某集團(tuán)檔案室籌建管理實(shí)施細(xì)則

1、某集團(tuán)檔案室籌建管理實(shí)施細(xì)則（試行一年）泰通建設(shè)集團(tuán)二0一四年十二月十二日察通TASTQD變一蘇人才.逑裾工枝、創(chuàng)幅品物假酢泰通建設(shè)集團(tuán)檔案室籌建治理實(shí)施細(xì)那么第一章總那么第二章文件材料的歸檔一、歸檔范疇二、歸檔要求第三章文件材料的分類及各類文件治理制度一、文件材料的類別二、各類文件材料治理制度第四章各類文件材料收集范疇及保管期限表一、治理性文件類歸檔范疇及保管期限表二、工程項(xiàng)目類文件歸檔范疇及保管期限表三、會(huì)計(jì)檔案收集范疇及保管期限表四、職員檔案收集范疇及保管期限表五、設(shè)備文件材料收集范疇及保管期限表六、專門載體檔案收集范疇及保管期限表第五章檔案的立卷整理第六章檔案治理權(quán)責(zé)劃分、組織機(jī)構(gòu)圖第

2、七章公司檔案室規(guī)劃布:第一章、總那么一、為順應(yīng)公司進(jìn)展需要，加強(qiáng)公司檔案的治理和收集、整理工作，改善以往部門分管和統(tǒng)一集中保管兩種治理模式的弊端，有效愛護(hù)和利用檔案,特成立檔案室并制定檔案室治理實(shí)施細(xì)那么。二、本細(xì)那么中所稱的檔案，指公司在運(yùn)營進(jìn)展及各職能部門在完成其職能活動(dòng)中所形成的對(duì)日后工作還有查考價(jià)值，可能成為工作中的依據(jù)，可提供參考、借鑒的文件。三、公司檔案治理實(shí)行各部門收集歸檔，檔案室集中分類保管，提供利用的原那么。第二章、文件材料的歸檔一、文件材料歸檔工作含義：文件材料的歸檔，立即公司在運(yùn)營進(jìn)展活動(dòng)中及各部門在完成其職能活動(dòng)中形成的差不多使用完畢或辦理完畢且對(duì)日后工作還有查考價(jià)值，

3、可能成為工作中的依據(jù)，可供參考、借鑒的文件材料，由各部門文員進(jìn)行收集，按公司統(tǒng)一的分類方法分類整理、保管，并按公司規(guī)定移交期限移交公司檔案室匯總整理，以提供利用。二、文件歸檔要求：1、 各部門應(yīng)指定專職人員（內(nèi)勤）進(jìn)行文件的收集、整理工作。并按本細(xì)那么中規(guī)定的移交時(shí)刻，完整、系統(tǒng)地向檔案室移交；2、 嚴(yán)格文件的的登記制度，文件收進(jìn)、發(fā)出、借出都要進(jìn)行嚴(yán)格的登記，登記便于把握文件的去向，收集時(shí)容易收回；3、 將辦理完畢的文件，趕忙收集歸檔。文件辦理完畢后，文件處理部門如不及時(shí)追回來檔，連續(xù)放在承辦人手中，由于承辦人不是專門治理文件的，沒有積存和治理文件的體會(huì)，容易將文件遺失；4、 對(duì)辦完的文件進(jìn)

4、行檢查，是不是有殘缺的或不全的，如有應(yīng)及時(shí)追回，以免時(shí)刻一長，找不到責(zé)任人；5、 注意''帳外文件的歸檔。要緊指公司領(lǐng)導(dǎo)人及有關(guān)人員外出開會(huì)的會(huì)議文件和參加公務(wù)活動(dòng)、培訓(xùn)形成的與本機(jī)關(guān)有關(guān)的文件材料。6、文件歸檔案室必須填寫''文件歸檔清單。格式如下:序號(hào)文件題名份數(shù)歸檔部門移交人同意人時(shí)刻備注圖1文件歸檔清單7、用A4-50mm塑料藍(lán)色檔案盒，整理、立卷、編目、裝訂后交接給檔案部，雙方進(jìn)行移交手續(xù)，簽字確認(rèn)。檔案部只對(duì)檔案數(shù)量治理與監(jiān)督。不對(duì)內(nèi)容進(jìn)行審核。第三章文件材料的分類及各類文件材料歸檔制度一、文件材料的類別：依據(jù)各類文件材料形成領(lǐng)域及內(nèi)容、載體的不同，

