商務(wù)領(lǐng)航合強協(xié)同辦公系統(tǒng)

1、“商務(wù)領(lǐng)航”合強協(xié)同辦公系統(tǒng)白皮書目 錄目 錄2第一章 概述21.1 系統(tǒng)功能21內(nèi)部通信22信息發(fā)布23工作流轉(zhuǎn)24文件和知識管理25其它功能21.2 系統(tǒng)自定義項21.3 開始使用商務(wù)領(lǐng)航合強協(xié)同辦公系統(tǒng)21租用帳戶22帳戶初始化23快速啟用系統(tǒng)的建議24、登錄系統(tǒng)2第二章 系統(tǒng)自定義22.1 設(shè)置組織機構(gòu)21部門設(shè)置22崗位設(shè)置23人員組織22.2 了解表單22.3 定義工作流程21流程基本信息定義22環(huán)節(jié)信息定義23流程的啟用和暫停24流程定義示例22.4 建立文件管理體系21文件庫屬性的定義22創(chuàng)建文件庫示例22.5 其它設(shè)置21電子公告的發(fā)布人設(shè)置22在線新聞的發(fā)布人設(shè)置23電子論

2、壇中版塊的創(chuàng)建24上傳本單位的logo2第三章 日常應用23.1 內(nèi)部通信21在線短信22電子郵件23.2 信息發(fā)布21電子公告22在線新聞23電子論壇23.3 日常辦公21新建工作22提交工作23簽收工作24填寫意見25編輯文檔26編輯附件27意見匯總和流轉(zhuǎn)歷史28分發(fā)文檔29退回210結(jié)束211跟蹤后續(xù)辦理過程212流轉(zhuǎn)監(jiān)控213委托辦理23.4 文件管理21文件庫和文件夾的權(quán)限22新建文件夾23新建文件24加鎖和解鎖25移動和拷貝23.5 其它功能21日程安排22常用意見23組織機構(gòu)2第一章 概述商務(wù)領(lǐng)航合強協(xié)同辦公系統(tǒng)是合強公司基于多年來為企業(yè)開發(fā)辦公自動化軟件的豐富經(jīng)驗，專門針對AS

3、P模式開發(fā)的辦公自動化軟件系統(tǒng)。在ASP模式中，運營商負責建設(shè)高質(zhì)量的硬件平臺、軟件平臺和互聯(lián)網(wǎng)接入，將商務(wù)領(lǐng)航合強協(xié)同辦公系統(tǒng)運行起來，通過互聯(lián)網(wǎng)為企業(yè)用戶提供協(xié)同辦公應用服務(wù)，并負責系統(tǒng)的日常維護。企業(yè)只須向運營商租用帳戶，通過互聯(lián)網(wǎng)接入系統(tǒng)即可使用商務(wù)領(lǐng)航合強協(xié)同辦公系統(tǒng)，實現(xiàn)協(xié)同辦公和移動辦公。在系統(tǒng)中每家企業(yè)的數(shù)據(jù)是獨立保存，并由系統(tǒng)中的備份設(shè)備定時進行數(shù)據(jù)備份，保障企業(yè)數(shù)據(jù)的安全。1.1 系統(tǒng)功能商務(wù)領(lǐng)航合強協(xié)同辦公系統(tǒng)主要為企業(yè)實現(xiàn)以下四個方面的自動化： 內(nèi)部通信自動化 信息發(fā)布自動化 工作流轉(zhuǎn)自動化 文件和知識管理自動化系統(tǒng)的主要功能如下：1內(nèi)部通信 在線短信可以即時感知單位內(nèi)

4、部人員是否在線，可使用在線短信功能進行實時信息傳送和留言。 電子郵件使用電子郵件可與單位內(nèi)部人員進行通信，可進行郵件的創(chuàng)建、發(fā)送、接收、閱讀、回復、轉(zhuǎn)發(fā)等。2信息發(fā)布 電子公告電子公告用于單位內(nèi)部重要信息的發(fā)布，如公告、通知、表彰、批評等。 在線新聞在線新聞可用于單位內(nèi)、外部新聞的發(fā)布。 電子論壇為單位內(nèi)部提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間。3工作流轉(zhuǎn) 網(wǎng)上審批網(wǎng)上辦理單位內(nèi)部的各項審批，如：工作請示、工作報告、工作交辦、部門間的工作聯(lián)絡(luò)、出差申請、采購申請、報銷、請假等日常工作流程都可以通過網(wǎng)上進行辦理和審批。 工作監(jiān)控領(lǐng)導可對各項工作的進展情況進行實時監(jiān)控，了解每個人員每項工作的辦

