秘書信息工作

1、信息工作信息工作 6.1 6.1 信息工作概述信息工作概述 6.2 6.2 信息工作程序圖信息工作程序圖 6.3 6.3 信息的收集與整理信息的收集與整理 6.4 6.4 信息的傳遞與存儲信息的傳遞與存儲 6.5 6.5 信息的開發(fā)與利用信息的開發(fā)與利用 6.6 6.6 信息的反饋信息的反饋 6.7 6.7 技能訓(xùn)練技能訓(xùn)練教學(xué)目的 通過本模塊的學(xué)習(xí)，通過本模塊的學(xué)習(xí)， 熟悉信息工熟悉信息工作的基本程序，能夠運(yùn)用多種方法收作的基本程序，能夠運(yùn)用多種方法收集信息及對信息進(jìn)行系統(tǒng)整理、有效集信息及對信息進(jìn)行系統(tǒng)整理、有效傳遞、有序存儲、開發(fā)利用，掌握信傳遞、有序存儲、開發(fā)利用，掌握信息利用服務(wù)的方

2、法并做好信息服務(wù)工息利用服務(wù)的方法并做好信息服務(wù)工作。作。 教學(xué)重點(diǎn)與難點(diǎn)1 1、教學(xué)重點(diǎn)、教學(xué)重點(diǎn)信息工作的程序與方法；信息工作的程序與方法；收集信息的渠道和方法；收集信息的渠道和方法；信息整理工作；信息整理工作；傳遞信息工作；傳遞信息工作；信息利用與反饋工作。信息利用與反饋工作。2 2、教學(xué)難點(diǎn)、教學(xué)難點(diǎn)信息工作的程序與方法；信息工作的程序與方法；信息工作案例分析；信息工作案例分析；技能訓(xùn)練。技能訓(xùn)練。案例導(dǎo)入：案例導(dǎo)入： 小張是剛從大學(xué)畢業(yè)分配來的某廠辦公室秘書，雖然他早就聽人說過小張是剛從大學(xué)畢業(yè)分配來的某廠辦公室秘書，雖然他早就聽人說過信息是資源，是財(cái)富，但究竟它的價(jià)值有多大，對領(lǐng)導(dǎo)

3、決策起多大作信息是資源，是財(cái)富，但究竟它的價(jià)值有多大，對領(lǐng)導(dǎo)決策起多大作用，總感到說不清。在一次領(lǐng)導(dǎo)辦公會上，辦公室盧主任讓小張做記用，總感到說不清。在一次領(lǐng)導(dǎo)辦公會上，辦公室盧主任讓小張做記錄，他才對信息工作有了切身的理解。錄，他才對信息工作有了切身的理解。 會上，管設(shè)備的副廠長提出技術(shù)改造方案，以提高企業(yè)的競爭力，會上，管設(shè)備的副廠長提出技術(shù)改造方案，以提高企業(yè)的競爭力，要求把剛剛收回的一大筆資金，重點(diǎn)投放到購買機(jī)械設(shè)備上。管財(cái)務(wù)、要求把剛剛收回的一大筆資金，重點(diǎn)投放到購買機(jī)械設(shè)備上。管財(cái)務(wù)、管生產(chǎn)的副廠長都表示支持。當(dāng)廠長正要拍板決斷時(shí)，盧主任說他想管生產(chǎn)的副廠長都表示支持。當(dāng)廠長正要拍

4、板決斷時(shí)，盧主任說他想向各位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)一個(gè)新情況，供領(lǐng)導(dǎo)們參考。領(lǐng)導(dǎo)們的目光一起轉(zhuǎn)向向各位領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)一個(gè)新情況，供領(lǐng)導(dǎo)們參考。領(lǐng)導(dǎo)們的目光一起轉(zhuǎn)向了他。了他。 “ “我先說幾條信息請領(lǐng)導(dǎo)們參考：一是我國糧食進(jìn)入市場后，糧價(jià)我先說幾條信息請領(lǐng)導(dǎo)們參考：一是我國糧食進(jìn)入市場后，糧價(jià)上調(diào)的趨勢十分明顯；二是國際上幾個(gè)主要糧食進(jìn)口量大的國家今年上調(diào)的趨勢十分明顯；二是國際上幾個(gè)主要糧食進(jìn)口量大的國家今年均遭自然災(zāi)害，國際性糧食歉收趨勢已定；三是供應(yīng)我廠工業(yè)糧食原均遭自然災(zāi)害，國際性糧食歉收趨勢已定；三是供應(yīng)我廠工業(yè)糧食原料產(chǎn)量區(qū)今年都遭到嚴(yán)重的水災(zāi)；第四，今年又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)展很快料產(chǎn)量區(qū)今年都遭到嚴(yán)重的水