5、將公司各類文件材料分為治理性文件類、工程項(xiàng)目文件類、會(huì)計(jì)文件類、人力資源治理文件類、設(shè)備文件類、專門載體檔案類六大類。二、各類文件材料治理制度（一）治理性文件類1、治理性文件歸檔范疇企業(yè)在進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部治理過程中形成的文件統(tǒng)稱為治理性文件，依照其性質(zhì)不同，又分為行政治理類及經(jīng)營治理類兩類。2、治理性文件材料的歸檔制度（1）歸檔的文件材料必須字跡清晰工整，紙張及文件格式符合國家要求,幸免使用圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書寫材料；（2）歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確；歸檔的文件必須是原件。（3）保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系、分類、立卷和編目編號(hào)；（4）文件材料的歸檔必須辦理移交手續(xù)。3、治理

6、性文件材料的歸檔日期和期限各類治理性文件，由各部門的內(nèi)勤將應(yīng)歸檔的文件整理好，在翌年3月份，交檔案室統(tǒng)一歸檔。4、治理性文件材料的歸檔份數(shù)11）各類治理性文件材料一樣歸檔一式一份（原件及掃描件或電子檔）。（2）本公司制發(fā)的編有發(fā)文號(hào)的文件歸檔兩份，一份歸入案卷，一份用以編發(fā)發(fā)文匯編。（3）其它重要的和利用頻繁的文件材料歸檔一式兩份或適當(dāng)增加其他歸檔份數(shù)。注：詳細(xì)見附表（治理性文件材料歸檔范疇及保管期限）（二）工程項(xiàng)目文件類（具體詳見泰通建設(shè)集團(tuán)工程檔案存檔治理方法）1、工程項(xiàng)目類文件歸檔范疇工程項(xiàng)目文件是指工程在設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理及竣工驗(yàn)收全過程中形成文字、圖表、聲像等形式的全部文件。依照其形成

7、時(shí)刻的不同，分為項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工技術(shù)文件兩類。（1）項(xiàng)目前期文件是指工程開工往常在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)以及工程預(yù)備過程中形成的文件。（2）項(xiàng)目竣工技術(shù)文件，是指工程在施工過程、竣工驗(yàn)收及監(jiān)理過程中形成的反映施工過程和項(xiàng)目真實(shí)面貌的文件。要緊由施工檢驗(yàn)記錄、竣工圖、竣工及驗(yàn)收技術(shù)文件組成。2、工程項(xiàng)目文件歸檔制度U）歸檔的工程項(xiàng)目文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確；（2）歸檔的工程項(xiàng)目文件材料應(yīng)做到字跡清晰、圖樣清晰、圖表整潔、簽字認(rèn)可手續(xù)完備；竣工圖應(yīng)每頁加蓋竣工圖章。（3）工程項(xiàng)目文件材料的歸檔時(shí)刻工程項(xiàng)目文件材料應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（4）公司對(duì)工程項(xiàng)目文件材料一樣歸檔一

8、式一份（套）。注：詳細(xì)見附表（工程項(xiàng)目文件歸檔范疇及保管期限）（三）會(huì)計(jì)檔案類第一條會(huì)計(jì)檔案歸檔范疇包括：1、會(huì)計(jì)憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會(huì)計(jì)憑證。2、會(huì)計(jì)賬簿類：總賬，明細(xì)賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會(huì)計(jì)賬簿。3、財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)報(bào)告。4、其他類：銀行存款余額調(diào)劑表，銀行對(duì)賬單，其他應(yīng)當(dāng)儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)核算專業(yè)資料，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)。第二條財(cái)務(wù)部每年形成的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部按照歸檔要求，財(cái)務(wù)總監(jiān)指派專人負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔

9、案，在會(huì)計(jì)年度終了后，可暫由財(cái)務(wù)部保管三年，期滿之后，應(yīng)當(dāng)由財(cái)務(wù)部編制移交清冊(cè)，移交檔案治理部統(tǒng)一保管。第三條移交檔案治理部保管的會(huì)計(jì)檔案，原那么上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊(cè)的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案部應(yīng)當(dāng)會(huì)同財(cái)務(wù)部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。第四條各部門儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)檔案不得借出。如有專門需要，經(jīng)集團(tuán)總裁批準(zhǔn)，能夠提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)，查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員，嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。第五條會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。第六條保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本方法

10、第七條規(guī)定的情形外，能夠按照以下程序銷毀：1、由本集團(tuán)檔案部會(huì)同財(cái)務(wù)部提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、己保管期限、銷毀時(shí)刻等內(nèi)容。（會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)見附件一）2、集團(tuán)總裁在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見。3、銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案部和財(cái)務(wù)部共同派員監(jiān)銷。國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。4、監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情形報(bào)告本單位

11、負(fù)責(zé)人。第七條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。第八條財(cái)務(wù)部移交會(huì)計(jì)檔案時(shí)，財(cái)務(wù)部總監(jiān)指派專人進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案移交工作，不承諾其他人進(jìn)行交接。移交人應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)（移交清冊(cè)表樣及填寫說明見附件二），列明應(yīng)當(dāng)移交的會(huì)計(jì)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、己保管期限等內(nèi)容。交接會(huì)計(jì)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接，并由交接雙方的部門長負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案移交清

