員工證件管理辦法

1、員工證件管理辦法（試行）為做好公司員工資格證件管理，特制定本辦法。、員工證書管理要求1、及時地、完整地按規(guī)定收集、接收員工資格證件；2、員工證件的保管無差錯、無丟失；3、為公司開展業(yè)務(wù)提供需使用的員工證件；4、建立員工證件掃描件圖文庫，提供給公司相關(guān)部門或人員共享；5、證件管理臺帳完整、準(zhǔn)確、帳物相符，證件交接嚴(yán)謹(jǐn)，憑證保存完整，借出證件及時收回。二、員工證書管理的基本規(guī)定1、要求持證上崗的專業(yè)技術(shù)人員須將執(zhí)業(yè)注冊（資格）證書原件交公司保管。無執(zhí)業(yè)注冊（資格）證書的，保管其職稱證書；無職稱證書的，保管其畢業(yè)證書。2、專業(yè)技術(shù)人員必須持證上崗，職（執(zhí)）業(yè)注冊（資格）證書作為員工獲得相應(yīng)崗位工作的

2、必要條件，公司已經(jīng)在員工工資中予以考慮，本職工作的執(zhí)業(yè)資格證書無證書津貼。3、新員工執(zhí)業(yè)注冊（資格）證在試用期內(nèi)未轉(zhuǎn)入公司，試用期順延至提交有效轉(zhuǎn)注手續(xù)日；員工執(zhí)業(yè)資格證在約定期內(nèi)未轉(zhuǎn)注入公司的按無執(zhí)業(yè)注冊（資格）人員薪酬標(biāo)準(zhǔn)下調(diào)薪酬 或解聘。4、業(yè)務(wù)部門借出證件壓證的由借證部門負(fù)責(zé)收回。5、合同期未滿離職的，所持執(zhí)業(yè)資格證書不得轉(zhuǎn)至其他單位。6、非在職員工的非公司資質(zhì)條件要求的證件公司不予保管。三、員工證書管理職責(zé)一）人力資源部負(fù)責(zé)人職責(zé)1、負(fù)責(zé)員工證件管理工作的組織、指導(dǎo)和檢查。2、負(fù)責(zé)員工證件管理中出現(xiàn)問題的解決。二）人事專員職責(zé)1、接收、保管員工證件及執(zhí)業(yè)印章（不含明確需發(fā)給員工本人使

3、用的執(zhí)業(yè)印章）2、掃描員工證件并發(fā)送給員工資質(zhì)培訓(xùn)專員；3、員工證件的借用、收回、發(fā)放、退還，監(jiān)理員、省監(jiān)理工程師、造價員、招標(biāo)從業(yè)人員執(zhí)業(yè)印章、胸卡的發(fā)放；4、建立證件管理臺帳，保管證件交接憑證；5、每月中旬進(jìn)行一次員工證件帳物核對。三）員工資質(zhì)培訓(xùn)專員職責(zé)1、員工取得新的資格證件、執(zhí)業(yè)印章、胸牌的領(lǐng)取和移交；2、為公司資質(zhì)統(tǒng)一提供所需員工證件；，提供相關(guān)部門3、建立和維護(hù)員工證件掃描件圖文庫（取回新證掃描后再移交人事專員）及人員共享；4、建立押出證件臺帳，督促押出證件收回；5、督促執(zhí)業(yè)資格證書未轉(zhuǎn)入公司的在職員工轉(zhuǎn)入注冊。四、 資格證書類別本辦法所指的“資格證書”為員工崗位“任職資格”所要

4、求的職（執(zhí)）業(yè)注冊（資格）證 書，類別如下：一）通過國家規(guī)定的各級人事部門組織的各系列、各專業(yè)職稱評審或國家統(tǒng)一組織的職稱考試，并獲得相應(yīng)級別的職稱證書。根據(jù)公司實際情況，僅指工程系列、經(jīng)濟(jì)系列、會計系列；二）公司資質(zhì)滿足條件的或影響從事本職工作的各類執(zhí)業(yè)注冊（資格）注冊證書。指全國注冊監(jiān)理工程師（含交通部監(jiān)理工程師） 、注冊造價工程師、注冊（投資）咨詢工程師、注冊 后即整理入員工證件圖文庫。安全工程師、招標(biāo)師、造價員（帶中級職稱）、招標(biāo)從業(yè)人員資格（帶中級職稱） 、項目管理從業(yè)人員資格、涉密資格證書、評標(biāo)專家。三）其它與本崗位專業(yè)相關(guān)、公司需要的各類證書，如一級注冊建筑師、一級注冊建造師、一

