會議管理會議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計方案

1、第讓會議管理系統(tǒng)設(shè)計會議管理模塊實現(xiàn)了會議室管理、一般會議管理、常委常務(wù)會議管理、大型會議管理、 會議紀要管理等一系列全過程管理。功能全面細致，操作簡單方便；而且實現(xiàn)了與公文傳 輸系統(tǒng)及其他系統(tǒng)的信息交互和無縫集成，使各系統(tǒng)協(xié)同工作，發(fā)揮最大的效率，幫助用 戶方便、安全、快捷地完成業(yè)務(wù)管理工作。1.1系統(tǒng)概述為進一步完善市體育局的會議系統(tǒng)，需在現(xiàn)有協(xié)同辦公基礎(chǔ)上拓展會議管理功能模塊， 在各會議室設(shè)置投影儀，實現(xiàn)會議投影功能，共4臺；并配套10個無線話筒，實現(xiàn)會議擴聲功能。會議系統(tǒng)提供會前、會中、會后的一體化會議管理2會議室管理功能概述會議室管理子模塊實現(xiàn)對內(nèi)部會議室基本信息的管理，包括會議室基

2、本資料錄入、會 議室狀態(tài)維護等。會議室管理模塊分為兩種權(quán)限：瀏覽權(quán)限及會議室管理權(quán)限?？赏ㄟ^后臺權(quán)限管理配 置。瀏覽權(quán)限只能瀏覽會議室基本信息，管理員權(quán)限可新增、修改、刪除會議室。會議室的基本信息有：會議室名稱、會議室位置、座位數(shù)量、附加設(shè)備、使用單位、 是否可用、描述等。功能圖圖：會議室管理功能組成會議室基本資料維護會議室基本資料維護實現(xiàn)會議室的增、刪、改操作，可以將單位內(nèi)部所有會議室進行統(tǒng)一登記，實現(xiàn)會議室信息的共享，便于單位內(nèi)部人員選擇所需會議室理加會議室會議室基木資料維護會議室狀態(tài)維護權(quán)限管理圖：會議室基本資料會議室狀態(tài)維護會議室狀態(tài)維護由會議室管理員維護， 如果將狀態(tài)設(shè)置為“不可用”

3、，該會議室將不能 被用戶預(yù)定。權(quán)限管理分配會議室管理權(quán)限，權(quán)限分為管理權(quán)和瀏覽權(quán)。默認情況下所有用戶都具有瀏覽權(quán)， 管理權(quán)由系統(tǒng)管理員或模塊管理員指定。1.2.1會議室申請當業(yè)務(wù)部門需要組織一個跨部門會議時，可以使用會議申請功能。會議申請關(guān)聯(lián)工作 流，通過會議室預(yù)定申請實現(xiàn)會議的申請工作，在申請表中選擇會議室，會議時間，參加 會議人員等信息。會議申請發(fā)出后，會議室自動被預(yù)定，參會人員也會自動收到通知。122 會議室預(yù)定對于無需跨部門組織的會議，如接待外單位來訪人員，或者部門內(nèi)部會議，可以直接 在會議室預(yù)定中選擇會議室。選擇會議室前可以查看會議室可用情況，會議室預(yù)定后參加會議人員可收到提醒。圖：

4、會議申請表丁!*：書Jt豐f .IE-LUTJA肯百1T啟吃？2;自MWHBHMIJh417?. H. 12.電博洲InWH KN#lurni世苗7詈EE_曬上 YIttJ gdMH123 會議室使用沖突管理會議室被占用后，系統(tǒng)將自動提醒此會議室被占用時間，供會議室申請人查看。細兜ifi室逢舉=Bi丄BtcrDc t fcKpl*rcT3議題庫管理議題庫管理是指辦會人員將需要提交到會議上討論的議題加入到會議議題庫中，通過 增加、刪除、修改以及查詢等操作來管理議題。如果單位收發(fā)文流轉(zhuǎn)到領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)的時候， 領(lǐng)導(dǎo)批示意見為：同意安排上會議審議， 則當公文流轉(zhuǎn)到兩辦收發(fā)文人員處理的時候，由兩辦辦文人

5、員加入到議題庫中，議題入庫 后公文可以繼續(xù)辦理。議題登記：議題的登記分為自動登記和手工登記兩種形式。自動登記指當公文流轉(zhuǎn)到兩辦收發(fā)文人員處理的時候，表單上方會出現(xiàn)“加入議題庫” 按鈕，此時兩辦辦文人員點擊此按鈕， 該份公文的相關(guān)信息會自動加入到議題庫中， 議題 名稱就是表單標題，表單和正文以及附件作為議題的相關(guān)材料，如下圖所示：M :0009:0010:01:DD12: OD13: DO14:0015:001&:CC17: CO19:00|劃強嘆董rEHEMEBrrrrrr當飢也宜:芻裁空啊IH誓廿眄：2010 S Ofl其閉-la|xi點擊表單上方的“加入議題庫”按鈕，系統(tǒng)提示“操作

6、成功”，即可將該議題納入到會 議議題庫中。點擊“電子會議”導(dǎo)航欄，進入“議題庫”子欄目，可以看見相關(guān)的議題已 經(jīng)被添加進議題庫中，如下圖所示：此頁面只有兩辦相關(guān)人員才能看見，用戶可以在此頁面對議題進行新增、修改、刪除 以及查詢等操作。新增議題：就是議題的手工登記方式。點擊“新增議題”按鈕，彈出如下圖所示的頁面：http2l0.102/szjrtleetjjnnSubect. do?a.thodpIEeAdd一M_ - -| 0 |X |L_邈骨m亦捉出試門*1 1臨揮耳1_1詵榕出二1料泓文州蹈裒件1耳冗和1!1紀單o可后詁尙用戶填寫相關(guān)信息并添加附件后，點擊“確定”即可將議題添加成功1.3.