12、冊(cè)上簽名或者蓋章。會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)一式三份，檔案部、財(cái)務(wù)部、集團(tuán)辦公室各留存一份。附件一:會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)-Ij I應(yīng)保管I已保管期檔案 編號(hào)類別案卷題名起止年度憑證編號(hào)冊(cè)數(shù)應(yīng)保管 期限已保管期 限銷毀時(shí)刻備注1、單位負(fù)責(zé)人意見:2、監(jiān)銷人：檔案機(jī)構(gòu)：同級(jí)財(cái)政部門：會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)：同級(jí)審計(jì)部門：（國家機(jī)關(guān)銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)財(cái)政部門、審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。財(cái)政部門銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由同級(jí)審計(jì)部門派員參加監(jiān)銷。）附件二:會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)順序號(hào)類別案卷題名起止時(shí)刻憑證編號(hào)冊(cè)數(shù)保管期限已保管期限備注1、交接雙方的部門長負(fù)責(zé)監(jiān)交。2、交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)上簽名或者蓋

13、章。移交部門負(fù)責(zé)人：接收部門負(fù)責(zé)人：移交部門經(jīng)辦人：同意部門經(jīng)辦人：移交時(shí)刻：接收時(shí)刻：3、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)一式三份，交接雙方及單位各存一份。«會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)填寫說明1、順序號(hào)：指會(huì)計(jì)檔案案卷在本冊(cè)案卷名目中順次排列的序號(hào)。2、類別：要緊指會(huì)計(jì)檔案的種類。如：會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告及其他。3、案卷題名：指會(huì)計(jì)檔案案卷的具體名稱。如：會(huì)計(jì)賬簿類的總賬、現(xiàn)金日記賬等。4、起止日期：指案卷卷內(nèi)最開始啟用的時(shí)刻到最后終止使用的時(shí)刻。如:1996.1.1-1996.12.31。5、憑證編號(hào)：填寫記賬憑證的編號(hào)。6、卷內(nèi)張數(shù)：要緊指綜合后憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告的頁數(shù)。7、保管期限：指案卷封

14、面上注明的保管期限。會(huì)計(jì)檔案的保管期限一樣有：永久、長期、25年、15年、10年、5年等。8、己保管期限：指會(huì)計(jì)檔案形成至移交時(shí)，己保管的期限。9、備注：指用來說明個(gè)別案卷的某些專門情形的記錄。如：卷內(nèi)某頁文件不清晰、殘破、缺頁漏張等，以示查閱或鑒定時(shí)專門注意。注：詳細(xì)見附表（會(huì)計(jì)檔案材料歸檔范疇及保管期限）（四）人力資源治理文件類1、人力資源檔案收集范疇(1)職員個(gè)人文件材料職員個(gè)人文件材料一樣會(huì)形成兩種類型,一種是企業(yè)治理職員過程形成的治理性文件材料，另一種是記錄職員個(gè)人在本企業(yè)工作情形的文件材料。職員個(gè)人的文件材料通常會(huì)形成以下幾種:個(gè)人履歷登記表、培訓(xùn)證書、技術(shù)登記證書、學(xué)術(shù)成績情形的

15、證明材料、社會(huì)保險(xiǎn)單據(jù)、任免、錄用、聘用、獎(jiǎng)懲、考評(píng)的文件材料等。(2)公司年度培訓(xùn)打算及培訓(xùn)實(shí)施記錄、培訓(xùn)實(shí)施成效評(píng)估等。(3)職員公益活動(dòng)組織情形記錄。2、公司職員檔案的歸檔要求(1)公司人力資源部門對(duì)反映職員上述方面的材料應(yīng)及時(shí)整理歸檔；(2)歸檔的材料必須真實(shí)，文字清晰；3、公司職員檔案歸檔份數(shù)公司職員檔案一樣歸檔一式一份。(五)設(shè)備文件材料類1、設(shè)備文件材料，含辦公設(shè)備文件材料及施工、檢驗(yàn)設(shè)備文件材料。歸檔范疇詳見附表。2、設(shè)備文件材料的歸檔要求(1)歸檔設(shè)備文件必須準(zhǔn)確反映設(shè)備及其治理活動(dòng)的真實(shí)情形；(2)歸檔設(shè)備文件應(yīng)完整、系統(tǒng)、成套。3、設(shè)備文件材料的歸檔時(shí)刻(1)外購設(shè)備的隨

