文件控制程序

1、*金屬制品廠文件標(biāo)題文件管理程序文件編號(hào)KL-PP-01版本C0制訂部門ISO辦公室修訂日期2010.1.20頁(yè)碼7/61.0 目 的 為規(guī)范本公司所有管理體系文件的制定、修訂、核編、編號(hào)、借閱、發(fā)行、分發(fā)、修改、廢止等作業(yè)，使各部門適時(shí)獲得最新有效之文件，以確保各管理體系之正確執(zhí)行，特制訂本程序。2.0 范 圍適用于本公司手冊(cè)、程序文件、三階文件、表單、以及客戶標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)等外來(lái)文件和資料的控制。3.0 權(quán) 責(zé)3.1總廠文控中心： 負(fù)責(zé)管理體系手冊(cè)及程序文件統(tǒng)一登記、分類、管理保存。所有分廠有關(guān)管理體系手冊(cè)及程序文件受控文件的發(fā)行，均由總廠文控中心分發(fā)給分廠文控中心后，由分廠文控

2、中心再分發(fā)到各部門。3.2各分廠文控中心：負(fù)責(zé)本分廠管理體系受控文件、資料、記錄的統(tǒng)一登記、分類、管理保存。 3.3本公司文件的制訂、審批、修改廢止及收發(fā)控制職責(zé)表如下：項(xiàng)目序號(hào)文件階別制訂審查批準(zhǔn)控制部門3.1.1一階文件ISO辦公室管理者代表總經(jīng)理文控中心3.1.2二階文件各部門各部門主管管理者代表文控中心3.1.3三階文件各部門各部門主管正/副管理者代表文控中心3.1.4四階文件各部門隨文件一并審核、批準(zhǔn)各制訂部門3.4 外來(lái)文件：外來(lái)文件經(jīng)接收部門負(fù)責(zé)人簽收后，轉(zhuǎn)交由文控中心統(tǒng)一控制（登錄、發(fā)行、回收、保存、銷毀等）。4.0 定 義4.1 受控文件： 受控文件指經(jīng)審核和批準(zhǔn)，按照發(fā)放范

3、圍登記、分發(fā)，并能保證收回的文件。受控文件未經(jīng)文件管理部門批準(zhǔn)不得復(fù)制，文件正本不蓋章保存于文控中心,發(fā)放于使用部門的文件必須加蓋紅色“受控文件章”予以控制。4.2 非受控文件：僅用作學(xué)習(xí)、參考的文件、在活動(dòng)中不產(chǎn)生法律效力。非受控文件可以是經(jīng)權(quán)責(zé)批準(zhǔn)后的受控文件的影印本，作廢版本。非受控文件必須加蓋紅色“參考文件章”。4.3 三階文件（廣義）：本公司的三階文件包括：管理規(guī)定、作業(yè)指導(dǎo)書、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書和規(guī)范及它們的附件。還包括部分記錄。4.4 外來(lái)文件：指來(lái)源于公司外部用以指導(dǎo)、約束本公司某些作業(yè)的文件。（例如：顧客標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)等）。4.5 臨時(shí)文件：在特殊情況下（如打樣需

4、要、工藝變更、設(shè)備原因、體系運(yùn)作等），當(dāng)現(xiàn)行體系文件不能滿足產(chǎn)品質(zhì)量或體系運(yùn)作要求時(shí)，并且這種情況只是暫時(shí)性出現(xiàn)，則采用發(fā)行臨時(shí)文件方式進(jìn)行管制。5.0 作業(yè)內(nèi)容 5.1 文件編寫原則 手冊(cè)、程序文件與三階文件文字由左到右橫向書寫，必要時(shí)輔以表單、圖片及流程作為附件。5.2 文件打印格式手冊(cè)由文控中心依實(shí)際需要確定打印規(guī)格；程序文件由相關(guān)部門按5.6格式進(jìn)行編寫；三階文件按5.7由各部門自行依據(jù)實(shí)際編寫，但同部門同類三階文件格式須統(tǒng)一。5.3文件類別代號(hào)類別 依文件架構(gòu)各分為四種文件代號(hào)，如下表：代號(hào)文件類別代號(hào)文件類別M體系手冊(cè)WI作業(yè)指導(dǎo)書P體系的程序文件F表單5.4 文件體系架構(gòu)文件體系