7、1 議題材料上報議題納入議題庫后，辦會人員要求擬上會的議題的匯報部門補充相關(guān)材料，按照規(guī)定 材料分為四種：議題情況說明、議題摘要表、征求意見情況表、資金測算表。其中議題情IHK-SJCu謂衛(wèi)ir io誦事審1?廿西；*L：E Tt弔帀莎制新J.-JI1 T-TH一一口館如頁阿雲(yún)畫；懷:空交； 廠命胸1廣13ST痔9心未審描關(guān)于龜S陥觸哥虹-isIT禪區(qū)吉靄可國蝴皓曲耳科未目肚黃耐200評第三孝0E工作換 惜砒佩：區(qū)蚪工崗.0 JWM宙比中蜜辱就示件：iwO rr;p匡十衿和平洛XTMKrlhlfl 1*出疋B朋宙民中MT:-.具罰薩節(jié)一H總申干震XITEfliflHl宙比申-設(shè)叫況說明、議題摘

8、要表必須填寫當某個議題被納入到議題庫中后，議題狀態(tài)為“待補充材料”，督查科辦會人員選擇需 要補充材料的議題，點擊“補充材料”按鈕，該議題匯報部門的收發(fā)文人員系統(tǒng)中“單位 議題庫”中就會出現(xiàn)該議題，并且標題前面顯示紅色“new”標示，同時系統(tǒng)也會自動發(fā) 出短信通知收發(fā)文人員，有議題需要補充材料。收發(fā)文人員點擊議題標題，彈出如下圖所 示頁面：單位收發(fā)文人員補充相關(guān)材料后，點擊確定，督查科辦會人員議題庫中議題狀態(tài)變?yōu)?“待審批”，表示材料已經(jīng)補充，可以進入議題審批。如果辦會人員認為材料補充的不完整, 還可以重復(fù)上述過程，直到材料補充完整。132 議題審批議題審批是指辦會人員將議題庫中的議題挑選出來，

9、通過議題審批流程來確定最后哪 些議題上會。會議管理人員根據(jù)議題的重要性和材料的準備情況，從議題庫中挑選一組議題在會議 上討論。會議管理人員首先在議題庫中選擇一組議題，然后點擊“啟動議題審批流程”按 鈕來啟動審批流程，出現(xiàn)如下圖所示的頁面：大部分的內(nèi)容系統(tǒng)已經(jīng)按照默認信息填好，用戶填寫會議名稱、會議時間以及會議序 號即可。會議管理員建好議題審批表后， 點擊表單上方的“下一步”按鈕， 將審批表發(fā)送 給相關(guān)人員審批即可。注意：點擊議題審批表中每個議題的“查看材料”按鈕，彈出下圖所示的頁面:點擊材料名稱，右邊顯示此材料的詳細內(nèi)容，也可以點擊“上一份”、“下一份”按鈕在不同材料直接切換。議題表發(fā)送出去以

10、后，用戶可以在“議題審批”中查詢到審批表當前的狀態(tài)，和公文查詢類似，如下圖所示:3用戶也可以切換到“批示意見”頁面中填寫相關(guān)意見，如下圖所示:流程監(jiān)控可以查看審批表當前在哪位領(lǐng)導(dǎo)那里；審批表發(fā)出之后不能刪除也不能修改, 只有新建后沒有發(fā)送過的情況下才可以修改或者刪除。相關(guān)人員收到議題審批表后，會在系統(tǒng)首頁的“會議通知”中顯示相關(guān)信息，如下圖所示:用戶點擊名稱，打開議題審批表，查看每個議題的相關(guān)信息后, 題，也可以修改議題的提出部門和參加部門，系統(tǒng)自動將用戶的操作記錄下來，顯示在操作記錄欄中，如下圖所示:Ji1,含沁tC”展LUUSJUQu JU 直土矚*riim IlF?dWTVim*HQ-U

11、 a 轉(zhuǎn) ufefflli-MTWBXMfe訪翻HHV-dl可以增加或者刪除議町斤；jd(IT I-1*!? |lHl3d電 坍習(xí) I1（雖|丄-冏w43用戶也可以切換到“批示意見”頁面中填寫相關(guān)意見，如下圖所示:Jtt-lfttihirHUL USKrifVtr筑：謂.卯人兀KPQ河袖 4-sriievJ lA uKbtd.ui!* i A wT-寸關(guān)0宜儀超息lUSASS).M -完成后將審批表發(fā)送出去。4接收會議通知全部人員審批完成后，審批表會回到會議管理人員這里。會議管理人員打開議題審批 表，系統(tǒng)默認顯示會議通知編輯頁面，用戶點擊“套紅”按鈕，系統(tǒng)自動生成會議通知， 用戶只需稍做調(diào)整就

