分支機(jī)構(gòu)職場租賃裝修及家具設(shè)備管理辦法

1、分支機(jī)構(gòu)辦公職場租賃、裝修及家具、設(shè)備配置管理暫行辦法為加強(qiáng)公司分支機(jī)構(gòu)籌建期間的職場租賃、裝修及家具、設(shè)備配置管理，充分體現(xiàn)公司優(yōu)秀文化內(nèi)涵，樹立某良好社會形象，特制定本管理辦法。第一部分 管理原則一、分類管理機(jī)構(gòu)籌建期間職場管理分為臨時(shí)辦公職場與正式辦公職場兩類，均采取租賃方式使用。二、授權(quán)管理(一) 所有未開業(yè)二級機(jī)構(gòu)及其所屬分支機(jī)構(gòu)正式辦公職場租賃、裝修及家具、設(shè)備配置相關(guān)事宜均由總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部負(fù)責(zé)審批?；I建期臨時(shí)辦公職場相關(guān)事宜，總公司負(fù)責(zé)審批二級機(jī)構(gòu)；二級機(jī)構(gòu)（籌備組）負(fù)責(zé)審批所屬分支機(jī)構(gòu)并向總公司報(bào)備。上述事宜撥款、購置、調(diào)配事宜由總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部負(fù)責(zé)集中辦理。(二) 本年度已

2、開業(yè)的二級機(jī)構(gòu)，經(jīng)總公司核準(zhǔn)于下年度籌建的各級分支機(jī)構(gòu)，總公司將把其職場、裝修及家具、設(shè)備等相關(guān)籌建費(fèi)用列入二級機(jī)構(gòu)下年度財(cái)務(wù)預(yù)算，由二級機(jī)構(gòu)在核定標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)審批使用并報(bào)備總公司。三、標(biāo)準(zhǔn)控制管理凡在既定標(biāo)準(zhǔn)（參見附件一）范圍內(nèi)的，根據(jù)上述授權(quán)管理規(guī)定逐級報(bào)批報(bào)備；屬超出標(biāo)準(zhǔn)范圍的，一律報(bào)總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部審批。第二部分 臨時(shí)辦公職場管理一、臨時(shí)職場租賃管理（一）租賃標(biāo)準(zhǔn)1、租賃期：控制在2個(gè)月以內(nèi)。2、租賃用房：為賓館或其它公有辦公用房。3、租賃費(fèi)用：二級機(jī)構(gòu)控制在3萬元以內(nèi)；三級機(jī)構(gòu)控制在1.5萬元以內(nèi)。此項(xiàng)費(fèi)用需報(bào)總公司單獨(dú)下?lián)?。（二）租賃工作流程1、分支機(jī)構(gòu)在標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)選出備選地點(diǎn)，寫出簽報(bào)

3、（參見附件二）逐級報(bào)批。并附：（1）租賃臨時(shí)辦公用房有關(guān)事項(xiàng)的請示。請示應(yīng)包含有擬租辦公用房的位置、面積、樓層、價(jià)格、配套服務(wù)、物業(yè)管理及租賃費(fèi)用預(yù)算等方面的內(nèi)容。（2）擬簽訂的臨時(shí)辦公用房租賃合同。2、臨時(shí)職場租賃不做現(xiàn)場考察，根據(jù)分級授權(quán)管理流程，審批核準(zhǔn)。凡超出規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的，需向總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部報(bào)批。3、分支機(jī)構(gòu)籌備組根據(jù)批復(fù)意見與出租方簽定租賃 2合同并歸檔。4、屬特殊原因需延期租賃臨時(shí)辦公用房的，需提前15天向總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部報(bào)批。(三) 相關(guān)注意事項(xiàng)1、臨時(shí)辦公用房不得進(jìn)行任何裝修。2、同城三級機(jī)構(gòu)和四級機(jī)構(gòu)不得租賃臨時(shí)職場。二、臨時(shí)職場家具、設(shè)備配置管理（一）家具配置標(biāo)準(zhǔn)：二級機(jī)構(gòu)