5、災(zāi)；第四，今年又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)發(fā)展很快的一年，這些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)不少是利用其資源優(yōu)勢從事投資少見效快的食的一年，這些鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)不少是利用其資源優(yōu)勢從事投資少見效快的食品和釀酒業(yè)，都將以糧食為原料。根據(jù)以上情況，我預(yù)計(jì)，近期糧價(jià)品和釀酒業(yè)，都將以糧食為原料。根據(jù)以上情況，我預(yù)計(jì)，近期糧價(jià)必上漲，而且上漲幅度較大，可能每千克上漲必上漲，而且上漲幅度較大，可能每千克上漲0 02 2至至0 05 5元之間；我元之間；我廠每年工業(yè)原料用糧廠每年工業(yè)原料用糧1010萬噸，按每千克原料用糧上漲萬噸，按每千克原料用糧上漲0 03 3元計(jì)算，每元計(jì)算，每噸將上漲噸將上漲300300元，元，1010噸就是噸就是3000300

6、0元，全年就是元，全年就是3 3千萬千萬! !因此，我建議當(dāng)因此，我建議當(dāng)務(wù)之急是在糧食漲價(jià)前購進(jìn)原料，這樣可以降低成本，提高競爭力，務(wù)之急是在糧食漲價(jià)前購進(jìn)原料，這樣可以降低成本，提高競爭力，獲得可觀的經(jīng)濟(jì)效益。然后再把獲得的盈利投入技術(shù)改造；由于經(jīng)濟(jì)獲得可觀的經(jīng)濟(jì)效益。然后再把獲得的盈利投入技術(shù)改造；由于經(jīng)濟(jì)實(shí)力增強(qiáng)了，我們進(jìn)行技術(shù)改造的起點(diǎn)可以更高些，最好能達(dá)到國際實(shí)力增強(qiáng)了，我們進(jìn)行技術(shù)改造的起點(diǎn)可以更高些，最好能達(dá)到國際先進(jìn)水平。這樣，就為我們的產(chǎn)品參與國際市場競爭打下了堅(jiān)實(shí)的基先進(jìn)水平。這樣，就為我們的產(chǎn)品參與國際市場競爭打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。礎(chǔ)?！?盧主任的發(fā)言結(jié)束后，會場一片寂靜。

7、領(lǐng)導(dǎo)們有的拿出計(jì)算盧主任的發(fā)言結(jié)束后，會場一片寂靜。領(lǐng)導(dǎo)們有的拿出計(jì)算器仔細(xì)地算著；有的掏出鋼筆，在本子上寫著；還有的托著器仔細(xì)地算著；有的掏出鋼筆，在本子上寫著；還有的托著腮在沉思腮在沉思 過了一會兒，廠長的發(fā)言打破了寂靜：過了一會兒，廠長的發(fā)言打破了寂靜：“盧主任提出了一盧主任提出了一個(gè)值得我們深思的問題。我同意他對糧食價(jià)格變化所作的分個(gè)值得我們深思的問題。我同意他對糧食價(jià)格變化所作的分析和預(yù)測。擺在我們面前的問題，是先搞基本建設(shè)和技術(shù)改析和預(yù)測。擺在我們面前的問題，是先搞基本建設(shè)和技術(shù)改造，還是先購進(jìn)即將漲價(jià)的原料，取得經(jīng)濟(jì)效益后再以更大造，還是先購進(jìn)即將漲價(jià)的原料，取得經(jīng)濟(jì)效益后再以更