12、成為一份正式的會議通知，如下圖所示：H 千下ft干1 *:ftfrwifltrAnTaiiK件劇XT-a將會議通知蓋章后，送“通知區(qū)領(lǐng)導(dǎo)”和“通知與會單位”收到會議通知的人員，系統(tǒng)桌面上會顯示會議通知的信息，如下圖所示: EHQ3TABS謹區(qū)血VAAUJ*roe匸HafcTTWus如Mhk li*嗨呂立平士工于in豎KEN?ireEtja sen點擊通知標題，彈出會議通知的內(nèi)容頁面，如下圖所示: 14足十刎PftlNfiWl工丄*業(yè)土屈耳點擊通知標題，彈出會議通知的內(nèi)容頁面，如下圖所示:曲知旄虹共（ITO：）*朮邊 S）察區(qū)址斥和跤埜局占周主垂;可站或廿m m茨于叢還細D洱工作兄刪Jt,.（U

13、-L0）型凍和Kt荃用審周主要淸動曲nai-ioj蘭于踹翎弱刪T宵誌門預(yù)日Cn-ni氐謝&和跤莖融厲主鼻匡敬曲）.tll-0?）卜KBM共hM）舉 鬻勻 5）黑【干伴供于芽斥捉訓(xùn)市20K年全.*【千件阿沖年一至三乎盛盤匡安【干枠】綻于印股攏,1市iBUWfiMS【平崗屈軸話 IfiTitt 伙內(nèi)希頂-【手削蜩仁拜更多點擊會議通知標題，會看見套紅蓋章后的會議通知，如下圖所示:斷砂如H 護亀亡啦1扣直&T4如果收到通知的是領(lǐng)導(dǎo)，那么該份通知會停留在領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)首頁上， 方便領(lǐng)導(dǎo)隨時查看, 直到會議時間過去一天后自動消失；如果收到通知的是單位收發(fā)文人員，那么將進入單位 內(nèi)部流轉(zhuǎn)程序。發(fā)布

14、會議通知以后，相關(guān)單位收發(fā)文人員可以在系統(tǒng)首頁的“會議通知”欄目中查看到提示信息，如下圖所示:q短信膛送t_J亍兒日程“K冑廣撼布麻網(wǎng)曲有粘司（干訃俁T荽出MI店誥巨俁潔*【千件】芒丁捌知 5 問:旬E弄咅豐耳關(guān)丁申16豈蘇PE矣證辱總【”鬲美 W 由報心田區(qū)2童血中此頁面中顯示的是會議通知的正文內(nèi)容，收發(fā)文人員選擇頁面左上方的“通知單位領(lǐng) 導(dǎo)”選項，然后點擊頁面右上方的“發(fā)送”按鈕，可以將會議通知發(fā)送給本單位領(lǐng)導(dǎo)，如 下圖所示：在彈出的發(fā)送頁面中，選擇好本單位的領(lǐng)導(dǎo)，點擊“確定”按鈕，即可將通知發(fā)送給 單位領(lǐng)導(dǎo)。單位領(lǐng)導(dǎo)收到會議通知后，點擊通知標題，會顯示通知的詳細內(nèi)容，如下圖所示:品w2珂

15、求劇d醱祚、3*深 PI轉(zhuǎn)封詁悟不同材料直接切換，如下圖所示:L -一 一勁a帕w帕些 _ _Ji辱.比二- 二 二 0 & 、冊|_3衛(wèi)囪母口 它，且址工:詁；.i口渤刁|4深圳市鹽H區(qū)人民政府辦公室忸政府常務(wù)會議通知；=11月】8 E K早帖三】上午1圧30沖區(qū)荷政中心口M盤仗窒-：；丹區(qū)段JP便李測迪巻莽金收一懼昆雯排知【；：”十.關(guān)于對甫山區(qū)政府拆除囲西康好帝場違能建筑連廳壷善酋 卷JL帀區(qū)繪軀知演革局工報I -,貢門：宅卅加m弓卄七亍于 w 于愿心 n：葉_it牛區(qū)魏劃毀計力峯的豐抑（暗區(qū)比盛耐亡報】_ t Til s Ci C單位領(lǐng)導(dǎo)在 宀上LU- L中可以查看到會議通知的

16、正文內(nèi)容， 如上圖所示；在或題嵩息融中可以查看到與本單位有關(guān)的議題信息，如下圖所示：點擊材料名稱，系統(tǒng)彈出此材料的詳細內(nèi)容，可以點擊“上一份”、“下一份”按鈕在4=軒湮-芒單玄舷芯“H乂LifiZianffS丸遐夭越1- - jKint X4T1SF不打1 J1vJMflTEdmi五貢血J“五_ d匚*；色口jL曲工刁”二靳“e領(lǐng)導(dǎo)查看完會議信息后，需要在諸假執(zhí)示頁面中做出批示。原則上來說，不管是領(lǐng)導(dǎo)自己參會還是需要單位其他人代替參會，都需要在批示中加以說明，如下圖所示：領(lǐng)導(dǎo)批示完成后，點擊頁面右上方的 按鈕，即可將會議通知發(fā)送出去。5會議紀要管理會議結(jié)束后， 需要將會議決議分解成任務(wù)， 落實