5、級注冊結(jié)構(gòu)工程師、注冊土木工程師、注冊電氣工程師、注冊公用設(shè)備工程師、投資項目管理師、四川省監(jiān)理工程師、監(jiān)理員、造價員、招標(biāo)從業(yè)人員資格、評審專家。五、員工證件管理流程一）員工資格證件的收集與員工證件圖文庫1、員工（含兼職）的各類執(zhí)業(yè)注冊（資格）證書均需收集到公司保管（評標(biāo)專家證書除外）。2、人事專員在辦理員工（含兼職）入職時收取其執(zhí)業(yè)注冊（資格）證書，無執(zhí)業(yè)注冊（資格）證書的保管其職稱證書；無職稱證書的保管其畢業(yè)證書，收取證書要向提交證書人出具加蓋人力資源部印章的收據(jù)。收據(jù)采用帶有編號的三聯(lián)收據(jù)，另兩份分別存人事專員和人力資源部負(fù)責(zé)人處。3、員工資質(zhì)培訓(xùn)專員取回新的員工資格證件在取回當(dāng)日掃描

6、后移交人事專員。4、人事專員在收取證件當(dāng)日即將證件編號存放并登記證件管理臺帳。5、人事專員在辦理員工（含兼職）入職手續(xù)時，掃描新員工的身份證、學(xué)歷證、職稱證、執(zhí)業(yè)注冊資格）證，將掃描件發(fā)送給員工資質(zhì)培訓(xùn)管理專員，員工資質(zhì)培訓(xùn)專員接收掃描件6、員工資質(zhì)培訓(xùn)專員每月清理一次在職員工執(zhí)業(yè)資格證書未轉(zhuǎn)入公司情況，督促轉(zhuǎn)入，并將在職員工執(zhí)業(yè)資格證書未轉(zhuǎn)入情況統(tǒng)計表傳部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)。二）員工證件的使用管理1、壓證管理1）業(yè)務(wù)部門需要借出員工證件壓證的，需登記寫證件名稱、借證事由、壓證何處、經(jīng)辦人，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、分管副總簽字批準(zhǔn)，資質(zhì)培訓(xùn)專員登記后方可借出，并在借出一周內(nèi)將壓證 憑證交人力資源部員工資質(zhì)

7、培訓(xùn)專員。2）若借出壓證的證書需轉(zhuǎn)移壓到另一地點，按壓證辦理程序到人力資源部辦理壓證變更手續(xù)，并將變更壓證憑證在變更壓證后一周內(nèi)交人力資源部資質(zhì)培訓(xùn)專員。3）壓證原則上只壓擬派在職人員，若壓兼職人員的執(zhí)業(yè)資格證書，須公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，同時得到證書持有人的書面同意。4 ）壓出證件應(yīng)在竣工驗收后 30 天內(nèi)由借出部門取回證書交回人力資源部， 若因特殊原因 不能按期取回證書，應(yīng)寫出書面說明交人力資源部備案。5 ）員工資質(zhì)培訓(xùn)專員建立證件壓證借出臺帳 ，跟蹤督促壓出證件收回。2、市場部投標(biāo)使用員工證件，由市場部在人事專員處借出，用完后當(dāng)日歸還。3、辦理公司資質(zhì)使用員工證件，由員工資質(zhì)培訓(xùn)專員負(fù)責(zé)借出和向