4、控制在2萬元以內(nèi)；三級機(jī)構(gòu)控制在1萬元以內(nèi)。（二）辦公設(shè)備配置：屬公司集團(tuán)采購的，需事先上報(bào)總公司申請下?lián)芘浒l(fā)；屬機(jī)構(gòu)自行采購的，在核定標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)按照分級授權(quán)要求報(bào)批報(bào)備購置。（三）購置費(fèi)用：在機(jī)構(gòu)籌建費(fèi)中列支。（四）管理要求：機(jī)構(gòu)各類統(tǒng)配、自購物品按照公司資產(chǎn)管理制度進(jìn)行管理。第三部分 正式辦公職場管理一、正式辦公職場租賃管理（一）租賃標(biāo)準(zhǔn)1、為合理控制機(jī)構(gòu)成本負(fù)擔(dān)，兼顧未來發(fā)展需要，租賃期以35年以內(nèi)為宜。2、分支機(jī)構(gòu)辦公職場租賃面積、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)機(jī)構(gòu) 3類別確定（參見附件一）。（二）租賃工作流程1、根據(jù)總公司規(guī)定的職場租賃的面積、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，分支機(jī)構(gòu)籌備組對擬租賃辦公職場進(jìn)行實(shí)地考察。2

5、、分支機(jī)構(gòu)需選出兩個(gè)以上備選地點(diǎn)，寫出簽報(bào)（參見附件二）逐級報(bào)批。并附：（1）租賃辦公用房有關(guān)事項(xiàng)的請示。請示應(yīng)包含有擬租辦公用房的位置、面積、樓層、價(jià)格以及發(fā)展商名稱、開發(fā)資質(zhì)、相關(guān)房地產(chǎn)有效證件和資料、工程質(zhì)量監(jiān)督部門核準(zhǔn)的質(zhì)量等級、配套服務(wù)、物業(yè)管理以及租賃費(fèi)用測算等方面的內(nèi)容。（2）以總公司房屋租賃合同（范本）（參見附件六）為藍(lán)本擬定的待簽租賃合同。3、總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部負(fù)責(zé)派員對二級機(jī)構(gòu)擬租辦公用房進(jìn)行現(xiàn)場考察；三、四級機(jī)構(gòu)擬租辦公用房的現(xiàn)場考察由總公司派員或委托所屬二級機(jī)構(gòu)進(jìn)行。4、總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部會同有關(guān)部門聯(lián)合審批租賃合同。5、分支公司籌備組根據(jù)總公司批復(fù)意見與出租方簽定租賃合同

6、并歸檔。分支機(jī)構(gòu)辦公職場租賃操作流程（三）相關(guān)注意事項(xiàng)1、各級各類分支機(jī)構(gòu)辦公職場的面積、租賃費(fèi)用須嚴(yán)格控制在總公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)額度內(nèi)，未經(jīng)總公司批準(zhǔn)，嚴(yán)禁突破。2、分支機(jī)構(gòu)辦公職場選址要求：應(yīng)盡量選擇所在城市金融機(jī)構(gòu)聚集區(qū)域，職場本身建筑具備良好的廣告效應(yīng)，既要能充分體現(xiàn)公司的雄厚實(shí)力，也要能充分體現(xiàn)公司深厚的文化底蘊(yùn)和高尚的文化品位。同時(shí)，職場本身建筑物應(yīng)具備良好輻射效果的廣告位置，便于公司廣告的設(shè)立和擺放。 53、車位要求：辦公職場本身建筑應(yīng)規(guī)劃有足夠的車位，能夠?yàn)樽陨砗涂蛻籼峁┳銐虻能囄槐Ｕ戏?wù)。各分支機(jī)構(gòu)發(fā)生的車位租賃費(fèi)用，由分支機(jī)構(gòu)在總公司下達(dá)的年度租賃費(fèi)用總額內(nèi)統(tǒng)籌考慮解決。4、租

7、賃合同簽約重要注意事項(xiàng)（1）分支機(jī)構(gòu)有關(guān)責(zé)任人應(yīng)對擬租辦公用房的產(chǎn)權(quán)文件及相應(yīng)手續(xù)，與原件進(jìn)行核對，且復(fù)印簽字確認(rèn)，并將該等復(fù)印件與租賃合同一并傳真至上報(bào)。（2）每年房屋租金建議分兩次或多次支付；違約金不要超過當(dāng)期應(yīng)付租金的日萬分之二點(diǎn)一；（3）應(yīng)爭取取得4560日的裝修期（免租期）；（4）應(yīng)有我方提前退租不視為違約的條款，如“租賃期內(nèi)，乙方如要求提前終止本合同，應(yīng)當(dāng)提前90日書面通知甲方，本合同即至該通知載明的日期終止，雙方互不承擔(dān)違約責(zé)任，否則視為乙方違約。”二、正式辦公職場裝修管理（一）實(shí)行分類管理1、分支機(jī)構(gòu)辦公職場裝修分為總公司指定裝修與不指定裝修兩類。2、指定裝修：由總公司統(tǒng)一委托

