檔案管理系統(tǒng)的需求分析

1、檔案管理系統(tǒng)需求分析檔案管理系統(tǒng)的功能要求檔案管理系統(tǒng)的總目標是：在計算機網(wǎng)絡，數(shù)據(jù)庫和先進的開發(fā)平臺上，利用現(xiàn)有 的軟件，配置一定的硬件，開發(fā)一個具有開放體系結構的、易擴充的、易維護的、具有 良好人機交互界面的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)機關、企業(yè)、事業(yè)等單位檔案的自動化的計算 機管理系統(tǒng)，為各單位的提供準確、精細、迅速的檔案信息。根據(jù)可行性研究的結果和客戶的要求，分析現(xiàn)有情況及問題，采用Clie nt/Server結構，將檔案管理系統(tǒng)劃分為三個子系統(tǒng)：客戶端子系統(tǒng)，服務器端子系統(tǒng)，WEB發(fā)布系統(tǒng)，客戶端與服務器端采用同一應用程序，其中數(shù)據(jù)庫所在系統(tǒng)確定為服務器端子 系統(tǒng)。下面分析各個子系統(tǒng)的功能需求

2、：1 .服務器端子系統(tǒng)：在客戶端系統(tǒng)的功能實現(xiàn)上，可以分為以下幾個部分：1 單位信息的設置本系統(tǒng)要求同時管理多個單位的檔案信息，因此設置本單位基本信息及其下屬或者相關單位信息是本系統(tǒng)最基本的信息，這部分要求對輸入數(shù)據(jù)比較少操作頻度小，供使用者 了解管理單位基本信息外，更重要的是當本系統(tǒng)數(shù)據(jù)被檔案局采集后能進行按單位識別 和掌握該單位基本信息2 目錄分類：不同單位的檔案類別不盡相同，但相同行業(yè)目錄卻基本相似，所以，系統(tǒng)應根據(jù)行業(yè)設 置當量的默認檔案分類。檔案管理員根據(jù)自己行業(yè)的默認分類結合本單位具體情況進行 修改，生成自己單位的檔案目錄系統(tǒng)，以在各個分類目錄中存放相應的檔案文件，這部 分是整個系

3、統(tǒng)進行后續(xù)操作的基礎。檔案錄入整理：將本單位收錄的所有檔案按目錄分類進行錄入存儲。借閱管理：借閱的登記查詢與核銷。4報表生成和打印: 把已存儲的檔案信息等生成報表并打印出來。5 上報和發(fā)布把本單位檔案信息按檔案局的要求進行上報。 并通過局域網(wǎng)或者 Internet 發(fā)布，不同用戶根據(jù)自己權限進行查看。檔案管理系統(tǒng)的性能需求為了保證系統(tǒng)能夠長期、安全、穩(wěn)定、可靠、高效的運行，檔案管理系統(tǒng)應該滿足以下的性能需求：1系統(tǒng)處理的準確性和及時性 系統(tǒng)處理的準確性和及時性是系統(tǒng)的必要性能。在系統(tǒng)設計和開發(fā)過程中，要 充分考慮系統(tǒng)當前和將來可能承受的工作量，使系統(tǒng)的處理能力和響應時間能 夠滿足企業(yè)對信息處理

4、的需求。由于檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入功能對于整個系統(tǒng)的功能和性能完成舉足輕 重。作為系統(tǒng)的很多數(shù)據(jù)來源，而檔案的采集錄入又影響企業(yè)的決策活動，其 準確性很大程度上決定了查詢與決策的成敗。在系統(tǒng)開發(fā)過程中，必須采用一 定的方法保證系統(tǒng)的準確性。2系統(tǒng)的開放性和系統(tǒng)的可擴充性檔案管理系統(tǒng)在開發(fā)過程中，應該充分考慮以后的可擴充性。例如用戶查詢的需求也會不斷的更新和完善。所有這些，都要求系統(tǒng)提供足夠的手段進行功能的調整和擴充。而要實現(xiàn)這一點，應通過系統(tǒng)的開放性來完成，既系統(tǒng)應是一個開放系統(tǒng)，只要符合一定的規(guī)范，可以簡單的加入和減少系統(tǒng)的模塊，配置系統(tǒng)的硬件。通過軟件的修補、替換完成系統(tǒng)的升級和更新?lián)Q代。