17、到每個責(zé)任人， 對各個事項進行全程 跟蹤管理。1.5.1會議記錄每次會議之后，由督查室起草一份會議紀要。選擇相應(yīng)的會議記錄，點擊“啟動會議 紀要審批流程”按鈕，如下圖所示：系統(tǒng)自動生成一份會議紀要審批表，發(fā)文同志將草擬的會議紀要添加到審批表的正文 中，通過發(fā)文流程提交給領(lǐng)導(dǎo)審批，整個審批流程結(jié)束后，該會議紀要自動添加到會議模 塊的對應(yīng)會議記錄中，至此，整個會議過程中產(chǎn)生的所有資料和信息將全部匯總，分成六 個TAB頁面顯示出來，如下圖所示為會議信息頁面:下圖所示為會議紀要頁面:根據(jù)用戶權(quán)限的不同，能看到的頁面也有所不同，兩辦人員和區(qū)領(lǐng)導(dǎo)，可以看見的界 面如下：會議紀要、會議信息界面、議題信息界面

18、、會議通知、議題批示意見界面、紀要 批示意見界面；普通用戶可以看見的界面如下：會議紀要、議題信息界面（只顯示與本單位 有關(guān)的議題）、會議通知界面1.5.2 會議紀要審批會議紀要審批采用工作流實現(xiàn)，根據(jù)用戶需要進行個性化配置，完成整個會議紀要的 起草、審批過程。6會議資料與信息管理會議資料管理涵蓋于會議有關(guān)的會議通知、參加人員名單、會議議題、會議紀要等相 關(guān)材料的管理。會議資料管理是以會議為主線的，一個會議關(guān)聯(lián)多個會議資料。會議資料的產(chǎn)生可以 在會議過程中，也可以在會議中結(jié)束后添加、修改相關(guān)材料。會議結(jié)束后，需要將會議決議分解成任務(wù)，落實到每個責(zé)任人，對各個事項進行全程跟蹤管理j瓦E TJf D

19、 ifiFF 11甘更； I 2 *破I廠直百TJfr上衛(wèi)I丁門這盼kJH J !_j IU我號盤.1口廠擊測II叩-紂7*1-W:奉雖社n耒于磚？!1由對.中迎JI 竺口第爭醫(yī)工作郵C礎(chǔ)逋扌艮SBT:団破竟比申u“新頭蹌鼻球盯建二圧*屆用比中H莢手晴冊悔業(yè)出C.口？1：或1曲局若于炯訝f費店耐如-型吐冋勺叫洌4口中扛區(qū)圧 ft 詁竽it中圖：會議資料管理會議查詢會議查詢模塊提供統(tǒng)一的查詢?nèi)肟?，如根?jù)會議名稱、會議時間、會議參與人等信息 查詢，查詢到會議信息后，相應(yīng)的會議申請、會議紀要等。查詢結(jié)果支持圖形化展示。7般會議管理功能概述一般會議管理指由部門組織發(fā)起的小型會議， 主要包括會議申請及通

20、知，會議室預(yù)定, 會議紀要審批、會議查詢等功能功能圖圖：一般會議管理會議申請當業(yè)務(wù)部門需要組織一個跨部門會議時，可以使用會議申請功能。會議申請關(guān)聯(lián)工作中;r日-般會議管理流，通過會議申請流程實現(xiàn)會議的申請工作，在申請表中選擇會議室，會議時間，參加會Ii4議人員等信息。會議申請通過后，會議室自動被預(yù)定，參會人員也會自動收到通知（包括短信通知）對于無需跨部門組織的會議，如接待外單位來訪人員，或者部門內(nèi)部會議，可以直接 在會議室預(yù)定中選擇會議室。選擇會議室前可以查看會議室可用情況，會議室預(yù)定后參加會議人員可收到提醒。pgq薊會議室預(yù)定14. II.41卻盤誼Arrihriifl IZ Wild哄呼h

21、w吃等 OT?K-：J會議通知會議通知功能結(jié)合在會議申請和會議室預(yù)定功能中，通知的方式包括系統(tǒng)內(nèi)信息和短信息或郵件等。*.1241A*J5re-Jtrra用=厲和 e 車活用比中r昊十81兄戶辿用盼出止尋罔哥暫帶報域3存區(qū)映局豈祀中粹于詬稱?羽1愁:詞.田汨羊幼打口嗥人丄1的頂JJ豈It中惑】換斑 ID W *3-罩亦游11辰；匚“轉(zhuǎn)| 西頁 制梅上一蟲I T-H議題審批是指辦會人員將議題庫中的議題挑選出來，通過議題審批流程來確定最后哪些議題上會會議管理人員首先在議題庫中選擇一組議題，然后點擊“啟動議題審批流程”按鈕來 啟動審批流程：大部分的內(nèi)容系統(tǒng)已經(jīng)按照默認信息填好，用戶填寫會議名稱、會議

22、時間以及會議序 號即可。在會議議題審批界面還可以對議題進行增刪改操作，也可以指定議題討論順序。全部人員審批完成后，審批表會回到會議管理人員。會議管理人員打開議題審批表， 系統(tǒng)默認顯示會議通知編輯頁面，用戶點擊“套紅”按鈕，系統(tǒng)自動生成會議通知，用戶 只需稍做調(diào)整就成為一份正式的會議通知，如下圖所示：KJIHt lULJnn BlIMiiZB J1K-理.lit Uj收到會議通知的人員，系統(tǒng)桌面上會顯示常務(wù)會議通知的信息-訐燈】干ErwwfFA仃理斗亦區(qū)-沖ft】先于耐閘BB良工員玄fit甲MHtl* IUJ:也可以打開會議通知，查看具體內(nèi)容會中匯報在會議上，參會領(lǐng)導(dǎo)可隨著匯報者的匯報演示在個人