8、南京金陵裝璜裝飾公司進(jìn)行裝修。二級機(jī)構(gòu)原則上采取指定裝修方式。3、不指定裝修：由分支機(jī)構(gòu)在當(dāng)?shù)赝ㄟ^公開招投標(biāo)方 6式選定裝修公司。（1）參與招標(biāo)的裝修公司資質(zhì)必須達(dá)到二級資質(zhì)，數(shù)量不得少于兩家。（2）裝修方案、裝修費(fèi)用和裝修公司的確定，必須逐級上報(bào)總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部核準(zhǔn)。（3） 20萬元以上的裝修工程由總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部派員參與開標(biāo)并確定中標(biāo)公司；20萬元以下的由二級機(jī)構(gòu)（籌備組）負(fù)責(zé)開標(biāo)并確立中標(biāo)公司，報(bào)總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部核批。（二）裝修工作流程1、所有分支機(jī)構(gòu)籌備組與裝修公司共同制訂職場裝修方案和裝修費(fèi)用預(yù)算，行簽報(bào)報(bào)總公司核準(zhǔn)；裝修費(fèi)用預(yù)算應(yīng)將裝飾工程、消防工程、綜合布線之外的其他分項(xiàng)工程（如

9、監(jiān)控系統(tǒng)、門禁考勤系統(tǒng)、110聯(lián)動系統(tǒng)等）分別做出項(xiàng)目預(yù)算。2、總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部會同有關(guān)部門核準(zhǔn)批復(fù)裝修方案。3、根據(jù)總公司批復(fù)，分支機(jī)構(gòu)籌備組以總公司建筑裝飾工程施工合同（范本）（參見附件七）為藍(lán)本，與裝修公司簽訂裝修合同，實(shí)施裝修工程。4、分支機(jī)構(gòu)籌備組指定專職責(zé)任人負(fù)責(zé)監(jiān)督裝修工程進(jìn)度與質(zhì)量。5、工程驗(yàn)收：按照建筑裝飾工程竣工驗(yàn)收報(bào)告（參見附件八）有關(guān)要求進(jìn)行驗(yàn)收。其中，20萬元以上的裝修工程總公司會同分支機(jī)構(gòu)對裝修工程進(jìn)行驗(yàn)收。20萬元以下的 7由二級機(jī)構(gòu)（籌備組）負(fù)責(zé)驗(yàn)收。6、裝修完工后，由裝修公司提供完整的竣工決算資料，經(jīng)分支機(jī)構(gòu)予以確認(rèn)逐級上報(bào)總公司，由總公司統(tǒng)一安排審計(jì)結(jié)算及備

10、案。分支機(jī)構(gòu)辦公職場裝修操作流程（三）相關(guān)注意事項(xiàng)1、裝修風(fēng)格：“規(guī)范，統(tǒng)一，簡潔，明快，大方，實(shí)用”。須準(zhǔn)確展現(xiàn)公司的企業(yè)形象和文化內(nèi)涵。（1）職場裝修整體色調(diào)，應(yīng)嚴(yán)格符合公司品牌視覺識別VI系統(tǒng)使用管理規(guī)定的要求，充分體現(xiàn)黃、灰組合的色調(diào)風(fēng)格；同時(shí)，嚴(yán)格規(guī)范使用企業(yè)統(tǒng)一標(biāo)識，形成公司統(tǒng)一完整、健康向上的良好形象。（2）分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照公司形象識別手冊規(guī)范設(shè)置公司樓體外統(tǒng)一標(biāo)識牌；同時(shí)應(yīng)在職場入口處醒目區(qū)域設(shè)置公司形象標(biāo)識、指引牌。（3）分支機(jī)構(gòu)應(yīng)按照公司形象識別手冊的規(guī)范要求，設(shè)置統(tǒng)一風(fēng)格和樣式的接待臺和背景板。2、費(fèi)用控制：（1）各分支機(jī)構(gòu)要本著勤儉節(jié)約的原則嚴(yán)格控制裝修費(fèi)用，裝修工程預(yù)算