5、理情況，并可進行催辦。 常用表單系統(tǒng)內(nèi)置一套企業(yè)管理所需要的表單格式。 流程自定義可方便地定義出本單位的各項審批、簽核、請示報告等工作流程。定義項目豐富，可很好地滿足單位中各種工作處理的需要，流程一經(jīng)定制完成，即可反復應用于日常辦公之中。4文件和知識管理 文件管理文件是信息和知識的載體，文件管理的目的是對文件的存放、閱讀和查找進行有效的組織與控制；并提供快捷的檢索工具。系統(tǒng)可根據(jù)單位的實際業(yè)務(wù)需要設(shè)置文件庫的數(shù)目，在文件庫中文件夾的數(shù)量和級次也可按需設(shè)置，實現(xiàn)了文件的層次化管理。 文件中可包含附件文件中可存儲文本、office文檔、掃描件以及聲音圖像等任意類型的附件。 訪問權(quán)限控制針對文件庫、

6、文件夾提供多重訪問權(quán)限控制，確保文件訪問與操作的安全，各單位可根據(jù)自身需要有效地規(guī)劃訪問控制體系。文件庫權(quán)限有：管理者、編輯者、作者、讀者4類，文件庫權(quán)限向下遞延到文件夾。文件夾權(quán)限有：管理者、編輯者、作者、讀者4類，文件夾權(quán)限向下遞延到下級文件夾。5其它功能 日程安排提供個人日程安排、日程信息共享和日程提醒等功能。 常用意見可以建立常用意見，為日常辦公中的意見填寫提供方便。 組織機構(gòu)設(shè)置本單位的組織機構(gòu)，包括部門設(shè)置、崗位設(shè)置和人員設(shè)置。組織機構(gòu)是系統(tǒng)進行工作管理和權(quán)限分配的基礎(chǔ)。1.2 系統(tǒng)自定義項商務(wù)領(lǐng)航合強協(xié)同辦公系統(tǒng)提供了豐富的自定義項目，靈活應用這些自定義項目，可以構(gòu)建滿足本單位需

7、求的協(xié)同辦公環(huán)境。系統(tǒng)主要自定義項目介紹如下：自定義項內(nèi)容定義人單位Logo在“系統(tǒng)管理”中，點擊“上傳ogo”按鈕，可上傳本單位的Logo圖片，Logo顯示在用戶界面左上角。系統(tǒng)管理員組織機構(gòu)設(shè)置本單位的組織機構(gòu)，包括：部門、崗位和職員，組織機構(gòu)是系統(tǒng)進行工作管理和權(quán)限分配的基礎(chǔ)。系統(tǒng)管理員表單系統(tǒng)提供了一套日常管理應用所需要的表單格式，在流程定制中可選擇合適的表單格式，滿足工作流轉(zhuǎn)的需要。內(nèi)置流程在“流程定制”中，可以定義出本單位的各項工作流程。流程定義選項豐富，系統(tǒng)管理員應充分理解這些選項的含義，靈活應用選項，即可很好地定義出滿足各種工作處理需要的流程。系統(tǒng)管理員文件庫可以根據(jù)需要由系統(tǒng)

8、管理員創(chuàng)建文件庫。文件庫分為“只讀庫”和“可編輯庫”。文件庫的管理者由系統(tǒng)管理員設(shè)定，文件庫中的其它權(quán)限（編輯者、作者和讀者）則由文件庫管理者設(shè)定。系統(tǒng)管理員，文件庫的管理者文件庫中的文件夾文件庫中的文件夾則由文件庫的管理者或上級文件夾的管理者建立，文件夾可以多級設(shè)置。文件庫的管理者，上級文件夾的管理者電子公告的發(fā)布人由系統(tǒng)管理員設(shè)置，發(fā)布人可以發(fā)布公告。系統(tǒng)管理員在線新聞的發(fā)布人由系統(tǒng)管理員設(shè)置，發(fā)布人可以發(fā)布新聞。系統(tǒng)管理員電子論壇的版塊和版主由系統(tǒng)管理員進行版塊設(shè)置，版塊設(shè)置時指定版主負責該版塊內(nèi)容的維護。系統(tǒng)管理員常用意見在“數(shù)據(jù)字典”中，系統(tǒng)管理員可以建立全體人員使用的常用意見，使用

9、人員可以建立私有的和共享的常用意見。常用意見在“填寫意見”時可直接調(diào)用。系統(tǒng)管理員，使用人員1.3 開始使用商務(wù)領(lǐng)航合強協(xié)同辦公系統(tǒng)1租用帳戶用戶單位向運營商租用商務(wù)領(lǐng)航合強協(xié)同辦公系統(tǒng)的帳戶，運營商將向用戶提供如下內(nèi)容：（1） 登錄地址；（2） 用戶單位的帳戶名；（3） 用戶單位系統(tǒng)管理員的登錄名和初始密碼；（4） 用戶手冊。2帳戶初始化用戶單位系統(tǒng)管理員首先要對帳戶進行初始化，包括：注冊本單位的全體使用人員、設(shè)置組織機構(gòu)、定義工作流程、建立文件管理體系等。其次，將注冊的用戶登錄名和初始密碼分發(fā)給單位中全體使用人員，并告知帳戶的相應設(shè)置。3快速啟用系統(tǒng)的建議對于初次接觸全強ASP協(xié)同辦公系統(tǒng)