23、電腦上自行查看會議議題、與議題相關(guān)的會議材料。（匯報者的匯報演示也是使用相同的功能模塊通過投影儀來展現(xiàn)）。每個議題的參加部門人員和匯報部門人員只能查看與自己相關(guān)議題的議題名稱和議題材料， 其他議題不可見。辦會人員可以調(diào)整議題排列順序和相關(guān)參會人員。KAutha i JtivsIftMtwafca nm Zjt劃14o4仆曲-_*il.=.；匚舟_，：.=：-tK平時1葺千下書祈剪上Ljifff T.I? 3 If對3朋t - 1 m峻1F 0fl Hr上一Jt | TA空迓召#時iai會電f?羅區(qū) m 麗南各應(yīng)旳CB-1Z3曲;g區(qū)行耐右訕祐敬匸/mi/wv毎俑-WIfljSD尺訐航中 丁訶輛

24、許immvww刃冗 r 曲SA1LWIft (MA.MUf.I*平#j謳于m屋撫帀才ST看主力逼雄茁圖：圖中匯報列表0 悝耳丼E百沖實心gjfr畀會皿區(qū)、S-E-醫(yī)委舊曲三出區(qū)？削卿+事，初電去E7如一書舗串 國阡柚乏任.區(qū)HSfer屜肛 祿 ta|時.恆時.1計員肝說丟于間區(qū) P 無耐人罰云範由It舌nanE-UfflFWR KF5W1塚獨 離青酣HiE皿世口僭.眄訃加槨囂R號*奪罵*亓1F沖#rswjIHELLHI._ &_加”WlalUff帶tnnHifi口rrtwu卞 冊貳弄耳+S-Wi4匯報部門和參加部門人員只能看見與自己有關(guān)的議題信息，如下圖所示:埜異臨肛3 0煙務(wù)合少玄K

25、3&-0P轉(zhuǎn)；陽WW0T)呂冊十延神ujftxed區(qū)杞sm.醫(yī)蠱L商）*壬圧底RM砒旳壬一電崗寫區(qū)府軸!主任.E虹壘盲也吉酋.肩局 I刃 k 品氐 審it扁禺&EMtlbJSMze總扣21門RfrS蔥悍斗u書內(nèi)側(cè)詣：氏円呷!1rj燈氏舐 E總丄祥【-二詢氣StBR曲莉 廿*會議紀要審批針對大型會議，每次會議之后，由相關(guān)部門起草一份會議紀要，發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)審批，最終形成正式的會議紀要并發(fā)布圖：啟動會議紀要流程會議紀要審批窗口由三個部分組成：審批意見、會議信息和會議紀要正文，這三部分 的顯示順序可以調(diào)整會議紀要審批完成后，系統(tǒng)自動將會議紀要的正文添加到相應(yīng)常務(wù)會議記錄中，如下圖所示：區(qū)

26、石心中E ME賢氛-醫(yī)區(qū)長、也衛(wèi)世、邑否r府張主Hs魚人吐険亍*徴洞*: /干窗用F卜寛業(yè)衍丸.跑殳;遇;Ji蒯1市單帥咖律計鞭湘衽刪體柔磁豹匸雷J EfcWCfcSWM,盃?:扛訓(xùn)&T；10會議系統(tǒng)與協(xié)同辦公接口為降低維護難度，我公司承諾會議管理系統(tǒng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)進行無縫集成，并且會議 管理系統(tǒng)使曲琳能召開町向“頼緇W管09:30三合遼出藉丿.國、蠱人大彌政協(xié)*-苗祎-醫(yī)府徘別主任IKfi谷昵局辰1蛙琳啟甚.塚如屆岳 審計扃呂辰二尿丸枝汰當并喪諛令改配零用協(xié)同辦公平臺的用戶，與協(xié)同辦公平臺實現(xiàn)統(tǒng)一待辦、統(tǒng)一信息展現(xiàn)，會議 管理系統(tǒng)過程中產(chǎn)生的議題、會議紀要、會議通知、會議室預(yù)定等相關(guān)

27、審批表單都需使用 已建成的應(yīng)用支撐平臺提供的工作流工具及表單工具設(shè)計實現(xiàn)。甲方提供協(xié)同辦公系統(tǒng)相關(guān)接口資料1.11系統(tǒng)主要設(shè)備參數(shù)要求參照同類單位督查督辦功能的實現(xiàn)方法，結(jié)合本系統(tǒng)所提供的相關(guān)功能以及廣州是體 育局實際業(yè)務(wù)情況，我公司將實現(xiàn)該功能，完全滿足廣州市體育局實際業(yè)務(wù)需求。2.1督查督辦建設(shè)目標1.梳理、優(yōu)化督辦業(yè)務(wù)流程2.工作匯報智能提醒3.自動催辦4.規(guī)范工作匯報流程5.提供完善的查詢、統(tǒng)計手段督查督辦提供了督查立項，督查辦理，督查反饋，督查事項查詢，督查統(tǒng)計等功能。 完成對督查事項的篩選、立項、督辦、反饋、統(tǒng)計、匯總、查詢等的全程自動化管理。2.2同類機關(guān)督查督辦業(yè)務(wù)說明2.2.