11、必須控制在總公司核定最高費(fèi)用額度的90%內(nèi)，剩余10%額度預(yù)留作為工程增項(xiàng)額度。（2）對裝修費(fèi)用的控制，必須嚴(yán)格按總公司制定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得擅自提高標(biāo)準(zhǔn)和增加項(xiàng)目。3、裝修面積和裝修標(biāo)準(zhǔn)須報(bào)經(jīng)總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部核準(zhǔn)。裝修工程設(shè)計(jì)方案及概預(yù)算，須經(jīng)總、分公司核準(zhǔn)確認(rèn)。4、獨(dú)立辦公室使用面積標(biāo)準(zhǔn)：二級分公司負(fù)責(zé)人房間控制在50 m²以內(nèi)，班子成員控制在25 m²以內(nèi)；三級機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人房間控制在40 m²以內(nèi)，班子成員及四級機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人控制在20 m²以內(nèi)；各級部門負(fù)責(zé)人房間控制在10 m²以內(nèi)。5、在裝修過程中，原則上不得調(diào)整設(shè)計(jì)方案。若有特 9殊情況或

12、實(shí)際需要變更的，需出具變更說明書，經(jīng)總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部批準(zhǔn)后方可實(shí)施6、裝修款支付：原則上按進(jìn)度付款，但需各級分支機(jī)構(gòu)（籌建）主要負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，逐級上報(bào)總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部，由總公司統(tǒng)一支付。7、各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)注意加強(qiáng)與裝修公司的溝通與協(xié)作，積極配合，及時(shí)自理好外部環(huán)境關(guān)系，確保裝修進(jìn)度。8、裝修時(shí)間控制：省級公司毛坯房原則上45天完工；三級機(jī)構(gòu)毛坯房原則上35天完工；省級公司改裝房原則上30天完工；三級機(jī)構(gòu)改裝房原則上20天完工。三、正式職場辦公家具配置管理（一）配置標(biāo)準(zhǔn)：（參見附件一）1、該費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)包含機(jī)構(gòu)所有人員工位和會議室、洽談室、接待室等公共區(qū)域辦公家具的配置費(fèi)用。2、二、三級機(jī)構(gòu)辦公家具

13、由總公司統(tǒng)一購置配發(fā)。3、四級機(jī)構(gòu)可參照配置標(biāo)準(zhǔn)及樣式，堅(jiān)持“從人節(jié)儉”原則，報(bào)經(jīng)所屬二級機(jī)構(gòu)核準(zhǔn)，在當(dāng)?shù)刈孕匈徶?。（二）配置工作流?、逐級報(bào)批：分支機(jī)構(gòu)辦公職場所需辦公家具，由分支機(jī)構(gòu)籌備組按照總公司核定的人員編制填寫分支機(jī)構(gòu)辦公家具需求表（參見附件三）逐級上報(bào)總公司。2、統(tǒng)一購置：總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部會同有關(guān)部門審定機(jī) 10構(gòu)需求后，按照分類確定的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)由總公司向公開招標(biāo)確定的家具供應(yīng)商，統(tǒng)一訂購和配置。3、配發(fā)驗(yàn)收：（1）由家具供應(yīng)商直接發(fā)貨到分支機(jī)構(gòu)訂單指定收貨地點(diǎn)，并安排服務(wù)人員上門安裝及提供售后服務(wù)。（2）分支機(jī)構(gòu)安排專人負(fù)責(zé)家具驗(yàn)收。按照家具驗(yàn)收程序及標(biāo)準(zhǔn)（參見附件四）在家具供應(yīng)

