采購申請、審批流程

1、頁眉規(guī)范企業(yè)采購申請流程一、請購及其規(guī)定1 請購的定義請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單據(jù)的整個過程。2請購單的要素完整的請購單應(yīng)包括以下要素：（ 1 ）請購的部門；（ 2）請購物品所屬項目； （ 3）請購的用途；（ 4）請購的物品名；（ 5）請購的物品數(shù)量；（ 6）請購的物品規(guī)格；（ 7）請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；（ 8）請購的物品的需求時間；（ 9）請購如有特殊需要請備注；（ 10）請購單填寫人；（ 11 ）請購部門主管；（ 12）請購單審核人；（ 13）采購負(fù)債人審核；（ 14）財務(wù)審核人；（ 15）公司總經(jīng)理。3請

2、購單及其提報規(guī)定（ 1）請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門；（ 2）固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提報；（ 3）其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表.）的格式填寫提報；（ 4）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報；（ 5） 請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份；（ 6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；（ 7）遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后

3、補。（ 8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。（ 9） 請購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。4公司物資請購單的提報部門（ 1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；（ 2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報；（ 3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定1 、請購的接收要點（ 1 ）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批；（ 2）接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙

4、及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；（ 3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；（ 4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定（ 1）對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理；（ 2）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；（ 3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門；（ 4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。3、采購周期的規(guī)定（ 1 ） 單次采購金額預(yù)算在1 萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1 萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5 天；（ 2）單次采購金額預(yù)算在1 萬元以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天

5、（ 3）單次采購金額預(yù)算在20 萬元以上的項目采購部自行招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過40 天； （ 4） 單次采購金額預(yù)算在100 萬元以上的項目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo)，采購周期不應(yīng)超過60 天；（ 5）請購部門應(yīng)按照以上（1 ） -（ 4）條中規(guī)定的時間提前提包請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因；（ 6）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略；三、詢價及其規(guī)定1 詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通；2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購；3對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理；4所有采購

6、項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價；5 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于10 萬的采購情況，詢價前按照附表四（擬報應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，價 /招標(biāo)單位名單）的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書；7詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價；8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1 萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1 萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購， 比價或招標(biāo)項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采

7、購金額預(yù)算價格在 20 萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在100 萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標(biāo)；9比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力；10 比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五（材料或設(shè)備詢價表）的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進行詢價；11 在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。三、比價、議價1 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認(rèn)；2對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；3收到供應(yīng)單位第一次報價或進

8、行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格；4重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等；5參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進行價格及條件的進一步談判。四、比價、議價結(jié)果匯總1 比價比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總；2比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六（比價/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；3 如比價、 議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。五、合同的簽訂及其規(guī)定。1 合同合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之

9、間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。（ 1）合同正文應(yīng)包含的要素1 ） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；2） 采購物品 /項目的名稱/、 規(guī)格、 數(shù)量/工程量、單價、 總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；3）包裝要求；4） 合同總額應(yīng)含稅，含運達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明；5） 付款方式；6）工期；7）質(zhì)量保證期；8）質(zhì)量要求及規(guī)范；9） 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；10） 雙方的公司信息；11 ） 其他約定。（ 2）合同簽訂及其規(guī)定1 ）如涉及到

10、技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任；2 ）擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點；5） 質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；7） 針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款， 調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款；9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；10 ）比價/ 招標(biāo)匯總表巡簽

11、完畢后方可進行合同的簽訂工作；11 ）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對合同初稿進行巡簽審查； 12） 合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效；13 ）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。六、付款及合同執(zhí)行1 付款規(guī)定（ 1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司修造船公司材料采購付款及報銷流程V1. 修改版及修造船公司資金支出審批及報銷簽字權(quán)限及管理制中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（ 2）按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；（ 3）按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫附表八（資金支出審批單）或附表九 （付款審批單）， 該審批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款

12、；（ 4）財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3 天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。2合同執(zhí)行（1） 已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進，由采購部負(fù)責(zé)人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)；（ 2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約；（ 3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同。七、報驗與入庫1 報驗（ 1 ）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進行驗收；（ 2）對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行； （ 3） 達(dá)到質(zhì)檢和報驗條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收；（ 4）質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任；（ 5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。2入庫（ 1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收；（ 2）合同標(biāo)的物在運達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部