10、的單位，這里介紹一種快速設(shè)置并啟用系統(tǒng)的方法，以便盡快投入?yún)f(xié)同辦公。具體步驟如下：（1） 注冊本單位的全體使用人員；（可能需要在運營商的管理平臺中注冊）（2） 設(shè)置組織機構(gòu)；（3） 創(chuàng)建必要的文件庫，并由文件庫管理者設(shè)置文件庫中的文件夾；（4） 設(shè)置電子公告、在線新聞的發(fā)布人，并在電子論壇中設(shè)置必要的版塊。經(jīng)過上述設(shè)置，已經(jīng)可以開始協(xié)同辦公了。說明：“流程定制”中選項較多，可以先不進行自定義。系統(tǒng)為每個初始的帳戶自帶了一套流程，這些流程均設(shè)置為“自由流程”（提交工作時，由辦理人選擇下一個環(huán)節(jié)及辦理人），用戶單位可先利用自帶的流程進行協(xié)同辦公。4、登錄系統(tǒng)用戶單位的使用人員，采用瀏覽器訪問商務(wù)領(lǐng)

11、航合強協(xié)同辦公系統(tǒng)，使用系統(tǒng)管理員提供的帳戶名、登錄名和初始密碼登錄到本單位的辦公帳戶，登錄后應及時更改本人的登錄密碼。使用人員應了解本單位辦公帳戶中的設(shè)置，這樣就可以開始進行協(xié)同辦公。Logo顯示區(qū)模塊菜單滾動新聞新建公告新建工作新建新聞內(nèi)容顯示區(qū)功能導航文件庫導航新建郵件圖1-1 主界面Logo顯示區(qū)：用于顯示本單位的Logo。功能導航：顯示系統(tǒng)中各個功能模塊，是各個功能模塊的入口。文件庫導航：顯示出當前用戶具有訪問權(quán)限的所有文件庫，也是訪問文件庫的入口。模塊菜單：羅列出功能模塊（文件庫）中的文件夾和操作。滾動新聞：滾動顯示近期的在線新聞。內(nèi)容顯示區(qū)：主界面的內(nèi)容顯示區(qū)分成四塊，分別顯示出

12、“近期公告”、“最新郵件”、“待辦工作”和“在辦工作”。直接新建操作：點擊主界面的相應位置，可以直接新建新聞、公告、郵件和流轉(zhuǎn)工作?？蛻舳艘螅?、 IE 5.0或以上版本的瀏覽器；2、 建議屏幕分辨率設(shè)置為1024×768，顏色設(shè)置為16位以上真彩色。第二章 系統(tǒng)自定義 在正式使用之前，需要由用戶單位系統(tǒng)管理員對帳戶進行初始化，包括：使用人員注冊、設(shè)置組織機構(gòu)、定義工作流程、建立文件管理體系等，定義出滿足本單位需求的協(xié)同辦公環(huán)境。在使用中，系統(tǒng)管理員還可以隨時調(diào)整系統(tǒng)中的設(shè)置。2.1 設(shè)置組織機構(gòu)設(shè)置組織機構(gòu)是初始化工作的第一步，組織機構(gòu)是進行工作管理和權(quán)限分配的基礎(chǔ)。組織機構(gòu)由部

13、門、崗位和職員組成樹狀結(jié)構(gòu)，部門支持多級設(shè)置，職員支持一人多崗設(shè)置。單位中部門和崗位的增加、調(diào)整或撤消，人員的調(diào)入、升遷、調(diào)職或離職，均可通過系統(tǒng)的“組織機構(gòu)”模塊靈活地進行調(diào)整，以保持系統(tǒng)的一致性。系統(tǒng)管理員登陸系統(tǒng)后，在主界面單擊“組織機構(gòu)”開始組織機構(gòu)的設(shè)置。管理員可以對部門、崗位和職員進行“新增”、“刪除”和“編輯”。使用人員可以查看組織機構(gòu)中的信息，還可以修改自己的電話、手機、備注等信息。圖2-1 組織機構(gòu)1部門設(shè)置點擊“新增部門”按鈕，輸入部門名稱、部門序號、電話、傳真、E-mail、部門描述等信息，點擊“上級部門”選擇上級部門名稱，完成后點擊“保存”保存部門信息，也可以點擊“下一

14、個”繼續(xù)輸入下一個部門。2崗位設(shè)置點擊“新增崗位”，輸入崗位名稱、崗位序號、崗位描述等信息，點擊“所屬部門”選擇該崗位所在部門，點擊“保存”保存崗位信息，也可以點擊“下一個”繼續(xù)輸入下一個崗位。3人員組織點擊“新增職員”，輸入姓名、登錄名、初始密碼、電話、手機、郵箱最大空間、備注等信息，點擊“崗位”選擇該職員所在的崗位；點擊“保存”保存職員信息，也可以點擊“下一個”繼續(xù)輸入下一個職員信息。備注：如果運營商的管理平臺提供了用戶注冊功能，管理員必須在平臺中先注冊單位的所有用戶?！靶略雎殕T”時，登錄名和初始密碼不能直接輸入，按“導入”按鈕，彈出已在平臺中注冊的用戶列表，選擇該職員對應的用戶，按“確定