5、3系統(tǒng)的易用性和易維護性檔案管理系統(tǒng)是直接面對使用人員的，而使用人員往往對計算機并不時非常熟悉。這就要求系統(tǒng)能夠提供良好的用戶接口，易用的人機交互界面。要實 現(xiàn)這一點，就要求系統(tǒng)應該盡量使用用戶熟悉的術語和中文信息的界面；針對 用戶可能出現(xiàn)的使用問題，要提供足夠的在線幫助，縮短用戶對系統(tǒng)熟悉的過 程。檔案管理系統(tǒng)中涉及到的數(shù)據(jù)是相當重要的信息，系統(tǒng)要提供方便的手段 供系統(tǒng)維護人員進行數(shù)據(jù)的備份，日常的安全管理，系統(tǒng)意外崩潰時數(shù)據(jù)的恢 復等工作。4系統(tǒng)的標準性 系統(tǒng)在設計開發(fā)使用過程中都要涉及到很多計算機硬件、軟件。所有這些都要 符合主流國際、國家和行業(yè)標準。例如在開發(fā)中使用的操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡系統(tǒng)

6、、 開發(fā)工具都必須符合通用標準。如規(guī)范的數(shù)據(jù)庫操縱界面、作為業(yè)界標準的 TCP/IP 網(wǎng)絡協(xié)議及 ISO9002 標準所要求的質量規(guī)范等；同時，在自主開發(fā)本 系統(tǒng)時，要進行良好的設計工作，制訂行之有效的軟件工程規(guī)范，保證代碼的 易讀性、可操作性和可移植性。5系統(tǒng)的先進性目前計算系統(tǒng)的技術發(fā)展相當快，做為檔案管理系統(tǒng)工程，在系統(tǒng)的生命 周期盡量做到系統(tǒng)的先進，充分完成企業(yè)信息處理的要求而不至于落后。這一 方面通過系統(tǒng)的開放性和可擴充性，不斷改善系統(tǒng)的功能完成。另一方面，在 系統(tǒng)設計和開發(fā)的過程中，應在考慮成本的基礎上盡量采用當前主流并先進且 有良好發(fā)展前途的產品。6系統(tǒng)的響應速度檔案管理系統(tǒng)系統(tǒng)

7、在日常處理中的響應速度為秒級，達到實時要求，以及時反饋信息。在進行統(tǒng)計分析時，根據(jù)所需數(shù)據(jù)量的不同而從秒級到分鐘級， 原則是保證操作人員不會因為速度問題而影響工作效率。檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)需求包括如下幾點： 1數(shù)據(jù)錄入和處理的準確性和實時性 數(shù)據(jù)的輸入是否準確是數(shù)據(jù)處理的前提，錯誤的輸入會導致系統(tǒng)輸出的不正確和不可用，從而使系統(tǒng)的工作失去意義。數(shù)據(jù)的輸入來源是手工輸入。手 工輸入要通過系統(tǒng)界面上的安排系統(tǒng)具有容錯性，并且對操作人員要進行系統(tǒng) 的培訓。在系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)的輸入往往是大量的，因此系統(tǒng)要有一定的處理能力，以 保證迅速的處理數(shù)據(jù)。2數(shù)據(jù)的一致性與完整性 由于系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是

8、共享的，在不同的客戶端中，檔案文件是共享數(shù)據(jù)，所 以如何保證這些數(shù)據(jù)的一致性，是系統(tǒng)必須解決的問題。要解決這一問題，要 有一定的人員維護數(shù)據(jù)的一致性，在數(shù)據(jù)錄入處控制數(shù)據(jù)的去向，并且要求對 數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)完整性進行嚴格的約束。對于輸入的數(shù)據(jù)，要為其定義完整性規(guī)則，如果不能符合完整性約束，系 統(tǒng)應該拒絕該數(shù)據(jù)。3數(shù)據(jù)的共享與獨立性整個檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)是共享的。然而，從系統(tǒng)開發(fā)的角度上看，共享會 給設計和調試帶來困難。因此，應該提供靈活的配置，使各個分系統(tǒng)能夠獨立 運行，而通過人工干預的手段進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)的交換。這樣，也能提供系統(tǒng)的強壯性檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)字典單位信息字名述義字述名別描宀疋名義宀晝名

