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1、效率管理的流程(1 an error occurred while processing this directive 人們?cè)谶M(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)時(shí),所經(jīng)歷的過(guò)程一般是:首先確定目標(biāo),然后分析搜集情報(bào),制定達(dá)到目標(biāo)的方法,然后實(shí)施這一方法,并根據(jù)完成的情況進(jìn)行調(diào)整,最終達(dá)到目標(biāo)。這是人們進(jìn)行一般活動(dòng)的過(guò)程,管理活動(dòng)同樣也適用這一過(guò)程。管理活動(dòng)是多種多樣的,就其所經(jīng)歷的一般過(guò)程來(lái)看,它們和人們的其他活動(dòng)的基本步驟卻是相同的,僅僅是目標(biāo)不同、考核標(biāo)準(zhǔn)等不同罷了。管理活動(dòng)的特殊之處在于其目的是追求效率。就效率管理而言,其管理過(guò)程一般都要經(jīng)過(guò):1考察組織狀況,進(jìn)行效率對(duì)比;2提出計(jì)劃、
2、策略、決策和方案;3方案執(zhí)行或組織實(shí)施;4考察方案執(zhí)行情況,提出修改意見(jiàn)。上述的各個(gè)步驟是相互依賴的,前一個(gè)步驟是后一個(gè)步驟得以實(shí)現(xiàn)的前提,后一個(gè)步驟是前一個(gè)步驟的目的和結(jié)果。管理者在進(jìn)行某一步驟的工作時(shí),必須以前一個(gè)步驟為基礎(chǔ),并為后一個(gè)步驟的進(jìn)行創(chuàng)造條件。如果某一個(gè)步驟的工作進(jìn)行得不好,就會(huì)影響整個(gè)管理活動(dòng)的順利進(jìn)行。一、狀況分析,進(jìn)行效率對(duì)比效率管理的首要程序是確定效率標(biāo)準(zhǔn),分析當(dāng)前的管理狀況,將當(dāng)前的管理狀況和效率標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較。1確定效率標(biāo)準(zhǔn)管理所有的活動(dòng)首先需要有個(gè)檢查衡量的效率標(biāo)準(zhǔn)。沒(méi)有效率標(biāo)準(zhǔn),管理就無(wú)從談起。效率標(biāo)準(zhǔn)是衡量實(shí)際管理工作績(jī)效的依據(jù)和準(zhǔn)繩。效率標(biāo)準(zhǔn)通常來(lái)源于組織機(jī)構(gòu)
3、在其計(jì)劃階段所訂目標(biāo),但不等于組織目標(biāo)。在具體的業(yè)務(wù)活動(dòng)中,籠統(tǒng)地將組織的計(jì)劃目標(biāo)作為標(biāo)準(zhǔn)是不行的,必須根據(jù)具體的作業(yè)特點(diǎn)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)。例如成本、利潤(rùn)、工時(shí)、單位產(chǎn)品的材料消耗定額等等。標(biāo)準(zhǔn)最好是定量的,但也有許多標(biāo)準(zhǔn)不容易定量,如工作態(tài)度、人群關(guān)系、道德水平等,這些雖然不能定量化,但是仍然應(yīng)該提出一些定性的標(biāo)準(zhǔn)。2分析當(dāng)前的管理狀況分析當(dāng)前的管理狀況就是衡量績(jī)效。所謂衡量績(jī)效就是對(duì)組織的運(yùn)行效果作定量或定性描述,根據(jù)所描述的信息來(lái)評(píng)估實(shí)際工作的優(yōu)劣。衡量績(jī)效是管理過(guò)程的重要環(huán)節(jié),但管理的目的不是為了衡量績(jī)效,而是為了達(dá)到預(yù)定的績(jī)效。實(shí)際工作情況與標(biāo)準(zhǔn)之間有無(wú)偏離,有多大偏離,這是采取管理措施的依