5、架構(gòu)分為：手冊(cè)、程序、計(jì)劃/作業(yè)指導(dǎo)書/檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書、表單。5.5 手冊(cè)編號(hào)原則5.5.1 手冊(cè)編號(hào)原則 KL- M- 流水號(hào)（0199）文件階別（M:手冊(cè)） 體系類別Q:質(zhì)量(含TS16949),E:環(huán)境,F:財(cái)務(wù),A:行政,R:ROHS,O:職業(yè)健康安全,P:三個(gè)以上體系共用手冊(cè)公司漢語(yǔ)拼音第一個(gè)大寫字母 5.5.2 手冊(cè)內(nèi)容5.5.2.1 封面、文件變更履歷表、總經(jīng)理聲明、手冊(cè)目錄，手冊(cè)說(shuō)明。5.5.2.2 公司簡(jiǎn)介，引用的標(biāo)準(zhǔn)，術(shù)語(yǔ)和定義，范圍和適用領(lǐng)域。5.5.2.3 方針、目標(biāo)和承諾。5.5.2.4 組織結(jié)構(gòu)、職責(zé)、權(quán)限。 5.5.2.5 組織界面 5.5.2.5.1 體系程序展開權(quán)

6、責(zé)表： 5.5.2.5.2 控制流程圖。5.5.2.5.3 管理體系要求描述。5.5.2.6 管理體系要求描述。5.6 程序文件之格式規(guī)范5.6.1 程序文件編號(hào)原則： KL- P- 分廠適用代碼：（A：程序適用第一工場(chǎng)；B：程序適用第二工場(chǎng)；無(wú)A或B程序?yàn)橐欢?chǎng)共用） 程序文件流水號(hào)（0199） 文件類別：（QP：質(zhì)量程序； EP：環(huán)境程序；RP：有害化學(xué)物質(zhì)管理程序; PP：三個(gè)以上體系共用的） 公司漢語(yǔ)拼音第一個(gè)大寫字母5.6.2程序文件分段式編寫5.6.2.1 目的：敘述制訂該作業(yè)程序的目的。5.6.2.2 范圍；說(shuō)明該作業(yè)程序適用的范圍。5.6.2.3 權(quán)責(zé)：程序文件內(nèi)容中，所涉及

7、的主要部門或人員所應(yīng)有的權(quán)限和必須承擔(dān)的責(zé)任。5.6.2.4 定義：解釋在本程序內(nèi)容中，涉及非國(guó)際公認(rèn)、特殊事項(xiàng)、專業(yè)名稱或英文縮寫，若無(wú)需這義的名稱，可標(biāo)明“（無(wú)）”。 5.6.2.5 作業(yè)內(nèi)容：說(shuō)明該作業(yè)程序的流程。必要時(shí)，程序文件中的第一個(gè)附件即為此作業(yè)程序的流程圖，同時(shí)內(nèi)文須提及相關(guān)程序文件、三階文件的參考時(shí)機(jī)，及其附件或表單的使用時(shí)機(jī)，以及程序的簡(jiǎn)要描述。5.6.2.6 相關(guān)文件：列舉與該作業(yè)程序相關(guān)的程序文件、三階文件。5.6.2.7 使用表單：列舉并附上與該文件相關(guān)的表單。5.6.2.8 附件：可包括流程圖、表單等。原始的表單大小不予以規(guī)定（可將原始表單附在后面）5.7 作業(yè)指導(dǎo)

8、書/檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)/管理規(guī)定之格式5.7.1 作業(yè)指導(dǎo)書/檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)/管理規(guī)定編號(hào)原則-WI- 流水號(hào)（0199） 文件階別 部門代碼（ISO辦:I；市場(chǎng)部:S；工程部:G；生產(chǎn)部:P；品質(zhì)部:Q；行政部:X；財(cái)務(wù)部:C；倉(cāng)務(wù)部：W；生技部：Z。）5.7.2 作業(yè)指導(dǎo)書/檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書的編寫格式參見5.9。5.7.3 管理規(guī)定的編寫格式可與程序文件相似，但編寫原則與三階文件相同。5.8 受控表單的編碼原則；FM- 版本 流水號(hào)（01-99） 部門（部門代碼一覽表） 文件階別 版本：表單的版本從“A”開始，修訂則更換為“B”，依此類推。表單流水號(hào)以二碼顯示，從（01）開始編碼，依此為（02）、（03）以此類

9、推，此編碼僅限于表單。5.8.1 表單隨相關(guān)規(guī)定文件一起發(fā)行時(shí)，表單不需要另行編號(hào)，其隨相關(guān)文件的編號(hào)、頁(yè)次及版本進(jìn)行控制。5.8.2 表單單獨(dú)發(fā)行時(shí)，每頁(yè)表單都應(yīng)在其右下角編印編號(hào)。5.8.3 文控中心匯整表單后，填寫“管理記錄總覽表”，每年至少一次分發(fā)至各相關(guān)部門核對(duì)版本。5.8.4 修改文件需刪除表單時(shí)，表單編號(hào)也隨之刪去，剩余表單的編碼不予更改，需增加新表單時(shí)須連續(xù)編制。5.9 文件的制訂5.9.1 由管理者代表協(xié)調(diào)各部門制訂文件。5.9.2 文控中心負(fù)責(zé)收集資料撰寫手冊(cè)，并與相關(guān)部門進(jìn)行研討。5.9.2.1由文控中心負(fù)責(zé)全公司一、二、三階文件之“文件總覽表”的制作，并每三個(gè)月分發(fā)至相