16、機(jī)文件，在設(shè)備開箱驗(yàn)收后應(yīng)即時(shí)收集歸檔；(2)在設(shè)備安裝、調(diào)試、使用、修理、改造過程中形成的文件材料，應(yīng)在每一時(shí)期工作終止后，將有關(guān)文件材料及時(shí)收集歸檔。（六）專門載體文件類1、專門載體檔案收集范疇專門載體文件材料是用聲音和圖像、實(shí)物等形成記錄的各項(xiàng)重要活動(dòng)的信息記錄。形成的要緊種類有照片、錄影帶、錄像帶、實(shí)物等。2、專門檔案的歸檔要求（1）專門載體檔案必須是原件；12）錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。確保影像清晰、畫面完整；（3）長期儲(chǔ)存的電子文件應(yīng)使用不可擦除型光盤；（5）所有實(shí)物檔案必須配有簡明扼要的文字說明。3、實(shí)物檔案歸檔時(shí)刻專門載體檔案最好做到隨時(shí)歸檔。第四章各類文件材料收集范疇

17、及保管期限表一、治理類文件歸檔范疇及保管期限表文件等級(jí)歸檔文件材料名稱及類型收集部門保管期限備注行政治理方面各部門1企業(yè)在經(jīng)營、治理活動(dòng)、廣告宣傳中形成的各總經(jīng)辦、永久項(xiàng)可行性分析、申請(qǐng)、批準(zhǔn)、企業(yè)章程等。行政部歸檔整2各項(xiàng)會(huì)議紀(jì)錄、紀(jì)要及會(huì)議決議事項(xiàng)執(zhí)行情形記錄、分析?？偨?jīng)辦2年理后，于次年3外來文件（要緊指經(jīng)貿(mào)委、建設(shè)局等上級(jí)行政總經(jīng)辦技術(shù)性文治理部門發(fā)來的文件）及其督辦實(shí)施情形記錄。件長期儲(chǔ)存，有新版本應(yīng)以舊換新3月份移交公司檔案4公司及各部門各項(xiàng)治理制度總經(jīng)辦永久室歸檔5以公司及部門名義下發(fā)的各類公函、通知、通總經(jīng)辦按內(nèi)容報(bào)、指示、決議等（公文）。區(qū)分整理。6各部門工作打算、報(bào)告、總結(jié)

18、、申請(qǐng)等。各部門3年7機(jī)動(dòng)車輛的差不多信息、資料、證件、保險(xiǎn)單、修理記錄、事故資料等總經(jīng)辦永久經(jīng)營治理方面1公司綜合性統(tǒng)計(jì)分析資料及各部門年度、月度統(tǒng)計(jì)報(bào)表及統(tǒng)計(jì)分析資料。各部門3年2招、投標(biāo)文件業(yè)務(wù)部3年3市場調(diào)研、分析資料，顧客中意度調(diào)查表、事業(yè)務(wù)部3年故分析資料等。及相關(guān)技術(shù)部門其它1外單位直截了當(dāng)發(fā)到承辦部門有儲(chǔ)存價(jià)值的文件。各部門2公司領(lǐng)導(dǎo)及部門人員外出開會(huì)和參加公務(wù)活動(dòng)形成中與本單位有關(guān)的資料。各部門二、工程項(xiàng)目類文件歸檔范疇及保管期限表序號(hào)歸檔文件材料名稱及類型收集部門保管期限備注一、項(xiàng)目前期文件各項(xiàng)目部歸檔整理后，于1施工現(xiàn)場勘測記錄及客戶提供的施工藍(lán)圖、原始依據(jù)等。工程部3年

19、2設(shè)計(jì)開發(fā)任務(wù)通知單3年3設(shè)計(jì)輸出圖紙（含初步、施工設(shè)計(jì)）、預(yù)算書3年工程竣工驗(yàn)收三個(gè)月內(nèi)移交公司檔案室歸檔。4設(shè)計(jì)過程中形成的''設(shè)計(jì)開發(fā)打算（任務(wù)）書、設(shè)計(jì)開發(fā)輸入清單及設(shè)計(jì)輸入評(píng)審報(bào)告、設(shè)計(jì)開發(fā)信息聯(lián)絡(luò)單、設(shè)計(jì)開發(fā)輸出清單、設(shè)計(jì)變更通知單等文件資料3年5與客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)形成的各類資料（含書信、件、電腦磁片等6與公司內(nèi)部各部門針對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)行溝通、聯(lián)絡(luò)形成的各類資料。3年二、項(xiàng)目施工及竣工驗(yàn)收、售后服務(wù)文件1施工任務(wù)通知單工程部3年2設(shè)備訂購打算，3現(xiàn)場勘測記錄、技術(shù)交底記錄、進(jìn)貨檢驗(yàn)記錄i，4施工組織方案、施工進(jìn)度打算、開工報(bào)告等，5施工檢驗(yàn)記錄表、施工日志等，6施工過

