)的三角形箭頭，并選擇“華北”，如圖14所示。圖13 選擇表格圖14 篩選數(shù)據(jù)單擊【確定】按鈕，完成數(shù)據(jù)源設(shè)置。在如圖11所示的任務(wù)窗格中單擊“下一步：撰寫信函”

8、，顯示步驟4，如圖15所示。圖15 撰寫信函在文檔中選中“郵政編碼”處的提示文字，如圖16所示。圖16 選中提示文字在如圖15所示的任務(wù)窗格中單擊“其他項(xiàng)目”命令，顯示“插入合并域”對(duì)話框，如圖17所示。其中所列的域分別對(duì)應(yīng)Excel表中的每列標(biāo)題。選中“郵政編碼”，并單擊【插入】按鈕，即可用域替代被選中的提示文字。域中的內(nèi)容會(huì)在以后合并時(shí)采用數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)自動(dòng)變化。圖17 插入合并域用同樣的方法分別選中文檔中的“城市地址”、“姓名職務(wù)”等提示文字，并在如圖15所示的任務(wù)窗格中單擊“其他項(xiàng)目”命令，分別插入“城市”、“地址”、“聯(lián)系人姓名”和“聯(lián)系人頭銜”域。此時(shí)主文檔中的提示文字全部被域替代

9、（灰色底紋表示其中的內(nèi)容是域，在合并之后不會(huì)顯示或打印出來(lái)），域中的數(shù)據(jù)將是可變數(shù)據(jù)，如圖18所示。圖18 插入合并域后的主文檔在如圖15所示的任務(wù)窗格中單擊“下一步：預(yù)覽信函”，顯示步驟5，如圖19所示。單擊如圖19所示中鼠標(biāo)指針?biāo)谖恢玫募^，即可預(yù)覽即將生成的每個(gè)信封中的內(nèi)容，如圖20所示。在預(yù)覽時(shí)如果希望將來(lái)生成的信封中不包含個(gè)別收件人，可在預(yù)覽到該收件人時(shí)，在如圖19所示中單擊【排除此收件人】按鈕。圖19 預(yù)覽信函圖20 預(yù)覽效果在如圖19所示的任務(wù)窗格中單擊“下一步：完成合并”，顯示步驟6，如圖21所示。圖21 完成合并如果要直接打印合并后的所有信封，可在如圖21所示中單擊“打印”

10、命令。也可以在如圖21所示中單擊“編輯個(gè)人信函”命令，顯示“合并到新文檔”對(duì)話框，如圖22所示?？蛇x擇合并全部數(shù)據(jù)或指定范圍的數(shù)據(jù)。本例選擇“全部”。圖22 合并到新文檔合并后的新文檔如圖23所示，其中包含了每個(gè)客戶的信封。注意凡是合并域的位置，都會(huì)自動(dòng)采用Excel表格中的數(shù)據(jù)，凡是錄入的文字，都會(huì)原樣保留在每個(gè)信封中。圖23 郵件合并后的新文檔如果對(duì)合并后的文檔不滿意，可以回到主文檔進(jìn)行修改，然后重新合并。如果以后經(jīng)常要針對(duì)同一數(shù)據(jù)源進(jìn)行同樣的郵件合并（例如下次要給所有的東北客戶發(fā)送信件），不必每次重新設(shè)計(jì)主文檔，只需將當(dāng)前的主文檔保存，以后打開主文檔時(shí)會(huì)自動(dòng)鏈接到數(shù)據(jù)源。在郵件合并向?qū)У牟襟E5中單擊“編輯收件人列表”命令，如圖19所示，即可篩選不同的數(shù)據(jù)進(jìn)行合并。郵件合并功能將Word文檔和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的文檔或數(shù)據(jù)庫(kù)連接在一起，成批