10、關(guān)部門核對(duì)。5.9.3 手冊(cè)、程序文件、管理規(guī)定編有頁(yè)碼的每一頁(yè)均包含下列項(xiàng)目。 5.9.3.1 文件編號(hào)：填寫該手冊(cè)或程序文件之編號(hào)。 5.9.3.2 版本：以英文字母和阿拉伯?dāng)?shù)字表示（A0、A1A9，B0、B1B9，C0） 5.9.3.3 頁(yè)碼 5.9.3.3.1 頁(yè)碼格式P/N。P為頁(yè)次，N為文件內(nèi)容總頁(yè)數(shù)。 5.9.3.3.2 由文件正式內(nèi)容開始編列?？傢?yè)數(shù)為正式內(nèi)容編列的最大數(shù)字，文件內(nèi)容總頁(yè)數(shù)不計(jì)封面。 5.9.3.3.3 文件改版時(shí)，所有頁(yè)次須重編。5.9.3.4 文件標(biāo)題：即為該手冊(cè)或程序文件的名稱。5.9.3.5 內(nèi)容：段落歸屬依階梯式編碼如： 1. 1.15.9.4 作業(yè)指

11、導(dǎo)書，編寫項(xiàng)目包括：文件標(biāo)題、文件編號(hào)、制訂部門、制訂日期、版本、頁(yè)碼、制訂、審核、批準(zhǔn)；若多頁(yè)，須每頁(yè)加蓋文件受控章。5.9.5 文件的審核、批準(zhǔn) 手冊(cè)、程序文件及作業(yè)指導(dǎo)書/檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)書完成后，需經(jīng)3.2權(quán)責(zé)人員審核、批準(zhǔn)。5.9.5 文件的登錄文控員接到新文件時(shí)，登錄“文件總覽表”，并按文件關(guān)聯(lián)部門發(fā)行。5.10 文件分發(fā)與回收5.10.1 各部門接到文件時(shí)，應(yīng)核對(duì)文件的標(biāo)題及編號(hào)、版本、頁(yè)碼。5.11.2 所有經(jīng)文控中心發(fā)行的文件，必須蓋紅色“受控文件章”，收文部門于“文件分發(fā)、回收記錄表”上簽收。若修訂或廢止某份文件需如數(shù)收回原發(fā)行之文件直接由文控中心修改完后對(duì)后來(lái)文件或廢止文件進(jìn)行統(tǒng)

12、一處理或銷毀，作為知識(shí)經(jīng)驗(yàn)積累之用的回收之舊版文件和作廢的原版應(yīng)加蓋紅色“作廢章”。對(duì)外發(fā)行之文件（如提供客戶、供方）可不收回。5.11.3 有遺失文件情形或因工作需要，須請(qǐng)額外補(bǔ)發(fā)的文件時(shí)，應(yīng)填寫“文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表”，經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，向文控中心申請(qǐng)補(bǔ)發(fā)。5.11.4 因客戶需要或教育訓(xùn)練所需的文件，須由所需部門填寫“文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表”經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后，才可辦理發(fā)放。影印的資料加蓋紅色“僅供參考章”后，方可發(fā)放使用。5.11.5 文件改版時(shí)可只更換本次修改頁(yè)和文件封面，其他頁(yè)可不更換。5.12 外來(lái)文件管理和發(fā)行 5.12.1 外來(lái)文件須用于制造、檢驗(yàn)時(shí)，要經(jīng)接收部門負(fù)責(zé)人簽名審核后轉(zhuǎn)交文控

13、中心在適當(dāng)位置加蓋紅色“外來(lái)文件”和“受控文件章”進(jìn)行受控，并登記在“外來(lái)文件接收登記表”上，然后發(fā)行。收文部門于“文件分發(fā)、回收記錄表”上簽收。5.12.2 文控中心應(yīng)每季度將最新“外來(lái)文件接收登記表”和“文件一覽表”送呈各部門核對(duì)文件版本。 5.12.3 外來(lái)文件不可隨便更改，如有更改，必須經(jīng)原接收部門權(quán)責(zé)人員簽名認(rèn)可。5.12.4 外來(lái)文件編號(hào)原則- （001-999） 接收部門（部門代碼一覽表） 類別代號(hào)5.12.3.1 類別代號(hào)：A、客戶技術(shù)資料 B、政府法規(guī)資料 C、其它資料5.12.3.2工程規(guī)范文件：5.12.3.2.1工程部負(fù)責(zé)對(duì)客戶提供的圖紙/標(biāo)準(zhǔn)及其更改按客戶要求的時(shí)間進(jìn)