15、”，這時就會把該用戶從平臺中導入。2.2 了解表單表單是日常辦公文件的格式（就象傳統(tǒng)辦公方式中的各種表格），是系統(tǒng)中顯示和存儲文件的格式。表單由基本結(jié)構(gòu)和內(nèi)容區(qū)兩部分組成，基本結(jié)構(gòu)包含：表格線、標簽和超鏈接，內(nèi)容區(qū)包含：各個文檔域，這些文檔域用來填寫內(nèi)容，文檔域按填寫內(nèi)容的方式分為：新建時自動填寫、可編輯、計算產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)中自動填寫?；窘Y(jié)構(gòu)表格線用于表單布局，劃分表單空間。標簽用于提示和說明的文字。超鏈接用于幫助選擇輸入內(nèi)容；如：彈出組織機構(gòu)，選擇人員；“超鏈接”在表單中顯示為藍色文字。內(nèi)容區(qū)新建時自動填寫的域創(chuàng)建文檔時，自動將相關(guān)信息填寫到域中，如：創(chuàng)建人的姓名、部門和創(chuàng)建日期等。可編輯域由

16、具有文檔編輯權(quán)限的辦理人直接編輯內(nèi)容，或使用超鏈接、按鈕選擇輸入內(nèi)容；如：從組織機構(gòu)中選擇、從日歷中選擇、單選框、復選框和下拉框等。計算產(chǎn)生的域由其它域的數(shù)值計算產(chǎn)生。流轉(zhuǎn)中自動填寫的域流轉(zhuǎn)中自動填入辦理人的部門、姓名、辦理時間或辦理意見。系統(tǒng)內(nèi)置一套企業(yè)管理常用的表單, 主要表單有： 請示報告單 費用申請單 采購申請單 出差申請單 宴客申請單 報銷單 辦公用品領(lǐng)用申請單 電話記錄呈閱單 會議申請單 蓋章申請單 用車申請單 請假申請單 工作聯(lián)絡(luò)單 信息發(fā)布申請單 通用審批單圖2-2 表單示例“通用審批單”是一個特殊的表單，流程中選擇“通用審批單”時，表單的表頭將顯示出“流程名稱”。2.3 定義

17、工作流程流程是一類工作的處理過程（如：工作請示、采購申請、出差申請等），一個流程由若干個環(huán)節(jié)組成，每個環(huán)節(jié)由相應辦理人根據(jù)權(quán)限進行辦理，流轉(zhuǎn)辦理完畢，將記載辦理過程的文件歸檔到相應的文件庫中，并通知相關(guān)人員。單位中的各項工作流程可以由系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中進行定義，流程定義包括：流程基本信息的定義和流程中各個辦理環(huán)節(jié)的定義兩部分。1流程基本信息定義定義流程的一些基本屬性，如流程名稱、使用的表單格式、流程的管理者、可以使用該流程的人員、歸檔設(shè)置等。流程基本信息定義項一覽表:定義項說明流程名稱流程類別對應表單每個流程對應一個表單，在此選取一個合適的表單，做為該流程創(chuàng)建文件的格式。流程管理者在此設(shè)置流程

18、的管理者。流程管理者一般為管理該項工作的領(lǐng)導，可在流轉(zhuǎn)監(jiān)控中對該流程的所有工作進行監(jiān)控，并可進行催辦、特送和解鎖操作。歸檔設(shè)置設(shè)置流轉(zhuǎn)結(jié)束后文件歸檔到文件庫的位置，有三種方式： 不歸檔：流轉(zhuǎn)結(jié)束后，文件將不保存； 歸檔庫在流程結(jié)束時指定：歸檔位置由流轉(zhuǎn)中的最后一個辦理人指定； 歸檔庫在以下指定：流程中設(shè)定歸檔的文件庫和文件夾。流程使用人可以用該流程創(chuàng)建流轉(zhuǎn)工作的人員。流程結(jié)束時分發(fā)設(shè)置流轉(zhuǎn)結(jié)束時，文件的分發(fā)對象。是否設(shè)置為自由流程自由流程是一種特殊流程，它可以在各個環(huán)節(jié)之間自由流轉(zhuǎn)，一個環(huán)節(jié)的后續(xù)辦理環(huán)節(jié)可以在所有環(huán)節(jié)中選擇。在流程定制中，我們對這種流程做特殊處理，無須定義后續(xù)辦理環(huán)節(jié)。2環(huán)節(jié)