20、程中，與公司內(nèi)部業(yè)務(wù)溝通及與客戶進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)形成的各類文件（含書信、電腦磁片等）。7竣工圖紙、與施工圖有關(guān)的設(shè)計(jì)變更、現(xiàn)場洽商和材料變更資料、試驗(yàn)報(bào)告、竣工技術(shù)文件、工程竣工交接證書、技術(shù)資料移交明細(xì)、設(shè)備出廠資料移交清單等。，8施工過程客戶意見反饋單、客戶臺(tái)帳、工程質(zhì)量事故報(bào)告及處理結(jié)果等。，三、會(huì)計(jì)檔案收集范疇及保管期限表序號(hào)歸檔文件材料名稱及類型收集部門保管期限備注一、會(huì)計(jì)憑證類1原始憑證財(cái)務(wù)部15年2計(jì)帳憑證C，15年3匯總憑證15年二、帳薄類1總帳15年2明細(xì)帳15年3日記帳15年4輔助帳薄15年三、財(cái)務(wù)報(bào)告類1月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告永久包括文字分析2年度財(cái)務(wù)報(bào)告（結(jié)算）永久包括文字分析四

21、、其它類1會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年2會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久3會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)永久4銀行余額調(diào)劑表15年5銀行對(duì)帳單C，15年四、職員檔案收集范疇及保管期限表序號(hào)歸檔文件材料名稱及類型收集部門保管期限備注1職員錄用登記表長期2職員與公司的勞動(dòng)合同等契約性文件3職員身份證明材料（如身份證復(fù)印件等）4職員學(xué)歷、學(xué)位、和專業(yè)技術(shù)職務(wù)證明材料（正本）5職員在本公司工作期間的考核、鑒定材料等6有關(guān)職員任免、聘用、待遇等方面的文件材料7職員在本公司工作期間參加各種培訓(xùn)的證書8職員參加社會(huì)保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)等方面的文件材料9有關(guān)該職員的其他應(yīng)歸檔的文件材料6，五、設(shè)備文件材料收集范疇及保管期限表（含辦公設(shè)備和施工、檢驗(yàn)設(shè)

22、備）序號(hào)歸檔文件材料名稱及類型收集部門保管期限備注1設(shè)備購買申請(qǐng)，購置、報(bào)價(jià)記錄等總經(jīng)辦長期2設(shè)備開箱文件，如設(shè)備使用說明書、保修卡、安裝、趨動(dòng)程序、配套設(shè)施等。總經(jīng)辦3設(shè)備運(yùn)行檢驗(yàn)記錄，設(shè)備修護(hù)、修理記錄等總經(jīng)辦'工程部4設(shè)備臺(tái)帳、設(shè)備年度校準(zhǔn)記錄等6，六、專門載體檔案收集范疇及保管期限表序號(hào)歸檔文件材料名稱及類型收集部門保管期限備注一、聲像類1反映本公司要緊職能活動(dòng)和工作成果的照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等。各部門永久2領(lǐng)導(dǎo)人和聞名人物參與本公司有關(guān)重大活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶、VCD、DVD等。3本公司組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片、錄像帶、錄音帶、VCD、DVD等4記

23、錄本公司重大事件、重大事故，與本公司有關(guān)的自然災(zāi)難及專門現(xiàn)象的照片、錄像帶、錄音帶、VCD、DVD等。5與其他載體檔案有緊密聯(lián)系的照片、錄音帶、錄像帶、DVD、VCD等。二、實(shí)物類1反映本公司工作業(yè)績或榮譽(yù)的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。4，6，2反映本公司領(lǐng)導(dǎo)人和聞名人物工作業(yè)績或榮譽(yù)的獎(jiǎng)旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等。3本公司在對(duì)外交往中獲得的各種紀(jì)念品、禮品4反映本公司重大事件、重大事故，與本公司有關(guān)的自然災(zāi)難及專門現(xiàn)象的各種紀(jì)念品或?qū)嵨铩?與其它載體檔案有緊密聯(lián)系的實(shí)物第五章檔案的立卷整理檔案室治理人員對(duì)各部門移交的文件資料要加以系統(tǒng)的分類、整理、編目，組成案卷，編制檢索工具，以方便查找利用