4、據(jù),只有能夠得到偏離信息才能有效實(shí)施管理。衡量績(jī)效的工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅、細(xì)致的工作,它直接關(guān)系到能否實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。有些活動(dòng)是容易衡量的,例如生產(chǎn)活動(dòng)的產(chǎn)量、質(zhì)量、銷(xiāo)售業(yè)績(jī),有些狀況的衡量需要用專(zhuān)用的測(cè)量?jī)x器,還有些情況根本無(wú)法準(zhǔn)確衡量,例如人員的思想狀況、激勵(lì)程度等內(nèi)在的心理狀態(tài),由于無(wú)法直接觀察,只能憑推論來(lái)判斷。另外一個(gè)普遍的困難是如何考核企業(yè)高層管理人員,由于高層管理人員本身的工作內(nèi)容難以確定,對(duì)其工作績(jī)效當(dāng)然也難以評(píng)估。一般而言,工作的技術(shù)性質(zhì)越少,建立標(biāo)準(zhǔn)就越困難,績(jī)效評(píng)估也越難完成。3進(jìn)行效率對(duì)比把管理的實(shí)際成效與既定目標(biāo)要求相比較,若二者完全吻合,就不需要改變或調(diào)整原目標(biāo)和控制狀態(tài)。
5、但這種情形在管理實(shí)踐中極其罕見(jiàn)。在絕大多數(shù)情況下,管理的實(shí)際成效與既定目標(biāo)之間存在著不同程度的偏差,如果沒(méi)有偏差,就不需要管理。正因?yàn)橛衅畲嬖?,才需要我們?nèi)プ龉ぷ?。這個(gè)偏差,就要求我們進(jìn)行效率對(duì)比。這就需要管理者實(shí)施管理和控制,以調(diào)整目標(biāo)或消除偏差、解決問(wèn)題。管理成效與既定目標(biāo)相比較,一般有三種情形:成效或高于或等于或低于既定目標(biāo)要求。若等于既定目標(biāo),那這是最理想的狀況;若高于目標(biāo),管理者就應(yīng)當(dāng)重新確定目標(biāo),或維持原目標(biāo)以實(shí)現(xiàn)超額完成任務(wù);若低于目標(biāo)要求,管理者就應(yīng)當(dāng)尋求問(wèn)題的根源,糾正偏差,以求最終達(dá)成目標(biāo)。按照效率標(biāo)準(zhǔn)來(lái)衡量實(shí)際活動(dòng)的成效的最好的辦法應(yīng)當(dāng)建立在向前看的基礎(chǔ)上,例如控制某一
6、產(chǎn)品的生產(chǎn)進(jìn)度,僅僅控制整機(jī)產(chǎn)品是不夠的,應(yīng)當(dāng)追究到部件、零件、在產(chǎn)品、原料和材料的生產(chǎn)和準(zhǔn)備是否符合要求,按效率標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較,這樣可使偏差在其實(shí)際發(fā)生之前就被發(fā)現(xiàn),并采取適當(dāng)措施加以避免。一個(gè)機(jī)靈的、有遠(yuǎn)見(jiàn)的主管人員常常能預(yù)見(jiàn)可能出現(xiàn)的偏差。如果管理者缺乏這種能力,也應(yīng)盡可能地及早發(fā)現(xiàn)已經(jīng)出現(xiàn)的偏差。管理者得到發(fā)生偏離的信息,認(rèn)為有必要采取措施來(lái)糾正實(shí)際結(jié)果與效率標(biāo)準(zhǔn)之間的偏差時(shí),必須進(jìn)行矯正偏差。矯正偏差應(yīng)該從研究出現(xiàn)這種偏差的原因入手,有時(shí)候在計(jì)劃階段估計(jì)前提條件時(shí)出錯(cuò)。例如,預(yù)測(cè)期過(guò)分樂(lè)觀,造成銷(xiāo)售額不能達(dá)到預(yù)期值。找出偏差的原因,有助于確定適當(dāng)?shù)募m偏行動(dòng)。當(dāng)然,發(fā)生偏差,也可能是經(jīng)理