19、信息定義定義流程中各個辦理環(huán)節(jié)的名稱、辦理人、辦理權(quán)限、以及后續(xù)的流向等信息。環(huán)節(jié)信息定義項一覽表:定義項說明環(huán)節(jié)名稱序號用于顯示環(huán)節(jié)時排序。辦理人設(shè)置該環(huán)節(jié)的辦理人，有兩種方式： 由上一環(huán)節(jié)的辦理人指定：上一環(huán)節(jié)提交時，彈出組織機構(gòu)，由辦理人選擇下面環(huán)節(jié)的具體辦理人； 在以下指定：在以下直接指定辦理人；此外，還可以使用“只能由創(chuàng)建人所在部門的人員辦理”選項來限制辦理人必須與創(chuàng)建人同一部門（常用于：在辦理人中羅列出單位中所有部門的主管，并選擇該選項，該環(huán)節(jié)的工作將會自動提交到創(chuàng)建人所在部門的主管辦理）。也可以使用“由創(chuàng)建人辦理”選項直接指定該環(huán)節(jié)的辦理人為創(chuàng)建人。在設(shè)置了辦理人之后，還可以選擇

20、： 需全部辦理人共同辦理； 只需其中一辦理人辦理。 將意見填寫到文檔中的域每個辦理人填寫的意見都將進入“意見匯總”。同時，還可以在此選擇一個文檔域，將該環(huán)節(jié)辦理人的辦理意見直接填寫到文件中。將辦理人信息填寫到文檔域可以在此選擇相應的文檔域，將該環(huán)節(jié)辦理人的信息（部門、姓名和辦理日期）直接填寫到文件中。辦理權(quán)限設(shè)定該環(huán)節(jié)的辦理權(quán)限，環(huán)節(jié)的辦理權(quán)限分為：允許查看意見匯總，允許打印文檔，允許分發(fā)文檔，允許退回，允許編輯附件，允許編輯文檔，允許跟蹤后續(xù)辦理過程。流向設(shè)置該環(huán)節(jié)的后續(xù)辦理環(huán)節(jié)。工作流轉(zhuǎn)中，該環(huán)節(jié)辦完提交時，如果只有一個后續(xù)辦理環(huán)節(jié)，將自動流轉(zhuǎn)到后續(xù)辦理環(huán)節(jié)；如果存在多個后續(xù)辦理環(huán)節(jié)，將會

21、彈出這些后續(xù)辦理環(huán)節(jié)，由辦理人選擇其中的一個后續(xù)環(huán)節(jié)接著流轉(zhuǎn)。3流程的啟用和暫停流程由系統(tǒng)管理員創(chuàng)建并定義。系統(tǒng)管理員定義完流程之后，還須進行啟用，點擊“啟用”按鈕，流程被啟用，在日常辦公中就可以使用該流程創(chuàng)建流轉(zhuǎn)工作。系統(tǒng)管理員還可以“暫停”正在使用的流程。暫停后，新的工作無法創(chuàng)建，已在流轉(zhuǎn)的工作不受影響。這時，系統(tǒng)管理員可以按“編輯流程”按鈕，對流程基本信息進行修改；或打開環(huán)節(jié)信息進行修改。系統(tǒng)管理員也可以刪除已經(jīng)不用的流程。自由流程是一種特殊流程，它可以在各個環(huán)節(jié)之間自由流轉(zhuǎn)。一個流程設(shè)置為“自由流程”時，無需在環(huán)節(jié)定義中選擇后續(xù)環(huán)節(jié)，自由流程的后續(xù)環(huán)節(jié)默認為所有的環(huán)節(jié)。4流程定義示例下

22、面以新建“出差審批”流程為例，介紹流程自定義的方法，“出差審批”流程示意圖如圖2-3所示。開 始填寫申請部門意見領(lǐng)導審批結(jié)束歸檔圖2-3 流程示例（1） 流程基本信息定義如下：定義項定義示例流程名稱出差審批所屬類別日常事務(wù)對應表單出差申請單流程管理者時代科技公司總經(jīng)理室總經(jīng)理歸檔設(shè)置歸檔庫在以下指定：文件庫：審批文件；文件夾：出差申請流程使用人全體人員使用流程結(jié)束時分發(fā)同時分發(fā)給創(chuàng)建人時代科技公司行政人事部經(jīng)理是否設(shè)置為自由流程否流程說明時代科技公司出差審批流程：填寫申請>部門意見>領(lǐng)導審批>結(jié)束歸檔圖2-4 流程基本信息定義（2） 各個環(huán)節(jié)信息定義根據(jù)“出差審批”流程示意圖

23、，我們需要建立“填寫申請”、“部門意見”、“領(lǐng)導審批”3個環(huán)節(jié)來處理出差申請（備注：“開始”和“結(jié)束”為系統(tǒng)默認環(huán)節(jié)）。出差審批流程各個環(huán)節(jié)定義如下：序號環(huán)節(jié)名稱辦理人將意見填寫到文檔中的域辦理權(quán)限后續(xù)環(huán)節(jié)1填寫申請創(chuàng)建人允許跟蹤后續(xù)辦理過程部門意見2部門意見在以下指定：選擇各部門經(jīng)理所在的崗位，并選擇“只能由創(chuàng)建人所在部門的人員辦理”選擇：“部門意見”允許查看意見匯總允許退回允許跟蹤后續(xù)辦理過程領(lǐng)導審批3領(lǐng)導審批在以下指定：時代科技公司總經(jīng)理室總經(jīng)理選擇：“領(lǐng)導意見”允許查看意見匯總允許退回允許分發(fā)文檔結(jié)束圖2-5 部門意見環(huán)節(jié)定義圖2-6 “出差審批”流程定義完成（3） 啟用流程流程定義完