24、。檔案整理工作應(yīng)按以下方法步驟進(jìn)行。一、檔案的分類各部門及檔案室收集的各類文件，應(yīng)按公司統(tǒng)一的分類方法進(jìn)行分類整理，方便查找利用。依據(jù)公司具體情形，文件歸檔統(tǒng)一采納''年度一一類別一一問題一一保管期限分類法，即：第一步是將公司歸檔的文件按不同年度、不同類別分開，然后再把相同年度且同一類的文件劃分在一個(gè)類別；第二步是將同一個(gè)年度同一類的文件按文件內(nèi)容反映的不同問題分開，然后再把相同問題的文件劃分在一個(gè)類別；第三步是將同一個(gè)問題的文件按永久、長期、短期三個(gè)保管期限分開，然后同一個(gè)保管期限的文件劃分在一個(gè)類別。如：將''2004年度一一治理類文件一一各項(xiàng)會(huì)議記錄劃分在

25、一個(gè)類別。二、組卷組卷是將分類的文件通過組合、排列、編號(hào)、編目、裝訂等程序，組合成案卷。1、將文件組合成卷分類后文件仍是一份一份的，如此文件還不便于保管，應(yīng)將單份的文件裝訂成冊(cè)。公司文件組卷統(tǒng)一采納''內(nèi)容組合法，立即內(nèi)容相同的文件組合在一起，成為一個(gè)卷。如治理性文件按問題組卷；工程項(xiàng)目類文件的組卷,實(shí)行一個(gè)工程項(xiàng)目分項(xiàng)目前期文件、項(xiàng)目竣工技術(shù)文件兩類進(jìn)行組卷，如''普蘭店污水處理廠工程項(xiàng)目分''普蘭店污水處理廠項(xiàng)目前期文件和''普蘭店污水處理廠工程竣工技術(shù)文件兩大類進(jìn)行組卷2、卷內(nèi)文件的排列文件組合成卷后，現(xiàn)時(shí)的卷內(nèi)文件依舊凌亂

26、的，沒有先后秩序，為了使其成為一個(gè)系統(tǒng)的有機(jī)組合體，這就要排列和編號(hào)。(1)治理性文件按問題、時(shí)刻或重要程度排列。(2)工程項(xiàng)目文件按治理、依據(jù)、施工檢驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列。(3)設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行修理等順序排列。(4)卷內(nèi)文件一樣文字在前，圖樣在后。正件在前，附件在后。印件在前，定(草)稿在后。3、卷內(nèi)文件的編號(hào)卷內(nèi)文件在系統(tǒng)排列以后，應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字給卷內(nèi)文件編頁號(hào)，以固定他們的排列順序，如此便于統(tǒng)計(jì)和愛護(hù)文件。在編號(hào)時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：編號(hào)的位置在每一個(gè)案卷內(nèi)應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，頁號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字。卷內(nèi)每頁有字跡的正反面紙張均應(yīng)編號(hào)，頁號(hào)寫在材料正面的右上角，背面的

27、左上角。圖紙編號(hào)應(yīng)在右下角，或標(biāo)題欄外右上方。編號(hào)應(yīng)當(dāng)先用鉛筆，以區(qū)別于原有文件上的號(hào)碼，編錯(cuò)了還能夠修改，待頁碼完全確定下來以后，再用編號(hào)機(jī)編號(hào)。成套圖樣或印刷成冊(cè)文件，不必重新編頁號(hào)。各卷之間不連續(xù)編頁號(hào)。4、填寫卷內(nèi)名目和備考表(1)卷內(nèi)名目是指卷內(nèi)文件名目。在每一卷文件的最前面，都必須填寫卷內(nèi)文件名目，用以介紹卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成分，就像一本書的名目一樣，以便查詢利用。卷內(nèi)名目格式如下：卷內(nèi)文件名目)1號(hào)文號(hào)責(zé)任者題名日期頁號(hào)備注圖2卷內(nèi)文件名目一序號(hào)，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序，一個(gè)文件一個(gè)號(hào)。一文件編號(hào)，應(yīng)填寫文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào)，或設(shè)備、項(xiàng)目代號(hào)。一責(zé)任者，應(yīng)填寫文

28、件形成部門或要緊責(zé)任者。一文件題名，應(yīng)填寫文件標(biāo)題全稱。一日期，應(yīng)填寫文件形成日期。一頁號(hào)，應(yīng)填寫每份文件首尾頁上標(biāo)注的頁號(hào)；卷內(nèi)文件名目填好后，應(yīng)制作一式兩份，除放置一份于卷首外，其余一份做檔案名目。(2)卷內(nèi)備考表。備考表是用來說明卷內(nèi)文件狀況的。應(yīng)放在全卷文件的最后。備考表項(xiàng)目有：本卷情形說明、立卷人、檢查人、立卷時(shí)刻。本卷情形說明：填寫卷內(nèi)文件缺損、修補(bǔ)、補(bǔ)充、移出、銷毀等情形。立卷人：負(fù)責(zé)整理文件歸檔的人員，檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。立卷日期：歸檔文件整理完畢的日期。格式如下：卷內(nèi)備考表本卷情形說明立卷人:檢查人:立卷時(shí)刻:圖3：卷內(nèi)備考表5、案卷的裝訂1）歸檔文件