7、人員判斷失誤,也可能是員工處理不當(dāng)。在這種情況下,如果差錯(cuò)比較嚴(yán)重或是習(xí)慣性的,就要采取糾偏行動(dòng),進(jìn)行人事變動(dòng)或者將當(dāng)事人調(diào)去培訓(xùn)??偠灾?,只有找出確切的原因之后,才能采取相應(yīng)的行動(dòng)。二、方案的制定科學(xué)的方案制定的過(guò)程,需要有健全的方案制定程序和相應(yīng)的方案制定技術(shù)來(lái)加以保證。不同類(lèi)型的方案制定,可以有不同的過(guò)程要求。但一般而言,方案制定程序主要包括方案擬定、方案評(píng)價(jià)、方案選優(yōu)、方案補(bǔ)救這四個(gè)相互區(qū)別又有機(jī)的聯(lián)系的四個(gè)步驟,形成一個(gè)完整的方案過(guò)程。一般通用的方案制定程序包括: 效率管理的流程(2 an error occurred while processing th
8、is directive 1方案擬定科學(xué)的決策要求“多方案選擇”,正確與錯(cuò)誤、優(yōu)與劣,都是在比較中發(fā)現(xiàn)的。因此,只有擬定出一定數(shù)量的備選方案,才有可能經(jīng)過(guò)縝密地評(píng)價(jià)與對(duì)比,從中選擇最佳或最滿意的方案。多方案比較是做出科學(xué)決策的基礎(chǔ)。當(dāng)管理者面臨問(wèn)題時(shí),如果只有一個(gè)方案,就很難做出科學(xué)決策。擬定方案不僅要有多個(gè)備選方案,而且多個(gè)備選方案之間必須要有原則的區(qū)別,而不只是細(xì)節(jié)上的差異。如果所擬定的備選方案質(zhì)量不高,也就不可能從中選出高質(zhì)量的方案。如果擬定備選方案太少,也沒(méi)有多大的選擇余地。所以,備選方案的數(shù)量和質(zhì)量對(duì)最后做出決策的影響極大。只有擬定了一定數(shù)量和質(zhì)量的備選方案后,才能找到最有效地達(dá)到既
9、定的目標(biāo)而又花費(fèi)代價(jià)最小的方案,作為行動(dòng)的方案。擬定方案應(yīng)盡可能用不同的方法,從不同的角度來(lái)擬定,擬定方案不僅需用邏輯思維的方法,也需要直覺(jué)以及形象思維的方法。在擬定方案中應(yīng)廣泛采用各種智囊技術(shù),例如“頭腦風(fēng)暴法”、“哥頓法”、“對(duì)演法”等等。只有這樣,才能盡可能開(kāi)發(fā)創(chuàng)造性思維,鼓勵(lì)和推動(dòng)新觀念和創(chuàng)造性見(jiàn)解的涌現(xiàn),才能開(kāi)闊方案制定的視野,提高擬定方案的質(zhì)量。2方案評(píng)價(jià)在擬定方案的過(guò)程中,應(yīng)集體討論,認(rèn)真地對(duì)于復(fù)雜的情況和不同的意見(jiàn)加以分析。方案評(píng)價(jià)也應(yīng)當(dāng)是這樣,對(duì)所擬定的各個(gè)方案,都應(yīng)從定性和定量?jī)蓚€(gè)方面加以分析評(píng)價(jià)。定性分析主要是直接利用人們的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)和能力,對(duì)方案做出直接的評(píng)價(jià)。對(duì)于一些
10、受社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境因素影響較大、所含因素錯(cuò)綜復(fù)雜而多變、難以用數(shù)據(jù)量化的決策,定性分析尤其重要。但這類(lèi)方法往往主觀成分較強(qiáng)、論證不很?chē)?yán)密,需要用定量分析方法作補(bǔ)充,兩種方法結(jié)合起來(lái)應(yīng)用。定量分析主要是將各種方案轉(zhuǎn)化為數(shù)學(xué)模型,并求得各模型的解,從而對(duì)備選方案做出評(píng)價(jià)。這種方法使各備選方案的利弊都能得以比較科學(xué)的表達(dá),從而有利于方案的選擇和優(yōu)化。但是無(wú)論定性還是定量分析,對(duì)各種方案的分析,應(yīng)當(dāng)集中說(shuō)明各備選方案的利弊、權(quán)衡各備選方案實(shí)現(xiàn)所要求目標(biāo)的有效程度。要充分估計(jì)方案的幾個(gè)方面,好的和壞的、順利的和困難的、可能辦到的和不可能辦到的。要想到事情的幾種可能性,盡可能地慎重一些,周到一些。然后,決