24、成后，點擊“啟用”按鈕，流程被啟用，在日常辦公中就可以使用該流程創(chuàng)建流轉(zhuǎn)工作。2.4 建立文件管理體系系統(tǒng)的文件管理體系由文件庫、文件夾和文件三級組成。文件庫可以根據(jù)需要設(shè)置，由系統(tǒng)管理員創(chuàng)建；文件庫中的文件夾則由文件庫的管理者或上級文件夾的管理者建立，文件夾可以多級設(shè)置。文件庫的權(quán)限分為：管理者、編輯者（只讀庫無編輯者權(quán)限）、作者和讀者。文件庫的權(quán)限向下遞延到文件夾，也就是說：在文件庫中具有什么權(quán)限，在所有下級文件夾中都將同時具有該權(quán)限。1文件庫屬性的定義文件庫屬性的定義項一覽表:定義項說明編號用于文件庫在“文件庫導航”中的排序類型文件庫分為兩類：可編輯庫和只讀庫 可編輯庫：該類型文件庫中的

25、文件可以再進行編輯和修改，廣泛用于日常文件的管理； 只讀庫：存放在該類型文件庫中的文件任何人均無法修改，一般用于存檔性文件的管理。管理者文件庫的管理者由系統(tǒng)管理員設(shè)定，文件庫中的其它權(quán)限（編輯者、作者和讀者）則由文件庫管理者設(shè)定。文件庫管理者可以在文件庫中創(chuàng)建文件夾，并指定文件夾的管理者。編輯者文件庫的編輯者在庫中所有文件夾同時具有編輯者權(quán)限。作者文件庫的作者在庫中所有文件夾同時具有作者權(quán)限。讀者文件庫的讀者在庫中所有文件夾同時具有讀者權(quán)限。2創(chuàng)建文件庫示例以系統(tǒng)管理員身份登錄系統(tǒng)，點擊“文件管理”>“新建文件庫”，輸入文件庫標題、編號，選擇庫類型，設(shè)定文件庫管理者后，點擊“保存”，完成

26、文件庫的創(chuàng)建。例如，新建“公司制度”文件庫，編號為03，庫類型設(shè)置為“可編輯庫”，“管理者”設(shè)置為“時代科技公司行政人事部經(jīng)理”。系統(tǒng)管理員可以創(chuàng)建多個文件庫，分別將不同的文件庫管理者權(quán)限賦予不同的人員。文件庫類型可根據(jù)其中存放的文件類型進行設(shè)置，如，存放流轉(zhuǎn)歸檔的文件，文件庫類型可設(shè)置為“只讀庫”；存放一般性文件資料，文件庫類型可設(shè)置為“可編輯庫”。系統(tǒng)管理員創(chuàng)建文件庫，并設(shè)置文件庫的管理者；但是，系統(tǒng)管理員沒有文件庫的管理權(quán)，文件庫的日常管理工作完全由文件庫管理者負責。2.5 其它設(shè)置1電子公告的發(fā)布人設(shè)置以系統(tǒng)管理員身份進入“電子公告”，打開“發(fā)布人”，點擊“編輯”按鈕，彈出發(fā)布人設(shè)置頁

27、面，選擇單位中有權(quán)發(fā)布公告的人員，按“保存”。2在線新聞的發(fā)布人設(shè)置以系統(tǒng)管理員身份進入“在線新聞”，打開“發(fā)布人”，點擊“編輯”按鈕，彈出發(fā)布人設(shè)置頁面，選擇單位中有權(quán)發(fā)布新聞的人員，按“保存”。3電子論壇中版塊的創(chuàng)建以系統(tǒng)管理員身份進入“電子論壇”，打開“版塊設(shè)置”，點擊“新建”按鈕，彈出版塊設(shè)置頁面，輸入版塊名稱、編號、版主、是否允許匿名等信息，按“保存”完成版塊的創(chuàng)建。在電子論壇中，版主負責對版塊中的內(nèi)容進行管理。系統(tǒng)管理員可根據(jù)單位的需要創(chuàng)建多個版塊，還可以變更版塊的版主。4上傳本單位的logo可以將本單位的logo制作成圖片文件，大小為“473*49”像素，格式為jpg或gif。圖