28、1業(yè)務(wù)范圍說明我公司已經(jīng)在眾多政府中實現(xiàn)了督查督辦業(yè)務(wù)（如清遠市政府、黃埔區(qū)、南沙區(qū)、天 河區(qū)等），經(jīng)過總結(jié)，督查督辦業(yè)務(wù)范圍可描述如下：序號業(yè)務(wù)范圍描述1督查來源督查件來源分為兩種：1、一種是限制辦理時間的公文；2、另一種是限制辦理時間或重要性較高的事項；這兩種督查件的共通點是超過辦理期限時，需要通知相關(guān)人員， 并對辦理人員進行催辦；不同點在于公文辦理有各自的辦文流 程，而事項辦理為各自的辦事流程；督查督辦系統(tǒng)設(shè)計2督查形式督查的過程按照督查形式可以分為事前催辦和事后監(jiān)督： 事前催辦在于督促辦理人員按照辦理要求對督查件進行快速辦理；事后監(jiān)督體現(xiàn)為在績效評估期間，可以根據(jù)督查件的辦理統(tǒng)計 結(jié)果

29、對辦理人員及部門進行總體評估。3督查內(nèi)容督查內(nèi)容可按照單一事項及匯總事項來分類：1、在單一辦理事項中，根據(jù)事項辦理過程中，收集辦理數(shù)據(jù)匯 總后，成為單一事項的督查內(nèi)容；2、在對評估期間對多個督查事項的辦理過程進行統(tǒng)計并分析數(shù) 據(jù)，形成辦理績效統(tǒng)計表，是對辦理人員或部門的匯總事項的督 查內(nèi)容。222 黃埔區(qū)政府督查流程督辦類型一覽:戸這査弗關(guān)1辦理轆導(dǎo)1E小件的通 月知9怔孌外督舟爭攻辦理請捋.旱批蠱督查類型對應(yīng)流程市級市委領(lǐng)導(dǎo)批示件區(qū)委辦督查類省市傳閱件市部門督查事項區(qū)委辦督查類省市傳閱件區(qū)內(nèi)會議事項督查全會區(qū)委辦督查通知常委會區(qū)委辦督查通知視頻會議區(qū)委辦督查通知其他會議區(qū)委辦督查通知決策督查

30、區(qū)委辦督查通知區(qū)內(nèi)一專項督查區(qū)委辦督查通知區(qū)內(nèi)一領(lǐng)導(dǎo)交辦事項督查區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)同志交辦事項辦理情況呈批表區(qū)內(nèi)一區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)批示件1.區(qū)委辦關(guān)于辦理領(lǐng)導(dǎo)批示件的通知（用于發(fā)出事 項）用區(qū)晏井齋書炊慫跟律表占區(qū)孌外普查真區(qū)內(nèi)儒倒fl心垃秀領(lǐng)守冋恚批小件辦腔惜況呈扯 月表0 區(qū)実弗督杏訪情出呈批蕃弁匾垂辦晉會実省巾僧閩件疔區(qū)委辦晉杳訴師q 區(qū)螢領(lǐng)*同蠡女外爭頂卄連佶祝壬再區(qū)耍辦晉舍室頂亍張衣2.區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)同志批示件辦理情況呈批表（辦理）區(qū)內(nèi)一督查專報區(qū)委辦督查類區(qū)內(nèi)傳閱件工作通報工作通報部分流程設(shè)置利用應(yīng)用支撐平臺設(shè)計統(tǒng)計表督查事項已發(fā)出督查數(shù)各單位完成數(shù)督查科已辦理事項數(shù)各單位未元成數(shù)各單位續(xù)報數(shù)市級市委領(lǐng)導(dǎo)

31、批示件市部門督查事項區(qū)內(nèi)會議事項督查全會常委會視頻會議其它會議決策督查專項督查領(lǐng)導(dǎo)交辦事項督查區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)批示件督查專報工作通報單位名稱承辦總數(shù)元成數(shù)按時完成數(shù)延時元成數(shù)超時元成數(shù)未元成數(shù)單位名稱承辦督查事項總數(shù)已完成總數(shù)按時完成數(shù)經(jīng)區(qū)委辦督科 同意延時后，延時完成督查事項的總數(shù)超過時間，未 經(jīng)督查科同意 但仍然完成的 督查事項的總 數(shù)未處理督查事項總數(shù)2.3體育局督辦流程設(shè)計督辦流程流程說明：1.督辦新建成功后，會自動在督辦人員的督辦事項列表中顯示，同時也會在被督辦人員通過審核或超出反饋時限審核反饋意見十督辦科人員被督辦單位已完成已反饋已完成已反饋未反饋未反饋待審核接收督辦事項新增督辦督辦科人員

32、 督辦事項列表被督辦人員 督辦事項列表的督辦事項列表中顯示。督辦事項列表可以看到所有的督辦事項，包括已反饋和未反 饋的；2.被督辦人員必須在反饋時限前填寫反饋意見，并上傳相關(guān)辦理成果附件提交到督辦科 人員審核；如果超過反饋時限還沒填寫反饋意見，則默認無反饋意見并把督辦事項的 狀態(tài)更新成下一階段的督辦事項；3.未提交反饋意見的督辦會顯示在“未反饋”列表中，已提交反饋意見的督辦會顯示在“未反饋”列表中；4.審核沒有通過的督辦反饋，會退會到被督辦人員重新修改后再提交。如果督辦人員沒 有審核反饋意見，在超過督辦期限后會自動通過審核；5.如果被督辦人員覺得督辦事項已完成， 無需再提交反饋，可以選擇“無需