11、策者通過(guò)初步比較和篩選,淘汰一些有明顯缺陷的方案,對(duì)余下的方案進(jìn)行補(bǔ)充完善,供進(jìn)一步選擇。另外,方案的設(shè)計(jì)有時(shí)不是一次完成的,在初步設(shè)計(jì)后,要經(jīng)過(guò)反復(fù)修改充實(shí),才能逐步完善??紤]一個(gè)方案的弊端極為重要。許多本來(lái)是一個(gè)很好的方案,在實(shí)施過(guò)程中失敗,其原因就在于分析利弊時(shí),未能考慮到潛在的困難,以制定各種補(bǔ)救措施。決策者應(yīng)確切指出一項(xiàng)方案的短處,有了這一步,決策者就能預(yù)見(jiàn)到方案實(shí)施中可能出現(xiàn)的不良結(jié)果,這樣就不會(huì)因?yàn)檫@項(xiàng)方案造成未能預(yù)料的后果而不知所措。3方案選優(yōu)方案選優(yōu)就是從各種可供選擇的方案中權(quán)衡利弊做出決斷,劣中選好,好中選優(yōu)。要進(jìn)行選擇,就要有選擇的標(biāo)準(zhǔn)。一旦確定了評(píng)價(jià)方案優(yōu)劣的標(biāo)準(zhǔn),就可
12、以對(duì)備用方案進(jìn)行選擇。不同性質(zhì)的方案有不同的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn),但又存在著某些共同的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。一般來(lái)說(shuō),這樣幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于任何類(lèi)型的方案選擇都是適用的:第一,能保證決策目標(biāo)的實(shí)現(xiàn);第二,在保證決策目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的前提下,付出的代價(jià)(人力、物力、財(cái)力、時(shí)間等盡可能少。在對(duì)備選方案進(jìn)行評(píng)價(jià)選擇時(shí),如果評(píng)價(jià)指標(biāo)只有一個(gè),而且備選方案的數(shù)目不多時(shí),就容易從中確定出最優(yōu)者。但當(dāng)備選方案數(shù)目較多、評(píng)價(jià)指標(biāo)也有多個(gè)時(shí),特別是當(dāng)諸多評(píng)價(jià)指標(biāo)之間又有矛盾時(shí),要選出一個(gè)所有的指標(biāo)都最優(yōu)的方案,一般是不可能的,這需要在各個(gè)指標(biāo)間作一定的折衷,綜合權(quán)衡利弊得失。最后選定的方案,并不一定各個(gè)指標(biāo)都最優(yōu),往往是主要指標(biāo)較好,又能兼顧其它指
13、標(biāo),這樣的方案一般容易被選中。決策者是決策的主人,決策過(guò)程中,對(duì)方案選擇的最后決斷總是要由決策者來(lái)做出的。為了做到科學(xué)決策,避免主觀性,廣泛征求意見(jiàn)是必要的,但決策者要擺正同專(zhuān)家的關(guān)系,既要大膽讓專(zhuān)家參與決策工作,尊重專(zhuān)家的意見(jiàn),重視不同思想、觀點(diǎn)之間的討論,同時(shí)又要有自己的主張,不能由專(zhuān)家代替領(lǐng)導(dǎo)者決策。作為決策者既要相信依靠專(zhuān)家,又要用科學(xué)的思維來(lái)做出決斷,兩者不可偏廢。在某種意義上講,后者則更為重要。4方案補(bǔ)救在對(duì)備選方案作了評(píng)價(jià),并初步選擇出滿意的方案之后,接著就要開(kāi)始方案的實(shí)施計(jì)劃。在方案選定之后,還有一項(xiàng)重要的工作,就是要考慮方案在實(shí)施過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)一些什么問(wèn)題,這些問(wèn)題一旦出現(xiàn)