28、2-7 logo圖片示例以系統(tǒng)管理員身份進入“系統(tǒng)管理”，點擊“上傳logo”按鈕，彈出上傳logo的頁面，瀏覽選擇已制作好的logo圖片文件名，按“保存”，完成上傳，本單位的logo將顯示在用戶界面的左上角。第三章 日常應用3.1 內(nèi)部通信1在線短信在線短信用于單位內(nèi)部的實時信息傳送和留言。按界面右上角的“在線短信”圖標，彈出在線短信窗口，窗口顯示出當前在線人員，可以選擇在線人員進行信息發(fā)送，按“顯示全部人員”，窗口顯示出單位中全部人員，可以選擇相應人員進行信息發(fā)送，信息將彈出到收信人屏幕上。非在線的人員將在下次登錄系統(tǒng)時彈出信息。如果單位中人員較多，還可以使用快速定位，輸入姓名的第一個字母

29、，按“快速定位”即定位到所選人員。按“歷史記錄”進入到在線短信的收件箱和發(fā)件箱，可以查看以往接收的信息和發(fā)送的信息。圖3-1 在線短信2電子郵件 電子郵件用于單位內(nèi)部的郵件通信，可進行郵件的新建、發(fā)送、接收、閱讀、答復和轉(zhuǎn)發(fā)。系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)文件的分發(fā)也將進入郵箱。3.2 信息發(fā)布1電子公告電子公告用于單位內(nèi)部重要信息的發(fā)布，如公告、通知、表彰、批評等。電子公告的發(fā)布人由系統(tǒng)管理員設(shè)置，發(fā)布人可以發(fā)布公告，發(fā)布時可以設(shè)定保留天數(shù)和公告對象，在保留天數(shù)內(nèi)的公告出現(xiàn)在“近期公告”文件夾中，并且只有公告對象才能看到公告。近期公告同時顯示在主界面上。過了保留天數(shù)的公告將只出現(xiàn)在“全部公告”文件夾中，可由系統(tǒng)

30、管理員定期刪除。在線編輯器圖3-2 新建公告系統(tǒng)的許多地方（如：新建公告、新聞、論壇和郵件），都有“在線編輯器”功能。使用“在線編輯器”可以對文字進行編輯排版，還可以插入圖片、時間、超級鏈接等。2在線新聞在線新聞用于單位內(nèi)外部新聞的發(fā)布，發(fā)布人由系統(tǒng)管理員設(shè)置，近期新聞同時在主界面的左下角滾動顯示。3電子論壇為單位內(nèi)部提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間。電子論壇由系統(tǒng)管理員進行版塊設(shè)置，版塊設(shè)置時指定版主負責該版塊內(nèi)容的維護，并可設(shè)定該版塊是否可以匿名參加討論。單位內(nèi)部所有人員都可以參加各個版塊的討論，可以發(fā)表話題，可以對話題進行回復，可以瀏覽討論情況。3.3 日常辦公 “日常辦公”是

31、處理流轉(zhuǎn)工作的場所。流轉(zhuǎn)工作的載體為流轉(zhuǎn)文檔，它是利用流程創(chuàng)建的，格式為流程對應的表單，處理過程受流程控制。在這里，每個人的流轉(zhuǎn)文檔按照：待辦工作、在辦工作、轉(zhuǎn)發(fā)工作和擬辦工作分類排列。待辦工作：上一環(huán)節(jié)送來，您還未簽收的流轉(zhuǎn)文檔；在辦工作：您已經(jīng)簽收，正在處理，還未提交給下一環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)文檔；轉(zhuǎn)發(fā)工作：您已經(jīng)提交給下一環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)文檔；擬辦工作：由您創(chuàng)建的，還未正式開始流轉(zhuǎn)的文檔（草稿）。簽收提交保存提交待辦工作在辦工作轉(zhuǎn)發(fā)工作擬辦工作提交自己新建的文檔上一環(huán)節(jié)送來的文檔送到下一環(huán)節(jié)的文檔圖3-3 工作流轉(zhuǎn)狀態(tài)圖每個人的日常工作表現(xiàn)為對流轉(zhuǎn)文檔的處理，對各類流轉(zhuǎn)文檔的處理權(quán)限是流程中定義的。下面

32、我們就文檔的處理進行說明：1新建工作在“日常辦公”中，按“新建”按鈕，彈出您有權(quán)新建的所有工作，選擇要新建的工作之后，生成并打開一個流轉(zhuǎn)文檔（文檔格式為該工作流程對應的表單），這時可以填寫內(nèi)容和編輯附件。完成后，按“提交”按鈕提交給下一個環(huán)節(jié)辦理。如果未能一次完成，也可以按“保存”按鈕，將該流轉(zhuǎn)文檔保存為草稿，草稿將被保存在“擬辦工作”中。注意：每一個流轉(zhuǎn)文檔必須賦予一個標題。圖3-4 新建工作2提交工作文檔處理完成，按“提交”按鈕后，如果只有一個后續(xù)辦理環(huán)節(jié)，將自動提交給后續(xù)辦理環(huán)節(jié)；如果存在多個后續(xù)辦理環(huán)節(jié)，將會彈出該環(huán)節(jié)的所有后續(xù)辦理環(huán)節(jié)，這時根據(jù)具體情況選擇其中一個作為下一個辦理環(huán)節(jié)；