8、大的投入進(jìn)行高起點(diǎn)的技術(shù)改造。請大家對這兩個(gè)方案再議一的投入進(jìn)行高起點(diǎn)的技術(shù)改造。請大家對這兩個(gè)方案再議一議。議?！?大家七嘴八舌討論起來，會議氣氛十分活躍。經(jīng)過反復(fù)比大家七嘴八舌討論起來，會議氣氛十分活躍。經(jīng)過反復(fù)比較、分析、論證，廠領(lǐng)導(dǎo)最后一致同意采納盧主任的建議：較、分析、論證，廠領(lǐng)導(dǎo)最后一致同意采納盧主任的建議：先購進(jìn)糧食原料，再進(jìn)行技術(shù)改造。先購進(jìn)糧食原料，再進(jìn)行技術(shù)改造。 后來的事實(shí)證明，盧主任的預(yù)測是完全正確的，他的方案后來的事實(shí)證明，盧主任的預(yù)測是完全正確的，他的方案使企業(yè)獲得了巨大的利潤，整整多賺了一個(gè)億使企業(yè)獲得了巨大的利潤，整整多賺了一個(gè)億! ! 小張敬佩地對盧主任說：小

9、張敬佩地對盧主任說：“看來信息是金錢的說法一點(diǎn)不看來信息是金錢的說法一點(diǎn)不假假! !您是怎樣獲得這些信息的呢您是怎樣獲得這些信息的呢?”?” 盧主任說：盧主任說：“信息變化極快，信息工作無止境。這次我們信息變化極快，信息工作無止境。這次我們雖然從大量信息中淘出了一些金沙，但不知還有多少金礦等雖然從大量信息中淘出了一些金沙，但不知還有多少金礦等待我們?nèi)ラ_掘、去淘洗、去利用。稍一馬虎，它就會從你眼待我們?nèi)ラ_掘、去淘洗、去利用。稍一馬虎，它就會從你眼皮底下溜走。淘金，把小張引入了對信息工作的深層思索皮底下溜走。淘金，把小張引入了對信息工作的深層思索從這件事中，你對信息工作有哪些認(rèn)識與啟發(fā)？從這件事中

10、，你對信息工作有哪些認(rèn)識與啟發(fā)？6.1 6.1 信息工作概述信息工作概述 6 6.1.1 .1.1 信息的含義及類型信息的含義及類型 對事物的特征和變化的客觀描述，是事對事物的特征和變化的客觀描述，是事物的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)經(jīng)過一定的方式傳遞后的再物的運(yùn)動(dòng)狀態(tài)經(jīng)過一定的方式傳遞后的再現(xiàn)。現(xiàn)。 文字形態(tài)、聲像形態(tài)和記憶形態(tài)文字形態(tài)、聲像形態(tài)和記憶形態(tài)。 6.1.2 6.1.2 信息的特點(diǎn)信息的特點(diǎn) 1 1、可量度。、可量度。 2 2、可識別。、可識別。 3 3、可轉(zhuǎn)換。、可轉(zhuǎn)換。 4 4、可存儲?？纱鎯Α?5 5、可處理。、可處理。 6 6、可傳遞。、可傳遞。 7 7、可再生?？稍偕?。 8 8、可壓縮。、

11、可壓縮。 9 9、可利用。、可利用。 1010、可共享。、可共享。6.1 6.1 信息工作概述信息工作概述6.1.3 6.1.3 信息對秘書工作的意義信息對秘書工作的意義秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)；秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的依據(jù)；秘書人員處理日常事務(wù)的依據(jù)。秘書人員處理日常事務(wù)的依據(jù)。秘書人員起草文書的基礎(chǔ)；秘書人員起草文書的基礎(chǔ)； 秘書人員協(xié)助管理、協(xié)調(diào)關(guān)系的依據(jù)。秘書人員協(xié)助管理、協(xié)調(diào)關(guān)系的依據(jù)。 6.1.4 6.1.4 信息工作的基本要求信息工作的基本要求及時(shí)；準(zhǔn)確；全面；適用。及時(shí)；準(zhǔn)確；全面；適用。6.1.5 6.1.5 目前最急需的信息目前最急需的信息預(yù)測性信息。動(dòng)態(tài)性信息。預(yù)測性信息