29、一樣按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后；文字在前，圖樣在后；有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。2）一律采納左上角裝訂，將左上側(cè)對(duì)齊。大于A4幅面的要按A4的規(guī)格進(jìn)行折疊，小于16開幅面的要用A4紙進(jìn)行托裱。3）裝訂方法可依照需要使用不銹鋼釘書釘裝訂、燕尾夾固定、線繩三孔左側(cè)裝訂法、牛皮紙三角分裝、膠粘等方法。對(duì)已裝訂成冊(cè)的可不再拆卷重裝。裝訂案卷的排列格式是：案卷封面一一卷內(nèi)文件名目一一文件一一備考表一一封底案卷裝訂的要求是：整齊、牢固、不阻礙閱讀。在裝訂之前要去掉文件上

30、的金屬物，以防年久銹蝕文件。還要逐頁檢查文件，注意不要有倒置、脫漏的頁張。凡書寫未留裝訂線的要補(bǔ)貼加邊，破殘的文件要修補(bǔ)裱糊，大張的文件要折疊。三、案卷的整理案卷的整理是對(duì)已組成的卷進(jìn)行分類和系統(tǒng)化排列，然后編制檔案名目方便查找利用。(一)案卷的排列案卷排列采納''年度一一類目一一問題一一保管期限排列法。第一步先將同一年度同一類別的案卷放在同一類別的案卷排列在一起。第二步是將同一年度同一類別的文件按其反映的內(nèi)容不同及保管期限的不同進(jìn)行排列。(二)案卷號(hào)的的編制與填寫案卷名目(1)案卷號(hào)，即案卷按上述排列方法排列后，按順序進(jìn)行編號(hào)，案卷號(hào)應(yīng)按排列順序，逐次編號(hào)，不留空號(hào)，不設(shè)虛號(hào)

31、。(2)案卷名目，確實(shí)是按照案卷排列的順序，抄錄案卷的標(biāo)題、保管期限、卷內(nèi)文件頁數(shù)等項(xiàng)目而形成的一本案卷名冊(cè)。其格式如下：案卷號(hào)類別題名年度頁數(shù)期限備注圖4案卷名目(3)編制檔案名目檔案名目，由封面、案卷名目、卷內(nèi)文件名目三部分組成。是檔案檢索的重要工具，其裝訂排列順序是：封面一一案卷名目一一卷內(nèi)文件名目(把卷內(nèi)文件名目內(nèi)的''備注欄改為''所在案卷)。檔案人員應(yīng)按年度及類目編制檔案名目。卷內(nèi)名目及卷內(nèi)文件名目見圖2、圖5。檔案名目封面如下：檔案目錄類別名稱名目號(hào)起止年度圖5檔案名目封面四、檔案的鑒定與銷毀(一)檔案的鑒定(1)所有存檔的檔案要定期進(jìn)行鑒定。其具

32、體內(nèi)容包括：制定鑒定檔案價(jià)值的原那么和標(biāo)準(zhǔn)、判定檔案價(jià)值，確定檔案保管期限、銷毀失去儲(chǔ)存價(jià)值的檔案，以及有關(guān)檔案鑒定的組織工作等等。(2)檔案鑒定應(yīng)成立檔案鑒定小組，其成員由總經(jīng)辦主任、治理者代表、各部門負(fù)責(zé)人、檔案室治理人員組成。(3)檔案鑒定工作應(yīng)在每年度的上半年進(jìn)行一次。(二)檔案的銷毀(1)通過鑒定，對(duì)那些己過保管期限、儲(chǔ)存價(jià)值不大或失去儲(chǔ)存價(jià)值的檔案要予以銷毀；(2)檔案銷毀應(yīng)由檔案治理人員提出申請(qǐng)，填寫檔案銷毀申請(qǐng)單,經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審批后方可予以銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)有監(jiān)督人員在場(行政部負(fù)責(zé)人)。檔案銷毀申請(qǐng)單格式如下：檔案銷毀申請(qǐng)單號(hào)文件題名年度名目號(hào)案卷號(hào)件號(hào)卷內(nèi)文件頁數(shù)原期限備注銷毀

33、緣故:日期:申請(qǐng)人:檔案編制部門意見：審核人：日期：總經(jīng)辦主任意見：批準(zhǔn)人：日期：圖6文件銷毀申請(qǐng)單五、檔案的借閱與利用L檔案的借閱與利用(1)、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并填寫檔案借閱申請(qǐng)表,經(jīng)單位有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可借閱，不得抄錄或借出。(2)、本集體職員查閱各類檔案應(yīng)在檔案室內(nèi)進(jìn)行，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。專門情形需借出的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但借出時(shí)刻不得超過一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需連續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。(3)、借出檔案材料的時(shí)刻不得超過一周，必要時(shí)能夠續(xù)借。過期由檔案治理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。(4)、借閱檔案