33、反饋”提交, 如果審核通過則此督辦事項被列為已完成事項。2.4督辦立項新建督辦的權(quán)限可根據(jù)實際情況配置。新建督辦的情況分為兩種，第一種是手動新建一個督辦，督辦的事項是獨立的，由建 立督辦的用戶自由填寫。第二種是由收文直接轉(zhuǎn)換成督辦，督辦的事項就是公文所需要辦 事的事項。新建督辦后，督辦人員根據(jù)實際需要發(fā)送到督辦科長、督辦科副主任、督辦科主任審 核，或不需要審核直接發(fā)送到被督辦單位。2.4.1 手動新建督辦督辦人員進入督辦頁面，點擊“新建督辦”，進入新建督辦界面，如下圖:苜頁:公文處理:音查助公共信息綜合節(jié)公文骨辦 埜交普辦列壽 新律習(xí)辦已反遙 已完成 待反資（協(xié)辦） 已反菩（協(xié)如新建督辦時，需

34、要填寫的信息包括：督辦文號（督辦科自定義），督辦分類（區(qū)政府重 點工作、承辦市政府重點工作、區(qū)長辦公會議、區(qū)政府常務(wù)會議），任務(wù)內(nèi)容（被督辦事項 的內(nèi)容摘要），領(lǐng)導(dǎo)批示，相關(guān)附件（被督辦事項的附件），牽頭（負責(zé)）單位（可多選）， 配合（協(xié)辦）單位（可多選），第一次反饋時限（所有的督辦由第一次反饋時限為結(jié)束時間， 但如果選擇了反饋頻率，則每次反饋的時限為“第一次反饋時限”+“反饋頻率”），反饋頻率（下拉框：每周、每月、每半月、每季度、每半年、每年），經(jīng)辦人，經(jīng)辦人電話（被短 信催辦的對象）。如果是以收文轉(zhuǎn)督辦件的方式新建督辦，則系統(tǒng)會自動摘取任務(wù)內(nèi)容、相關(guān)附件和領(lǐng) 導(dǎo)批示等信息。如果手動新建，則

35、以上內(nèi)容必須手動填寫。如下圖：填寫完成后點擊“發(fā)起督辦”按鈕，可以發(fā)起督辦。督辦信息可隨時修改，系統(tǒng)根據(jù)修改的情況自動調(diào)整督辦時限頁次:頁體頁口記錄謝I。it務(wù)種類產(chǎn)袈242 收文轉(zhuǎn)督辦督辦人員先通過公文查詢功能找到需要轉(zhuǎn)督辦的公文，然后點擊打開公文，在公文上 方的菜單點擊“督辦”按鈕即可對該公文發(fā)起督辦，如下圖：輅弁文魚看已井收文她吐jf詳期信忌攵大陲單QEl件空級:李定爭泣廠聞出版和廣?電訊局克文堀號無收克 E 期 200-07-01 JJ.：市新 1 可生弧卻廣電局矢于覽快（|信目廠訓(xùn)”建說柜關(guān)仕務(wù)床實便丐室市融 1 可岀脈 和 J皓主藐局）收文轉(zhuǎn)督辦件系統(tǒng)會自動把復(fù)制收文的相關(guān)內(nèi)容到督

36、辦信息里Z5督辦反饋被督辦人員在接收到督辦事項后至第一次反饋時限前的時間段可以根據(jù)督辦事項辦 理情況填寫反饋意見并提交。2.5.1查看督辦事項督辦人員發(fā)起督辦后， 被督辦單位的督辦人可以在公文督辦的“待反饋”頁面找到督 辦項，所有需要反饋的督辦事項都可以在此頁面找到，已經(jīng)提交反饋且還沒到下一階段反 饋時間的督辦事項，會在“已反饋”頁面顯示，如下圖：il首頁公文處理督查音辦公共倍息烷合iMl兮斑2012170n：o/oi5茹貢。記錄鮒0種案遵渥新建曾加己憲戒2.5.2 提交反饋牽頭（負責(zé)）單位根據(jù)實際情況填寫結(jié)果反饋，并在反饋時限前提交，否則系統(tǒng)自動提交，提交的內(nèi)容包括：結(jié)果反饋和上傳附件，如下

37、圖所示:2.5.3 反饋時限說明所有督辦事項都會有第一次反饋時限和反饋頻率（可為空）。當反饋頻率不為空時，督辦事項會一直在未完成的狀態(tài)，當被督辦人員在第一次反饋 時限前提交了反饋意見后，以后的每一次督辦時限為第一次反饋時限日期+反饋頻率，直到 牽頭（負責(zé)）單位點擊“無需繼續(xù)反饋”按鈕。在未超出本階段的反饋時限前，不能提交 下一次反饋意見。在督辦反饋時限前被督辦人員必須提交反饋意見，否則系統(tǒng)會自動提交空意見（即沒 有反饋意見）。一旦反饋提交后將不能修改，除非沒有通過督辦單位審核。多次反饋的意見最終會匯總在一起，如下圖所示：牽頭（負責(zé)單位辦理信息fen工鉢的目禮w剋擁打碗班z至止es”牡1庚蟻出悄