12、。動(dòng)態(tài)性信息。反饋性信息。綜合性信息。反饋性信息。綜合性信息。6.1.6 6.1.6 秘書信息工作的特點(diǎn)秘書信息工作的特點(diǎn)普遍性。普遍性。 緊迫性。緊迫性。 開拓性。開拓性。 收集整理存儲傳遞利用開發(fā)反饋6.3 6.3 信息的收集與整理信息的收集與整理6.3.1 6.3.1 信息的收集信息的收集 1 1、范圍、范圍 政策法規(guī)信息政策法規(guī)信息; ; 社會動(dòng)態(tài)信息社會動(dòng)態(tài)信息 組織內(nèi)部信息；組織內(nèi)部信息； 國際信息國際信息 同級相關(guān)信息同級相關(guān)信息 ；貿(mào)易信息；貿(mào)易信息 客戶信息；交際信息客戶信息；交際信息 6.3 信息的收集與整理10.3.1 10.3.1 信息的收集信息的收集2 2渠道渠道信息

13、網(wǎng)絡(luò)渠道信息網(wǎng)絡(luò)渠道 、大眾傳描媒介渠道、大眾傳描媒介渠道文書渠道、調(diào)查渠道文書渠道、調(diào)查渠道會議渠道、圖書館渠道會議渠道、圖書館渠道關(guān)系渠道、信訪渠道關(guān)系渠道、信訪渠道檔案渠道、信息機(jī)構(gòu)渠道檔案渠道、信息機(jī)構(gòu)渠道 6.3 信息的收集與整理 6.3.1 6.3.1 信息的收集信息的收集 3 3、方法、方法 1) 1)觀察法觀察法 2)2)詢問法詢問法 3)3)問卷法問卷法 4)4)閱讀法閱讀法 5)5)交換法交換法 6)6)索取法索取法 7)7)購置法購置法 8)8)網(wǎng)絡(luò)法網(wǎng)絡(luò)法6.3 信息的收集與整理 6.3.1 6.3.1 信息的收集信息的收集 4 4、原則、原則 價(jià)值原則價(jià)值原則 時(shí)效性

14、原則時(shí)效性原則 層次性原則層次性原則 針對性原則針對性原則 全面系統(tǒng)性原則全面系統(tǒng)性原則6.3 信息的收集與整理6.3.2 6.3.2 信息整理信息整理 1 1、分類方法、分類方法 1 1）字母分類法；）字母分類法；2 2）主題分類法；）主題分類法； 3 3）來源分類法；）來源分類法；4 4）地區(qū)分類法；）地區(qū)分類法； 5 5）數(shù)字分類法；）數(shù)字分類法；6 6）時(shí)間分類法。）時(shí)間分類法。6.3 信息的收集與整理6 63 32 2 信息整理信息整理 2 2、篩選方法、篩選方法 1 1）查重法。）查重法。2 2）時(shí)序法。）時(shí)序法。 3 3）比較法。）比較法。4 4）測評法。）測評法。 3 3、校核

15、方法、校核方法 1 1）溯源法。）溯源法。2 2）比較法。）比較法。 3 3）核對法。）核對法。4 4）邏輯法。）邏輯法。 5 5）調(diào)查法。）調(diào)查法。6 6）數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。）數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。6.3 信息的收集與整理 6.3.2 6.3.2 信息整理信息整理 4 4、綜合分析方法、綜合分析方法 1 1）點(diǎn)面結(jié)合法。）點(diǎn)面結(jié)合法。 2 2）定性定量分析法。）定性定量分析法。 3 3）預(yù)測分析法。）預(yù)測分析法。 5 5、信息加工的形式、信息加工的形式 1 1）編寫信息簡報(bào)。）編寫信息簡報(bào)。 2 2）信息資料的編寫。）信息資料的編寫。 6.4 6.4 信息的傳遞與存儲信息的傳遞與存儲 6.4.1 6.4.1