14、后會(huì)產(chǎn)生什么樣的不良后果,并且準(zhǔn)備相應(yīng)的防范措施和應(yīng)變措施,以便減少那些潛在問(wèn)題出現(xiàn)的可能性和危害性,一旦它們出現(xiàn)時(shí),能適時(shí)加以補(bǔ)救。決策是復(fù)雜的,決策者不可能考慮到所有因素,許多因素也是無(wú)法預(yù)計(jì)的,這就會(huì)導(dǎo)致方案可能存在一些潛在問(wèn)題。潛在問(wèn)題由于是隱藏在事物背后,因此,極容易被人們忽視。對(duì)潛在問(wèn)題的分析與防范,是科學(xué)決策十分重視的工作,如果把這項(xiàng)工作做好了,就可以防患于未然,保證決策的連續(xù)性和成功的可能性。如果不懂得或不愿意作這種分析,結(jié)果在執(zhí)行中出了問(wèn)題而措手不及,未作防范,就會(huì)使本來(lái)很好的決策方案在實(shí)施中失敗或成效不大,或產(chǎn)生很多副作用而得不償失。如果我們事先考慮了一項(xiàng)方案的直接后果之后
15、,想到執(zhí)行這方案時(shí)可能遇到困難的方面,以及克服這些困難的措施和條件,對(duì)可能存在的問(wèn)題作了防范分析,這些缺陷就有可能避免,或者可以大大減少損失。效率管理的流程(3 an error occurred while processing this directive 三、方案的執(zhí)行方案的執(zhí)行,是指決策、方案形成后,為達(dá)到預(yù)期目標(biāo)而進(jìn)行的全部活動(dòng),也就是為實(shí)現(xiàn)決策、方案而采取的行動(dòng)。方案的執(zhí)行是決策的延續(xù)和具體化,決策、計(jì)劃如果不轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)際行動(dòng),付諸執(zhí)行,那只能是一種設(shè)想。在管理中如果只注重決策、方案的制訂,而不管決策、方案制訂后能否有效地執(zhí)行,不重視執(zhí)行中的大量工作,不去及時(shí)
16、地發(fā)現(xiàn)和解決執(zhí)行中的問(wèn)題。那么,即使是正確的決策、方案,也只是紙上談兵。管理者選擇方案,最終目的也是為了執(zhí)行。決策、方案是管理者的根本性工作,執(zhí)行是經(jīng)常性的工作。一個(gè)合格的管理者必定是既善于決策,又善于抓好執(zhí)行工作的。檢驗(yàn)和完善決策、方案也離不開(kāi)執(zhí)行。管理事務(wù)是復(fù)雜多變的,因此決策、方案不符合客觀情況是難免的。一項(xiàng)決策、方案的正確程度如何,只有通過(guò)執(zhí)行才能得到檢驗(yàn),才能得出正確的結(jié)論。在執(zhí)行的過(guò)程中,實(shí)踐會(huì)告訴人們哪些決策、方案是正確的,哪些是基本正確的,哪些是基本上不正確的。對(duì)于正確的,要認(rèn)真地去貫徹落實(shí);對(duì)基本上不正確的,要迅速反饋,以便重新進(jìn)行決策制定新的方案;對(duì)于基本正確的,要在執(zhí)行中
17、逐步修正,使之趨于完善。在方案執(zhí)行過(guò)程中,主要領(lǐng)導(dǎo)者并不見(jiàn)得非要親臨現(xiàn)場(chǎng),參與具體的方案執(zhí)行和組織工作。他們應(yīng)將注意力主要放在對(duì)方案的監(jiān)督和反饋上。通過(guò)對(duì)方案的執(zhí)行,看方案是否正確,決策是否成功。若方案被證實(shí)正確,就進(jìn)一步總結(jié)經(jīng)驗(yàn),為以后的決策提供指導(dǎo)經(jīng)驗(yàn);若方案被否定,就應(yīng)當(dāng)尋找原因、總結(jié)教訓(xùn),修正原有方案,并為以后的決策提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。一般來(lái)說(shuō),方案的執(zhí)行是在目標(biāo)已定的情況下進(jìn)行的。因此,方案的執(zhí)行是一項(xiàng)目的性很強(qiáng),很具體的活動(dòng)。這就要求在整個(gè)執(zhí)行過(guò)程的一切活動(dòng)都必須圍繞目標(biāo)而開(kāi)展。由于執(zhí)行是個(gè)復(fù)雜的活動(dòng)過(guò)程,會(huì)涉及到許多因素,可能遇到來(lái)自各方面的干擾。為此,每一項(xiàng)方案都需有一套經(jīng)過(guò)周密規(guī)劃