8、兼職人員收集，再統(tǒng)一提供給辦理公司資質(zhì)的人員；員工資質(zhì)培訓(xùn)專員從公司借出的證件使用完當(dāng)日歸還人事專員， 向兼職人員借用證件在一周內(nèi)必須歸還本人，每次資質(zhì)辦理使用證件員工資質(zhì)培訓(xùn)專員均需制 表記載交接過程。4、辦理業(yè)務(wù)備案使用的員工證件，由業(yè)務(wù)部門經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)借出，員工資質(zhì)培訓(xùn)專員配合提供，使用部門使用完證件的當(dāng)日將證件送還員工資質(zhì)培訓(xùn)專員。5、為辦理員工資質(zhì)用證件，由員工資質(zhì)培訓(xùn)專員負(fù)責(zé)借出、收集和歸還。6、員工證件借用登記薄采用膠裝，編連續(xù)面碼號，由人事專員管理。三）員工證件的領(lǐng)取、發(fā)放與退回1、員工資質(zhì)培訓(xùn)專員領(lǐng)回員工新取得的或換發(fā)的新的執(zhí)業(yè)注冊（資格）證書、執(zhí)業(yè)印章及胸牌，移交給人事專員

9、保管，接收人在新證移交登記簿上簽收。2、影響公司資質(zhì)的執(zhí)業(yè)注冊（資格）證書（特指證書類別2）的轉(zhuǎn)出、職稱證書的退回，需填寫員工證書退證、轉(zhuǎn)注審批表辦理退證、轉(zhuǎn)注手續(xù)；需要繼續(xù)放在公司注冊的，與公司簽訂兼職聘用協(xié)議，公司保證其有效性。3 、影響公司資質(zhì)的， 合同期未滿離職的， 所持執(zhí)業(yè)注冊 （資格） 證書不得轉(zhuǎn)出至其他單位，待合同履行結(jié)束后方可轉(zhuǎn)出。4、省監(jiān)理員、省監(jiān)理工程師的執(zhí)業(yè)印章、胸牌及時發(fā)給員工本人，其他執(zhí)業(yè)印章的需經(jīng)人力資源部經(jīng)理及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可發(fā)放，印章發(fā)放要蓋留印鑒。5、離職人員、 非在職人員的不屬公司資質(zhì)滿足條件的各類證書，按正常離職手續(xù)辦理離職，與公司無任何經(jīng)濟(jì)糾紛的，人事

10、專員審核確認(rèn)后可直接辦理退證。六、附則1、公司鼓勵員工積極取得上述資格證書，對于取得職業(yè)（執(zhí)）資格證書的人員，在本單位注冊、表現(xiàn)優(yōu)良的，在同等條件下可優(yōu)先聘任更高等級職務(wù)。2、本辦法由公司人力資源部制定并負(fù)責(zé)解釋。3、本辦法自發(fā)布之日起執(zhí)行，公司其他規(guī)定中與本辦法有不一致的以本辦法為準(zhǔn)。附件:1、員工資格證書退證、轉(zhuǎn)注審批表2、員工證件借用審批登記表3、證書、印章、胸卡領(lǐng)用審批登記4、新證移交登記表；5、證件借出壓證清查統(tǒng)計表6、在職員工執(zhí)業(yè)資格證書未轉(zhuǎn)入情況清查統(tǒng)計表2014年7月31日員工資格證書退證、轉(zhuǎn)注審批表姓名退證、轉(zhuǎn)注的證件名稱申請人陳述退證、轉(zhuǎn)注主要原因并簽字人力資源部門意見財務(wù)

11、部門意見公司領(lǐng)導(dǎo)意見備注編號：CDWA-RS-009日期:員工資格證書退證、轉(zhuǎn)注審批表姓名退證、轉(zhuǎn)注的證件名稱申請人陳述退證、轉(zhuǎn)注主要原因并簽字人力資源部門意見財務(wù)部門意見公司領(lǐng)導(dǎo)意見備注編號：CDWA-RS-009日期:新證移交登記表序號移交證章卡名稱移交日期移交人接收人在職員工執(zhí)業(yè)資格證書未轉(zhuǎn)入清查統(tǒng)計表日期:編號：CDWA-RS-010序號姓名所屬部門職位應(yīng)轉(zhuǎn)入證書名稱目前待遇入職時間約定轉(zhuǎn)證時間聯(lián)系方式備注12345678910111213員工證件借用審批登記表證件名稱借用用途預(yù)計歸還時間（逾期未還者，由此產(chǎn)生的一切后果自行負(fù)責(zé)）年 月日借證人部門意見領(lǐng)導(dǎo)意見備注實際歸還時間編號：CDWA-RS-011自編號：NO.日期:員工證件借用審批登記表證件名稱借用用途預(yù)計歸還時間（逾期未還者，由此產(chǎn)生的一切后果自行負(fù)