1營運部資料管理制度

1、深圳市益田商業(yè)管理有限公司營運部資料管理制度深圳市益田商業(yè)管理有限公司營運部資料管理制度編制部門：營運部編制時間：二OO七年十月二十日修訂時間：二OO九年二月十二日制度名稱營運部資料管理制度編號SY-ZD-YY-2009-001目錄第一章總則1第一章文件的管理1第三章附則4附件:1. 發(fā)文登記表2. 收文登記表修改時間修改頁碼修改狀態(tài)修改人審批人2009年1月8日1-2胡婷編制人：洪淑芝、王曉紅日期：2007-12-2審核人：成欽田日期：2008-01-08批準人:日期:版本號2009-1深圳市益田商業(yè)管理有限公司 營運部資料管理制度 第一章 總則 第一條 為了加強對營運部工作中往來的文件資料

2、進行及時歸檔和管理，全面提高資料 管理的工作效率，使營運工作得以更有效開展，特擬制定本制度。第二章 文件的管理第二條 需歸檔的文件（一）政府下發(fā)的重要文件及相關部門來函；（二）公司下發(fā)的重要文件（三）商戶資料1、商戶基本信息資料（公司背景資料、營業(yè)執(zhí)照、衛(wèi)生許可證等）2、商戶日常往來文件（包括傳真、聯(lián)絡函、申請書等）；3、文件：與商家洽談的會議紀要、各種問題的解決方案等；4、商戶公共場地租用協(xié)議、 VIP 折扣協(xié)議等；（四）部門文件：會議紀要、工作聯(lián)絡單、請示、報告、函件等；（五）內(nèi)部管理資料（客戶投訴登記、營運日志、各類報表報告總結）（六）場地租賃收費標準；（七）部門年度工作計劃；（八）部門

3、制度建設及人員配置；（九）其它重要資料。第三條 文件的收、發(fā)管理營運部收發(fā)文件管理以租戶和樓層為單位進行歸檔管理，由專人負責租戶資料管理 及保存工作。一）收文：部門文件統(tǒng)一由資料管理員進行收取、登記，然后交由部門長簽批處理意見，再由資料管理員進行分發(fā)1、資料管理員在接到文件時應及時進行登記，并做好電子文檔備份；2、資料管理員須跟進需要回復的文件處理情況，進行存檔； （二）發(fā)文：發(fā)文分為兩種情況：1、對內(nèi)發(fā)文：對內(nèi)發(fā)文是指發(fā)給公司內(nèi)部的工作聯(lián)絡單、工作請示等，對內(nèi)發(fā)文根 據(jù)文件分為兩類：（1）需說明的文件：經(jīng)辦人在資料管理員處取號，登記文件名稱經(jīng)辦人草擬文 件，并走公司內(nèi)部文件簽批流程經(jīng)辦人將處

4、理文件原件進行存檔；（2）無需說明的文件：經(jīng)辦人在資料管理員處取號，登記文件名稱經(jīng)辦人草擬 文件，并走公司內(nèi)部文件簽批流程，需集團領導簽批的文件交資料管理員資料管理 員統(tǒng)一將文件交集團總裁辦集團領導簽批意見后，由資料管理員統(tǒng)一領取，存檔后 再分發(fā)；（二）對外發(fā)文：對外發(fā)文是指以公司名義或部門名義對外發(fā)文，包括通知、復函等。（1）公司名義：經(jīng)辦人在行政人事部取號，登記文件名稱經(jīng)辦人草擬文件，并 走公司內(nèi)部文件簽批流程 （需集團領導簽批的參照對內(nèi)發(fā)文流程二 ）經(jīng)辦人將簽批文 件復印件進行存檔；（2）部門名義：經(jīng)辦人在行政人事部取號，登記文件名稱經(jīng)辦人草擬文件，交 部門長審批經(jīng)辦人將簽批文件復印件進

5、行存檔；第四條 文件的傳閱、借閱管理（一）傳閱、借閱程序、范圍及時限：1、文件需在部門內(nèi)傳閱時，由資料管理員將文件交部門長審核，簽字認可后發(fā)放部 門員工進行傳閱，文件傳閱后必須即刻歸還，一般不超過兩個小時；2、部門員工在看過文件后需簽字確認， 由最后簽字的員工將文件交回資料管理員處 進行歸檔；3、部門員工需借閱本部門的文件資料、專業(yè)書籍等，需在資料管理員處填寫文件 借閱登記表，并由部門長簽字認可，方可借閱。文件借閱根據(jù)不同的保密要求，資料管 理員控制借出范圍和使用范圍，借閱文件必須當日歸還；4、文件、書籍歸還時資料管理員應認真進行檢查，如無問題需簽字確認；5、文件、書籍等資料借閱后逾期未還者，

6、資料管理員需及時進行催還；6、部門及其它部門員工借閱檔案后應妥善保管，并按時歸還；（二）建立文件網(wǎng)上發(fā)布制度，定期在公司內(nèi)網(wǎng)上向部門員工發(fā)布部門性文件1、周一網(wǎng)上發(fā)布部門周小結及本周計劃、部門周例會紀要等；2、發(fā)布人：資料管理員；3、發(fā)布程序：所有發(fā)布文件須經(jīng)部門長審核簽字后方可進行發(fā)布。第五條 文件的保管、保存1、設立獨立資料柜保存部門重要資料；資料柜應有標注，如：營運部 L1 層資料柜。 文件柜鑰匙由部門長和資料管理員各執(zhí)一串。2、所有資料嚴格按照類別實行分類管理，統(tǒng)一對文件進行規(guī)范編號，并建立文件目 錄，以便日后文件的快速查找（報告、分析、總結、數(shù)據(jù)、制度、辦法、規(guī)定、會議紀 要要有電子

7、文檔備份） ；3、商戶資料按租戶、業(yè)態(tài)和樓層為單位對資料進行分類歸檔保管；4、租戶撤租后資料管理員對租戶資料及時進行為整理、裝訂、保存；跟進新租戶的 相關資料，并做好歸檔工作；5、資料保存時間（每年 10月 12 月對部門所有文件進行整理，對需歸檔的文件進 行歸檔，保存日期由部門長確定） ；6、保管方式：要求書面文檔 （原件或復印件 ）和電子文檔。第六條 文件的保密（一）機密文件系指：1、租戶與公司的合作條件；2、涉及具體數(shù)據(jù)的相關資料；3、對租戶和公司有重要影響的文件等； （二）根據(jù)文件的重要性設置不同的密級及保密時效，具體如下：1、1 -絕密文件：絕密文件須由部門長批示后方可傳閱、借閱；2、U-機密文件：機密文件須由副總監(jiān)批示后方可傳閱、借閱；3、川-秘密文件：秘密文件須由總監(jiān)助理批示后方可傳閱、借閱；（三）資料管理員與借閱檔案的人員要嚴格遵守公司的保密制度， 樹立高度的責任心， 加強保密意識；第七條 文件的銷毀1、對于超過保存期限的檔案，由資料管理員登記造冊，經(jīng)管理員和部門長共同簽字認可后，方可進行銷毀；2、銷毀文件需由專人負責銷毀，嚴禁將銷毀文件作為它用或作廢紙?zhí)幚淼谌?附則第八條 本制度由益田商業(yè)管理有限公司營運部制定，并負責修改、解釋第九