33、如果下一個環(huán)節(jié)的辦理人設(shè)置為“由上一環(huán)節(jié)的辦理人指定”，還將彈出組織機構(gòu)讓您選擇下一個環(huán)節(jié)的辦理人，文檔將流轉(zhuǎn)到下一個環(huán)節(jié)辦理人的“待辦工作”中。在轉(zhuǎn)發(fā)工作中可以看到提交后的文檔，如果發(fā)現(xiàn)提交不正確，在下一個環(huán)節(jié)簽收之前還可以撤回。圖3-5 提交工作3簽收工作上一環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)來的文檔保存在“待辦工作”中，可以打開進行查看，但文檔必須簽收后才能進行處理。打開文檔，按“簽收”按鈕，文檔從“待辦”狀態(tài)變?yōu)椤霸谵k”狀態(tài)。還可以批量簽收，在待辦工作列表中選擇要簽收的文檔，按“簽收”按鈕，完成所選文檔的簽收。4填寫意見打開文檔，按“填寫意見”按鈕，彈出填寫意見窗口，可以直接填寫您的處理意見，也可以從意見欄下方

34、的兩個常用意見框中選擇。其中，上面的常用意見框是公共和共享的常用意見，下面的常用意見框是個人私有的常用意見。5編輯文檔如果您對文檔具有編輯權(quán)限，文檔操作條上將會出現(xiàn)“編輯”按鈕；按“編輯”按鈕后文檔進入編輯狀態(tài)，可對文檔中可編輯域進行編輯修改。6編輯附件如果您對文檔具有編輯附件的權(quán)限，文檔操作條上將會出現(xiàn)“編輯附件”按鈕，按“編輯附件”按鈕，彈出編輯附件窗口。添加附件：在附件框中選擇要添加的附件，按“完成”按鈕，附件將添加到文檔中；刪除附件：已有的附件將在附件框中羅列出來，每個附件前面有一個“刪除附件”按鈕，按“刪除附件”按鈕，則刪除對應的附件。圖3-6 編輯附件7意見匯總和流轉(zhuǎn)歷史如果您具有

35、查看意見匯總的權(quán)限，文檔操作條上將會出現(xiàn)“意見匯總”按鈕，按“意見匯總”按鈕，彈出意見匯總窗口，意見匯總窗口中羅列出前面所有辦理人的辦理意見。按文檔操作條上的“流轉(zhuǎn)歷史”按鈕，彈出流轉(zhuǎn)歷史窗口，流轉(zhuǎn)歷史窗口中記錄了文檔完整的流轉(zhuǎn)過程。8分發(fā)文檔如果您具有分發(fā)文檔的權(quán)限，文檔操作條上將會出現(xiàn)“分發(fā)”按鈕，按“分發(fā)”按鈕，彈出組織機構(gòu)讓您選擇要分發(fā)的對象；確認后，文檔將分發(fā)到相應人員的郵箱。9退回如果您對文檔具有“允許退回”的權(quán)限，文檔操作條上將會出現(xiàn)“退回”按鈕，按“退回”按鈕，將讓您選擇“退回到上一環(huán)節(jié)”或“退回到起點”，選擇后按“確定”即執(zhí)行退回操作。圖3-7 退回操作10結(jié)束工作提交時，如

36、果后續(xù)環(huán)節(jié)為“結(jié)束”時，文檔將結(jié)束流轉(zhuǎn)并歸檔到文件庫。文檔的具體歸檔位置由流程中定義，如果流程定義為“歸檔庫在流程結(jié)束時指定”，在此還將彈出文件庫和文件夾讓您選擇歸檔位置。流轉(zhuǎn)結(jié)束的同時，還將根據(jù)流程中的定義，將文檔分發(fā)給相應的人員。11跟蹤后續(xù)辦理過程如果您對文檔具有“允許跟蹤后續(xù)辦理過程”的權(quán)限，您還可以在“流轉(zhuǎn)監(jiān)控”中跟蹤文檔的后續(xù)辦理過程。12流轉(zhuǎn)監(jiān)控流程的管理者在“流轉(zhuǎn)監(jiān)控”中可以看到所管理流程的全部流轉(zhuǎn)工作，還可以進行“催辦”、“特送”、“刪除”和“解鎖”操作。催辦：發(fā)在線短信給當前辦理人進行催辦；特送：將工作轉(zhuǎn)送給其他人員辦理；刪除：刪除正在流轉(zhuǎn)的工作；解鎖：文檔編輯是加鎖的，出現(xiàn)傳輸?shù)饶承┓钦Ｔ蛟斐晌臋n死鎖時，可以使用該操作進行解鎖。13委托辦理當您出差或其它原因，在一段時間內(nèi)無法處理流轉(zhuǎn)工作時，可以通過“委托辦理單”將處理工作的任務(wù)委托