14、商完成正常安裝調(diào)試后進(jìn)行驗(yàn)收并在驗(yàn)收回單（參見附件五）上簽字確認(rèn)并加蓋公章。4、家具款支付：分支機(jī)構(gòu)將驗(yàn)收回單逐級報(bào)至總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部后，由總公司統(tǒng)一支付。（三）相關(guān)注意事項(xiàng)1、辦公家具配置應(yīng)嚴(yán)格遵照“簡潔、節(jié)儉、從人”原則。2、工位預(yù)留：人員工位安排參照總公司人力資源部核定的編制、實(shí)際到位人員數(shù)量，二級分公司預(yù)留8個(gè)以內(nèi)，三級機(jī)構(gòu)預(yù)留6個(gè)以內(nèi)。四、正式職場辦公設(shè)備配置管理（一）配置標(biāo)準(zhǔn)（參見附件一）：根據(jù)分支機(jī)構(gòu)人員編制規(guī)模配置。（二）購置方式：大額辦公設(shè)備由總公司統(tǒng)一招標(biāo)團(tuán)購；普通辦公設(shè)備由分支機(jī)構(gòu)參照配置標(biāo)準(zhǔn)自行購置。 11（三）審批流程：屬公司集團(tuán)采購的，需以簽報(bào)形式報(bào)經(jīng)總公司核準(zhǔn)下?lián)?/p>

15、配發(fā)；屬機(jī)構(gòu)自行采購的，在核定標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)購置并逐級報(bào)備（二級機(jī)構(gòu)報(bào)備總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部；三、四級分支機(jī)構(gòu)報(bào)備所屬二級機(jī)構(gòu)），其購置費(fèi)用在籌建費(fèi)中列支。（四）管理要求：機(jī)構(gòu)各類統(tǒng)配、自購物品按照公司資產(chǎn)管理制度進(jìn)行管理。本暫行辦法自發(fā)文之日起執(zhí)行。由總公司機(jī)構(gòu)發(fā)展部負(fù)責(zé)解釋。二五年十一月二十日附件二：分支機(jī)構(gòu)籌建事宜簽報(bào)注：此表用于辦理分支機(jī)構(gòu)辦公職場租賃、裝修及家具、設(shè)備配置等報(bào)批事宜。附件三：辦公家具訂貨確認(rèn)單訂貨單位：某財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)股份有限公司 日期：填報(bào)人： 審批人：附件四： 辦公家具驗(yàn)收程序及標(biāo)準(zhǔn)一、送貨1、家具供應(yīng)商：按照訂貨確認(rèn)單，事先確認(rèn)送貨時(shí)間、地點(diǎn)、安裝時(shí)間、地點(diǎn)2、訂貨單位：按照

16、訂貨確認(rèn)單相關(guān)證件，確認(rèn)服務(wù)公司委派之安裝人員。二、拆箱1、指定驗(yàn)收人確認(rèn)封裝箱之材質(zhì)良好，非不良材質(zhì)制造；外觀基本保持完好，無嚴(yán)重破損。2、指定驗(yàn)收人確認(rèn)封裝箱內(nèi)貨物按型號完整無缺-按照設(shè)備驗(yàn)收單3、指定驗(yàn)收人確認(rèn)封裝箱內(nèi)貨物完好無損。三、安裝1、指定驗(yàn)收人確認(rèn)辦公家具安裝過程規(guī)范，無人為硬性撬損、劃損現(xiàn)象（正常翻撬除外）。2、指定驗(yàn)收人確認(rèn)所有零配件均安裝到位，無遺漏。3、指定驗(yàn)收人確認(rèn)辦公家具外觀保持良好，并全部安裝或移交給指定驗(yàn)收人。4、指定驗(yàn)收人確認(rèn)辦公家具安裝完畢后安裝人員整理現(xiàn)場，保持原有辦公環(huán)境。5、指定驗(yàn)收人確認(rèn)安裝人員在培訓(xùn)時(shí)用語規(guī)范、清晰、態(tài)度良好。指定驗(yàn)收人確認(rèn)在調(diào)試完畢后保留安裝人員之有效聯(lián)絡(luò)方式。 15附件五： 辦公家具驗(yàn)收回單用戶單位： 交貨日期： 交貨地點(diǎn)： 驗(yàn)收確認(rèn)日期： 簽收產(chǎn)品清單：驗(yàn)收項(xiàng)目：驗(yàn)收結(jié)論：用戶單位： (蓋 章)收 貨 驗(yàn) 收 人：驗(yàn)收條款：送貨人必須根據(jù)收貨人的身份證等有效證件進(jìn)行確認(rèn)后方可交貨。在供貨單位完成正常安裝調(diào)試后，用戶單位按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)在5個(gè)工作日內(nèi)完成驗(yàn)收