9、宀定別系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)元素:單位的基本信息，是對外數(shù)據(jù)交換的接口單位信息上單位編碼+單位名稱+全宗號+檔案業(yè)務主管部門+檔 目錄業(yè)務主管部門編碼+負責人+登記員+地址+聯(lián)系電話+簡介 存儲到服務器數(shù)據(jù)庫本單位的目錄分類，可以分為多級別目一 行業(yè)+目錄級別 +上級目錄 +目錄名稱存儲分類務息數(shù)據(jù)庫本單位的目錄分類，可以分為多級別目錄分類信息=行業(yè)+目錄級別+上級目錄+目錄名稱名置：用戶信息務器數(shù)據(jù)庫別名：描述：本系統(tǒng)的使用用戶名義：盒戶卷信息=用戶代碼+登錄名稱+密碼+權限 位置：存儲到服務器數(shù)據(jù)庫 描述：用于裝文件的一個邏輯容器， 將相同的文件裝在一個盒中或者 一個卷中。定義：檔案文件信息=行業(yè)+

10、目錄級別+上級目錄+目錄名稱+全宗號+盒 卷號+目錄號+正題名+年度+責任者+起時間+止時間+文件密級+盒順序 號+保管期限+文件頁數(shù)+卷順序號+提要備注+主題詞+分類號+檔號+案卷檔案類字+所檔案文件+本卷冊數(shù)+照片規(guī)格+長數(shù)+數(shù)量及單位+設計單位+建設 別位 +工程地點+建筑面積+ 結構類型+施工單位+地上層數(shù)+地下層數(shù)+ 描述+造價有工程基詳細信程主體+樓地面概況+工程裝飾+工程裝修+工程 定義+頁數(shù)案文字藍息+底驚/+圖號+=行業(yè)題目錄格別載體級目錄叢編附偉錄名 稱+全宗號責任醴號件數(shù)錄載體數(shù)量名+載體度別責任體規(guī)格時附注止時盤+文號 密攝制+盒順順序號時保管制式限+文件頁數(shù)號+文/件

11、序號 +提要文時間+主文件種+分類承 辦機檔號+案卷類別+照片號子底片本卷冊見號照片規(guī)瘩+張數(shù)影數(shù)量及別位張+設 計單位+建設單位+工程地點+ 建筑面積+結構類型+施工單位+地上層 數(shù)+地下層數(shù)+總高+造價+工程基礎+工程主體+樓地面概況+工程裝飾+工 程裝修+工程屋面+頁數(shù)+文字藍圖+底圖+圖號+副標題+規(guī)格+載體類型+ 管理系統(tǒng)的邏輯模責型者+件數(shù)+載體數(shù)量+ 載體單位+載體規(guī)格+附注帶（盤）編號+攝制者+攝制時間+制式+語別+件號+文件編號+成文時間 +文件種類+承辦機構+卷內序號+照片號+底片好+參見號+攝影者+攝影 i案管理系統(tǒng)的邏輯模型如下圖所示：位置：存儲到服務器數(shù)據(jù)庫單位名稱全

12、宗號地址用戶信息單位編碼單位登記員目錄樹建立目錄訪問人員文件目錄信息盒信息檔案管理系統(tǒng)的運行要求檔案管理系統(tǒng)中的各個子系統(tǒng)的硬件和軟件的配置如下:1 服務器端子系統(tǒng)的運行要求：系統(tǒng)軟件：Win dowNT/2000/2003Server數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)：SQLServer2000硬件要求：PentiumHI800以上,256MRAM,40GHD2.客戶端子系統(tǒng)的運行要求:系統(tǒng)軟件：Win dowNTWorkstation數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)：SQLServer 硬件要求：Pentium450 以上，128MRAM,10GHD建立檔案管理系統(tǒng)的約束1. Client/Serve r 結構總體設計方案對它的約束：檔案管理系統(tǒng)做為 Client/Server 結構的一個應用系統(tǒng)，不可避免的要受到Client/Server 結構的約束。在其實施的各個階段都要服從它的一些規(guī)劃，包 括功能設計、系統(tǒng)配置和計劃。同時，由于信息的共享，檔案管理系統(tǒng)還受到 其它系統(tǒng)的信息約束。2人力、資金、時間的約束 檔案管理工程實施的目標就是要帶給各使用單位看得出見的效益，其開發(fā)過程 中也要考慮到人力、資金和時間的約束。因此，在設計中，重點