16、 信息傳遞的方法信息傳遞的方法 當(dāng)面對話當(dāng)面對話 召開會議召開會議 1、語言傳遞語言傳遞 接打電話接打電話 電臺傳送電臺傳送 電視傳輸電視傳輸 文本文本 2、文字傳遞文字傳遞 表格表格 圖表圖表 表格示例收文機(jī)關(guān)名稱收文機(jī)關(guān)名稱收文號收文號 收文日期收文日期 年年 月月 日日存檔號存檔號 柱狀圖餅狀圖折線圖框 圖收集整理存儲傳遞利用開發(fā)反饋組織圖教學(xué)教學(xué)副校長副校長副校長副校長后勤后勤副校長副校長教務(wù)科教務(wù)科實(shí)習(xí)基地實(shí)習(xí)基地教研組教研組圖書館圖書館實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)室學(xué)生科學(xué)生科招生招生就業(yè)辦就業(yè)辦辦公室辦公室人事科人事科總務(wù)科總務(wù)科財(cái)務(wù)室財(cái)務(wù)室門衛(wèi)門衛(wèi)食堂食堂醫(yī)務(wù)室醫(yī)務(wù)室6.4 6.4 信息的傳遞與

17、存儲信息的傳遞與存儲6.4.1 6.4.1 信息傳遞的方法信息傳遞的方法 電話、電報(bào)電話、電報(bào) 3 3、電訊傳遞、電訊傳遞 傳真?zhèn)髡?電子郵件電子郵件 攝影、攝影、攝像攝像 4 4、實(shí)物及輔助設(shè)備傳遞、實(shí)物及輔助設(shè)備傳遞 投影投影 實(shí)物展示實(shí)物展示6.4 6.4 信息的傳遞與存儲信息的傳遞與存儲 10.4.2 10.4.2 信息存儲信息存儲 1 1、方法、方法 登記登記 編碼編碼 存放排列存放排列 檢索檢索 2 2、方式、方式 手工存儲、計(jì)算機(jī)存儲、手工存儲、計(jì)算機(jī)存儲、 電子存儲、縮微膠片存儲。電子存儲、縮微膠片存儲。6.5 6.5 信息的開發(fā)與利用信息的開發(fā)與利用 6.5.1 6.5.1

18、信息的開發(fā)信息的開發(fā) 1 1、形式、形式 剪報(bào)、剪報(bào)、索引、目錄編制、文摘剪報(bào)、剪報(bào)、索引、目錄編制、文摘簡訊、調(diào)查報(bào)告、資料冊和綜述。簡訊、調(diào)查報(bào)告、資料冊和綜述。 2 2、方法、方法 匯集法。歸納法。縱深法。匯集法。歸納法。縱深法。 連橫法。圖表法。轉(zhuǎn)換法。連橫法。圖表法。轉(zhuǎn)換法。6.5 6.5 信息的開發(fā)與利用信息的開發(fā)與利用 6.5.2 6.5.2 信息的利用信息的利用 1 1、信息利用服務(wù)的途徑、信息利用服務(wù)的途徑 （1）信息檢索服務(wù)信息檢索服務(wù) 信息復(fù)制服務(wù)。信息復(fù)制服務(wù)。 信息發(fā)布服務(wù)。信息發(fā)布服務(wù)。 數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)。數(shù)據(jù)庫檢索服務(wù)。 網(wǎng)絡(luò)信息檢索。網(wǎng)絡(luò)信息檢索。 電子期刊利用。

19、電子期刊利用。6.5 6.5 信息的開發(fā)與利用信息的開發(fā)與利用 6.5.2 6.5.2 信息的利用信息的利用 (2)(2)信息加工服務(wù)信息加工服務(wù) (3)(3)定題、查詢利用服務(wù)定題、查詢利用服務(wù) (4)(4)信息咨詢服務(wù)信息咨詢服務(wù) (5)(5)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)6.6 6.6 信息的反饋信息的反饋 6.6.1 6.6.1 信息反饋的形式信息反饋的形式 1 1、 正反饋和負(fù)反饋正反饋和負(fù)反饋 2 2、縱向反饋和橫向反饋、縱向反饋和橫向反饋 3 3、前反饋、前反饋 和后反饋和后反饋 6.6.2 6.6.2 信息反饋的方法信息反饋的方法 1 1、口頭反饋、口頭反饋 2 2、書面反饋、書面反饋 3 3、通訊反饋、通訊反饋?zhàn)⒁馐马?xiàng)既報(bào)喜也報(bào)憂既報(bào)喜也報(bào)憂做到快準(zhǔn)結(jié)合做到