38、餾 環(huán)擔玄矩審無ITitt醱反濡|1 1窒頭單恃打理信炭.?右惟邃中*自B1止由羽總祐肘a隹駛詐拓卓時M過施包鑒的致蹶 盤*任？二丿二匚沖如船和和舊正在擢遙中*目勣正曲市住制彷初膜録臺量頭程亜梅爲過嘖包族的政am埶并施謝術(shù)巧市壬甜再幵耳般犧汛擅動隣垃矮辺叢旳齊冇氣戌 怦31臺溟陽龍噹伽岸o4月掃16:62.5.4 反饋審核牽頭（負責(zé)）單位或配合（協(xié)辦）單位提交反饋后，將不能作出修改，反饋意見由督 辦單位進行審核，如果審核不通過，可以在反饋期限前退回反饋單位，如果在超出反饋時 期仍未對反饋意見進行審核，系統(tǒng)會自動默認為審核通過。審核通過的反饋會更新到督辦 事項的結(jié)果反饋匯總。如圖所示：甫檢飆同意

39、。催力，歷史請您單僮有任務(wù)即蒔到反饋時限.請抓曙時何反饋.1檢傕辦人|電子政務(wù)科2012-04-11請您單怪有任務(wù)即垮到反饋時限.請抓緊時間反饋.視催辦人|電子政務(wù)科2012-0-12即使是沒通過審核的反饋意見，領(lǐng)導(dǎo)也隨時可以查看26督辦事項的顯示10:MS41-督辦事項會根據(jù)督辦人處理情況自動顯示在不同的督辦列表中。其中主辦跟協(xié)辦分開顯示，即督辦事項（主辦）列表分為有“未反饋”、“已反饋”和“已完成”，同樣督辦事項（協(xié)辦）也一樣（同公文的待辦跟待閱），如下表:督辦事項處理情況督辦人員列表被督辦人員列表公文督辦列表未反饋已反饋已完成公文督辦列表未反饋已反饋待審核已完成新建督辦未提交反饋意見已提

40、交反饋意見審核通過審核不通過進入下一個反饋周期無需反饋261 督辦列表顯示字段督辦事項列表顯示的字段包括：督辦分類、任務(wù)內(nèi)容、督辦文號、任務(wù)來源、分管領(lǐng) 導(dǎo)、緊急程度、牽頭（負責(zé)）單位、配合（協(xié)辦）單位、第一次反饋時間、反饋頻率、催 辦、接收情況。其中接收情況可以點擊彈出查看頁面，顯示所有單位（主辦和協(xié)辦）的接 收情況。2.7領(lǐng)導(dǎo)批示督辦領(lǐng)導(dǎo)可隨時查看督辦事項，并對督辦事項進行批示，如下圖:督辦信息U主辦辦理信息U協(xié)辦辦理信息任務(wù)內(nèi)容卒頭（員責(zé)）單位 配合（協(xié) 辦）單位 第一次反禱時間批示語放大編輯I請盡快辦理.28智能提醒和催辦系統(tǒng)可根據(jù)督查事項的任務(wù)匯報間隔， 通過系統(tǒng)消息、手機短信自動發(fā)

41、送工作匯報提 醒，提醒主辦部門環(huán)節(jié)和會辦部門環(huán)節(jié)完成相關(guān)督辦事項。系統(tǒng)可根據(jù)督查事項的緊急程度、任務(wù)匯報間隔（如果沒有設(shè)置任務(wù)匯報間隔，就是 要求完成時間）等條件設(shè)置及完成情況，通過手機短信/系統(tǒng)消息自動發(fā)送催辦通知，并記 錄催辦次數(shù)2.8.1 系統(tǒng)自動催辦新建督辦事項后，如果牽頭（負責(zé)）單位在反饋時限過了一半時間還沒反饋，系統(tǒng)會 自動發(fā)短信到經(jīng)（督）辦人進行催辦，如果牽頭（負責(zé)）單位在限時前三天還沒有反饋， 系統(tǒng)會自動發(fā)短信到經(jīng)（督）辦人進行催辦。選擇2.8.2 手動催辦發(fā)起督辦單位可以對牽頭（負責(zé)）單位進行手動催辦，跟公文催辦類似，可以通過系 統(tǒng)催辦，也可以通過短信催辦。選擇需要發(fā)起催辦的

42、公文，進入催辦界面，輸入催辦信息 后選擇系統(tǒng)催辦或短信催辦，是否知會上級等，然后點擊發(fā)起催辦。催辦可以選擇對督辦 員或經(jīng)辦人催辦。手動催辦支持批量催辦功能。用戶只要選擇多個督辦事項，點擊“催辦”按鈕，即可 同時對多個督辦事項進行催辦。29查詢統(tǒng)計和導(dǎo)出2.9.1查詢針對所有不同類型的督辦事項，系統(tǒng)提供一套統(tǒng)一、快捷的查詢方式，提供給領(lǐng)導(dǎo)、 督查人員進行快捷查詢及督辦，針對領(lǐng)導(dǎo)、文秘部門、處領(lǐng)導(dǎo)、承辦人員、會辦人員等， 應(yīng)當具有不同的查詢權(quán)限，領(lǐng)導(dǎo)可以看到所有的督辦件，普通人員只能看到與他相關(guān)的督 辦件。具有局級督辦權(quán)的用戶，可以看到所有督辦件；具有處級督辦權(quán)的用戶，只能看到所 有本部門或本處的督辦件；普通用戶只能看到與他相關(guān)的督辦件。查詢條件若包括公文標 題、督辦級別、