34、資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無損，否那么，追究當(dāng)事人責(zé)任。(5)、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報(bào)告主管部門及時(shí)處理。（6）、重要檔案、隱秘檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。1. 1檔案分為一般檔案和涉密檔案兩類2. 涉密檔案范疇具體如下：1）公司經(jīng)營打算、資金打算以及經(jīng)營治理中的重大事項(xiàng)決策；2）內(nèi)部把握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告等；3）財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告，各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等財(cái)務(wù)信息和數(shù)據(jù)；4）經(jīng)營成本預(yù)算、決算報(bào)告，各類招投標(biāo)等成本信息；5）職員人事檔案、未公布的人事資

35、料等各類人力資源信息；6）各類投資、資本運(yùn)作信息和數(shù)據(jù)；7）公司進(jìn)展決策及相關(guān)信息；8）其他經(jīng)公司確定的應(yīng)保密事項(xiàng)。涉密檔案按密級(jí)程度分為絕密、隱秘和隱秘三種，其中上述1）、2）、3）為絕密；4、5）、6）為隱秘；7）、8）為隱秘。絕密檔案儲(chǔ)存期限為永久;隱秘檔案儲(chǔ)存期限為長期；隱秘檔案儲(chǔ)存期限為短期。3. 一般檔案涉密檔案外的其他檔案為一般檔案。一般檔案儲(chǔ)存期限為短期。一般檔案和涉密檔案的借閱與利用（審批流程請(qǐng)見圖8；檔案借閱審批表見圖9）。一般檔案和涉密檔案的借閱與利用審批流程表序號(hào)檔案分類事由最終審批人1一般檔案查閱、復(fù)印登記即可2借出交檔部門負(fù)責(zé)人3跨部門（公司）查閱、復(fù)印交檔部門負(fù)責(zé)

36、人4跨部門（公司）借出總經(jīng)理5涉密檔案查閱、復(fù)印、借出交檔部門負(fù)責(zé)人6跨部門（公司）查閱、復(fù)印總經(jīng)理7跨部門（公司）借出總經(jīng)理備注：檔案借出應(yīng)在7個(gè)工作日內(nèi)歸還，專門情形需事先約定歸還日期。圖7檔案借閱借閱審批流程表檔案借閱審批表借閱單位/部門借閱時(shí)刻借閱內(nèi)容借閱用途借閱人歸還時(shí)刻部門負(fù)責(zé)人歸還情形集團(tuán)總裁簽字注：1、請(qǐng)慎重利用所借材料，確保完好并及時(shí)歸還檔案室。2、檔案室將依照借閱檔案的重要程度確定是否需要主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，如需要那么必須主管領(lǐng)導(dǎo)簽字后方可借出。3、表中所有項(xiàng)目請(qǐng)使用黑色字跡筆填寫。第六章檔案治理權(quán)責(zé)劃分、組織機(jī)構(gòu)圖1）工程檔案，治理權(quán)在泰通集團(tuán)總公司，集團(tuán)總裁為領(lǐng)導(dǎo)第一責(zé)任人，

37、經(jīng)營總監(jiān)為監(jiān)督第一責(zé)任人，檔案部治理小組長為日常治理第一責(zé)任人。工程檔案管理組織機(jī)構(gòu)圖4-協(xié)助項(xiàng)目中間階 段現(xiàn)場監(jiān)督”工程部技術(shù)檔案部組長協(xié)助3工程項(xiàng)目中標(biāo)經(jīng)營部業(yè)務(wù)后通知檔案部、對(duì)接 中標(biāo)合作方V0母公司檔案員分公司檔案員子公趾檔案員2）非工程檔案，治理權(quán)在泰通集團(tuán)總公司，集團(tuán)總裁為領(lǐng)導(dǎo)第一責(zé)任人,非工程檔案的所在部門負(fù)責(zé)人，為非工程檔案的審核、監(jiān)督第一責(zé)任人，日常借閱保管治理檔案部為第一責(zé)任人。非工程襠案管理組織機(jī)構(gòu)圖集團(tuán)總裁非工程檔案 部門負(fù)責(zé)人檔案部組長管理的 非工程檔案3借閱、 查詢需申請(qǐng)所在部 門負(fù)責(zé)干部人同意，非工程檔案部門業(yè)務(wù)員檔案部組長非工程檔案相關(guān)部門人員第七章公司檔案室規(guī)劃布置集團(tuán)公司檔案室設(shè)立在集團(tuán)辦公樓內(nèi)，位于二樓檔案室，單獨(dú)設(shè)置。布置原那么為