14、行評(píng)審，必要時(shí)可組織專題小組進(jìn)行評(píng)審。評(píng)審應(yīng)當(dāng)盡快進(jìn)行，時(shí)間不應(yīng)超過(guò)兩個(gè)工作周。如涉及工程更改依樣品制作管理程序執(zhí)行. 5.13 文件的修訂、廢止 5.13.1 所有文件得根據(jù)需要隨時(shí)申請(qǐng)修改。 5.13.2 手冊(cè)和程序文件的修訂，廢止：5.13.2.1由相關(guān)部門提出，填寫“文件變更申請(qǐng)表”，經(jīng)原文件制訂部門審查，管理者代表批準(zhǔn)，方可進(jìn)行文件的修訂、廢止作業(yè)。必要時(shí)邀集有關(guān)部門召開文件修改檢討會(huì)，商議文件修改事宜。如由ISO辦提出修改，不需要填寫“文件變更申請(qǐng)表”，可直接進(jìn)行修訂。 5.13.2.2文件修改意見經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后，原制訂部門根據(jù)修改意見予以修正，送文控中心打印，進(jìn)行后續(xù)發(fā)行作業(yè)。5.1

15、3.2.3手冊(cè)、程序文件的修改，文控中心應(yīng)將修訂狀況記錄于“變更履歷表”中，若該文件不適用應(yīng)予以廢止。已廢止的原件，由文控中心依據(jù)實(shí)際需要予以保留或銷毀。 5.13.3 三階文件和表單的修訂，廢止：由相關(guān)部門提出，不需要填寫“文件變更申請(qǐng)表”，直接進(jìn)行修訂；文控中心直接發(fā)行，其修訂狀況不需要建立“變更履歷表”。 5.13.4 文件的修訂，其版本的控制參見5.9.3。 5.13.5 各部門（文控中心除外）和個(gè)人都不得保留已失效或過(guò)時(shí)的文件。 5.13.6 經(jīng)填注內(nèi)容后之表單，得依記錄管理程序進(jìn)行保存與管理。 5.14臨時(shí)文件控制5.14.1 臨時(shí)文件制訂審核批準(zhǔn)權(quán)限與對(duì)應(yīng)的現(xiàn)有體系文件的權(quán)限相同

16、。5.14.2 制訂臨時(shí)文件時(shí)，由制定者在此文件上明確臨時(shí)文件性質(zhì)如：5.14.2.1試產(chǎn)文件/工程臨時(shí)變更/特定批次執(zhí)行文件等類似說(shuō)明，以與正式文件識(shí)別區(qū)分；5.14.2.2并寫明發(fā)行臨時(shí)文件原因、適用范圍以及回收的時(shí)間；5.14.2.3其中適用范圍是特定的批次、產(chǎn)品型號(hào)、日期、客戶等內(nèi)容，并且適用范圍必須能明確界定。臨時(shí)文件可對(duì)某受控文件的局部進(jìn)行引用。5.14.3 臨時(shí)文件要求由文控中心進(jìn)行受控發(fā)放，并且適時(shí)回收，臨時(shí)文件不能長(zhǎng)久代替原受控文件，應(yīng)在其標(biāo)明的回收時(shí)間內(nèi)回收。5.15 電子文件的管制 5.15.1 計(jì)算機(jī)中的手冊(cè)程序文件作業(yè)指導(dǎo)書均應(yīng)由文控員按最新版本及時(shí)備份保存。 5.15.2 磁盤保存要防止損壞或變質(zhì)。 5.15.3 磁盤使用必須嚴(yán)格控制防止病毒侵入。 5.15.4 輸入由文控員使用專用密碼確保文件輸入更改處于受控狀態(tài)。6.0 相關(guān)文件 6.1 記錄管理程序7.0 使用表單 7.1 文件分發(fā)、回收記錄表 7.2 文件變更申請(qǐng)表 7.3 文件補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)表 7.4 外來(lái)文件接收登記表 7.5 文件總覽表 8.0附件 附件一 文件分發(fā)、回收記錄表文件名稱版本文件編號(hào)部門分發(fā)記錄回收記錄備注日期份數(shù)簽收人日期份數(shù)簽收人 填表： 保存期限：12個(gè)月附件二 文件變更申請(qǐng)表修訂