18、的執(zhí)行方案,管理者必須精心組織指揮,努力實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)。衡量執(zhí)行活動(dòng)好壞的標(biāo)準(zhǔn)是看其是否有利于如期或提前達(dá)到?jīng)Q策、方案所規(guī)定的目的。背離了目標(biāo),一切轟轟烈烈的行動(dòng)都是毫無(wú)意義的。在執(zhí)行活動(dòng)中,管理者要特別防止搞偏離目標(biāo)的熱熱鬧鬧的花架子,影響管理目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn),要始終堅(jiān)持正確的方向,圍繞目標(biāo)而開(kāi)展各項(xiàng)工作。四、監(jiān)督與反饋在效率管理的流程中,監(jiān)督和反饋是必不可少的。監(jiān)督是根據(jù)計(jì)劃目標(biāo)和各種效率標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)察管理活動(dòng)中的行為與結(jié)果是否偏離管理目標(biāo),并督導(dǎo)人們按標(biāo)準(zhǔn)辦事的控制過(guò)程。對(duì)管理執(zhí)行的整個(gè)過(guò)程,整個(gè)過(guò)程中的各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)方面包括對(duì)執(zhí)行人員的配置、要求、管理實(shí)施的方案等進(jìn)行監(jiān)督,可以使各項(xiàng)管理活動(dòng)能
19、在既定的軌道上正常運(yùn)行,方案能夠完整地執(zhí)行,保證方案執(zhí)行與決策指令的一致性,保證管理的執(zhí)行不偏離目標(biāo),組織目標(biāo)能順利實(shí)現(xiàn)。方案的執(zhí)行是決策的延續(xù)和具體化,在方案實(shí)施過(guò)程中實(shí)行監(jiān)督,可以對(duì)決策目標(biāo)的貫徹執(zhí)行起 保障作用。監(jiān)督的主要工作有:對(duì)執(zhí)行中的現(xiàn)實(shí)狀況與原訂計(jì)劃做出比較,對(duì)已出現(xiàn)的偏差提出補(bǔ)救措施,提供反饋信息,以便追蹤決策,修正輸入信號(hào)。在方案的實(shí)施過(guò)程中實(shí)行監(jiān)督,可以使組織各階層各機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)正常,保證管理者的決策能及時(shí)、準(zhǔn)確地貫徹執(zhí)行,可以將方案實(shí)施過(guò)程中的情況和方案實(shí)施的結(jié)果不斷地、及時(shí)地向決策者進(jìn)行反饋。效率管理是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程,組織是通過(guò)反饋來(lái)進(jìn)行管理和控制的,只有把決策執(zhí)行中的各種信息不斷地、及時(shí)地反饋到?jīng)Q策中,決策者才能對(duì)偏離決策目標(biāo)的各種情況進(jìn)行調(diào)整、修正或完善,做到控制有方,指揮靈活。如何沒(méi)有靈敏、準(zhǔn)確的信息反饋,決策者不明情況,就無(wú)法制定決策,更談不上目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)了。決策、執(zhí)行、反饋、再?zèng)Q策、再執(zhí)行、再反饋如此無(wú)窮地螺旋上升使決策者決策不斷進(jìn)步和完善,使管理活動(dòng)在動(dòng)態(tài)中迫近目標(biāo),最后實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。在效率管理工作中,沒(méi)有健全的反饋手段,有效的管理是不可想象的。管理是否有效,關(guān)鍵在于是否有靈敏、正確的反饋。反饋靈敏,主要體現(xiàn)在:(1能夠跟蹤事物的發(fā)展變化,迅
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